模块三 项目七会议工作（教案）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步精品课堂

《秘书实务》（商务助理专业高教版）教案 课 题 会议工作 课 型 新授课 课 时 2课时 授课班级 授课时间 授课教师 教材分析 会议工作在整个课程体系中占据关键地位，是学生掌握办公事务处理能力的重要环节，为后续学习综合性办公场景应对奠定基础。从知识衔接看，会前准备、会中服务及会后工作形成紧密逻辑链条，以实际会议流程为序，逐步引入概念，如通过具体会议筹备方案示例引入会议要素概念。教材借助丰富例题与练习巩固知识，如模拟会议日程安排等。但教材内容在实践应用上稍显薄弱，可补充更多复杂会议情境案例，拓展应急处理等内容，在实践与高考中，学生必须掌握会议筹备关键步骤、会议纪要撰写等核心内容 。 学情分析 学生已初步了解会议的基本概念，对会议的构成要素有一定认识，但对于会议筹备、组织及会后工作的具体流程和细节知识储备不足。在学习方面，他们具备一定的自主学习和信息收集能力；实践上，部分学生有过简单会议参与经历，但缺乏实际组织会议的经验，对会议各环节的协调能力有待提高。对会议管理这一课题有一定兴趣，尤其对会议组织中的实际操作部分较为关注，有较强的学习积极性和参与意愿。他们可能在会议复杂流程的梳理和应用上存在困难，不同学生对会议文件的撰写、会议纪要的整理等掌握程度会有差异，部分学生在应对会议突发情况的处理上可能不知所措。 学习目标 1. 掌握会前筹备、会中服务、会议善后的工作内容、原则与要求。 2. 理解会议的种类、要素、作用。 3. 能够制订会议筹备方案，按会议筹备流程布置会场，安排座次，安排会议食宿、车辆，准备会议资料、会议用品等。 学习重难点 1.发文处理的各个环节，包括起草、审核、签发、复核、登记、印制和核发的具体要求和操作规范。 2.收文处理的流程，如签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复的要点及注意事项。 3.文书整理的步骤，如归档文书的修整、装订、分类、排列、编号、编目和装盒的方法和原则。 4.行文关系的分类及各类文种的适用范围，文书稿本的区别。 教学方法 讲授法、练习法、讨论法、实践法 课前准备 预习 项目七会议工作 教学媒体 PPT课件 教学过程 教学环节 教师活动设计 学生活动设计 设计意图 活动一： 创设情境 生成问题 某科技公司计划召开新产品发布会，会前，秘书小张精心制订筹备方案，确定会议名称为 “[某某] 新品发布会”，明确会议主题是新品推介。小张依参会人数选定中型会议室，提前两周书面通知各方。但在会前检查时，发现会议资料有部分内容遗漏。 问题 假如你是小张，面对会议资料遗漏的情况，你会采取哪些紧急措施来补救，以确保发布会顺利进行？ 学生根据老师提供情景，思考问题？ 学生齐读学习目标 通过生活中情景，引起学生的学习兴趣，进而引导学生对本节课的学习。 活动二： 调动思维 探究新知 （老师展示PPT,并以此讲解本堂课知识点，引导学生标画重点知识） 活动一：会前准备 教师运用 PPT 或板书，详细讲解会议的构成要素和类型，包括会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果等要素，以及按会议规模、地域、性质、内容、形式、议题等不同标准划分的会议类型。 重点讲解会前准备的工作步骤，包括制订会议筹备方案（会议名称、主题、时间地点、规模、参加人员、议程日程、食宿安排、组织机构、经费预算等内容）、选择会议地点与场所、发送会议通知（通知形式、性质、方式及时间要求）、制作会议证件和指示标志、准备会议资料和用品（资料准备程序、用品分类与准备程序）、布置会场（会场布局、座次安排、环境布置）、安排会议食宿与车辆、进行会前检查、接站与报到等。结合实际案例，说明每个步骤的要点和注意事项。 教师解答，确保学生理解相关知识。 小组讨论 —— 会前准备案例分析 教师给出一个具体的会议案例，如某公司要召开新产品发布会，提供相关背景信息，包括会议目的、参会人员、预算等。 