《秘书基础》沟通协调（1）（举一反三考点练） -课后自测（原卷版+答案版）（卷2）

举一反三考点练 《秘书基础》 沟通协调（1）-课后自测 知识点一 沟通协调的意义与协调状态 1.（简答题）组织运转的协调状态的具体含义是什么？ 【答案】整体运行正常，各子系统有序组织，彼此配合，目标一致，效率和效益均保 持应有水平，信息沟通及与外界环境进行的物质能量的交换都处于充满生机 的和谐状态。以上具体因素有一项达不到要求，则会使系统组织出现失调状 态或失调倾向。 2.（简答题）小李是新来的领导秘书，在工作了一段时间之后。他与秘书老张交谈时，提出了自己工作以来的困惑，“秘书看似挺体面，但是没有实际权力，领导布置的任务有时候很难完成，尤其是牵扯到几个部门的时候。”老张告诉他，这就需要进行各个部门之间的沟通协调了。 根据以上材料回答下列问题：简述协调与管理的区别有哪些。 【答案】管理不仅是对人或组织的控制，而且还包括对物的控制，而协调的对象则仅仅是人或组织之间的行为和关系。管理的范围是系统本身，而协调还涉及系统与外部关系；管理活动侧重于程序控制，而协调在方式上较为灵活，控制的程度也不如管理那么强。 3.（简答题）简述沟通与协调的关系。 【答案】沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的之一，但沟通的目的不只是协调，还包括思想、认识、感情的沟通等。沟通可以为协调创造条件，通过沟通才能了解各方情况，发现需要协调的问题，进而采取措施实现协调。而协调是沟通期望达成的一种结果，当沟通有效时，有助于实现组织或个人之间的协调状态，使各方行动更加同步、和谐。 4.（材料题）某公司近期准备推出一款新产品，各部门在产品研发、生产、营销等环节出现了一些问题。研发部门认为生产部门对产品设计的理解不到位，导致生产出的样品与设计稿有偏差；营销部门觉得研发部门提供的产品资料不够详细，影响了市场推广计划的制定。 请运用协调的相关知识，分析该公司存在的问题，并提出可能的协调措施。 【答案】 问题分析：该公司各部门之间出现了沟通不畅和配合不协调的问题，这属于组织运转中的失调状态。各部门只从自身角度出发，没有形成整体的协同效应，导致产品研发、生产和营销环节出现脱节，影响了新产品推出的整体进程，没有达到协调状态中各子系统有序组织、彼此配合、目标一致的要求。 协调措施：首先，加强沟通。组织跨部门会议，让研发、生产、营销等部门的人员能够面对面交流，详细说明各自的工作内容、需求和遇到的问题，使各方了解整体情况，这是协调的基础。其次，明确各部门职责和目标，以推出新产品这个共同目标为导向，重新梳理各部门在各个环节的具体任务和责任，避免职责不清导致的矛盾。最后，建立协调机制，指定专门的人员或团队负责各部门之间的协调工作，定期检查各部门工作进展和配合情况，及时发现并解决出现的问题，确保各部门工作同步化与和谐化。 5.（综合题）假设你是一位企业的管理者，在推动一项重要项目时，发现团队成员之间存在对工作任务理解不一致、工作进度参差不齐的情况，部分成员还出现了矛盾和冲突。请结合协调与管理的异同，谈谈你会如何解决这些问题。 【答案】 从管理角度：明确任务分配和工作流程，制定详细的项目计划和时间表，对工作任务进行细化和分解，落实到具体的个人，这体现了管理侧重于程序控制的特点。加强对工作进度的监控，定期检查每个成员的工作进展，及时发现偏差并进行调整，对物（项目所需的资源等）和人进行全面的控制，确保项目整体在系统内按计划推进。 从协调角度：组织团队沟通会议，让成员们充分表达自己对任务的理解和想法，找出理解不一致的地方并进行统一解释，这是协调人之间行为和关系的体现。关注成员之间的矛盾和冲突，通过私下沟通、团队建设活动等方式，化解成员之间的矛盾，营造和谐的工作氛围，使团队成员的活动趋于同步化与和谐化。协调还涉及系统与外部关系，可根据需要与外部相关方进行沟通协调，获取更多资源或支持，以利于项目的推进。 知识点二 失调状态 1.（简答题）如何对失调状态进行科学分析？ 【答案】 在确认组织存在着失调状态和失调倾向后，秘书人员应该进行科学分析， 即分析失调各相关方面的差异、矛盾，以及各相关方面的共同之处。