第二节 会议的前期准备（课件）-《秘书基础》高教版（第二版）同步精品课堂

同步精品课堂 高等教育出版社 秘书基础 同步精品课堂 第九章 会议工作 第二节 会议的前期准备 目录 01 02 03 04 复习 会议前期准备工作 的内容 会议前期准备工作 的基本方法 会前准备应注意 的问题 05 案例与分析 学习目标 了解会议前期准备工作的内容 了解会议的作用及加强会议控制的方法 1 2 掌握会议前期准备工作的基本方法 3 课前搜集会议工作相关案例趣味故事。会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素、工作内容、工作的基本方法。会议的种类各式各样，作用各不相同。会议的组织工作细致周密，要求很高。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识。 课前任务 课程导入 【复习】 一、会议概念 1．"会议"含义 2.会议分析 二、会议的要素 构成会议的要素有: 1.会议名称； 2.会议时间； 3.会议地点； 4.会议主持者； 5.会议参与者； 6.会议议题； 7.会议进行的方式方法； 8.会议的文件； 9.会议的结果； 10.会议的费用等。 三、会议的种类（按不同标准有不同分类） 课程导入 【复习】 四、会议的作用 1.交流信息，互通情报；2.发扬民主，集思广益；3.增进友谊，促进团结；4.科学决策，协调行动；5.带动消费，促进经济。 五、会议的控制 1.“会海”的危害有以下几点: （1）时间、精力的浪费；（2）经济的浪费；（3）信息的重复、浪费； （4）滋长不正之风。 2.加强会议控制、秘书人员应作好以下工作： （1）改变会议观念，提高工作效率； （2）会议应有领导、有计划、有制度。 讲授新知 办文、办会和办事是秘书工作的基本内容。办会，指的是办理会议事务的工作。概括地讲，它包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节的内容。“凡事预则立，不预则废”，对会议做出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。秘书在会议前期的准备中该做哪些工作?如何才能做好这些工作?本节将告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 1.安排会议议题；2.确定与会人员； 3.确定会议时间； 4.确定会议方式；5.确定会议场所； 6.确定会议议程； 7.制定套议日程；8.制发会议通知； 9.准备会议必需品； 10.布置好会场；11.准备会议文件资料；12，经费预算。 一、会议前期准备工作的内容 二、会议前期准备工作的基本方法 1.安排会议议题 【概念】 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 讲授新知 会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。 （1）会议议题的提出有两种情况:一是由领导提出;二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要地拟出“近期会议安排议题”的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。 （2）一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。 讲授新知 （1）合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等。与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、列席代表、听众等。对出席会议的人数要有较精确的统计，以便做好其他准备工作。 2.确定与会人员 （2）确定与会者的关键不在于谁有资格参加，而在于弄清谁必须参加，即弄清下列有关问题: ①与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系； ②与会者同会后的行动是否直接相关； 讲授新知 ③与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化； ④与会者是否有能力或者有权利形成一项决议； ⑤与会者是否多余或者可有可无； ⑥与会者是否能全身心投人会议；与会者是否会妨碍会议总体成效；是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。 （3）此外，必须有效地控制与会人数，一般人数越多，与会者的参与意识就越弱，会议的效果就越差，甚至还有负面效应。所以，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。 讲授新知 会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求紧凑科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本上都能到会。 选择开会时间，要领如下： （1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。 （2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精神开好会议。 3.确定会议时间 【概念】 讲授新知 （3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免会议打扰企业工作的正常运行。保证关键人物能有充分的时间作出安排，不至于因出席会议而影响工作。 （4）力求开短会，不要把会议时间拉得过长。人们能集中精力的时间是很短的，会议时间超过一定限度其效果递减。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分成两个时间段。 （5）此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排;有些需要深思熟虑的会议，可以拖后召开。 讲授新知 根据会议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议;或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。 4.确定会议方式 5.确定会议场所 （1）大小适中 英国前首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间”。小型会议可选会议室、办公室，中型以上会议可选择会堂、礼堂、体育馆等。必须考虑会场可容纳人数的多少。会场的空间必须够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。 讲授新知 （2）地点合适 宜定在与会人员较集中和交通较便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便。会期长的尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。还需考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。 （3）附属设施齐全 桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、停车、交通等均要考虑。 讲授新知 会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。 6.确定会议议程 【概念】 7.制定会议日程 【概念】 讲授新知 会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括:时间、内容、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。 8.制发会议通知 （1）发会议通知主要有书面(文件、信函、请東、报纸、墙报、海报等)、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等多种方式，根据会议范围、会期长短选用。 （2）会议通知都应按规定办理，没有规定时，应依照惯例和具体情况办理。如果应该被通知的人没有接到通知，他可以提出这 讲授新知 次会议没有按照法定程序办理，而否认会议的效力。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利。但是组织者不发通知或通知有错误，就是组织者的责任。 （3）有些单位发会议通知时，要求当事人签名，当事人不在，请别人代为通钮,也要求代通知人签名，事后通知人要追踪落实。 9.准备会议必需品 会议必需品有:纸、笔、本、签到册、座位名签、饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸婆；音响、录音、录像设备；通风、照明设备；电脑、投影、白板等演示设备；横帽、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传装饰用品；磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。 讲授新知 会议用品与设备调配工作需要十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，以便购置。秘书人员可开列物品清单，以免遗漏。 10.布置好会场 （1）摆好会场座位可以按不同规模、主题，选择不同的座位布局。 A.日常办公会、小型座谈会，宜采用圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T字形、U字形、回字形等摆法，这些形式可以使参会人坐得比较紧凑，消除拘束感，形成民主团结气氛。 讲授新知 B.中型会议，宜采用而字形、山字形、半圆形摆法，这些形式比较正规，有一个绝对中心，容易形成严肃庄重的会议气氛。 C.大型茶话会、团拜会、宴会，可采用星点式、众星拱月式，这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。 D.会见、会谈，主要形式有：马蹄形、圆形、长方形、方形，要注意宾主的位置，我国习惯客人坐在主人的右边，译员、记录员分别坐在主宾的后边或右边，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。 讲授新知 （2）排列好主席台座次 一般来说,职务最高的居中，然后先左后右，按职务向两边顺序排开，主持人也应按职务排列，不必排在第一排最边上。座位上可放置名签，由于主席台座次排列属于敏感问题，重大会议秘书人员应请示领导。 （3）根据会议需要做适当装饰，不同会议的要求不同 党代会朴素大方，人代会庄严隆重，庆祝会喜庆热烈，纪念会隆重典雅，座谈会和谐融治，追悼会庄严肃穆，工作会简单实用，展览会新颖别致。 （4）检查调试照明、音响设备、演示媒体等。 讲授新知 （1）会议的程序性文件，如会议议程表、日程表。 （2）会议中心文件，如开（毕）幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿。 （3）会议指导性文件，如法律、法规、政策等。 （4）参考性文件，如技术资料、统计资料等。 （5）会议管理性文件，如会议通知、会场示意图、会议规则(须知)、作息表。 11.准备会议文件资料 会议文件包括： 讲授新知 三、会前准备应注意的问题 1.安排周密、不丢不漏。 2.反复检查，杜绝隐患。 3.集中力量，确保时限。 四、【案例与分析】 1.安排会议议题 案例《跑题会》 【分析】 跑题，是会议中常见的现象。既浪费时间，又达不到开会目的。