《秘书基础》会议工作（2）（举一反三考点练） -课后自测（原卷版+答案版）（卷2）

举一反三考点练 《秘书基础》 会议工作（2）-课后自测 知识点一 会前工作 1.（材料题）某医院决定召开一次提升本院医生职业道德的研讨会，院办秘书小陆贴出了一个通知在门口，内容是“医院定于今天8点召开提升本院医生职业道德研讨会，请有关人员出席会议”。回到办公室后，电话接二连三，都是询问医院召开的会议的具体问题的。 请问为什么会出现这种情况，会议通知该怎么写才清楚？ 【答案】会议通知的内容主要有：①开会的原因、目的、意义；②会议的召集者；③会议的内容；④开会的时间；⑤开会的地点；⑥出席会议的对象；⑦其他须知事项。其中，小陆写的这份会议通知未能写清以下内容：①缺少具体的会议日期，应在通知的正文中注明是×月×日；②具体的会议时间有点含糊，“今天8 点”不够明确，应注明上午还是晚上；③缺少具体的会议地点，应在通知的正文中写清楚；④与会人员不够具体，“有关人员”不好理解，应在通知的正文中写清参会的具体人员或参会人员的范围；⑤缺少会议的召集者，应在会议通知中注明会议召集者。 2.（材料题）蓝光科技公司于2015年8月4日在公司会议室召开了由公司各部门经理 参加的关于公司投标本市新建“时代影剧院”内部设备安装工程项目一事的讨论 会，无人缺席，主持人为公司副总经理王平，会中各部门经理均就自己部门的工 作进行了发言，并决定参与投标，由公司总经理办公室牵头于10日内完成投标方案。 您是单位秘书小李，请您于会前制发一份会议通知。 【答案】 蓝光科技公司工程项目讨论会会议通知 公司各部门经理： 公司将于8月4日上午9点在公司会议室召开由各部门经理参加的关于投 标本市新建“时代影剧院”内部设备安装工程项目一事的讨论会，请务必按时参会并准备发言。 特此通知 公司总经理办公室(用印) 2015年8月1日 3.（简答题）简述选择会议场所的要求。 【答案】选择会议场所的要求包括大小适中、地点合适、附属设施齐全。大小适中是指要根据参会人数确定场所规模，避免过大或过小；地点合适要求交通便利，方便与会人员到达，且周边环境安静无干扰；附属设施齐全则是指场所应具备良好的音响、照明、通风设备，有足够的停车位，以及餐饮、住宿等配套设施，以满足会议的各种需求。 4.（材料题）某公司要举办一场大型的行业研讨会，邀请了众多业内专家和企业代表。在确定会议方式时，筹备团队考虑到部分专家可能因时间冲突无法到现场参会，同时为了扩大会议的影响力，希望能让更多人参与。 问题：针对这种情况，你认为该公司应选择怎样的会议方式？并说明理由。 【答案】该公司可以选择线上线下相结合的会议方式。理由如下：对于能够到现场参会的业内专家和企业代表，采用线下会议的形式，方便他们进行面对面的交流和互动，营造良好的会议氛围，促进深度的沟通和合作；对于因时间冲突无法到现场的专家，通过线上直播或视频会议的方式让他们参与进来，这样可以确保重要的专家能够分享他们的观点和经验，不影响会议的质量和专业性；同时，线上平台还可以向更多的业内人士开放，扩大会议的影响力和覆盖面，让无法到现场的人员也能实时参与会议，获取会议信息，进行互动交流，达到更好的会议效果。 5.（综合题）假设你要筹备一场中型企业年度总结会议，参会人员约 100 人，时长为一天，请你简要设计会议日程，并说明设计思路。 【答案】 上午 9:00 - 9:30：开场致辞，由公司总经理对年度工作进行总体回顾和展望。 9:30 - 11:00：各部门负责人依次进行年度工作汇报，每人 15 分钟左右。 11:00 - 11:15：中场休息。 11:15 - 12:30：小组讨论，针对公司发展中的问题和下一年度计划进行讨论，每组选派代表发言。 下午 13:30 - 15:00：优秀员工代表分享经验，每人 20 分钟左右。 15:00 - 15:15：休息。 15:15 - 16:30：公司领导对下一年度工作进行具体部署和安排。 16:30 - 17:00：总结发言，对会议进行总结，宣布会议结束。 知识点二 会中工作 1.