模块二 项目六文书工作（课件）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步教学课件

模块二 文字与文书工作 项目六 文书工作 徐飚 主编《秘书实务》商务助理专业高教版（2023版） 同步精品课堂 1 学习目标 新课引入 新课教学 师生互动 课堂练习 课堂小结 目录 同步精品课堂 01 学习目标 同步精品课堂 学习目标 掌握发文处理、收文处理以及文书整理的工作步骤和要点； 准确区分不同行文关系、文书稿本的特点及用途； 熟练运用相关知识进行简单的文书处理与整理操作。 02 同步精品课堂 新课引入 假设某公司要发布一份关于调整员工福利政策的公文。首先由人力资源部起草，经多部门审核后，由总经理签发。在印发前秘书复核，确认无误后登记、印制并核发。 在整个发文处理过程中，如果在审核环节发现政策措施存在部分不合理之处，应如何妥善处理以确保公文顺利发布且符合公司及员工利益？ 03 同步精品课堂 新课教学 一、发文处理 (一)工作步骤 秘书按照领导的交拟，把系统构思的结果用语言文字加以表述的过程 起草文书 公文文稿在签发前，应由发文单位办公室进行审核 审核文书 本单位负责人对审核的文稿进行最后审定并签署印发 签发文书 经发文单位负责人答批的公文，印发前秘书应对公文的审批手续、内容、文 种、格式等进行复核 复核文书 一、发文处理 (一)工作步骤 装封 封口 发送 核发文书 录入排版 校对 印刷与装订 印制文书 项目包括序号、发文 日期、发文字号、文件标题、附件、密级、共印份数、主送、抄送、备注等。 登记文书 一、发文处理 (二)知识平台 1.行文关系 项目 概 念 主送单位 行文方向 文 种 上行文 下级单位向上 级单位行文 必须是直属上级单位，只能写一个，不能多头主送 如果无特殊情况，不可以越级行文；如果情况特殊，需要越级行文，则必须抄送直接上级 “请示"“报告""议察” 和“函”。 下行文 上级单位向下级单位行文，也包括上级业务主管部门向下级业务部门的行文 可以有多个，凡是发文单位直属的下级单位，都是下行文的主送单位，但不应该也不可能把所有的下级单位都列出来 按照直属的上 下级关系行文，不可以越级行文 “命令(令)”“决定” “意见”"通知”“纪要" “批复”“通报”等 平行文 平级单位或不相隶属单位之间的行文  平行单位和不相隶 属单位之间 可由上一级领 导单位批转 主要是函 一、发文处理 (二)知识平台 2.文书稿本 文稿是文书形成前期所产生的文字材料，包括草稿和定稿。 文稿 同一文件，根据它们的不同用途，可以分为正本、副本、存本，正本又可以分 为试行本、暂行本、修订本等 文本 二、收文处理 (一)工作步骤 清点 检查 签字 启封 签收文书 确定登记范围 选择登记形式和方法 填写登记表 登记文书 对签收、登记后的文书进行审查核实 初审文书 分送 拟办 批办 承办 承办文书 二、收文处理 (一)工作步骤 确定传阅对象 选择传阅方式 安排传阅顺序 履行传阅手续 检查清理文书 传阅文书 确定催办范围确定催办方法进行催办 催办文书 答复文书包括书面答复 口头答复 答复文书 复核文书 二、收文处理 (二)知识平台 1.初审文书的要求 全面认真审查 熟悉格式规范 01 02 以行文规则为依据 03 把握文种特性 04 二、收文处理 (二)知识平台 2.分送与拟办文书的要求 分送文书的要求 (1)做好文书分类。 将文书按紧急程度、密级、类型和内容涉及的业务部门分类。 (2)明确分发对象。 (3)递送文书。 递送文书可以采用直接递送和机要人员传递两种方法。 二、收文处理 (二)知识平台 2.分送与拟办文书的要求 拟办文书的要求 (1)熟悉党的方针政策和国家的法律法规，了解重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定。 (2)熟悉本单位的工作情况和有关业务，认真研究来文内容和制文单位的要求，周密考虑适宜的处理方案。 (3)如果来文内容需要与有关部门、单位沟通意见，拟办前要了解清楚，商洽妥当。 二、收文处理 (二)知识平台 3.批办与承办文书的要求 批办文书的要求 (1)确认批办人 批办人签署批办意见有以下几种情况： ①领导人按分管职权签署意见。 ②主要领导人不在时可授权或委托副职签署意见。 ③不重要的事务性文件可由文秘部门负责人签署意见。 (2)签署意见 批办文书，必须根据公文的内容及时地提出相应的、准确的批办意见。 二、收文处理 (二)知识平台 3.批办与承办文书的要求 承办文书的要求 (1)明确时限 承办文书 承办时限 特急件 随到随办，应在当时或在一日之内办理完毕 急件 原则上也是随到随办，最迟不超过三天 紧急公文 按时限要求办理，确有困难者，应当及时予以说明 限时完成的公文 在限定的时间范围内办理完毕，不能延续 本身没有明确规定办理时限的公文   根据公文的性质、重要程度和以往惯例，确定办理时限 二、收文处理 (二)知识平台 3.批办与承办文书的要求 承办文书的要求 (2)抓好落实 承办部门或人员在收到交办的公文后，应按照批办意见认真组织办理。当 遇到批办意见与实际情况不一致，或随机出现了新情况而不能按批办意见执行 时，可在请示批办人后按批示意见办理。多部门联合办理公文时，应明确主办 和协办，协调配合，不相互推诿。 三、文书处理 (一)工作步骤 去钉 修裱 复制 折叠等 归档文书的修整 装订单位 装订顺序 装订要求 装订方法 归档文书的装订 年度分类法 保管期限分类法 组织机构(问题)分类法 归档文书的分类 分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由的顺序排列 归档文书的排列 三、文书处理 (一)工作步骤 装盒 填写备考表 填写档案盒封面及盒脊 归档文书 的装盒 序号、档号、文号、责任者、题名、日期、 密级、页数和备注 归档文书 的编目 将归档文书在分类 体系中的位置标记为符号，并以档案章的形式在文书上注明 归档文书 的编号 三、文书处理 (二)知识平台 1.