对负责会议记录的秘书人员来说，更是一件痛苦的事情，因为“巧妇难为无米之炊”。 讲授新知 如何解决这个问题? 首先，秘书人员要分清轻重缓急，协助领导安排好会议的议题。其次，要及时把会议议题通知给与会人员，并收集和提供与议题有关的材料，使与会者做到心中有数，预先准备。再次，会议应严格按照议题进行，如果出现跑题现象，要提醒主持人，说明会议的重要性，建议组织认真发言，以便整理会议精神，促使会议完成会议议题的议程。 2.确定与会人员 案例《漏了技术干部》 【分析】 讲授新知 确定与会人员是会务工作中的一项重要内容。秘书人员应根据会议的性质、议题、任务以及领导的原则指示和要求，经过反复考虑查核后，提出与会人员的范围、资格、条件和人数，供有关领导审查后确定。如果秘书人员造成提名错漏，很可能给领导造成工作被动，甚至带来不良影响。同样的事例也有，据报载，有股民状告上市公司其侵犯股东权益，就是因为公司召开董事会不通知中小股民。 3.确定会议时间 案例《延时半小时》 【分析】 讲授新知 本来开表彰会不用很长时间，定在早晨八点也没什么错误。然而，还有意想不到事情发生。如果秘书小李工作作风踏实一些，能再实地察看一下，就可以及时发现问题，发通知时及时调整会议时间，从而避免延时现象。 4.确定会议场所 案例《会场太小了》 【分析】 混乱局面出现的原因，是会场选择不当造成的。会议场所选择时，秘书人员要充分估计到会人数，根据会议性质考虑会场大小，适当留有余地。在保证会议效果的前提下，也要考虑节省经费。 讲授新知 5.确定会议方式 案例《扫雪》 【分析】 会议用什么方式召开，要视议题和与会者的具体情况。 （1）动员扫雪工作涉及面广，分配责任区等事宜要交待清楚，因此采用集中开会的方式。 （2）下雪后，道路交通不畅，各部门要及时行动，因此不易集中开会，采用电话会议方式十分恰当。 6.确定会议议程 案例《博整首届年会主题全体大会议程》 【分析】 讲授新知 7.制定会议日程 案例《有条不素》 【分析】 与会人员在会前就拿到会议日程表，对会议安排能有全面了解，也能提前安排好工作。会议召开时，效率高，负担也减轻了不少。 8.制发会议通知 案例《多变的通知》 【分析】 秘书部门是一个单位的综合部门，协调工作是其重要任务之一，领导人之间的协调工作更不能忽视。在制发通知前，秘书应就有关问题征求领导意见，综合各方面的意见后，方可制发通知。否则，容易给工作带来麻烦，甚至出乱子。 讲授新知 9.准备会议必霭品 案例《差点难堪》 【分析】 会议准备应细心周密，以免忙中出错。要求秘书人员有高度责任心，也要有一定应变能力。小吴的机灵虽然避免了难堪，但此类事情最好不要发生。如果工作再细致些，就不会出现被动情况。 10.布置好会场 案例一《重庆细细推敲AAPP迎宾方案》 【分析】 不放过每一个细微之处，从会场主席台上的灯具安装到后台休息厅墙壁上该挂什么样的画。会场布置是学问，方方面面都有讲究，应做好方案中的各项准备工作。 讲授新知 10.布置好会场 案例二《人民大会堂》 【分析】 不同的会场布置，能营造出不同的气氛，良好的氛围，能促使会议目的的实现。相反，如果布置不当，气氛不协调，会造成与会者的不快，影响会议效果。 11.准备会议文件资料 案例《文件发错了》 【分析】 随着我国改革的不断深人，经常出现一此新情况，因而秘书工作也要跟上变化，随时掌握信息，不能总按惯例行事。秘书在发放会议文件时要注意分清对象，仔细审核，既不能多发，也不能遗漏。 讲授新知 【自读材料】 案例一《历史上有关会议的文献资料》 材料二《空中实施飞行管制地毯下安装探测器奥斯卡 严防“9•11”悲剧》 一、决策与决策的基本特征 1.决策的含义（概念） 决策是人类社会特有的现象，是个人或群体为满足需要，达到目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。 2.决策的基本特征（1--5） （1）创造性 （2）目的性 （3）边缘性 二、科学决策及其一般程序 (一)什么是科学决策 1.含义（概念）：科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。 2.科学决策的四个要素：（1--4） （1）决策者 （2）决策对象 （3）决策机制 （4）决策结果： 3.决策的科学性的高低，取决于决策机制的正确程度。科学决策的决策机制是主客观相结合的。 （1）经验决策（概念） （2）“风险决策”（概念） （二）科学决策的一般程序（七程序四阶段） 1.科学决策的一般程序：（1--7） （1）调查研究，发现问题；（2）价值分析，确定米表； （3）判断推理，拟订方案；（4）风险预测，比较论证； （5）可行性分析，局部试行； （6）效用分析，追踪调查；（7）制定计划，普遍实施。 2.科学决策七程序又可分为四阶段（1--4） （1）确定目标 （2）设计方案 （3）评价选优 （4）实施反馈 巩固练习 1.会议前期准备工作的内容 2.会议前期准备工作的基本方法 3.会议议程（概念） 4.会议日程（概念） 5.会前准备应注意的问题 课堂总结 会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不同。秘书人员起草印、制会议文件，应准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，熟悉有关法规政策，然后保质保量写出文件。文件起草后，要严格审核，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。会议的组织工作细致周密、要求很高。会议，包含大量的知识和技能。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。 思维导图 作业练习 作业内容：1.会议前期准备工作的内容 2.会议前期准备工作的基本方法 3.会议议程（概念） 4.会议日程（概念） 5.会前准备应注意的问题 【预习】 第九章 会议工作 第三节 会议中和会议结束阶段的工作 学无止境 只争朝夕！ $$