教师进行引导和点评，总结出该案例会前准备工作的要点和可能存在的问题。 活动二：知识讲解 —— 会中服务 教师讲解会中服务的工作步骤，包括做好会场签到（签到的重要性、工作内容、常用签到方式）、做好会间调度、进行会议记录（记录的结构、方式、要求）、编发会议简报（收集材料、编辑、审核、印放）、安排后勤服务（茶水与茶歇、集体合影、制作通讯录、组织考察参观、处理突发情况）等。 结合实际案例，分析在会中服务过程中可能遇到的问题及解决方法，如参会人员迟到、设备故障、突发安全事件等，强调灵活应变和服务意识的重要性。 模拟实践 —— 会中服务 学生分组进行模拟实践，设定一个会议场景，如公司部门会议。每个小组分配不同的角色，如会议主持人、秘书、参会人员等。 按照会议流程进行模拟，秘书负责做好会场签到、会议记录、提供茶水服务等工作，其他人员按照角色要求参与会议。 教师进行总结和点评，强调会中服务工作的关键要点和注意事项。 活动三：知识讲解 —— 会后工作 教师讲解会后工作的工作步骤，包括组织代表离会、清理会议场所、整理会议资料（文件资料清理、清退）、印发纪要（编写、征求意见、确定印发范围、确认接收者）、落实会议事项（会议总结、传达会议精神、催办会议决议事项）等。 重点讲解纪要的种类、特点、结构形式，以及与会议记录的区别，通过具体示例让学生理解纪要的编写方法和要求。 介绍会议催办工作的要求，包括明确催办人员、健全登记制度、建立汇报制度等。 小组讨论 —— 会后工作案例分析 教师给出一个会议会后工作的案例，如某大型会议结束后，在整理会议资料和落实会议决议事项过程中遇到的问题。 ​ 任务四：案例分析 某公司计划召开一场中型产品研发研讨会，会议筹备组着手准备。他们确定会议名称为 “[某某] 新产品研发研讨会”，安排在公司会议室，为期两天。然而，在发送会议通知时，仅采用了内部邮件形式，且部分邮件被系统误判为垃圾邮件未送达。 问题 该案例中会议筹备存在什么问题，应如何改进？ 答案 问题在于会议通知发送方式单一且缺乏确认机制。改进措施为：除邮件外，辅以电话通知关键人员；发送后及时确认送达情况，对未收到邮件的人员再次通知，以确保所有参会人员都能知晓会议信息 。 学生跟随老师的讲解，及时在课本上标记圈画重点。并齐声朗读重点的知识点。 学认真听讲，做好笔记，对于不理解的地方及时提问。 学生分成小组，根据所学的会前准备知识，讨论该会议在会前准备阶段需要做哪些工作，如何制订会议筹备方案，如何选择会议地点和发送会议通知等。 每个小组推选一名代表发言，分享小组讨论的结果。其他小组可以进行补充和质疑， 模拟结束后，各小组进行自评和互评，分析在模拟过程中会中服务工作的优点和不足之处。 学生分组讨论，分析案例中存在的问题，提出解决方案，如如何确保会议文件的安全清理，如何有效催办会议决议事项的落实等。 各小组代表发言，分享讨论结果，教师进行点评和总结，强调会后工作的重要性和规范性。 老师引导学生学习本堂课的重点知识，也为下一环节的师生互动打下基础。 活动三： 巩固练习 素质提升 （老师出示随堂练习，在学生答完后及时讲解） 一、填空题 1.会议名称一般由三部分组成，即___________+ 会议主题或内容 + 会议的类型，有的会议名称还包括时间和范围等因素。 【答案】会议主办单位名称 2.会议议程是对会议__________、所要解决的问题的概略安排，会议日程是会议议程在时间上的具体安排，会议议程一旦确定，不应再变。 【答案】所要通过的文件 二、判断题 1.所有会议都需要提前 1 - 2 周发送会议通知。（ ） 【答案】× 【解析】会议通知的发送时间应根据会议类型确定，一般提前 1 - 2 周，但并非所有会议都是如此，比如一些紧急会议可能通知时间会更短。 2.纪要的内容可以根据实际情况进行人为拔高、深化和填平补齐。（ ） 【答案】× 【解析】纪要具有内容的纪实性特点，要如实反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作，不能人为拔高、深化和填平补齐。 