《秘书基础》专题16. 会议的控制 45分钟专题训练（原卷版+答案版）

吉林省高职分类（对口招生）考试《秘书基础》45分钟专题训练专辑，共32份试卷。试卷命题与高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固应用文科类专业理论知识，熟悉高考题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加应用文科类专业高考的学生。与本专辑配套的还有吉林省高职分类（对口招生）考试《常用软件操作》《应用文写作基础》《公共关系基础》《电子商务基础》《经济法基础知识》等45分钟专题训练专辑，欢迎同学和老师们下载使用。 《秘书基础》 专题16. 会议的控制 时间：45分钟 总分：100分 班级___________ 姓名__________ 学号__________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每小题2分，共40分） 1.会议主持人在会议开始时，首先应该（ ） A. 直接进入会议主题讨论 B. 介绍会议的目的和议程 C. 让参会人员自由发言 D. 宣读会议纪律 2.当会议讨论偏离主题时，主持人应该（ ） A. 随参会人员讨论，不做干预 B. 强行打断，切换到新的话题 C. 委婉地引导参会人员回到主题 D. 宣布暂时休会 3.为了控制会议时间，主持人可以采用的方法是（ ） A. 加快自己的语速 B. 减少参会人员的发言时间 C. 提前规划好每个议程的时间，并严格执行 D. 忽略部分议程 4.在会议中，遇到参会人员意见分歧较大，争论不休时，主持人应该（ ） A. 支持一方的观点，打压另一方 B. 让他们继续争论，直到得出结论 C. 总结双方的观点，提出共同的目标，引导讨论方向 D. 停止讨论这个话题，更换新的议题 5.会议进行过程中，发现某项议程需要更多时间讨论，主持人应该（ ） A. 直接延长该议程的时间，不管其他议程 B. 缩短其他议程的时间，来保证该议程的讨论 C. 与参会人员协商，适当调整议程时间安排 D. 取消其他议程，只讨论这一项 6.不利于营造良好的会议氛围的方式是（ ） A. 主持人保持微笑和亲和力 B. 鼓励参会人员积极发言 C. 频繁批评参会人员的发言 D. 对参会人员的意见表示尊重 7.为了确保会议的效率，会议资料应该（ ） A. 尽可能详细，涵盖所有相关内容 B. 简单明了，突出重点 C. 在会议结束后发放 D. 只提供给主持人和主要领导 8.会议进行中，若出现突发情况，如设备故障，主持人应该（ ） A. 等待技术人员来维修，暂停会议 B. 继续会议，不管设备故障 C. 及时告知参会人员情况，采取临时措施，如更换场地或使用备用设备，并安抚参会人员情绪 D. 宣布会议取消 9.在会议控制中，对于发言冗长的参会人员，主持人可以（ ） A. 直接打断他的发言 B. 提醒他注意时间，并委婉地暗示可以精简内容 C. 让他继续说下去，不做任何提示 D. 不耐烦地看着他，让他自己感觉到 10.会议中，主持人发现有参会人员玩手机、注意力不集中，应该（ ） A. 当众批评他 B. 走到他身边，轻声提醒 C. 不管他，继续会议 D. 让其他参会人员提醒他 11.为了保证会议的决策质量，主持人应该（ ） A. 引导参会人员充分讨论，听取不同意见 B. 自己提出决策方案，让参会人员通过 C. 只让少数有经验的人发言 D. 快速结束讨论，进行投票决策 12.在小型会议中，控制会议节奏的关键在于（ ） A. 主持人的引导 B. 参会人员的自觉 C. 会议资料的多少 D. 会议场地的大小 13.会议中，当参会人员提出与会议主题无关的问题时，主持人可以（ ） A. 回答这个问题，满足他的好奇心 B. 告诉他这个问题与会议主题无关，不予回答 C. 记录下来，承诺在会议结束后单独解答 D. 