前者是问 题所在，后者是协调的基础。在实际工作中，差异性越大，失调越严重，协调的 难度就越大；反之，共同之处越多，协调也越容易成功。 寻求异同主要有以下几种方法：①差异性分析；②共同性分析；③因果分析。 最后，需要指出的是，寻求异同还必须要在各相关方面具有可比性的前提下进行，没有可比性，寻求异同就毫无意义。寻求异同还必须具有客观性，必须符合客观实际情况。如果以虚假的、不真实的、歪曲了的状况进行比较，就很难对比出真正的异同之处。 2.（综合题）改革是长期的任务，是一场革命，矛盾冲突也不断发生，机关单位工作进程中出现失调状态也是在所难免的，请举例介绍改革中可能会出现的失调状态的类型。 【答案】改革进程中出现的失调状态的类型：（1）新旧体制矛盾造成的失调状态；（2）权益矛盾造成的不协调状态；（3）主观认识矛盾造成的失调状态；（4）历史与现实矛盾造成的失调状态。 3.（简答题）请解释 “失调状态” 的含义。 【答案】组织运转的协调状态具体因素有一项达不到要求，则会使系统组织出现失调状态或失调倾向。它表现形式多样，有的浮于表面易发现，有的沉于深层难察觉，有的表面协调深层失调，有的表面复杂但原因简单，有的是偶尔出现能自行恢复的个别现象，有的虽是个别现象但不处理会造成严重后果。 4.（论述题）请详细阐述失调状态的不同表现形式，并举例说明。 【答案】调状态的不同表现形式有： 有的失调状态浮于表面，很容易被发现。例如：公司会议上，两个部门负责人直接就一项工作任务的分配当场发生激烈争吵，这就是明显的表面失调。 有的失调状态沉于深层，不容易被察觉。比如：企业内部员工对新的绩效考核制度存在不满，但没有直接表达，而是通过消极怠工等隐性方式表现，从表面上看员工都在正常工作，但实际上深层存在着对制度的抵触导致的失调。 有的表面上仍然保持着协调状态，而深层已出现严重的失调。如：企业在对外宣传和业务展示上看起来一切正常，但内部核心技术团队已经有多人准备离职，只是还未公开，这就是表面协调深层失调。 有的表面失调状态纷繁复杂，内里失调原因却比较简单。例如：公司出现多个部门之间互相推诿责任，工作进度停滞，表面上看涉及多个部门多种问题，但实际原因可能只是上级领导对一项工作的职责划分不明确。 有些失调现象，只是偶尔发生的个别现象，很快能自行恢复。比如：某个项目小组在一次头脑风暴中，成员因观点不同发生激烈争论，但很快大家达成共识，项目继续推进，这种偶尔的小冲突属于可自行恢复的失调现象。 有些失调虽是个别的失调现象，若不采取措施，会造成极其严重的后果。如：某关键岗位的员工因与上级的一次冲突而产生离职想法，如果不及时沟通解决，该员工离职可能会导致整个项目停滞，给企业带来重大损失。 5.（论述题）论述我国改革中出现的失调状态类型，并结合实际例子说明如何应对其中一种失调状态。 【答案】我国改革中出现的失调状态类型有： 新旧体制矛盾造成的失调状态：例如在金融改革中，旧的金融监管体制在面对新兴的互联网金融等业务时，监管规则和方式存在不适应的情况，导致一些互联网金融业务存在监管空白或过度监管，影响了金融市场的健康发展。 权益矛盾造成的不协调状态：在企业改制过程中，员工的权益如股权分配、福利待遇等问题处理不当，可能导致员工与企业管理层之间的矛盾，影响企业的稳定和发展。 主观认识矛盾造成的失调状态：在教育改革中，部分教师和家长对素质教育的理念和方法理解不到位，仍然过度注重应试教育，与教育改革的目标产生冲突，影响了素质教育的推进。 历史与现实矛盾造成的失调状态：在一些城市的旧城改造中，既要保护历史文化遗迹，又要满足城市现代化发展的需求，两者之间的矛盾处理不好，可能导致改造工作受阻，文化遗产得不到有效保护。 以主观认识矛盾造成的失调状态为例，应对措施如下：加强宣传和培训，通过举办讲座、研讨会、专业培训等方式，让教师和家长深入了解素质教育的理念、目标和方法，提高他们对教育改革的认识；建立沟通机制，教育部门、学校与家长之间要加强沟通，及时解答疑问，听取意见，共同探讨如何更好地推进素质教育；树立典型示范，通过推广一些成功实施素质教育的学校案例，让教师和家长看到素质教育的成果，增强他们对改革的信心和认同感。 知识点三 秘书沟通协调的内容与范围 1.