（材料题）天地公司项目会议记录 时间：2015年4月26日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 缺席人：无 主持人：李通聚(集团公司副总裁) 记录：钟苗(总经理室秘书) 一、主持人讲话：今天主要讨论一下(略) 二、发言： 第一分公司齐总：(略) 第二分公司卢总：(略) 市场部王总：(略) 三、决议(一)～(四)(略) 四、散会(上午12时) 主持人：李通聚(签名) 记录人：钟苗(签名) 以上是天地公司一次项目会议的记录，请回答下列问题： （1）指出会议记录的结构组成。 【答案】会议记录的组成：①会议描述，包括会议名称、开会时间、地点；②与会者姓名；③缺席人姓名和缺席说明；④会议的内容；⑤散会时间；⑥签字。 （2）秘书做好会议记录应该做哪些准备工作？ 【答案】秘书做好会议记录应该做好下列准备工作：①准备好会议记录的工具；② 熟悉有关人员基本情况；③在会前了解此次会议的议题、议程和日程。 2.（简答题）简述会议记录的内容包括哪些方面？ 【答案】会议记录内容包括：会议描述（会议名称，主办方，开会日期、时间、地点）；与会者姓名，主持人写在最前面，办事员写在最后，小型会议可要求与会者在记录上签到；缺席人姓名和缺席说明；会议内容（对会议议题、议程的记录，发言情况的记录，决议事项的记录）；散会时间，最后写上 “散会” 并注明时间；签字，记录完成后，在右下方写上 “记录人” 并签名，然后交主持人审核并签字。 3.（综合题）一场重要会议正在进行中，出现了以下情况：①有个紧急电话找一位重要参会人员，但内容不是特别紧急；②有来访者称有急事要找某位参会者。作为会议工作人员，你该如何处理？ 【答案】对于紧急电话情况，先记录下电话内容，待会议中间休息或散会后交该重要参会人员。对于来访者，问明情况，做好登记，请来人稍等，然后用递纸条征询的办法告诉当事人来处理，在整个过程中注意会议内容的保密，不泄露任何需要保密的信息，说话要有分寸，谨慎行事。 4.（材料题）在一次大型会议中，会议工作人员在会议记录时出现了一些问题，比如记录速度跟不上发言速度，导致部分内容遗漏，记录字迹潦草难以辨认，而且在记录完后忘记让主持人签字。 问题：请指出上述会议记录存在的问题，并提出改进措施。 【答案】 存在问题：记录速度跟不上发言速度导致内容遗漏；记录字迹潦草难以辨认；记录完成后忘记让主持人签字。 改进措施：会前要充分准备，可多准备几支笔，同时可以考虑使用录音设备辅助记录，以便会后补充遗漏内容；平时加强记录速度和书写工整性的训练；制定记录完成后的核对和签字流程表，按照流程操作，避免忘记让主持人签字。 知识点三 会后工作及组织机构常用会型 1.（名词解释题）会议经费结算。 【答案】会议经费结算指的是在会议结束后，按照一定的程序对会议期间产生的各项费用进行清理、核算和支付的工作过程，包括通知与会人员结算、清点和核实发票、填写报销单、请领导签字、到财务部门报销以及与相关部门及人员结清费用等步骤。 2.（简答题）简述会议结束后收集会议文件的重要性。 【答案】①保证会议文件的完整性，便于后续查阅和参考；②防止文件丢失造成信息泄露或工作不便；③为整理、编写会议文件以及立卷归档提供基础资料；④有助于对会议内容和成果进行总结和分析，为今后类似会议提供经验参考。 3.（综合题）某单位召开了一次大型会议，会后需要进行经费结算和检查催办工作，请详细说明你会如何开展这两项工作。 【答案】 经费结算：首先，通知与会人员结算时间和地点；接着，仔细清点费用支出发票，确保无遗漏；然后，认真核实发票的真伪、信息完整性、费用项目和金额等；再填写报销单，将发票整齐贴于背面；请领导签字审批；携带相关资料到财务部门报销；最后，与相关部门及人员结清费用，如场地租赁方、餐饮供应商等。 检查催办：先加强催办人员的责任感，明确各自的催办任务和要求；健全登记制度，对需要催办的事项进行详细登记，包括事项内容、责任部门、责任人、预计完成时间等；建立反映汇报制度，要求催办人员定期汇报催办进展。采用发催办通知单的方式，向责任部门和人员明确催办事项和要求；对于一些紧急或重要的事项，打电话催办，及时了解情况；必要时直接派人到相关部门或现场进行检查催办，确保会议决议和任务得到有效落实。 4.（材料题）某学校举办了一次教学研讨会，会议结束后，会务组在收集会议文件时发现，部分重要的研讨资料缺失，同时在经费结算时，发现有一些发票的费用项目与实际会议安排不符。 （1）针对会议文件缺失的情况，会务组应该采取哪些措施？ 