模块一 项目一 接待工作（课件）-《秘书实务》（商务助理专业高教版）同步教学课件

模块一 日常事务工作 项目一 接待工作 徐飚 主编《秘书实务》商务助理专业高教版（2023版） 同步精品课堂 1 学习目标 新课引入 新课教学 师生互动 课堂练习 课堂小结 目录 同步精品课堂 01 学习目标 同步精品课堂 学习目标 掌握秘书接待工作的原则、要求与注意事项； 能够规范、正确地迎送、招待来访客人，制订接待计划； 掌握涉外接待工作的原则、迎送要求以及礼宾次序。 02 同步精品课堂 新课引入 某科技公司接到合作企业来访通知，对方 5 人，含技术总监等，来访 3 天考察合作项目。公司秘书详细了解来宾信息，与领导确定对等接待规格，安排副总主陪。制定含日程、人员、预算的接待计划，准备相关材料，预订场地车辆。 在这个接待准备过程中，若临时得知有位来宾是素食主义者，应如何灵活调整接待计划？ 03 同步精品课堂 新课教学 一、接待的准备 (一)工作步骤 与来访单位沟通 与相关部门沟通情况 草拟接待计划 了解来宾，确定接待规格 详细询问来宾人数及具体情况；根据掌握的情况，和领导讨论确定接待规格 如果是团体访客来访，秘书要事先与相关部门和人员沟通，确定使用车辆、 会谈和参观时间、作陪人员等 日程安排初步定好后，将日程报给来访一方，征询他们的意见。如果对方提出修改意见， 一般要尊重对方的意见。 接待计划的内容主要包括接待规格、日程安排、工作人员和经费预算四项 一、接待的准备 (一)工作步骤 报请领导审批 前期准备工作 秘书草拟接待计划后报请领导审定批准。接待计划一经双方认可并经领 导批准，一般不再改动。 前期准备工作主要是准备接待材料、确定接待人员、联系场地、预订车辆、 安排活动、预支经费等。 督促检查，抓好落实 要对相关部门的准备工作进行督促检查，抓好落实 一、接待的准备 (二)知识平台 1.来访接待的类型 有预约接待 未预约接待 一、接待的准备 (二)知识平台 2.接待规格的确定 陪客比来宾职务低。低规格接待常用于基层单位。 3. 低规格接待 陪客与来宾的职务、级别大体相同。对等接待是最常用的接待规格。 2. 对等接待 陪客比来宾职务高。使用高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 1.高规格接待 二、接待的实施 (一)工作步骤 1.依约而来的客人 2.未预约的客人 3.远道而来的客人 热情接待 01 1. 来宾到达公司 2. 在引导途中 3. 到达指定场所 礼貌引导 02 1. 会见会谈 2. 较大规模的接待活动内容复杂 开展活动 03 对于远道而来的客人，秘书应陪同领导或相关人员前往机场、车站为来 宾送行，也可以去客人下榻的酒店送行。 礼貌送客 04 二、接待的实施 (二)知识平台 1.接待的礼仪 05 奉茶 茶具、方法、顺序。 交换名片 (1)递名片。 (2)接受名片。 介绍 (1)注意介绍顺序。 (2)不可用手指指点，要用手示意。 握手 陪同礼仪 提前等候，照顾安全，事先联络安排，适当介绍。 02 03 04 01 二、接待的实施 (二)知识平台 2.倾听的技巧 主动、专心、善解人意，不轻易打断 01 02 辅以合适的态势语 二、接待的实施 (二)知识平台 3.交谈的技巧 先聆听 再发问 注意礼貌 明诉求 善机变 巧应对 三、外宾接待 (一)工作步骤 身份对等的原则 确定人员 迎宾牌、车辆 献花、介绍 迎接来宾 送 行人员一定 不能迟到 安排送行 拜访前提前告知 送行前的拜访 三、外宾接待 (二)知识平台 1.涉外接待的原则 不卑不亢 01 02 依法办事 03 内外有别 尊重个性 04 女士优先 05 入乡随俗 06 三、外宾接待 (二)知识平台 2.涉外接待礼宾次序的排列 按外宾的身份与职务高低顺序排列 按参加国国名的字母顺序排列 按派遣国通知代表团组成的日期排列 三、外宾接待 (二)知识平台 3.涉外迎送的要求 通常由东道国先发出邀请，讲究规格对等 发出邀请 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况 准备工作 参加迎送的所有人员着装要郑重，要穿着正装 着装要求 热情欢送，使访问得以圆满结束 送别客人 三、外宾接待 (二)知识平台 4.涉外接待馈赠礼品的要求 必须懂得各国的送礼习惯，掌握好送礼的规则和艺术。 