第二节 秘书人员的知识结构与能力要求（课件）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

同步精品课堂 高等教育出版社 秘书基础 同步精品课堂 第十三章 秘书的基本素养、 条件和职业道德 第二节 秘书人员的知识结构与能力要求 目录 01 02 03 04 复习 相关的辅助知识 05 秘书人员的能力要求 06 秘书人员知识和能力的培养 案例与分析 基础知识 专业知识 学习目标 明确秘书人员的知识结构与能力要求 理解、明确秘书人员的知识结构与能力要求 1 2 课前搜集秘书人员的素养相关案例趣味故事。素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养；修养则可以弥补素质的不足，就如同先天羸弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。为了保护机关乃至国家的利益，秘书人员的素养和秘书部门的工作显得尤其必要和重要，新时期合格的秘书人员，应努力提高自己的素养。 课前任务 课程导入 【复习】 阐述秘书人员素质与修养的关系？ 一、政治修养 1.具有强烈的事业心 （1）献身精神（2）积极进取的精神（3）开拓创新的精神 2.具有坚定的信念（两点） 3.要有较高的思想理论水平（三点） 二、情感意志修养 1.秘书人员的情感修养 （1）内向与外向的结合（2）热情与沉稳的结合（3）宽广与容忍 课程导入 【复习】 2.秘书人员的意志修养 （1）培养自觉性（2）培养果断性 （3）培养坚韧性（4）培养自控性 3.秘书人员的作风修养 （1）踏实、细致、一丝不苟 （2）敏捷、干练、勤快、主动 （3）联系群众，深入实际，实事求是 （4）文明礼貌、谦虚谨慎、不卑不亢 讲授新知 一、基础知识 1.基础知识是秘书知识结构中的根基部分。广博、扎实的基础知识，是一个人从事学习、工作的主要资本。基础知识与人的工作能力、发展潜力有着密切的关系，它在人的学习、工作中起着“润物细无声”的作用。基础知识越充足，融会贯通的能力就越强，也越容易学会新知识，掌握新理论。因此，渊博的基础知识这根“万年桩”，对从事秘书工作来说是十分重要的。 秘书人员的知识结构，应具有渊博的基础知识、精深的专业知识和实用的相关辅助知识，三者缺一不可。 讲授新知 2.秘书的基础知识包括以下几类： （1）政治哲学类 主要指哲学、政治经济学、逻辑学等知识。学习这些知识，目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要，是秘书业务才能的灵魂。 （2）语言文学类 主要指现代汉语、文学、艺术、文章写作等知识，重点是语言知识和基本写作知识。另外，还应学习一些美学知识，树立健康的审美观点。同时，还要学习一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关能力。 讲授新知 （3）数学统计类 主要指高等数学、管理数学、统计学等知识，这是适应现代化管理培养新型秘书人员的需要。 （4）历史地理类 主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与人文地理等知识。 （5）法律知识类 主要指法学概论以及改革开放以来的人大、国务院颁布的一系列法律规定，如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。 讲授新知 二、专业知识 精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有精深的专业知识，就不是专业秘书人员，也不可能做好秘书工作。秘书的专业知识主要包括以下内容：（五方面） 1.秘书学知识 秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。 讲授新知 2.秘书写作知识 秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，其写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。 3.文书档案知识 文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练准确地掌握、运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。 4.