三、单选题 1. (2023年真题)会议议程制定的先决条件是明确 ( ) A. 会议的目标 B. 会议的性质 C. 会议的主题 D. 会议的规模 【答案】C 【解析】会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序，因此在制定会议议程前要先明确会议议题，而会议议题一般指会议主题。 2. (2021年真题)总公司召开经销商年会时，章助理负责接待工作，他需要 预先了解的经销商信息不包括 ( ) A. 个人收入 B. 性 别 C. 使用的交通工具 D. 到达时间 【答案】A 【解析】会议筹备时，需要了解与会人员的相关资料，以便于后期工作的开 展，譬如明确客人性别以便于住宿安排，明确交通工具以便于停车安排，明确到 达时间以便于接站、食宿安排等，但个人收入属于隐私信息，也与会议主题和会 议服务无关。 3. (2020年真题)菲丽公司王秘书拟定会议议程时，正确的做法是 ( ) A. 简明概括 B. 详细具体 C. 面面俱到 D. 时间固定 【答案】A 【解析】拟定会议议程时，是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。 议程要求简明概括，并冠以序号。 4. (2020年真题)飞达集团公司陈秘书受命策划防疫抗疫视频会议时，不正确的做法是 ( ) A. 准备备用摄像机 B. 提前将会议议程等资料寄发给参会人员 C. 提前测试网络信号与相关软件 D. 提前一个月发出通知 【答案】D 【解析】会议通知提前一个月就发出，容易被遗忘或忽略，其余各项都是视 频会议前应做好的准备工作。 5. (2019年真题)会议进行过程中，陈秘书不需要 ( ) A. 协助会议主持人控制会议进程 B. 编制会议纪要 C. 做好会议记录工作 D. 发放会议通知 【答案】D 【解析】发放会议通知应该在会前进行，属于会议筹备工作。 6.下列会议类型中，属于决策性会议的是（ ） A. 日常工作会议 B. 专业性会议 C. 代表大会 D. 总结交流性会议 【答案】C 【解析】决策性会议包括代表大会、领导办公会议等，代表大会通常用于选举、表决重要事项等，属于决策性会议。A、B、D 选项都属于非决策性会议。 7.会场布局中，适用于小型会议及协商性、座谈性等会议的是（ ） A. 相对式 B. 全围式 C. 半围式 D. 分散式 【答案】B 【解析】全围式不设专门的主席台，会议的领导、主持人同其他与会者围坐在一起，这种布局方式有利于营造轻松、平等的交流氛围，适用于小型会议及协商性、座谈性等会议。相对式适用于大中型的报告会等；半围式适用于中型和小型工作会议；分散式适用于规模较大的茶话会等。 8.会议资料准备的程序中，在确定会议资料目录之后的步骤是（ ） A. 校对、印制会议资料 B. 收集、编制会议资料 C. 会议资料装袋 D. 发放会议资料 【答案】B 【解析】会议资料准备程序依次为确定会议资料目录、收集和编制会议资料、校对和印制会议资料、会议资料装袋、发放会议资料，所以确定目录后是收集、编制会议资料。 9.会议简报通常由会议秘书组负责撰写、编发，其格式不包括（ ） A. 报头 B. 报核 C. 报尾 D. 报身 【答案】D 【解析】会议简报通常由报头、报核和报尾三部分组成，不存在报身。报头包含简报名称等要素；报核是简报核心内容；报尾注明发送对象和范围及印刷份数。 10.会议催办工作中，适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署的催办形式是（ ） A. 发文催办 B. 电话催办 C. 派员催办 D. 约请承办部门来人汇报 【答案】B 【解析】电话催办适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署，它快速、方便，可直接找到执行当事人且能双向沟通。发文催办用于要求执行单位书面回复办理结果；派员催办适用于重要、紧急决定；约请承办部门来人汇报适用于特定情况。 