模块一 项目三随从工作（教案）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步精品课堂

《秘书实务》（商务助理专业高教版）教案 课 题 随从工作 课 型 新授课 课 时 2课时 授课班级 授课时间 授课教师 教材分析 在课程体系中，随从工作这一课题占据关键地位，是秘书工作实操技能的重要构成。它不仅助力学生掌握秘书在出差场景中的全流程工作要点，为理解秘书综合业务能力筑牢根基，也是后续深入学习职场沟通、事务协调等内容的必要铺垫。教材从出差前计划筹备，过渡到途中工作执行，再到返回后的收尾处理，编排逻辑清晰，以实际工作流程为序引入概念。教材通过列举各项工作步骤及注意事项，搭配知识平台的补充说明来巩固知识。教材内容总体适配，但可补充更多实际案例及出差突发状况应对策略，拓展学生应变能力。需着重掌握旅行计划拟订、差旅费报销流程等关键内容 。 学情分析 学生已掌握电话、邮件处理等秘书基础工作知识，对职场沟通和事务协调有一定认知。但对于出差相关的具体流程和细节，如商务旅行计划拟订、差旅费报销等知识了解有限。他们具备一定的理解和归纳能力，能够对知识进行初步整理。有一定的动手操作能力，但在实际运用知识解决问题时，可能存在经验不足的情况。对出差相关工作内容可能充满好奇，有较强的学习兴趣。但面对复杂的流程和规定，可能会出现畏难情绪，需要教师引导和鼓励。部分学生可能在理解商务旅行计划和旅程表的区别上存在困难，在预支和报销差旅费的流程及规定上易混淆。此外，学生个体差异会导致在记录技巧和撰写文字材料的掌握程度上有所不同。 学习目标 1.掌握秘书在随行工作中各阶段的主要工作内容、流程和方法。 2.能够制订旅行计划和旅行日程表，进行票务预定、办理出境手续和进行 差旅费预支和报销。 3.能够周密安排领导活动，做好活动记录，能够合理处理出差资料。 学习重难点 1.商务旅行计划和旅程表的内容与制作。 2.预支和报销差旅费的流程及注意事项。 3.出差过程中各项工作的安排与执行，如记录工作、起草文字材料等。 教学方法 讲授法、练习法、讨论法、实践法 课前准备 预习 项目三随从工作 教学媒体 PPT课件 教学过程 教学环节 教师活动设计 学生活动设计 设计意图 活动一： 创设情境 生成问题 某公司领导计划前往上海参加行业研讨会并拜访重要客户。秘书小张先是与领导沟通，明确行程目的、随行人员等信息。接着查询航班、酒店信息，拟订旅行计划并获领导批准，制作了详细旅程表。预订好机票、酒店后，小张为领导准备了合同、名片等资料，提交出差费用申请表预支了差旅费，一切准备就绪。 问题 在这个过程中，若预订机票时发现合适航班票务紧张，小张应如何应对？ 学生根据老师提供情景，思考问题？ 学生齐读学习目标 通过生活中情景，引起学生的学习兴趣，进而引导学生对本节课的学习。 活动二： 调动思维 探究新知 （老师展示PPT,并以此讲解本堂课知识点，引导学生标画重点知识） 活动一：知识讲解 —— 出差的准备 结合教材内容，详细讲解出差准备阶段的各个工作步骤，包括了解商务旅行的目的和内容、查询相关信息、拟订商务旅行计划、上报领导审批、制作旅程表、预订交通工具和酒店、办理通行证及签注、准备商务旅行的文件物品、预支出差费用等。 在讲解过程中，强调每个步骤的重要性和注意事项，例如在预订交通工具时，要根据预算、时间和个人喜好等因素进行选择；办理护照和签证时，要注意携带齐全相关材料，并认真核对身份信息。 商务旅行计划案例分析 给出一个商务旅行计划的案例： 某公司销售经理需前往广州参加行业峰会并拜访重要客户。