调研、会务、信访、人际关系等知识 秘书人员经常调查研究，组织会务，处理来信来访，同上下左右各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。 5.电脑和网络、办文、办会、办事等知识。 讲授新知 三、相关的辅助知识 相关的辅助知识不像基础知识那样起“根基”作用，也不像专业知识那样起“标志”作用，但这也是秘书知识结构中不可缺少的组成部分。秘书人员有了这些知识，就可以弥补基础知识或专业知识的缺漏，较好地发挥作用。相关的辅助知识包括以下几个方面：（四方面） 1.管理知识 秘书不是直接管理者，却是管理者的助手、参谋，秘书工作是管理工作的一部分。因此，秘书人员应当学点行政管理、经营管理的知识，学点信息论、系统论、控制论知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了这类知识，无疑对辅助领导科学管理，提高管理水平，是大有帮助的。 讲授新知 2.外语知识 秘书应当掌握一至两门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，无疑会使得管理工作从实际意义上说更趋近于世界先进水平。这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略地看待这个问题，搞好秘书人员的外语知识的学习。 3.地方志知识 社会主义市场经济，需要秘书人员从当地具体情况出发，协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源，发展地方经济，利用当地文物古迹、风土人情、民俗习惯，开发旅游资源，提高本地的知名度、美誉度。 讲授新知 4.导游与礼宾接待知识 现在秘书人员陪同内外宾参观游览的机会较多，没有此类知识，可能会在陪同中出洋相、闹笑话，甚至会贻误工作，影响交往。 总之，基础知识、专业知识、辅助知识，构成了秘书较理想的知识结构体系。一个合格的秘书，具备以上知识，是必不可少的条件。但是，一个人的知识不是一次性教育所能解决的，而是在长期的实践活动中逐步积聚起来的。在校学习的知识，仅仅是参加工作的最基本的基础知识，其他各种知识都是在后来工作中取得的。 据有关专家统计，一个人一生中所需要的知识，只有10%是在校读书时获得的，而90%来自工作以后的再学习和积累。每个人都应当树立“活到老，学到老”的观念，珍惜时光，抓紧学习机会，博采中外，并不断改善和优化自身知识结构，永远保持自身知识结构的合理性、适应性，这样，才能在竞争中立于不败之地。 讲授新知 四、秘书人员的能力要求 【概念】能力指在认识和改造客观世界的实践过程中锻炼出来的本领、才干。秘书的能力结构是指从事秘书工作所不可缺少的最主要的本领与才干的构成，它包括以下几方面内容：（六方面） 1.表达能力 【概念】表达能力指通过言语、文字、身形（含面部表情）和手势等形式的沟通信息、交流思想、表达情感的能力。在秘书人员的能力结构中，表达能力有重要的地位和作用。秘书人员应具备的表达能力由以下四部分组成： 讲授新知 （1）口头表达能力 简单地说，就是说话的本领。汇报情况，提出建议，传达指示，联络接待，都需要说话。因此，秘书人员必须加强口头表达能力的训练，要练就一付好口才，做到说话目的明确，中心突出，简明扼要，有条不紊，富有逻辑性，口齿清楚，态度从容，言词得体。 （2）书面表达能力 就是写作能力。这是秘书人员的专业特长，也是一项基本能力。它要求秘书人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧。秘书人员要努力把自己锻炼成公文写作的“快手”、“能手”和“高手”。“快手”就是文思敏捷，行文迅速，有应急、应变、应突发事件的能力。“能手”就是擅长某些文体的写作，且高于一般的要求。“高手”就是文字功底深厚，善于画龙点睛，能够锦上添花。一个较为优秀的秘书人员，应当在“有一手”的前提下，争取“三手”兼备。 讲授新知 2.办事能力 【概念】所谓办事能力，指秘书人员处理各种日常工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，如文书事务、会议事务、信访事务、值班事务、生活管理事务以及领导交办的其他事务等。要努力提高办事能力，首先要会办事，不越权，讲实效；其次要善办事，通晓各类事务的办理程序，区分轻重缓急；再次要善交往，能同各种人打交道；最后要具有保护领导的意识，能为领导挡驾或解围。 3.管理能力 秘书人员是领导管理工作的辅佐者，必须具备相应的组织管理能力，才能称职。