第五节 会议方案的制定（教案）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

《秘书基础》 高等教育出版社 课 程 名 称：秘书基础 任 教 班 级：文秘1--6班 任 教 专 业：文秘专业 任 课 教 师：张 小 慧 《 》课程教案 1 不辜负家长的殷切期望 对得起学生的青春年华 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 课题 名称 第五节 会议方案的制定 上课周数 第 周 课时安排 共 1 课时 教 学 目 标 知识目标 学会制定会议方案。 能力目标 秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。 情感目标 培养事业心和责任感，培养会务的能力。 教学 重难 点 教学重点 制定会议方案的基本方法。 教学难点 掌握制定会议方案的基本方法。 教学方法 讲授法、案例教学 信息化 教学手段 多媒体、课件PPT 教 学 过 程 教学环节 教师活动 学生活动 设计意图 课前任务 课前搜集会议工作相关案例趣味故事。会议作为人类特有 的活动方式，有它自身的构成要素、工作内容、工作的基 本方法。会议的种类各式各样，作用各不相同。会议的组 织工作细致周密，要求很高。作为秘书人员，应了解一定 的会议工作知识。 查找资料 学生讨论 熟悉授课内容，助力掌握教学 重点、难点。 课堂导入 （用时 5 分钟） ※【复习】 一、会议文书工作的特点、会议文书的主要内容和拟写 要求（1---3） 1.会议文书工作的特点（10个字）： 时间紧，变动大，政策性强。 2.会议文书的主要内容（1）---（7） （1）会议的指导文书（2）会议的主题文书 （3）会议程序文书 （4）会议简报和会议记录文书 （5）会议参考文书 （6）公告、传达文书 （7）会议管理文书 3.会议文书的拟写要求： 它最突出的特点是时间急、内容多、要求高。 二、几种常用会议文书的撰写要求（1---4） 1.会议通知（1）---（2） （1）会议通知（概念） （2）会议通知内容：①--⑦ 2.会议规则（1）---（3） （1）会议规则（概念） （2）为什么要制定会议规则？ （3）制定会议规则：①--⑤ 3.会议记录（1）---（4） （1）会议记录（概念） （2）会议记录的基本内容：①--② （3）会议记录的要求（8字）：准确、真实、清楚、完整。 （4）会议记录的方法 4.会议简报 编写会议简报的基本要求：“快、新、实、短” （1）会议简报的基本内容 （2）会议简报的要求：①---④ （3）会议纪要：①---⑤ 复习巩固 有效学习 培养学生分析问题、解决问题的能力。提高学生语言组织能力、表达能力。 复习式导入 讲授新知/操作演示 （用时 20 分钟） ※【新授】 秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包含哪些内容? 如何制定方案? 制定时需要注意些什么? 本节将为你讲述操作方法。 一、会议方案的基本内容及制定方法：（1---5） 1.安排会议议题，确定会议名称、规模和规格（1）--（3） （1）会议议题是制定会议方案的核心，有了明确的议题才能谈得上开会 议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言，秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题，反映下级要求解决的问题，加强调查研究，收集应当提交会议研究的议题，整理出简要书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。 ※【安排议题，要注意以下几点】：①---⑤ ①先重后轻，把重要的棘手的问题排在前面。 ② 先同后异，把性质相同，互相有联系的问题排在一起。 ③先急后缓，把急需解决的问题排在前面。 ④先宽后窄，把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和无关人员退席。 ⑤准备后备议题，时间充裕时供讨论。 （2）会议名称一般由以下几个部分组成 会议主办单位名称，会议的主题，会议的类型。 ※【举例】某某公司2002年度全体员工总结大会，2002中国礼品信息发布会，金陵职教中心新校区落成典礼。 （3）确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题，内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。 应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格，即中、小规模，中、低档次规格能解决问题的，尽量不上大规模和高规格。 2.提出与会人员范围或人员名单 在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况，以便做好这项工作。 3.拟定会议的会期 会议何时召开，何时结束，就是会期。择定会期应保证与会议有关的主要人员基本上都能到会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排； 有些需要深思熟虑的会议，可以缓时召开。 4.拟定会议的议程与日程安排 围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序，就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明，并冠以序号。拟订会议日程则要求明确具体，并准确无误。日程安排要写明时间、内容(包括会间活动、作息)、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。 5.准备会议文件，落实后勤工作 秘书人员应准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，并据以此确定会议所需文件的范围、种类（如会议通告、会议方案、会议规划等），然后保质保量写出文件。文件起草后，要严格审核，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。 会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要，稍有疏忽，就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时，必须细致、周密。 ※【案例与分析】 案例一《“时装秀”方案》 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案， 内容如下： 1.会议名称: “ ’ 202×年××服装集团夏季时装秀”。 2.参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3.会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。 4.会议时间: 2024年5月18日上午9点30至11点。 5.会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6.会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7.会 址：服装集团小礼堂。 8.会场布置：蓝色背景帷幕， 中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。 