第三节 会议中和会议结束阶段的工作（课件）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

同步精品课堂 高等教育出版社 秘书基础 同步精品课堂 第九章 会议工作 第三节 会议中和会议结束阶段的工作 目录 01 02 03 04 复习 会议中的组织 服务工作 会议后的善后 落实工作 案例与分析 学习目标 了解会议中秘书人员的组织和服务工作 掌握会议后的善后落实工作 1 2 掌握会议中秘书人员的组织和服务工作 3 课前搜集会议工作相关案例趣味故事。会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素、工作内容、工作的基本方法。会议的种类各式各样，作用各不相同。会议的组织工作细致周密，要求很高。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识。 课前任务 课程导入 【复习】 一、会议前期准备工作的内容（1--12） 1.安排会议议题；2.确定与会人员；3.确定会议时间；4.确定会议方式； 5.确定会议场所；6.确定会议议程；7.制定套议日程；8.制发会议通知； 9.准备会议必需品；10.布置好会场；11.准备会议文件资料；12.经费预算。 二、会议前期准备工作的基本方法（1--11） 1.安排会议议题 2.确定与会人员 3.确定会议时间 4.确定会议方式 5.确定会议场所 6.确定会议议程 7.制定会议日程 8.制发会议通知 9.准备会议必需品 10.布置好会场 11.准备会议文件资料 课程导入 【复习】 三、会前准备应注意的问题 1.安排周密、不丢不漏。 2.反复检查，杜绝隐患。 3.集中力量，确保时限。 讲授新知 会议准备充分后，就可以按计划召开了。会议中秘书人员还有什么工作要做? 会议后还有哪些收尾的事要办? 本节内容将帮你了解有关知识，并培养会务的能力。 1.会场的科学管理 一、会议中的组织服务工作 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的工作。它是出席会议的人员到会的第一件事，也是会中任务的重要内容之一。 【会议作用】 主要包括以下环节： （1）会前检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。 （2）签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 签到方法主要有以下几种： a.小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 会议秘书、工作人员事先造好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名后画上记号，表示到会，缺席、请假人员也要用规定的记号表示。 b.大中型会议一般采用证卡签到。会议工作人员将印好的签到证发给每位与会人员，卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在证卡上签好自己的姓名，进入会场时，将证卡交给会议工作人员表示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法，这样可以避免临开会时因签到造成拥挤。 【会议方法】 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 c.富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职业、所代表的单位等，与会人员要逐项填写，不要遗漏。 【会议方法】 【簿式签到优缺点】 簿式签到的优点是便于保存，便于查找。 缺点是只适合于小型会议。一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到工作量太大。 d.座次表签到方法。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上销号表示出席。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座次号。 【座次表签到优点】 采用座次表签到，参加会议的人在签到时就知道了自己的座位号，起到引导座位的效果。 e.电子计算机签到。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 计算机签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场，只要把特制的卡片放到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒钟内办完，并将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速的显示出来。电子计算机签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用计算机签到，随着计算机在我国逐渐普及会议采用计算机签到已日趋普遍。 （3）引导就座 大多数会议，与会者的座位都是事先安排好的，与会者应该坐到自己的座位上，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记，在签到证或来宾证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利找到自己的座位。还可设座位标志，摆放名签，也可以由会务人员做必要的引导。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 （4）分发文件 一般在签到时发放会议文件。对需要针对不同单位分类发放的文件，应安排与会者分别签到领取。会议期间分发文件必须及时，尤其是简报。临时产生的会议讨论稿等文件也应及时发放。 分发时要注意准确性。保密性以及登记手续完整无误。 （5）维持会场秩序 制止无关人员进入会场，保证会议安全、机密、无干扰。 （6）内外联系，传递信息 【分发注意事项】 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 对开会时寻找与会者的电话 ，应妥善做好传接工作，一般而言，只要不是特别紧急的电话，均可先不传呼，先记录下内容，待会议中间休息或散会后交当事人，只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。 对来访者，应问明情况，如有急事，可请来人稍候，然后用递条征询的办法告诉当事人来处理。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会议工作人员说话要有分寸，谨慎行事。 （7）处理临时交办事项 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 会议进程中，可能发生一些出乎意料的临时变动，比如调整议题，与会人员增加及其他特殊情况，秘书人员应当根据领导指示和实际情况，采取应急措施，妥善予以解决。 （8）做好会议记录 会议记录可分为摘要记录和详细记录。一般用文字，必要时采用速记符号、录音、录像等手段完成。 会议记录要求真实、准确、清楚、完整。 （9）收集会议资料 一些会议需要收集讨论信息，及时反馈给会议主持者，这些信息也是编写会议简报的素材。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 （10）编写会议简报 会议简报是会议的交流性和指导性文件，会议简报要全面反映会议的情况，要求简明、及时准确。 （11）其他服务工作 及时准备好会议期间所须的物品，如笔、墨、纸张等，随时保障供应； 保证会场光线、卫生； 准备好会场摄影留念等等。时间较长的会议还要为与会人员准备好茶水饮料。 2.会议场外的科学管理 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 （1）经费 会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。 （2）食宿 根据参会人数及具体情况预定房间、安排伙食，注意合理分组，照顾性别、年龄、健康、生活习惯等具体情况。 （3）交通 保证会议用车、停车，合理分配车次。大型会议可请当地公安交警配合。 （4）活动 会议间的参观访问、休闲娱乐、接见、照相、宴请等活动要细致安排，对时间、地点、场所、人员要件件落实。 （5）保健保安 与有关人员共同做好饮食卫生工作和会场、住所的安全保卫工作，确保会议期间无重大事故发生。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 1.会后检查会场 会议结束后，秘书人员要抓紧时间组织有关人员收拾清理会场，归还借用物品，保持会场原貌。如发现与会者遗失物品，应及时联系归还。 2.离会工作 做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需送行的要安排好交通工具。 二、会议后的善后落实工作 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 3.整理、编写会议文件 对会议所做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。需要正式印发的及时印发；需要公开发表的重要文件交付新闻单位发表；需要承办、转办的及时交付有关人员归口处理。根据保密法规，对需要回收的文件及时回收。 4.立卷归档 会议结束后，收齐会议的整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议或纪要，有关文件、简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 5.会务总结 会后，秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。 6.检查催办 任何会议产生的文件、精神及议定事项，会后都要层层传达、贯彻、落实，以真正发挥会议作用，产生实效。秘书人员在这一过程中，要起检查督促的作用。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 （1）做好检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障：一要加强催办人员的责任感，这就需要健全责任制，明确分工，责任到人，一人负责一项或几项催办工作，并设专人负责催办工作，及时了解催办情况，解决出现的问题；二是健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载催办事项的进展情况：三是建立反映汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式定期或不定期向领导反映催办事项的落实情况，遇到紧急情况立即汇报，不能耽误，对于一些重大问题不能自作主张，要听领导的指示。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 （2）检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办内容、催办日期、受催单位、办理情况、联系人、联系电话等, 并按顺序编号。 【案例与分析】 案例一《分组须细心》 某公司召开职代会，有数百人参加，听完报告后，代表进入小组讨论，可这时却出了个小麻烦。原来，老胡是公司财务部的职员，本应参与对公司财务报告的审议，但分组名单却把他摆在了技术部 讲授新知 门的一组，而他对专业技术不了解，根本发不上言。老胡非常不满意，批评了会议秘书的工作失误。秘书发现错误后，立即道歉并纠正了错误。 【分析】 会议的分组讨论，是发扬民主对议题充分酝酿的过程。分组应考虑与会者跟议题的关系，以便有话可说。老胡被分到不熟悉情况的一组，无法参与讨论，当然不满意。秘书在会议中及时补救值得肯定。 讲授新知 案例二《会议要保密》 某高科技公司对新研发的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 【分析】 市场经济条件下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作必须做好。 讲授新知 案例三《会后要落实》 有一副对联： “今天会， 明天会，天天开会； 你也讲，他也讲，大家都讲”横批： “无人落实”。这副对子批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。 【分析】 会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。 一、决策与决策的基本特征 1.决策的含义（概念） 决策是人类社会特有的现象，是个人或群体为满足需要，达到目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。 2.决策的基本特征（1--5） （1）创造性 （2）目的性 （3）边缘性 二、科学决策及其一般程序 (一)什么是科学决策 1.含义（概念）：科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。 2.科学决策的四个要素：（1--4） （1）决策者 （2）决策对象 （3）决策机制 （4）决策结果： 3.决策的科学性的高低，取决于决策机制的正确程度。科学决策的决策机制是主客观相结合的。 （1）经验决策（概念） （2）“风险决策”（概念） （二）科学决策的一般程序（七程序四阶段） 1.科学决策的一般程序：（1--7） （1）调查研究，发现问题；（2）价值分析，确定米表； （3）判断推理，拟订方案；（4）风险预测，比较论证； （5）可行性分析，局部试行； （6）效用分析，追踪调查；（7）制定计划，普遍实施。 2.科学决策七程序又可分为四阶段（1--4） （1）确定目标 （2）设计方案 （3）评价选优 （4）实施反馈 巩固练习 1.会议中的组织服务工作 2.会场的科学管理有哪些内容 3.会议场外的科学管理有哪些内容 4.会议后的善后落实工作有哪些内容 课堂总结 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不同。秘书人员起草印、制会议文件，应准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，熟悉有关法规政策，然后保质保量写出文件。文件起草后，要严格审核，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。会议的组织工作细致周密、要求很高。会议，包含大量的知识和技能。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。 思维导图 作业练习 作业内容：1.会议中的组织服务工作 2.会场的科学管理有哪些内容 3.会议场外的科学管理有哪些内容 4.会议后的善后落实工作有哪些内容 【预习】 第九章 会议工作 第四节 会议的文书工作 学无止境 只争朝夕！ $$