行程安排为：周一上午乘飞机抵达广州，下午参加峰会开幕式；周二全天参会；周三上午拜访客户，下午返程。选择飞机往返以节省时间。住宿安排在峰会指定酒店，每晚 800 元。费用预算：机票往返 3000 元，住宿费 1600 元，餐饮及市内交通等 1000 元，总计 5600 元 。 让学生分组讨论该计划是否合理，存在哪些问题，应该如何改进。 活动二：知识讲解 —— 途中的工作 教师讲解出差途中的工作步骤，如周密安排领导活动、了解必要的工作条件、认真做好各种记录、起草文字材料、做好通联工作等。 重点介绍记录的技巧和撰写文字材料的注意事项，通过实例展示如何运用 “一快、二要、三省、四代” 的记录技巧进行高效记录，以及如何根据领导意图和实际情况起草出有针对性、高质量的文字材料。 模拟实践 —— 记录与起草文字材料 学生模拟商务会议，让学生运用所学的记录技巧进行现场记录。会议结束后，要求学生根据记录内容，结合给定的背景信息起草一份简单的会议纪要或领导讲话稿。 学生完成后，教师选取部分学生的作品进行展示和点评，指出存在的问题和不足之处，给予改进建议，让学生在实践中掌握记录和起草文字材料的技能。 活动三：知识讲解 —— 返回的处理 讲解出差返回后的处理工作，包括致电有关单位表达谢意、处理出差资料、落实有关问题、报销差旅费用等。 详细说明报销差旅费用的流程和注意事项，如填写报销单的规范、粘贴原始凭证的要求等，让学生了解如何正确办理报销手续。 小组讨论 —— 报销差旅费的常见问题及解决方法 教师提出一些在报销差旅费过程中可能遇到的问题，如票据丢失、超支情况、报销流程不熟悉等，让学生分组讨论如何解决这些问题。 活动四：模拟演练 一家主营电子产品的公司，研发部主管需前往深圳参加新品研发研讨会，同时与当地供应商洽谈零部件采购合作。出发前，要梳理研发成果资料，与供应商提前沟通时间。出差行程紧凑，需妥善安排会议与洽谈，争取在四天内完成任务，推动新品研发与采购工作顺利进行。 根据给定的商务出差情境，拟订一份完整的商务旅行计划和旅程表。 学生跟随老师的讲解，及时在课本上标记圈画重点。并齐声朗读重点的知识点。认真听讲，做好笔记，对于不理解的地方及时提问。 学生分组讨论，结束后每组派代表发言，分享讨论结果。教师对学生的讨论结果进行点评和总结，进一步强调商务旅行计划的要点和注意事项，引导学生掌握如何拟订一份合理、完善的商务旅行计划。 学生根据会议起草一份简单的会议纪要或领导讲话稿。 每组派代表分享讨论结果，教师进行总结和补充，强调在报销差旅费时要严格遵守财务制度，注意细节，确保报销工作的顺利进行。课后认真完成作业，巩固所学知识。 根据要求完成任务，并进行分享汇报。 老师引导学生学习本堂课的重点知识，也为下一环节的师生互动打下基础。 活动三： 巩固练习 素质提升 （老师出示随堂练习，在学生答完后及时讲解） 一、填空题 1.商务旅行计划得到领导审批后，应为领导制作一份______，它是商务旅行计划详尽化的结果。 【答案】旅程表 2.因公出国人员的护照应到______或其授权的机关办理。 【答案】外交部 二、判断题 1.预订交通工具时，任何情况下都应选择直达，不考虑中转。（ ） 【答案】× 【解析】预订票务时，最好选择直达，但遇到票务紧张时，可通过多种渠道订票，包括选择有中转的方案，所以该说法错误。 2.出差返回后，报销差旅费时只需将车票、机票等原始凭证交给财务部门即可。（ ） 【答案】× 【解析】报销差旅费时，需先到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，并将有关车票、机票、住宿发票等原始凭证粘贴在报销单上，按规定填写报销单后，送相关领导审批签字，再交财务部门，经会计审核票据，出纳人员审核复查后结算，并非直接将原始凭证交给财务部门，所以该说法错误。 