不同国家对礼品的礼节 赠送礼品要当面送给受礼者，双手递上，并且说明是礼品。 馈赠礼节 对外宾赠礼应以民族特色为上，礼品选择好后，应立即撕掉价格标签，并精心包装。 礼品的选择 同步精品课堂 04 师生互动 某知名科技企业，将派遣 5 人团队来访。成员包括技术总监李明（45 岁）、研发骨干王丽（32 岁）等。他们来访目的是考察本公司新技术应用，寻求潜在合作契机。计划于下周五上午 10 点乘飞机抵达，停留两天一夜，希望参观研发中心、实验室，并开展合作洽谈。 以小组为单位制定接待计划。 某市政府将接待一个来自国外友好城市的代表团，团长为该市市长，代表团共 10 人，包括政府官员和企业代表。他们将前来参加一个文化交流活动，为期 5 天。 请根据这些信息制定外宾接待方案。 同步精品课堂 05 课堂练习 课堂练习 1.接待计划的内容主要包括接待规格、日程安排、（ ）和经费预算四项； 2.接待规格一般分为高规格接待、（ ）和低规格接待三种形式。 1.工作人员 2.对等接待 答案 课堂练习 单选题 1. (2023年真题)六顺外贸有限公司总经理一行到二八电子公司洽谈合作 事宜，根据对等接待原则，二八电子公司应安排的主陪人员是 ( ) A. 董事长 B. 总经理 C. 部门经理 D. 总工程师 答案 B 课堂练习 单选题 2. (2023年真题)在H 市招商引资会上，商贸协会秘书李明经常要为参会人员做介绍，他应 ( ) A. 先把身份高的人介绍给身份低的人 B. 先把男士介绍给女士 C. 先把年长的介绍给年轻的 D. 先把拜见的对象介绍给拜见人 答案 B 课堂练习 单选题 3. (2023年真题)负责接站工作的秘书小周应反复核对来宾信息，下列不在 核对范围之内的是 ( ) A. 来宾的到站时间、地点 B. 来宾的联系电话 C. 来宾收入 D. 来宾乘坐的交通工具 答案 C 课堂练习 单选题 4. (2021年真题)前台来了一位想见董事长的访客，高助理正在接洽时，董事长刚好向前台走来。高助理正确的做法是赶紧 ( ) A. 把客人介绍给董事长 B. 把董事长介绍给客人 C. 询问对方身份、单位、事由 D. 告诉对方董事长不在 答案 C 课堂练习 单选题 答案 5.B 6.C 5.接待规格的最终决定权在（ ） A. 秘书 B. 领导 C. 相关部门负责人 D. 接待人员 6.以下哪种接待规格常用于基层单位？（ ） A. 高规格接待 B. 对等接待 C. 低规格接待 D. 以上都不是 课堂练习 单选题 7. 接待计划中，日程安排不包括以下哪项内容？（ ） A. 接待的日期和具体时间 B. 接待活动的具体内容 C. 工作人员的薪酬 D. 陪同人员的工作安排 答案 C 课堂练习 多选题 1. (2023年真题)北山农贸公司刘秘书正在起草一份接待计划，其内容主要包括( ) A. 接待规格 B. 日程安排 C. 工作人员 D. 经费预算 2. (2023年真题)李秘书正在制作接待经费预算表，其中的工作经费主要包括( ) A. 租借会议室的费用 B. 打印资料的费用 C. 住宿费 D. 劳务费 答案 1.ABCD 2.AB 课堂练习 多选题 3.以下属于接待前期准备工作的有（ ） A. 准备接待材料 B. 确定接待人员 C. 联系场地 D. 预支经费 4.接待礼仪包括以下哪些方面？（ ） A. 介绍 B. 交换名片 C. 握手 D. 奉茶 答案 3.ABCD 4.ABCD 课堂练习 多选题 5.秘书小刘在外务接待中，有国外公司客户主动与其交流，承诺只 要小刘能帮忙收集并传递政府动态，就给予丰厚报酬，并找机会介绍客户给她。 小刘觉得既能自己获利，又能为公司拓展业务，而且政府动态也不算机密，就很 高兴地答应了。小刘这种行为( ) A. 缺乏保密意识 B. 违反了外事活动的纪律 C. 没做到内外有别 D. 服务主动热情 答案 ABC 课堂练习 涉外接待的原则有不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个性、女士优先、入乡随俗。 简答题 简述涉外接待的原则有哪些？ 答案 同步精品课堂 06 课堂小结 课堂小结 接待计划的内容、来访接待的类型。 接待准备、接待实施和涉外接待的工作步骤。 接待的礼仪，倾听和交谈的技巧。 涉外接待的原则及涉外迎送的要求。 感谢观看 $$