第一节 会议概述（课件）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

同步精品课堂 高等教育出版社 秘书基础 同步精品课堂 第九章 会议工作 第一节 会议概述 目录 01 02 03 04 复习 会议概念 会议的要素 会议的种类 05 会议的作用 06 会议的控制 案例与分析 学习目标 了解会议的概念、要素和种类 了解会议的作用及加强会议控制的方法 1 2 掌握常用的工作方法与要领 3 课前搜集会议工作相关案例趣味故事。会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不相同。会议的组织工作细致周密，要求很高。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识。 课前任务 课程导入 【复习】 一、调查与研究的关系 1．"调查"与"研究"的含义 2．调查与研究的辩证关系 二、分析研究的过程和要求 1.分析研究的过程（16字） （1）去粗取精；（2）去伪存真；（3）由此及彼；（4）由表及里。 2.分析研究的要求 （1）要高屋建瓴；（2）要客观把握；（3）要注意创新；（4）要判断风险。 三、分析研究的几种方法 1.归纳演绎法 2.矛盾系统分析法 3.联系对比分析法 4.定性定量分析法 讲授新知 我们几乎每一天都从新闻媒体中看到过或听到过各类会议的报道，也经常会参加一些会议，可以说，会议是人类生活中不可或缺的一种活动方式。人们靠会议来议事、沟通、管理和决策，很难想像如果没有会议，人类社会将会怎样？ 一、会议概念 【概念】 1. "会议"含义 讲授新知 会，就是聚会，集合，回合；议，就是商讨，议论。 会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式，（如全体会议、厂务会议、工作会议等。会议还是一种经常商处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议）； 【会议分析】 （1）从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，可以追湖到原始社会的氏族社会，那时的氏族议事会“是氏 2.会议分析 讲授新知 族的一切成年男女享有平等表决权的民主集会"。它有选举撤换首领、实行复仇等等氏族内重要问题的决定权，这是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。 （2）从信息学的鱼度看，会议是输人信息、加工信息、输出信息的一种方式，任何会议都有它的具体内容，即信息。没有新的信息，或者不是创造性地研究分析已有信息，会议便失去了意义，就没有召开的价值。 （3）从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。会内工作必须与会外工作配合，才能使会议精神得以贯彻，产生效益。但会议不是孤立的、惟一的、万能的工式。 讲授新知 构成会议的要素有: 1.会议名称； 2.会议时间； 3.会议地点； 4.会议主持者； 5.会议参与者； 6.会议议题； 7.会议进行的方式方法； 8.会议的文件； 9.会议的结果； 10.会议的费用等。 二、会议的要素 三、会议的种类 按不同标准有不同分类: 1.按规模分---- 特大型会议(万人以上)、大型会议(千人以上)、中型会 讲授新知 议(数十人至数百人)、小型会议(几人至几十人)。 2.按会期分----定期会议、不定期会议。 3.按级别分----中央级、地方级。 4.按功能分----决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。 5.按召开方式分----集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。 6.按涉外与否分----国内会议、国际会议。 7.按密级分----公开会议、内部会议、机密会议。 8.按内容分----综合性会议、专题性会议。 讲授新知 会议不是实行领导的惟一手段，如果事事依赖开会才能解决，势必造成会议的失控，从而产生消极作用。从我国的现状来看，会议失控的消极作用主要表现为:会议太多，有些会议会期太长，有些会议规模过大，加之某些会议质量不高，未解决实际问题，从而重复开会。“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。 四、会议的作用 1.交流信息，互通情报；2.发扬民主，集思广益； 3.增进友谊，促进团结；4.科学决策，协调行动； 5.带动消费，促进经济。 五、会议的控制 讲授新知 （1）时间、精力的浪费 据统计，我国许多干部一生1/3以上的工作时间被各种会议占去。海外报刊评论“大陆上会议成灾”,“众多的领导者，陷入'会海’之中，哪有时间和精力去做他该做的事呢？” 1.“会海”的危害有以下几点: （2）经济的浪费 据不完全统计，我国会议经费，在计划经济时期，虽有审批等方式制约，但呈逐年上升趋势;在市场经济大环境下，会务费的膨胀，会议档次的提高，使会议经费上升加快。 