（材料题）市糖果公司下属兴荣食品厂，这几天围绕着职工付金厚与秘书小肖谁的建议最合理而争论不休。付金厚四处说，肖秘书侵害了他的利益，非要搞个水落石出不可，大有不获全胜决不收兵的架势。小肖却泰然处之，一副什么也没发生的样子。 原来，在沿海厂商糖果糕点和进口糖果的合围下，国有食品厂家家亏损。兴荣厂领导为扭亏为盈，发动全厂职工献计献策，并设下重奖。20多天前，付金厚去医院探望一位患糖尿病的老领导，了解到医院许多人想买点椒盐饼干之类的无糖或低糖食品吃，可市场上无货。付金厚连跑了好几家医院，情况都一样。他回来后马上向领导汇报。与此同时，厂长也收到一份厂办秘书小肖的市场调查报告，内容和观点与付金厚的相同。厂部根据两人的建议，生产了一批不含糖又极易消化的椒盐饼干、糕点，投放市场后大受欢迎。 食品厂扭亏为盈，这合理化建议的奖金该发给谁?付金厚是寸土不让，小肖该怎么办?有以下选择： A.白纸黑字，与付争个明白 B.与付平分奖金 C.让厂长作出决定，自己服从 D.有理也让人，奖金全给付金厚 请替小肖做出合理的选择，并说明理由。 【答案】（1）秘书必须建立良好的人际环境，但常常也会 受到上级的批评，受部门的指责，受群众的非议。秘书要学会得理也让人，这样对领导工作、 对企业发展、对个人进步都是有利的。 （2）小肖如果对老付还以颜色，自有调查报告作依据，但对刚复苏的企业必有影响。嘉奖老付，带动一大批一线工人，对企业大局有利。小肖应选D, 平息群众争论，推进企业发展。 2.（材料题）某市政府部门正在推进一项城市环境整治项目。在项目实施过程中，各部门之间出现了一系列问题。环保部门指责城管部门对街头摊贩的管理不到位，导致垃圾随意丢弃，影响环境整治效果；住建部门抱怨交通部门道路规划不合理，影响了施工进度；同时，市民对整治过程中的噪音和交通拥堵问题反映强烈，纷纷向相关部门投诉。作为市政府秘书，你被要求介入协调解决这些问题。 （1）分析材料中涉及的秘书协调工作内容和范围分别有哪些？ 【答案】 ①协调工作内容： 决策协调：城市环境整治项目是一项决策，在实施过程中各部门出现的问题影响了决策的执行，秘书需要进行协调式辅佐，确保项目顺利推进。 业务协调：各部门在人力、物力、工作安排等方面存在冲突，如住建部门与交通部门在道路规划和施工进度上的矛盾，需要秘书依据项目决策，对这些业务资源和工作安排进行统一调配和平衡。 临时性工作协调：市民对噪音和交通拥堵的投诉属于临时性问题，秘书需要协调相关部门及时处理，缓解市民的不满 。 ②协调工作范围： 左右关系协调：环保部门与城管部门、住建部门与交通部门之间的矛盾，属于政府部门内部平级之间的关系问题，需要秘书进行左右关系协调。 对外关系协调：市民的投诉反映出政府部门与市民之间的关系问题，秘书需要协调好政府与市民这一对外关系，解决市民的诉求，维护政府形象 。 （2）针对材料中的问题，作为市政府秘书，你应提出哪些协调措施？ 【答案】 ①组织召开多部门协调会议，邀请环保、城管、住建、交通等相关部门参加。在会议上，让各部门充分阐述自己的观点和问题，秘书引导各部门客观分析矛盾产生的原因，共同商讨解决方案。例如，对于环保部门和城管部门的问题，明确城管部门对摊贩管理的具体责任和标准，环保部门加强对垃圾处理的监督和指导，双方建立联合巡查机制，及时解决垃圾乱扔问题。 ②针对住建部门和交通部门的矛盾，协调双方共同对道路规划和施工进度进行重新评估和调整。交通部门根据施工需求，合理规划临时交通路线，住建部门优化施工方案，尽量减少对交通的影响，同时制定详细的施工时间表，并向市民公布，以便市民提前做好出行安排 。 ③对于市民的投诉问题，设立专门的投诉热线和反馈渠道，及时收集市民的意见和建议。安排专人负责跟进处理投诉，将处理结果及时反馈给市民。同时，通过媒体、政府官网等渠道，向市民宣传城市环境整治项目的意义和进展情况，争取市民的理解和支持 。 ④建立长效的沟通协调机制，定期召开部门间的协调会议，及时解决项目实施过程中出现的新问题。加强对各部门工作的监督和考核，确保各项协调措施得到有效执行 。 3.（简答题）简述秘书进行对外关系协调的要点。 