归档文书整理的含义 指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按 照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位进行组件、分类、排 列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件 还包括格式转换，元数据收集，归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。 三、文书处理 (二)知识平台 2.归档文书整理的原则 根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015),归档文书 整理的原则如下： （1） 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 （2）归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 （3）归档文件整理应符合文档一体化管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 （4）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整体协调统一。 三、文书处理 (二)知识平台 3.归档文书的保管期限 文书的查考利用价值决定文书的保管期限。根据2013年2月1日起施行 的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,“企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。” 同步精品课堂 04 师生互动 某公司计划举办员工培训活动，行政部秘书起草培训通知。起草时遵循各项要求，内容切实可行。经审核，因涉及多部门协调，需进一步协商。修改后经领导签发，秘书复核时发现附件缺失，及时补充。之后完成登记、印制、核发。 若该通知在初审时发现行文格式错误，应如何处理？ 应退回来文的行政部，说明格式错误原因，待修改正确后重新报送审核 。 同步精品课堂 05 课堂练习 课堂练习 1.公文起草应当做到符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确地体现发文单位意图，并同现行有关公文相______。 2.收文登记的范围包括单位往来公文、内部使用文件、______、未经秘书签收，而由单位领导人外出参加会议时所带回的文件。 1.衔接 2.会议文件 答案 课堂练习 单选题 1.以下属于上行文文种的是（ ） A. 通知 B. 请示 C. 决定 D. 通报 2.公文文稿在签发前，应由（ ）进行审核。 A. 起草单位 B. 发文单位办公室 C. 上级单位 D. 收文单位 答案 1.B 2.B 课堂练习 单选题 3.归档文件整理的原则不包括（ ） A. 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 B. 随意分类，便于快速查找 C. 区分不同价值，便于保管和利用 D. 符合文档一体化管理的要求，便于计算机管理或计算机辅助管理 答案 B 课堂练习 单选题 4.以下关于公文印制的说法错误的是（ ） A. 公文印制必须确保质量、时效 B. 涉密公文应在符合保密要求的场所印制 C. 公文可以单面印刷 D. 公文的制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断画 答案 C 课堂练习 单选题 5.催办文书的范围一般不包括（ ） A. 上级单位主送本单位需要具体落实、实施的文件 B. 下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件 C. 平行或不相隶属的单位发送的商洽、征询意见的函件 D. 纯属事务性的通知 答案 D 课堂练习 多选题 答案 ABCD 1.公文起草的要求包括（ ） A. 符合国家法律法规和党的路线方针政策 B. 内容简洁，主题突出 C. 文种正确，格式规范 D. 深入调查研究，广泛听取意见 课堂练习 多选题 2.收文登记的形式有（ ） A. 簿式登记 B. 卡片式登记 C. 联单式登记 D. 电子登记 3.归档文书整理的工作步骤包括（ ） A. 归档文书的修整 B. 归档文书的装订 C. 归档文书的分类 D. 归档文书的排列 答案 2.ABC 3.ABCD 课堂练习 多选题 4.以下关于文书稿本说法正确的是（ ） A. 草稿是公文的原始稿件，不具备现实执行的效用 B. 定稿是文件的标准稿，是单位制发文件的唯一可靠的标准稿 C. 正本格式正规，有完整的生效标志，具备正式文件的效用 D. 副本都不具备正式文件的效用 答案 ABC 课堂练习 多选题 5.发文处理的工作步骤包括（ ） A. 起草文书 B. 审核文书 C. 签发文书 D. 复核文书 答案 ABC 课堂练习 判断题 1.草稿属于正式文件，具备现实执行的效用。（ ） 2.所有公文都应由单位主要负责人签发。（ ） 答案 × 课堂练习 （1）签收文书（2）登记文书（3）初审文书（4）承办文书（5）传阅文书（6）催办文书（7）答复文书。 简答题 简述收文处理的工作步骤？ 答案 同步精品课堂 06 课堂小结 课堂小结 行文关系和文书稿本的内容。 收文处理、发文处理和文书整理的工作步骤。 初审文书和分送与拟办文书、批办与承办文书的要求。 归档文书整理的含义、原则和要求。 感谢观看 $$