模块三 项目七会议工作（课件）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步教学课件

模块三 文字与文书工作 项目七 会议工作 徐飚 主编《秘书实务》商务助理专业高教版（2023版） 同步精品课堂 1 学习目标 新课引入 新课教学 师生互动 课堂练习 课堂小结 目录 同步精品课堂 01 学习目标 同步精品课堂 学习目标 掌握会前筹备、会中服务、会议善后的工作内容、原则与要求； 理解会议的种类、要素、作用； 能够制订会议筹备方案，按会议筹备流程布置会场，安排座次，安排会议食宿、车辆，准备会议资料、会议用品等。 02 同步精品课堂 新课引入 某科技公司计划召开新产品发布会，会前，秘书小张精心制订筹备方案，确定会议名称为 “[某某] 新品发布会”，明确会议主题是新品推介。小张依参会人数选定中型会议室，提前两周书面通知各方。但在会前检查时，发现会议资料有部分内容遗漏。 假如你是小张，面对会议资料遗漏的情况，你会采取哪些紧急措施来补救，以确保发布会顺利进行？ 03 同步精品课堂 新课教学 一、会前的准备 (一)工作步骤 据会议的性质、参加范围、紧急程度和保密 要求来选择 发送会议 通知 选择会议地点选择会议场所 选择会议 地点与场所 要求 内容 制订会议 筹备方案 一、发文处理 (一)工作步骤 会场布局 座次安排 会场环境布置 布置会场 确定会议资料目录 收集编制会议资料 校对印制会议资料 会议资料装 发放会议资料 准备会议 资料和用品 制作会议证件指示标志 一般包括会议名称、证件名称、主办方名称和编号等 一、发文处理 (一)工作步骤 接站的流程和要求 报到的流程和要求 接站与报到 重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面 进行会前 检查 安排会议 食宿与车辆 安排会议饮食 安排会议住宿安排会议车辆 一、会前的准备 (二)知识平台 1.会议的构成要素和类型 会 议 的 构 成 要 素 会议议题 3 会议地点 5 会议结果 7 会议名称 2 会议时间 4 会议方式 6 会议人员 1 一、会前的准备 (二)知识平台 1.会议的构成要素和类型 划分方法 会议类型 按会议规模 小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议 按会议地域 国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议     按会议性质 决策性会议(代表大会、领导办公会议)、非决策性会议(日常工作会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈性会议、洽谈谈判性会议、礼 节招待性会议、展销展示性会议)   按会议内容 股东大会、董事会会议、经理例会与特别会议、部门员工例会、公司年会、业务 洽谈会、产品展销订货会、客户咨询会、新产品发布会   按会议形式 常规会议、现场会议、招待宴会、座谈会、观摩会、茶话会、电视电话会议、网络 会议 按会议议题 综合性会议、专题性会议 一、会前的准备 (二)知识平台 2.会议召开前的工作任务 会议组织工作 会议保密工作 01 02 会议文书工作 03 会议后勤服务工作 04 二、会中的服务 (一)工作步骤 做好会场签到 安排后勤服务 做好会间调度 编发会议简报 进行会议记录 二、会中的服务 (二)知识平台 1.会议过程中的工作任务 会议组织联络工作 1 会议后勤保障工作 2 会议值班工作 3 会议安全保卫工作 4 二、会中的服务 (二)知识平台 2.会议简报的格式要求 报尾的位置在简报最后一页的末端，用两条平行横线框住。 报尾 简报的核心，包括标题、正文和结尾三个部分 报核 由简报名称、秘密等级、期号、编 印单位、印发日期五项要素构成 报头 三、会后的工作 (一)工作步骤 组织代表 离会 01 02 清理会议 场所 03 整理会议 资料 印发纪要 04 落实会议 事项 05 三、会后的工作 (二)知识平台 1.纪要的种类、特点和结构形式 标题 正文 结构 内容的纪实性 表达的要点性 称谓的特殊性 特点 办公会议的纪要 工作会议的纪要 协调会议的纪要 研讨会议的纪要 种类 三、会后的工作 (二)知识平台 2.