四、多选题 1.下列属于会议构成要素的有（ ） A. 会议人员 B. 会议名称 C. 会议议题 D. 会议时间 【答案】ABCD 【解析】一个完整的会议一般需要具备会议人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议方式、会议结果这七个基本要素，所以 ABCD 都正确。 2.发送会议通知的方式有多种，按通知的形式可分为（ ） A. 口头通知 B. 书面通知 C. 预备通知 D. 正式通知 【答案】AB 【解析】按通知形式，分为口头通知（如电话通知、当面通知）和书面通知（如电子邮件、邮寄、登报）。预备通知和正式通知是按通知性质划分的，所以选 AB。 3.会议用品分为必备用品和特殊用品，下列属于必备用品的有（ ） A. 文具用品 B. 茶具用品 C. 选举会议用品 D. 布置用品 【答案】ABD 【解析】必备用品是各类会议都需要准备的用品，主要包括文具用品、茶具用品、布置用品、辅助用品等。选举会议用品属于特殊用品，所以选 ABD。 4.纪要的种类包括（ ） A. 办公会议的纪要 B. 工作会议的纪要 C. 协调会议的纪要 D. 研讨会议的纪要 【答案】ABCD 【解析】纪要的种类有办公会议的纪要、工作会议的纪要、协调会议的纪要、研讨会议的纪要，所以 ABCD 都正确。办公会议纪要记载领导办公会议决定；工作会议纪要传达重要工作会议精神；协调会议纪要记载协调性会议共识；研讨会议纪要记载研究讨论性或总结交流性会议情况。 5.会议召开前的工作任务包括（ ） A. 会议组织工作 B. 会议文书工作 C. 会议后勤服务工作 D. 会议保密工作（涉密会议） 【答案】ABCD 【解析】对于一般的大中型会议，会议召开前主要工作任务包括会议组织工作、会议文书工作、会议后勤服务工作，对于涉密会议还应做好保密准备工作，所以 ABCD 都正确。 五、简答题 简述会议记录的结构。 【答案】会议记录一般由标题、正文和尾部组成。 标题：可以有两种形式。一种是会议名称 + 文种，如 “×× 集团公司第 ×× 届董事会会议记录”；另一种只标出文种，如 “会议记录”。 正文：一般由首部、主体和结尾三部分组成。首部包括会议概况、会议名称、会议地点、会议主持人、会议出席人、会议列席人和缺席人等。主体主要内容有会议议题（多个议题前分别加序号）、发言人及发言内容（记录不同人发言另起一行，写明发言人姓名加冒号）、会议决议（决议事项分条列出，有表决程序的记录表决方式和结果）。结尾另起行，可写明 “散会”，并注明散会时间等。 尾部：右下方应有记录人及领导人的签名。 学生完成随堂练习，将自己不懂的题目与知识点及时与老师沟通 随堂练习设置填空、判断、单选、多选、简答，可以更好的帮助学生巩固本堂课的知识点。 课堂小结 作业布置 课堂小结：本堂课主要讲述会议工作，需掌握会前筹备、会中服务、会议善后的工作内容、原则与要求；理解会议的种类、要素、作用；能够制订会议筹备方案，按会议筹备流程布置会场，安排座次，安排会议食宿、车辆，准备会议资料、会议用品等。 作业布置：完成今天的练习试卷；熟记今天的重点知识；预习下一任务。 板书设计 会议工作 1、 会前的准备 2、 会中的服务 3、 会后的工作 教学反思 在本次教学过程中，围绕会前准备、会中服务及会后工作展开系统讲解。通过此次教学，学生对会议相关知识有了全面认知，清晰掌握了会议筹备方案制定、通知发送、资料准备等流程。但教学中也存在不足，如在讲解会议类型及适用场景时，理论性偏强，案例分析不够深入，导致部分学生理解困难。在会场布置及座次安排的实践环节，因模拟环境与实际有差异，学生对细节把控不到位。将增加丰富且贴合实际的案例，助力学生理解抽象概念。同时，优化实践教学环节，创设更逼真的模拟场景，让学生在实操中积累经验，提升对会议组织与管理知识的应用能力，确保教学效果更上一层楼。​ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$