让其他参会人员回答 14.对于重要会议，为了保证会议的顺利进行，提前应该（ ） A. 进行多次彩排 B. 不做任何准备，保持自然状态 C. 只准备会议资料 D. 通知参会人员按时到达即可 15.会议中，如果参会人员对会议安排有意见，主持人应该（ ） A. 坚持原安排，不做改变 B. 立即按照参会人员的意见修改会议安排 C. 与参会人员协商，在合理范围内调整安排 D. 让领导来决定是否修改 16.以下哪种行为不利于会议的控制（ ） A. 主持人提前到达会场，做好准备工作 B. 参会人员随意进出会场 C. 会议有明确的结束时间 D. 会议过程中及时总结讨论结果 17.在会议讨论环节，主持人应该（ ） A. 自己主导讨论，不让其他人发言 B. 鼓励沉默的参会人员发言 C. 只听不说话 D. 频繁转换讨论话题 18.为了提高会议的参与度，主持人可以（ ） A. 采用头脑风暴的方式 B. 限制参会人员的发言时间 C. 只邀请领导发言 D. 提前公布会议结论 19.会议中，主持人如何处理参会人员的重复发言（ ） A. 再次认真倾听，不做任何提示 B. 打断他，告诉他已经说过了 C. 委婉地提醒他已经表达过类似观点，并引导他进一步阐述或听取其他意见 D. 让其他参会人员制止他 20.在会议控制中，主持人对会议节奏的把握应该（ ） A. 越快越好，节省时间 B. 越慢越好，确保讨论充分 C. 根据会议的主题、目的和参会人员的情况灵活调整 D. 始终保持不变 二、判断题（本大题共10小题，每小题1分，共10分） 1.会议主持人在会议开始前，应提前到达会场并熟悉会议资料和流程，这有助于更好地控制会议。（ ） 2.只要会议主持人严格控制发言时间，就能保证会议按时结束。（ ） 3.在会议讨论过程中，主持人发现某个议题已经讨论充分，应及时引导进入下一个议题，以提高会议效率。（ ） 4.会议中，对于参会人员提出的与会议主题无关的问题，主持人应立即制止，以免浪费大家的时间。（ ） 5.会议进行中，如果遇到部分参会人员意见不合，争论激烈，主持人应强行要求他们停止争论，按照多数人的意见继续会议。（ ） 6.为了使会议气氛活跃，主持人可以在会议中讲一些与会议内容无关的笑话或故事。（ ） 7.会议主持人在会议结束时，应对会议的主要内容和达成的共识进行总结，这有助于参会人员明确后续的工作方向。（ ） 8.当会议时间有限，而某个重要议题尚未讨论充分时，主持人可以决定延长会议时间，而无需征求参会人员的意见。（ ） 9.会议控制不仅包括对会议流程和时间的控制，还包括对会议氛围和参会人员情绪的调节。（ ） 10.在控制会议进程中，主持人应避免对参会人员的发言进行点评，以免影响他们的发言积极性。（ ） 三、问答题 （本大题共4小题，每小题8分，共32分） 1.简述会议主持人在会议开始时应做哪些工作来有效控制会议？ 2.当会议讨论偏离主题时，主持人应如何引导会议回到正轨？ 3.说明在会议中如何控制发言时间，以确保会议按时完成议程？ 4.列举会议中可能出现的突发情况，并阐述主持人应如何应对以保证会议的顺利进行？ 四、案例分析题（本大题共18） 某公司召开新产品研发项目研讨会，参会人员包括项目负责人、研发团队成员、市场部代表、财务部人员等。会议开始后，市场部代表首先发言，详细阐述了市场调研情况，但在发言过程中不断提及一些与本次会议核心议题无关的市场推广细节，导致时间过长。接着，研发团队成员在介绍技术方案时，团队内部成员因意见分歧突然发生激烈争吵，场面一度失控，其他参会人员也开始交头接耳。此时，会议主持人未能及时有效地采取措施，使得会议陷入混乱，无法按照预定议程进行下去，最终会议草草收场，没有达成任何实质性的成果。 问题： 1． 请分析此次会议失控的原因。 2．如果你是会议主持人，针对这些问题，你会采取哪些改进措施来重新控制会议？