秘书人员应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制五个方面来努力提高自身的组织管理能力。 讲授新知 4.应变能力 【概念】所谓应变能力，就是适应突然变化的环境和事物，完成原定任务的本领。应变能力是秘书人员的一种综合能力，属于智慧和才干的范围。有了这种能力，A就能够善于观察，可以较周密、较详尽而又较准确地捕捉变化着的新情况，及时发现新问题；能够思维敏捷，可以针对新情况、新问题，迅速作出判断、分析、综合和概括；B能够多谋善断，可以遇事冷静，能及时拿出办法，采取对策；C能够有预见性，可以把握事物发展的趋势和可能出现的结果；D能够随机应变，在不丧失原则性的前提下，灵活变通地处理各种工作，以适应变化了的客观环境。 讲授新知 5.社交能力 【概念】所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力的核心部分之一。心理学家认为，一个人的发展取决于和他直接交往的其他一些人的发展。在现代社会中，随着人际交往日益广泛深入，秘书人员的社交能力更具有强烈的现实意义。 【延伸】秘书人员要培养和发展自己的社交能力，应努力做到以下几点： （1）必须正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容。 （2）与同事要真诚相处，相互信赖、尊重。 （3）讲究礼貌、仪表，言谈举止和服饰都要得体、文雅，做到彬彬有礼。 （4）根据不同的交往对象、场合与目的，采取多种交际手段，讲究方法和艺术。 （5）如果在交往中出现纠纷或冲突，要善于缓和、化解甚至消除矛盾。 讲授新知 6.操作能力 【概念】所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。 目前我国党政机关、企事业单位办公室的工作，如文件收发、传递、立卷、归档、检索，信息的收集、加工、处理、贮存和输出，大都还停留在手工操作阶段。工作人员负担重，办公效率却不高。这种状况已不能适应新世纪的需要。随着科技不断发展，秘书部门实行办公手段现代化的条件已经具备。秘书人员必须具有较强的现代化办公操作能力，才能提高秘书工作的质量和效率。 秘书的操作技能，主要指中（英）文打字机、电话机、电传机、复印机、录音录像机、照相机、文字处理机和电子计算机等设备的使用和保管、初步维修的本领，以及对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用的本领。 建立秘书人员最佳的知识结构与能力结构，对培养全方位多功能的新型秘书人才，无疑是有很重要的指导意义的。这些经过专业培训的秘书人才，多种能力兼备，工作适应性强，可以说是办公室工作的“全才”，这将把秘书工作提高到一个新阶段，能更好地为四化建设服务。 讲授新知 五、秘书人员知识和能力的培养 1.勤奋学习 知识是发展智力和能力的基础与工具。知识水平的高低，决定了能力水平的高低。秘书人员的大量知识，来自工作以后的积累。这种积累，一种表现为工作中实际经验的积累。要求秘书人员勤于思考，勤于求教，逐步由生手变为熟手，甚而成为能手；另一种表现为业余进修，挤时间再学习。要求秘书人员具有强烈的求知欲，培养学习兴趣，激发起学习热情，有良好的自学习惯，同时也要制定周密的学习计划，不断改进学习方法。 讲授新知 2.强化训练 知识、智力和能力，三者之间有联系。知识转化为智力，智力转化为能力，关键在于训练。 （1）学校训练 学校教育，尤其是中等、高等学校的教育，是培养不同层次专门人才的重要阵地。职业技术教育中的秘书专业，具有很强的应用性和操作性，在其教学计划中，实践技能操作占整个课时计划的40%以上。这就突出了秘书专业技能的强化训练，为培养智能型、应用型中等秘书人才创造了有利条件。 讲授新知 （2）岗位训练 即实践性训练，社会是培养造就秘书人才的大学校，各级党政机关和社会团体，应重视对在职秘书人员的岗位训练，这种训练是学校教育训练的延伸和补充。因为这种训练具有极强的针对性，所以效果更为显著。 （3）自我训练 是在教师和专家的指导下，根据教材和工作要求，训练者（在校学生或在岗秘书人员）自己对自己进行的能力培养和训练，如口才的自我训练，写作的自我训练，记忆、思维、阅读、社交的自我训练等。据统计，计算机平均三个月就更新换代一次。秘书人员不加强自我训练，光靠“吃老本”，必定会落伍。 讲授新知 社会经济的飞速发展带来产业结构和职业结构的调整与变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高。