三、单选题 1. (2019年真题)公司董事长出差时不慎传出绯闻，作为随行秘书，应该第一时间 ( ) A. 向董事会汇报情况 B.劝谏董事长 C. 通报媒体 D. 向公安机关报案 【答案】B 【解析】董事长出差时不慎传出绯闻，作为随行秘书，第一时间应该劝谏，因 为这虽然属于董事长的私事，但同样会影响其个人及公司形象。 2. (2019年真题)李秘书陪同董事长与对方谈判，在即将签约时对方突然反 悔，李秘书正确的做法是 ( ) A. 耐心劝慰盛怒之下的董事长 B. 建议满足对方的新诉求 C. 指出对方不能言而无信 D. 请求对方不要见利忘义 【答案】A 【解析】即将签约而突然反悔，秘书应该先弄清楚对方反悔的原因和诉求。 指出对方言而无信，或者请求对方不要见利忘义都不能解决问题；而满足对方 的新诉求，则应该先区分该诉求是否有实现的可能，是否合理。因此，B、C、D 项 都是不对的。董事长处于盛怒之下容易不计后果，秘书要及时劝慰，指出问题的关键。 3.以下不属于商务旅行计划基本内容的是（ ） A. 旅行目的地的天气状况 B. 起程、返程的时间 C. 住宿的地点、时间、要求和规格 D. 携带的资料、物品 【答案】A 【解析】商务旅行计划基本内容包括旅行目的地、起程返程时间、交通工具、住宿、携带资料物品等，旅行目的地的天气状况一般记录在备注中，不属于基本内容，所以选 A。B、C、D 选项均是基本内容。 4.当选择交通工具时，若旅行目的地较远且追求节省时间，一般会选择（ ） A. 汽车 B. 火车 C. 轮船 D. 飞机 【答案】D 【解析】飞机速度最快，适合远距离旅行且能节省时间，汽车适合短途旅行，火车适合长途但速度相对飞机慢，轮船速度很慢。所以目的地较远且追求节省时间应选飞机，D 选项正确。 5.预支差旅费的流程顺序正确的是（ ） A. 填写并提交费用申请表 — 将申请表交财务部门 — 领导审核同意签字 — 领取现金或支票 B. 填写并提交费用申请表 — 领导审核同意签字 — 将申请表交财务部门 — 领取现金或支票 C. 领导审核同意签字 — 填写并提交费用申请表 — 将申请表交财务部门 — 领取现金或支票 D. 领导审核同意签字 — 将申请表交财务部门 — 填写并提交费用申请表 — 领取现金或支票 【答案】B 【解析】预支差旅费流程为填写并提交费用申请表，然后领导审核同意签字，再将申请表交财务部门，最后领取现金或支票，B 选项顺序正确。 6.出差期间，秘书记录领导讲话时，运用记录技巧中的 “二要”，主要是记录（ ） A. 领导讲话的所有内容 B. 讲话的中心思想、讨论中的不同意见或有争议的问题等 C. 领导讲话中的修饰语 D. 领导讲话时的语气 【答案】B 【解析】记录技巧 “二要” 即择要而记，主要记录议题、讲话的中心思想、讨论中的不同意见或有争议的问题等，并非记录所有内容，修饰语一般可不记，语气也不在记录重点内，所以 B 选项正确。 7.出差返回后，对于领导发表的对公司具有全局指导意义的重要讲话，应（ ） A. 直接归档 B. 编写成信息简报，下发各部门 C. 全文转发或摘要，整理印发 D. 无需处理 【答案】C 【解析】出差资料处理中，领导发表的对公司具有全局指导意义的重要讲话应全文转发或摘要，整理印发，C 选项正确。A 选项直接归档错误；B 选项是收集到有重要价值信息的处理方式；D 选项无需处理不符合要求。 四、多选题 1.商务出差前，秘书需要了解商务旅行的目的和内容，具体包括（ ） A. 