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$ 吉林省高职分类（对口招生）考试《秘书基础》45分钟专题训练专辑，共32份试卷。试卷命题与高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固应用文科类专业理论知识，熟悉高考题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加应用文科类专业高考的学生。与本专辑配套的还有吉林省高职分类（对口招生）考试《常用软件操作》《应用文写作基础》《公共关系基础》《电子商务基础》《经济法基础知识》等45分钟专题训练专辑，欢迎同学和老师们下载使用。 《秘书基础》 专题16. 会议的控制 时间：45分钟 总分：100分 班级___________ 姓名__________ 学号__________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每小题2分，共40分） 1.会议主持人在会议开始时，首先应该（ ） A. 直接进入会议主题讨论 B. 介绍会议的目的和议程 C. 让参会人员自由发言 D. 宣读会议纪律 【答案】B 解析：会议主持人在会议开始时，应先介绍会议的目的和议程，让参会人员清楚会议的大致方向和流程，有助于他们更好地参与讨论和发言，而不是直接进入主题讨论或让参会人员自由发言，宣读会议纪律可在介绍目的和议程之后或之前进行，但不是首先要做的，所以答案是 B。 2.当会议讨论偏离主题时，主持人应该（ ） A. 随参会人员讨论，不做干预 B. 强行打断，切换到新的话题 C. 委婉地引导参会人员回到主题 D. 宣布暂时休会 【答案】C 解析：当会议讨论偏离主题时，主持人强行打断可能会影响参会人员的积极性，随其讨论则会浪费时间，宣布休会也不是最佳解决办法。委婉地引导参会人员回到主题既能保证会议的顺利进行，又能照顾到参会人员的情绪，所以答案是 C。 3.为了控制会议时间，主持人可以采用的方法是（ ） A. 加快自己的语速 B. 减少参会人员的发言时间 C. 提前规划好每个议程的时间，并严格执行 D. 忽略部分议程 【答案】C 解析：加快语速可能会导致参会人员听不清内容，减少发言时间可能会影响讨论的充分性，忽略部分议程会使会议不完整。提前规划好每个议程的时间，并严格执行，可以有效地控制会议时间，保证会议按计划进行，所以答案是 C。 4.在会议中，遇到参会人员意见分歧较大，争论不休时，主持人应该（ ） A. 支持一方的观点，打压另一方 B. 让他们继续争论，直到得出结论 C. 总结双方的观点，提出共同的目标，引导讨论方向 D. 停止讨论这个话题，更换新的议题 【答案】C 解析：支持一方打压另一方会引起参会人员的不满，让他们继续争论可能会导致会议陷入僵局，停止讨论更换议题则无法解决当前的问题。总结双方观点，提出共同目标，引导讨论方向，可以使争论朝着解决问题的方向发展，所以答案是 C。 5.会议进行过程中，发现某项议程需要更多时间讨论，主持人应该（ ） A. 直接延长该议程的时间，不管其他议程 B. 缩短其他议程的时间，来保证该议程的讨论 C. 与参会人员协商，适当调整议程时间安排 D. 取消其他议程，只讨论这一项 【答案】C 解析：直接延长或缩短议程时间而不与参会人员协商，可能会引起他们的不满，取消其他议程也不合理。与参会人员协商，适当调整议程时间安排，可以在保证会议重点的同时，兼顾其他议程，使会议更加合理、高效，所以答案是 C。 6.不利于营造良好的会议氛围的方式是（ ） A. 主持人保持微笑和亲和力 B. 鼓励参会人员积极发言 C. 频繁批评参会人员的发言 D. 对参会人员的意见表示尊重 【答案】C 解析：主持人频繁批评参会人员的发言会打击他们的积极性，使参会人员不敢发言，不利于营造良好的会议氛围。