搭设 T 型服装表演台，安排来宾围绕就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9.会议用品：纸、笔等文具。 饮料。 照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品（每人发××服装集团生产的T恤衫1件） 10.会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园 大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 ※【分析】 1.从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。 2.小李的方案还有一些需要改进的地方：（1）---（4） （1）会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。 （2）展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 （3）会议地点不应设在××服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 （4）会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 案例二《亚欧文化产业和文化发展国际会议规则》 一、代表和观察员 第1条 受会议主办方亚欧基金、中华人民共和国文化部邀请的与会人员分别为代表和观察员。 第2条 代表享有发言权和表决权；观察员享有小组会发言权。 二、会议的组织 第3条 会议正式开始前，亚欧基金、中华人民共和国文化部协商组成临时组委会。 第4条 会议由临时组委会提名，以举手表决的方式选举大会主席两名（排名不分先后，轮流当值）和总报告人一名。 第5条 大会主席的职责是：根据本《会议规则》主持大会议程，维持秩序，掌握讨论时间。授予发言权；受临时组委会委托宣布分组情况，并主持小组会召集人选举。 第6条 总报告人的职责是：负责组织会议最后报告的起草以及会议文件的编辑、出版、发送。 三、会议方式 第7条 会议分为大会讨论和小组讨论两种方式。小组讨论分组名单由临时组委会预先排定，欲跨组参加讨论者，须经他组召集人许可。 第8条 大会发言次序由会议筹备人员根据报名情况预先排定，经报到时再确认后，由大会主席掌握。小组会发言次序由召集人根据与会者提出发言要求的顺序决定。 第9条 大会发言时间应限制在15分钟以内，小组发言由召集人酌情掌握。 第10条 已进行大会发言的代表原则上不在小组会上发言，但可以提问或评论。 四、程序问题 第11条 涉及需要表决的事项，可提请大会表决。表决通常采取举手的方式，以简单多数决定。 第12条 本《会议规则》应于第一次大会上付诸与会代表表决。 第13条 会议期间，代表和观察员都可以提出程序问题，会议主持人应立即作出裁决。对于主持人裁决有异议，代表可以提出反对意见，这种反对意见应立即付诸表决。但除非被出席会议并参与表决的多数代表否决，主持人的裁决应予以保留。 五、工作语言 第14条 会议工作语言为英文。会议提供中文、英文的同声互译。 第15条 会议文件都必须提供英文文本。会议简报、最后报告以中、英文两种文字发表。 六、会议文件 第16条 会议文件及代表发言，如无事先声明，均视为可由秘书处公开发表。 ※【分析】 从代表和观察员、会议组织、会议方式、程序问题、工作语言、会议文件六方面制定了与会者应遵守的规定，以保证会议的质量。 ※【自读材料】 材料《会议在线预定》 学生掌握 新授内容 学生结合 生活经验 回答问题 设问导疑 看书分享 交流讨论 回答问题 小组合作 灵活运用 理论知识 实战演练 分小组进行问题分析，小组上报一个分析结果，锻炼学生分析问题、解决问题的能力，锻炼学生的口语表达能力。 分小组进行案例分析，小组上报一个分析结果，锻炼学生分析问题、解决问题的能力，锻炼学生的口语表达能力。 思政落地渗入课堂，视频播放，学生小组分享观点，培养学生观察与分析能力。 充分发挥小组教学的优势，探究过程中强化学生的参与意识，对学生给予肯定。 进一步加深和巩固所学新知识；以学生的学习为中心组织我的教学活动。 巩固练习/讨论展示 （用时 15 分钟） 1.会议方案的基本内容是什么?（1--5） 2.安排议题，要注意哪几点？①---⑤ 知识梳理 讲练结合 有效学习 复习反馈/课堂总结 （用时 5 分钟） 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不同。秘书人员起草印、制会议文件，应准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，熟悉有关法规政策，然后保质保量写出文件。文件起草后，要严格审核，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。会议的组织工作细致周密、要求很高。会议，包含大量的知识和技能。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。 学生分组总结，锻炼学生的表达能力。 教师梳理知识，查漏补缺、课堂反馈效果较好。 布置作业 作业类型：书面作业 □实训作业 □考试作业 □口头作业 作业内容：1.会议方案的基本内容是什么?（1--5） 2.安排议题，要注意哪几点？①---⑤ ※【预习】 第九章 会议工作 第六节 会见和会谈 板书设计 第五节 会议方案的制定 ※【复习】 一、会议文书工作的特点、会议文书的主要内容和拟写要求（1---3） 1.会议文书工作的特点（10个字）：时间紧，变动大，政策性强。 2.会议文书的主要内容（1）---（7） （1）会议的指导文书（2）会议的主题文书（3）会议程序文书 （4）会议简报和会议记录文书 （5）会议参考文书 （6）公告、传达文书（7）会议管理文书 3.会议文书的拟写要求：它最突出的特点是时间急、内容多、要求高。 二、几种常用会议文书的撰写要求（1---4） 1.会议通知（1）---（2）（1）会议通知（概念）（2）会议通知内容：①--⑦ 2.会议规则（1）---（3） （1）会议规则（概念）（2）为什么要制定会议规则？（3）制定会议规则：①--⑤ 3.会议记录（1）---（4） （1）会议记录（概念） （2）会议记录的基本内容：①--② （3）会议记录的要求（8字）：准确、真实、清楚、完整。 （4）会议记录的方法 4.会议简报：编写会议简报的基本要求：“快、新、实、短” （1）会议简报的基本内容 （2）会议简报的要求：①---④ （3）会议纪要：①---⑤ ※【新授】 一、会议方案的基本内容及制定方法：（1---5） 1.安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2.提出与会人员范围或人员名单 3.拟定会议的会期 4.拟定会议的议程与日程安排 5.准备会议文件，落实后勤工作 ※【案例与分析】 案例一《“时装秀”方案》 案例二《亚欧文化产业和文化发展国际会议规则》 ※【自读材料】 材料《会议在线预定》 ※【预习】 第九章 会议工作 第六节 会见和会谈 课后反思 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不同。会议的组织工作细致周密、要求很高。会议，包含大量的知识和技能。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。 思 维 导 图 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$