【答案】秘书进行对外关系协调时，首先要明确单位的立场和目标，在沟通中准确传达单位的意图；其次要注重维护良好的形象，保持礼貌、专业的态度；再者，要善于倾听对方的需求和意见，寻求合作共赢的机会；还要建立有效的沟通渠道，确保信息及时、准确地传递；最后，要灵活应对各种情况，具备解决突发问题的能力。 4.（名词解释题）左右关系协调。 【答案】左右关系协调是秘书沟通协调范围中的一项，主要是指对本单位内部平级各部门之间关系的协调，以促进各部门间的合作与配合，实现工作的顺利开展。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ 举一反三考点练 《秘书基础》 沟通协调（1）-课后自测 知识点一 沟通协调的意义与协调状态 1.（简答题）组织运转的协调状态的具体含义是什么？ 2.（简答题）小李是新来的领导秘书，在工作了一段时间之后。他与秘书老张交谈时，提出了自己工作以来的困惑，“秘书看似挺体面，但是没有实际权力，领导布置的任务有时候很难完成，尤其是牵扯到几个部门的时候。”老张告诉他，这就需要进行各个部门之间的沟通协调了。 根据以上材料回答下列问题：简述协调与管理的区别有哪些。 3.（简答题）简述沟通与协调的关系。 4.（材料题）某公司近期准备推出一款新产品，各部门在产品研发、生产、营销等环节出现了一些问题。研发部门认为生产部门对产品设计的理解不到位，导致生产出的样品与设计稿有偏差；营销部门觉得研发部门提供的产品资料不够详细，影响了市场推广计划的制定。 请运用协调的相关知识，分析该公司存在的问题，并提出可能的协调措施。 5.（综合题）假设你是一位企业的管理者，在推动一项重要项目时，发现团队成员之间存在对工作任务理解不一致、工作进度参差不齐的情况，部分成员还出现了矛盾和冲突。请结合协调与管理的异同，谈谈你会如何解决这些问题。 知识点二 失调状态 1.（简答题）如何对失调状态进行科学分析？ 2.（综合题）改革是长期的任务，是一场革命，矛盾冲突也不断发生，机关单位工作进程中出现失调状态也是在所难免的，请举例介绍改革中可能会出现的失调状态的类型。 3.（简答题）请解释 “失调状态” 的含义。 4.（论述题）请详细阐述失调状态的不同表现形式，并举例说明。 5.（论述题）论述我国改革中出现的失调状态类型，并结合实际例子说明如何应对其中一种失调状态。 知识点三 秘书沟通协调的内容与范围 1.（材料题）市糖果公司下属兴荣食品厂，这几天围绕着职工付金厚与秘书小肖谁的建议最合理而争论不休。付金厚四处说，肖秘书侵害了他的利益，非要搞个水落石出不可，大有不获全胜决不收兵的架势。小肖却泰然处之，一副什么也没发生的样子。 原来，在沿海厂商糖果糕点和进口糖果的合围下，国有食品厂家家亏损。兴荣厂领导为扭亏为盈，发动全厂职工献计献策，并设下重奖。20多天前，付金厚去医院探望一位患糖尿病的老领导，了解到医院许多人想买点椒盐饼干之类的无糖或低糖食品吃，可市场上无货。付金厚连跑了好几家医院，情况都一样。他回来后马上向领导汇报。与此同时，厂长也收到一份厂办秘书小肖的市场调查报告，内容和观点与付金厚的相同。厂部根据两人的建议，生产了一批不含糖又极易消化的椒盐饼干、糕点，投放市场后大受欢迎。 食品厂扭亏为盈，这合理化建议的奖金该发给谁?付金厚是寸土不让，小肖该怎么办?有以下选择： A.白纸黑字，与付争个明白 B.与付平分奖金 C.让厂长作出决定，自己服从 D.有理也让人，奖金全给付金厚 请替小肖做出合理的选择，并说明理由。 2.（材料题）某市政府部门正在推进一项城市环境整治项目。在项目实施过程中，各部门之间出现了一系列问题。环保部门指责城管部门对街头摊贩的管理不到位，导致垃圾随意丢弃，影响环境整治效果；住建部门抱怨交通部门道路规划不合理，影响了施工进度；同时，市民对整治过程中的噪音和交通拥堵问题反映强烈，纷纷向相关部门投诉。作为市政府秘书，你被要求介入协调解决这些问题。 （1）分析材料中涉及的秘书协调工作内容和范围分别有哪些？ （2）针对材料中的问题，作为市政府秘书，你应提出哪些协调措施？ 3.（简答题）简述秘书进行对外关系协调的要点。 4.（名词解释题）左右关系协调。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$