秘书作为一种既传统又现代的特殊职业，其整体素质的不断提高，既可适应行政机关精简机构的需要，也对企业的发展起着举足轻重的作用。据统计，目前我国秘书行业的从业人员已经超过2000万。在这个庞大的秘书群体中，真正接受过正规系统的教育，具有扎实的专业技能和广博知识的复合型秘书人才却少之又少。大多数从业者仅仅是做一些打字、收发、接待等简单重复的低水平工作，而复合型秘书人才则短缺和供不应求。据有关资料显示，在北京举办的几次大型人才招聘会上，80%的企业对复合型秘书人才青睐有加。 讲授新知 复合型秘书人才又叫“多功能秘书人才”，或“T型秘书人才”，他们的特点是多才多艺，能够在很多领域大显身手。复合型秘书人才不仅具备了计算机操作、外语运用、公文写作、办公室事务处理、档案管理、速记、速读、会务准备、信息收集与传播等方面的知识与技能，还通晓法律、财会、管理、营销、心理、公共关系等学科知识，同时在个人气质与魅力等方面也有令人折服之处。复合型秘书人才既是通才，又是专才，既是左右逢源、八面玲珑的多面手，又是尽职尽责、能够为领导独当一面的得力助手。复合型秘书人才的发展趋向是今后秘书人才培养的方向。 讲授新知 【案例与分析】 张主任的侄女儿小芬来了一封信，信中提到了她从技术科调任厂办秘书的一段经历。张主任认为小芬的经验对小李的朋友芳今后在企业做好秘书工作有借鉴作用，就把它当作一个案例让小李也看了，并把这案例叫做“冷热之道”。 案例《冷热之道》 张厂长已经赶走了三个秘书。第一个女秘书十分漂亮，刻意修饰和包装了一番，却只干了两天；第二位是文学专业男大学生，文思泉涌，很快就完成了厂长急需的工作总结，但挨了一顿骂，说“空话换不了饭吃”；第三个是老滑头，点头哈腰，递烟送水，却对群众不理不睬，也只干了三天。小芬被调来当厂长秘书，第二天，就随厂长去与外商洽谈技术合作项目。早上九点半出发，同行的还有总工老刘和翻译。小芬在技术科时就与刘工共同探讨过此项技术的优劣，上班后就赶到技术科查找有关资料。一会儿，张厂长的电话就追过来了，批评她乱跑，火气大着呢。原来是刘工急病住院，翻译有事也不来了。小芬体谅张厂长的发火，回到办公室。 讲授新知 小芬问厂长：“您对此项目熟悉吗？”厂长说：“主要内容清楚，有些细节不熟悉。”小芬自信地说：“我参加过此技术起草的全过程，细节和内容都清楚。”厂长眼睛一亮，但又暗淡下来：“可翻译没来。”“外商是美国人吗？”“是的，可我的英语看资料还行，会话就不行了。”“我能行！”小芬认为此时没必要谦虚。“太好了，太好了！”厂长激动得拍着小芬的肩膀。 小芬很快地取来有关资料，随厂长去洽谈。谈判成功了，小芬又当翻译又当专家，与外商讨论技术合作的细节，厂长把关决断。由于小芬对全部技术内容和细节都十分了解，还适当地赞扬外商的技术成就和经济实力，外商也十分高兴，赞扬张厂长有一位“才华出众，精明能干”的女秘书。 回厂的路上，张厂长仍兴奋不已，可小芬转移了话题，要厂长去医院问候刘工，顺便告诉他这个好消息。“对，对，应当去看看他，他可是为厂里累病的呀！”厂长流露出对刘工的深深的关切。 讲授新知 从医院出来，厂长问小芬：“肯不肯赏光让我请你吃饭？”小芬机敏地回答：“下午我还要把资料整理一下，您明天不是要在厂务扩大会上发言吗？”“那以后再慰劳你吧。”谈到工作，张厂长就十分认真，说：“我的讲话我自己准备，你是不是代表刘工就技术合作问题在会上发言？”“刘工坚持赶回工厂，还是让他发言合适，我可以为他准备好发言稿。”“好吧。”张厂长以后的态度好多了，小芬却不愿意套近乎，服务归服务，感情不纠葛。 厂里却议论纷纷：小芬有一手，张厂长都服了，对她不敢马虎。 不久市场疲软，产品压库，资金周转不灵。张厂长急得不吃不喝，人瘦了一圈，火气也更大了。小芬买了啤酒、烤鸡和肉包子去看厂长，提议为上次谈判成功干杯。刘总也来了，带了一只酱鸭来。“厂长，为我们渡过难关干一杯！”厂长喝了一大口酒，突然奇怪地问：“渡过难关？”“对。小芬通过上次技术合作的外商，找到了新的外销渠道。”张厂长跳了起来，怪小芬事先不告诉自己。小芬躲在刘工身后，怕张厂长的激动、拍肩和拥抱。“明天才能签约，我这不是和刘工来向您汇报吗？您已经饿了几天，不补充能量，明天怎么谈判？”张厂长来了精神，把鸡、鸭、肉包子几乎都吃光了，还准备把啤酒也喝完。小芬提醒他，要保留清醒的头脑研究明天的谈判方案。 “那好，看来我有事还应该多和群众商量。厂长作了自我批评，小芬也说：“厂长，您的责任感、事业心、办事魄力，都令人佩服。但希望您注意，全厂的职工都是您风雨同舟的战友，您要让大家都为工厂的发展出谋献策才行啊！”刘工也说：“小芬说的有道理，你这人什么都好，就是这个臭脾气，脱离群众，要改改啊！”