讲授新知 （3）信息的重复、浪费 有些会议只是层层传达、重复上级意见，或者为会面会，走过场，搞形式，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。 （4）滋长不正之风 长期以来，有少数干部成了专门开会的“会议专业户"；还有些人，极力争取参加各种会议，无非是借机游山玩水，或捞取会议礼品。有些会议，也以营利为目的，收取各种名目的费用，安排高级宾馆、高档休闲娱乐，发高级礼品，严重滋长了不正之风。 讲授新知 （1）改变会议观念，提高工作效率 破除“惟行文办会是正宗”的旧观念，撇弃凡开会必请领导到场的保守观念，敢于负责，把问题解决在现场、基层。切实改进会风，破除大小领导轮番讲话的陋习。通过制定会议规则，限时发言，控制会议。 2.加强会议控制、秘书人员应作好以下工作： （2）会议应有领导、有计划、有制度 要改变目前有些单位会议活动多头安排、无计划、无控制的状态，必须规定各个职能部门需要召开的会议均归秘书部门统一管理，并制定必要的会议制度。如: 讲授新知 ①坚持“一支笔”审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。 ②明文限定一定时间内召开会议的次数、会议日期、会议地点。 ③坚持不开无准备的会议。 ④会议决议事项必须落实，不重复开会;杜绝议而不决、决而不行的现象。 ⑤降低会务费用标准，实行住房、用餐、用车低标准;不发高档纪念品，不组织游览，一般不组织集体照相，不硬性请领导出席等。 讲授新知 （1）古今中外有关会议的文字记载，从会议概念，到会议作用、规模等都有所涉及，为我们了解会议这种人类活动方式提供了很好的资料； （2）北山愚公的家庭会议到2002年博鳌的国际会议，可以看出，文论会议的规模如何，只要是会议，就都会具备时间、地点、参会人、议题、议程等要素； （3）大禹治水时的集会记载和革命导师恩格斯的论述则表明，早在氏族社会时期，人类就已通过会议这种活动方式决定重大问题了。 【案例与分析】 案例一《历史上有关会议的文献资料》 【分析】 讲授新知 深圳市委、市政府办公厅《关于进-步精简会议的若干规定》和《关于进一步精简文件简报的若干规定》两个文件，为我们理解会议过多的副作用以及控制会议的必要性提供了很好的案例。“每星期一、二为市委、市政府‘无会日’”；“严格控制会期、规模、规格”；“发文要注重实效，切实解决实际问题，可发可不发的文件坚决不发”，这一系列要求，对转变机关作风，破少文山会海将起到积极作用。 【案例与分析】 案例二《深圳周一、周二为“无会日”摘录》 【分析】 讲授新知 网络会议，是指利用现代网络通信技术举办的会议。网络会议设主会场和分会场，用特制的网络会议设备(摄像头、电脑、音响、网络服务器、会议软件等)将主会场与分会场的视频和音频信号互联，使参加会议的各方即使相隔千里，也能够在互联网的帮助下“看得见、听得清、说得上”。 网络会议是信息时代的新事物，秘书人员应对其有一定了解。 【案例与分析】 案例三《网络会议》 【分析】 讲授新知 【预习】 第九章 会议工作 第二节 会议的前期准备 【自读材料】 材料《网络会议日益受美国企业青睐》 一、决策与决策的基本特征 1.决策的含义（概念） 决策是人类社会特有的现象，是个人或群体为满足需要，达到目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。 2.决策的基本特征（1--5） （1）创造性 （2）目的性 （3）边缘性 二、科学决策及其一般程序 (一)什么是科学决策 1.含义（概念）：科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。 2.科学决策的四个要素：（1--4） （1）决策者 （2）决策对象 （3）决策机制 （4）决策结果： 3.决策的科学性的高低，取决于决策机制的正确程度。科学决策的决策机制是主客观相结合的。 （1）经验决策（概念） （2）“风险决策”（概念） （二）科学决策的一般程序（七程序四阶段） 1.科学决策的一般程序：（1--7） （1）调查研究，发现问题；（2）价值分析，确定米表； （3）判断推理，拟订方案；（4）风险预测，比较论证； （5）可行性分析，局部试行； （6）效用分析，追踪调查；（7）制定计划，普遍实施。 2.科学决策七程序又可分为四阶段（1--4） （1）确定目标 （2）设计方案 （3）评价选优 （4）实施反馈 巩固练习 1.会议、网络会议（概念） 2.会议分析 3.会议的要素 4.会议的种类（按不同标准有不同分类） 5.会议的作用 6.“会海”的危害有以下几点 7.加强会议控制、秘书人员应作好以下工作 课堂总结 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不同。会议的组织工作细致周密、要求很高。会议，包含大量的知识和技能。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。 思维导图 作业练习 作业内容：1.会议、网络会议（概念） 2.会议分析 3.会议的要素 4.会议的种类（按不同标准有不同分类） 5.会议的作用 6.“会海”的危害有以下几点 7.加强会议控制、秘书人员应作好以下工作 【预习】 第九章 会议工作 第二节 会议的前期准备 学无止境 只争朝夕！ $$