【答案】立即与可能持有缺失文件的人员或部门联系，如相关发言人、讨论小组负责人等，询问是否有未提交的资料；在会议场地、与会人员休息区域等可能存放文件的地方再次进行查找；查看是否有电子版本的文件可以补充；如果确实无法找回缺失文件，可根据会议记录和相关人员的回忆，对重要内容进行整理和补充，尽量减少损失。 （2）对于发票费用项目不符的问题，应该如何处理？ 【答案】首先与相关的经办人员沟通，了解发票费用项目不符的具体原因，是否存在误解或其他特殊情况；如果是发票开具错误，要求开票方重新开具正确的发票；如果是实际费用支出与原计划不符，需要核实是否有相关的审批手续，如有则补充说明后进行相应调整，如没有则根据实际情况判断是否合理，不合理的费用不予报销；对整个费用支出情况进行重新梳理和核对，确保没有其他类似问题。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ 举一反三考点练 《秘书基础》 会议工作（2）-课后自测 知识点一 会前工作 1.（材料题）某医院决定召开一次提升本院医生职业道德的研讨会，院办秘书小陆贴出了一个通知在门口，内容是“医院定于今天8点召开提升本院医生职业道德研讨会，请有关人员出席会议”。回到办公室后，电话接二连三，都是询问医院召开的会议的具体问题的。 请问为什么会出现这种情况，会议通知该怎么写才清楚？ 2.（材料题）蓝光科技公司于2015年8月4日在公司会议室召开了由公司各部门经理 参加的关于公司投标本市新建“时代影剧院”内部设备安装工程项目一事的讨论 会，无人缺席，主持人为公司副总经理王平，会中各部门经理均就自己部门的工 作进行了发言，并决定参与投标，由公司总经理办公室牵头于10日内完成投标方案。 您是单位秘书小李，请您于会前制发一份会议通知。 3.（简答题）简述选择会议场所的要求。 4.（材料题）某公司要举办一场大型的行业研讨会，邀请了众多业内专家和企业代表。在确定会议方式时，筹备团队考虑到部分专家可能因时间冲突无法到现场参会，同时为了扩大会议的影响力，希望能让更多人参与。 问题：针对这种情况，你认为该公司应选择怎样的会议方式？并说明理由。 5.（综合题）假设你要筹备一场中型企业年度总结会议，参会人员约 100 人，时长为一天，请你简要设计会议日程，并说明设计思路。 知识点二 会中工作 1.（材料题）天地公司项目会议记录 时间：2015年4月26日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 缺席人：无 主持人：李通聚(集团公司副总裁) 记录：钟苗(总经理室秘书) 一、主持人讲话：今天主要讨论一下(略) 二、发言： 第一分公司齐总：(略) 第二分公司卢总：(略) 市场部王总：(略) 三、决议(一)～(四)(略) 四、散会(上午12时) 主持人：李通聚(签名) 记录人：钟苗(签名) 以上是天地公司一次项目会议的记录，请回答下列问题： （1）指出会议记录的结构组成。 （2）秘书做好会议记录应该做哪些准备工作？ 2.（简答题）简述会议记录的内容包括哪些方面？ 3.（综合题）一场重要会议正在进行中，出现了以下情况：①有个紧急电话找一位重要参会人员，但内容不是特别紧急；②有来访者称有急事要找某位参会者。作为会议工作人员，你该如何处理？ 4.（材料题）在一次大型会议中，会议工作人员在会议记录时出现了一些问题，比如记录速度跟不上发言速度，导致部分内容遗漏，记录字迹潦草难以辨认，而且在记录完后忘记让主持人签字。 问题：请指出上述会议记录存在的问题，并提出改进措施。 知识点三 会后工作及组织机构常用会型 1.（名词解释题）会议经费结算。 2.（简答题）简述会议结束后收集会议文件的重要性。 3.（综合题）某单位召开了一次大型会议，会后需要进行经费结算和检查催办工作，请详细说明你会如何开展这两项工作。 4.（材料题）某学校举办了一次教学研讨会，会议结束后，会务组在收集会议文件时发现，部分重要的研讨资料缺失，同时在经费结算时，发现有一些发票的费用项目与实际会议安排不符。 （1）针对会议文件缺失的情况，会务组应该采取哪些措施？ （2）对于发票费用项目不符的问题，应该如何处理？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$