领导商务旅行的事由 B. 目的地 C. 往返时间 D. 随行人员 【答案】ABCD 【解析】秘书需向领导了解商务旅行的目的、任务和要求，清楚领导商务旅行的事由、目的地、往返时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容，所以 A、B、C、D 选项均正确。 2.预订交通工具和酒店可采用的方式有（ ） A. 电话 B. 传真 C. 网络 D. 现场订票 【答案】ABCD 【解析】预订交通工具和酒店可以采用电话、传真、网络、现场订票等方式，A、B、C、D 选项都正确。 3.关于护照与签证，以下说法正确的有（ ） A. 护照是中国公民出入国（境）和在国（境）外旅行或居留时证明其国籍和身份的证件 B. 我国护照分为外交护照、公务护照、普通护照、特区护照 C. 签证是主权国家准许外国公民或者本国公民出入本国国境或者经过国境的许可证明 D. 电子护照中因内置敏感的电子元器件，要注意保持整洁、完整，不要弯折、打孔或暴露在极端环境中 【答案】ABCD 【解析】A 选项是护照的概念，正确；B 选项我国护照分类正确；C 选项是签证的定义，正确；D 选项关于电子护照的注意事项也正确，所以 ABCD 均正确。 4.出差途中，秘书的工作包括（ ） A. 周密安排领导活动 B. 了解必要的工作条件 C. 认真做好各种记录 D. 起草文字材料 【答案】ABCD 【解析】出差途中秘书工作包括周密安排领导活动、了解必要工作条件、认真做好各种记录、起草文字材料、做好通联工作等，A、B、C、D 选项都属于出差途中秘书工作内容。 5.报销差旅费的范围包括（ ） A. 城市间交通费 B. 住宿费 C. 伙食补助费 D. 市内交通费 【答案】ABCD 【解析】报销差旅费范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，A、B、C、D 选项正确。 五、简答题 请简述记录技巧中 “三省” 的具体内容。 【答案】记录技巧中的 “三省” 即在记录中正确使用省略法，具体包括：使用简称、简化词语和统称等；省略词语和句子中的附加成分；省略较长的成语、俗语、熟悉的词组；句子的后半部分，画一曲线代替；省略引文，记下起止句或起止词即可，事后查补。 学生完成随堂练习，将自己不懂的题目与知识点及时与老师沟通 随堂练习设置填空、判断、单选、多选、简答，可以更好的帮助学生巩固本堂课的知识点。 课堂小结 作业布置 课堂小结：本堂课主要讲述随从工作，需掌握秘书在随行工作中各阶段的主要工作内容、流程和方法；能够制订旅行计划和旅行日程表，进行票务预定、办理出境手续和进行 差旅费预支和报销；能够周密安排领导活动，做好活动记录，能够合理处理出差资料。 作业布置：完成今天的练习试卷；熟记今天的重点知识；预习下一任务。 板书设计 随从工作 一、出差的准备 二、途中的工作 三、返回的处理 教学反思 通过本节课的教学，学生对商务出差相关工作有了较为系统的了解和认识，通过小组讨论、模拟实践等活动，学生的参与度较高，能够积极思考和解决问题，在一定程度上提高了学生的实际操作能力和团队协作能力。然而，在教学过程中，也发现部分学生对一些细节问题的理解和掌握还不够扎实，例如记录技巧的运用不够熟练，在拟订商务旅行计划时考虑不够周全等。在今后的教学中，应加强对这些薄弱环节的训练，通过更多的实例和实践活动，让学生更好地掌握商务出差工作的要点和技巧，提高学生的综合素质和职业能力。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$