会议催办工作的要求 明确催办人员 01 02 健全登记制度 03 建立汇报制度 同步精品课堂 04 师生互动 某公司计划召开一场中型产品研发研讨会，会议筹备组着手准备。他们确定会议名称为 “[某某] 新产品研发研讨会”，安排在公司会议室，为期两天。然而，在发送会议通知时，仅采用了内部邮件形式，且部分邮件被系统误判为垃圾邮件未送达。 该案例中会议筹备存在什么问题，应如何改进？ 问题在于会议通知发送方式单一且缺乏确认机制。改进措施为：除邮件外，辅以电话通知关键人员；发送后及时确认送达情况，对未收到邮件的人员再次通知，以确保所有参会人员都能知晓会议信息。 同步精品课堂 05 课堂练习 课堂练习 1.会议名称一般由三部分组成，即___________+ 会议主题或内容 + 会议的类型，有的会议名称还包括时间和范围等因素。 2.会议议程是对会议__________、所要解决的问题的概略安排，会议日程是会议议程在时间上的具体安排，会议议程一旦确定，不应再变。 1.会议主办单位名称 2.所要通过的文件 答案 课堂练习 单选题 1.(2023年真题)会议议程制定的先决条件是明确 ( ) A. 会议的目标 B. 会议的性质 C. 会议的主题 D. 会议的规模 2.(2021年真题)总公司召开经销商年会时，章助理负责接待工作，他需要 预先了解的经销商信息不包括 ( ) A. 个人收入 B. 性别 C. 使用的交通工具 D. 到达时间 答案 1.C 2.A 课堂练习 单选题 3.(2020年真题)菲丽公司王秘书拟定会议议程时，正确的做法是 ( ) A. 简明概括 B. 详细具体 C. 面面俱到 D. 时间固定 答案 3.A 课堂练习 单选题 4. (2020年真题)飞达集团公司陈秘书受命策划防疫抗疫视频会议时，不正确的做法是 ( ) A. 准备备用摄像机 B. 提前将会议议程等资料寄发给参会人员 C. 提前测试网络信号与相关软件 D. 提前一个月发出通知 答案 D 课堂练习 单选题 5. (2019年真题)会议进行过程中，陈秘书不需要 ( ) A. 协助会议主持人控制会议进程 B. 编制会议纪要 C. 做好会议记录工作 D. 发放会议通知 6.下列会议类型中，属于决策性会议的是（ ） A. 日常工作会议 B. 专业性会议 C. 代表大会 D. 总结交流性会议 答案 5.D 6.C 课堂练习 单选题 7.会场布局中，适用于小型会议及协商性、座谈性等会议的是（ ） A. 相对式 B. 全围式 C. 半围式 D. 分散式 8.会议资料准备的程序中，在确定会议资料目录之后的步骤是（ ） A. 校对、印制会议资料 B. 收集、编制会议资料 C. 会议资料装袋 D. 发放会议资料 答案 7.B 8.B 课堂练习 多选题 答案 1.ABCD 2.ABCD 1.下列属于会议构成要素的有（ ） A. 会议人员 B. 会议名称 C. 会议议题 D. 会议时间 2.发送会议通知的方式有多种，按通知的形式可分为（ ） A. 口头通知 B. 书面通知 C. 预备通知 D. 正式通知 课堂练习 多选题 3.会议用品分为必备用品和特殊用品，下列属于必备用品的有（ ） A. 文具用品 B. 茶具用品 C. 选举会议用品 D. 布置用品 4.纪要的种类包括（ ） A. 办公会议的纪要 B. 工作会议的纪要 C. 协调会议的纪要 D. 研讨会议的纪要 答案 3.ABD 4.ABCD 课堂练习 多选题 5.会议召开前的工作任务包括（ ） A. 会议组织工作 B. 会议文书工作 C. 会议后勤服务工作 D. 会议保密工作（涉密会议） 答案 ABCD 课堂练习 会议记录一般由标题、正文和尾部组成。 标题：可以有两种形式。一种是会议名称 + 文种；另一种只标出文种，如 “会议记录”。 正文：一般由首部、主体和结尾三部分组成。 尾部：右下方应有记录人及领导人的签名。 简答题 简述会议记录的结构？ 答案 同步精品课堂 06 课堂小结 课堂小结 会议的种类、要素、作用。 会前筹备、会中服务、会议善后的工作步骤。 会议记录的结构、方式和要求。 纪要的种类、特点和结构形式以及会议催办工作的要求。 感谢观看 $$