“是要改，一定改！”他听话得像个小孩子。 外销合同签订了，张厂长拉着刘工和小芬，要去“喝一杯”。小芬说：“对不起，我和男友晚上有约会。”张厂长摇摇头，拉着刘工走了。 讲授新知 【分析】 1.第一个秘书是“花瓶”，张厂长不满意；第二个秘书是书呆子，张厂长也不满意；第三位是个老滑头，只会对上级吹捧迎合，对群众不理不睬，也被张厂长赶走。搞技术出身的小芬是第四任秘书，行吗？（行） 张厂长的批评对吗？（小组讨论、归纳总结） 2.张厂长发火的原因是什么？如你是小芬，会怎样处理？（批评她乱跑，火气大着呢。原来是刘工急病住院，翻译有事也不来了。小芬体谅张厂长的发火，回到办公室。） 3.小芬为何这样问张厂长？此时的小芬为什么一点也不谦虚？（小芬问厂长：“您对此项目熟悉吗？”厂长说：“主要内容清楚，有些细节不熟悉。”小芬自信地说：“我参加过此技术起草的全过程，细节和内容都清楚。”“可翻译没来。”“我能行！”小芬认为此时没必要谦虚。--小组讨论、总结） 4.从小芬的表现看，当一名优秀的企业秘书要有哪些条件？（小组讨论、归纳总结） 5.小芬为何转移话题？（这是秘书应该做好的工作） 6.厂长请年轻的女秘书吃饭，女秘书应当怎么办？ 7.小芬不愿代替刘工上台发言，为什么？ 8.“服务归服务，感情不纠葛”是什么意思？ 9.小芬是有备而来，她做了哪些准备？ 10.对领导的缺点和不足要敢于指出来，但一定要注意时间、地点与方法。小芬是怎样做的？ 11.小芬真的有约会吗？ （6--11小组讨论、总结） 讲授新知 12.张主任与小李共同分析了小芬秘书的成功之处主要是： （1）前三位秘书或以长相、才华，或以献殷勤讨好领导，以利己为目的，是不称职的秘书，只会给工作带来消极影响。小芬却是由于工作需要而来，无私人杂念，所以才成为合格的秘书。 （2）小芬无媚上之心，对领导给予有效的辅助，协助领导解决了工作中的难题，所以得到了领导的信任。 （3）小芬在尊重领导的同时，能够自持自重。领导在困境中难免给予关心、照顾、热情鼓励；领导在成功时能够保持冷静，不居功，不自傲，不图报，并能与领导保持一定的距离，维护正常的工作关系。 （4）小芬良好的素质和职业道德得到了领导的尊重，取得了信任和重用，而且保持了独立的人格，是女秘书的榜样。 一、决策与决策的基本特征 1.决策的含义（概念） 决策是人类社会特有的现象，是个人或群体为满足需要，达到目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。 2.决策的基本特征（1--5） （1）创造性 （2）目的性 （3）边缘性 二、科学决策及其一般程序 (一)什么是科学决策 1.含义（概念）：科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。 2.科学决策的四个要素：（1--4） （1）决策者 （2）决策对象 （3）决策机制 （4）决策结果： 3.决策的科学性的高低，取决于决策机制的正确程度。科学决策的决策机制是主客观相结合的。 （1）经验决策（概念） （2）“风险决策”（概念） （二）科学决策的一般程序（七程序四阶段） 1.科学决策的一般程序：（1--7） （1）调查研究，发现问题；（2）价值分析，确定米表； （3）判断推理，拟订方案；（4）风险预测，比较论证； （5）可行性分析，局部试行； （6）效用分析，追踪调查；（7）制定计划，普遍实施。 2.科学决策七程序又可分为四阶段（1--4） （1）确定目标 （2）设计方案 （3）评价选优 （4）实施反馈 巩固练习 1.能力、表达能力、办事能力、应变能力、社交能力、操作能力（概念） 2.秘书的基础知识包括哪几类： 3.秘书的专业知识包括哪几类： 4.秘书的相关辅助知识包括哪几类： 5.秘书人员的能力要求哪几个方面？ 课堂总结 基础知识、专业知识、辅助知识，构成了秘书较理想的知识结构体系。一个合格的秘书，具备以上知识，是必不可少的条件。但是，一个人的知识不是一次性教育所能解决的，而是在长期的实践活动中逐步积聚起来的。在校学习的知识，仅仅是参加工作的最基本的基础知识，其他各种知识都是在后来工作中取得的。 思维导图 作业练习 作业内容： 1.能力、表达能力、办事能力、应变能力、 社交能力、操作能力（概念） 2.秘书的基础知识包括哪几类： 3.秘书的专业知识包括哪几类： 4.秘书的相关辅助知识包括哪几类： 5.秘书人员的能力要求哪几个方面？ 【预习】 第十三章 秘书的基本素养、条件和职业道德 第三节 秘书人员的职业道德 学无止境 只争朝夕！ $$