而保持微笑和亲和力、鼓励发言、尊重意见都有助于营造积极、开放的会议氛围，所以答案是 C。 7.为了确保会议的效率，会议资料应该（ ） A. 尽可能详细，涵盖所有相关内容 B. 简单明了，突出重点 C. 在会议结束后发放 D. 只提供给主持人和主要领导 【答案】B 解析：会议资料如果过于详细，参会人员可能来不及阅读，影响会议效率；在会议结束后发放就失去了资料辅助会议的作用；只提供给部分人不利于信息的共享和讨论。简单明了、突出重点的会议资料可以让参会人员快速了解关键信息，提高会议效率，所以答案是 B。 8.会议进行中，若出现突发情况，如设备故障，主持人应该（ ） A. 等待技术人员来维修，暂停会议 B. 继续会议，不管设备故障 C. 及时告知参会人员情况，采取临时措施，如更换场地或使用备用设备，并安抚参会人员情绪 D. 宣布会议取消 【答案】C 解析：等待技术人员维修暂停会议可能会浪费时间，继续会议不管设备故障会影响会议效果，宣布会议取消过于草率。及时告知参会人员情况，采取临时措施并安抚情绪，可以尽量减少突发情况对会议的影响，保证会议的继续进行，所以答案是 C。 9.在会议控制中，对于发言冗长的参会人员，主持人可以（ ） A. 直接打断他的发言 B. 提醒他注意时间，并委婉地暗示可以精简内容 C. 让他继续说下去，不做任何提示 D. 不耐烦地看着他，让他自己感觉到 【答案】B 解析：直接打断可能会不礼貌，让他继续说下去会浪费时间，不耐烦地看着他也不是合适的做法。提醒他注意时间，并委婉地暗示可以精简内容，既能让他意识到问题，又能保持会议的礼貌和秩序，所以答案是 B。 10.会议中，主持人发现有参会人员玩手机、注意力不集中，应该（ ） A. 当众批评他 B. 走到他身边，轻声提醒 C. 不管他，继续会议 D. 让其他参会人员提醒他 【答案】B 解析：当众批评可能会让该参会人员感到尴尬，影响会议氛围；不管他会影响会议的严肃性；让其他参会人员提醒也不太合适。走到他身边轻声提醒，既能起到提醒作用，又能照顾到他的面子，维护会议的正常秩序，所以答案是 B。 11.为了保证会议的决策质量，主持人应该（ ） A. 引导参会人员充分讨论，听取不同意见 B. 自己提出决策方案，让参会人员通过 C. 只让少数有经验的人发言 D. 快速结束讨论，进行投票决策 【答案】A 解析：主持人自己提出决策方案不利于集思广益，只让少数人发言会忽略其他人员的意见，快速结束讨论投票可能会导致决策不充分。引导参会人员充分讨论，听取不同意见，可以使决策更加科学、合理，所以答案是 A。 12.在小型会议中，控制会议节奏的关键在于（ ） A. 主持人的引导 B. 参会人员的自觉 C. 会议资料的多少 D. 会议场地的大小 【答案】A 解析：在小型会议中，主持人的引导作用至关重要，他可以通过控制发言时间、引导讨论方向等方式来把握会议节奏。参会人员的自觉有一定作用，但不是关键；会议资料多少和场地大小与会议节奏的控制关系不大，所以答案是 A。 13.会议中，当参会人员提出与会议主题无关的问题时，主持人可以（ ） A. 回答这个问题，满足他的好奇心 B. 告诉他这个问题与会议主题无关，不予回答 C. 记录下来，承诺在会议结束后单独解答 D. 让其他参会人员回答 【答案】C 解析：回答与会议主题无关的问题会浪费会议时间，直接不予回答可能会让参会人员感到失落，让其他参会人员回答也不合适。记录下来，承诺在会议结束后单独解答，既不影响会议进程，又能照顾到参会人员的感受，所以答案是 C。 14.对于重要会议，为了保证会议的顺利进行，提前应该（ ） A. 进行多次彩排 B. 不做任何准备，保持自然状态 C. 只准备会议资料 D. 通知参会人员按时到达即可 【答案】A 解析：对于重要会议，进行多次彩排可以让主持人和参会人员熟悉流程、发现问题并及时解决，从而保证会议的顺利进行。不做任何准备、只准备资料或只通知人员按时到达都不足以确保会议的高质量进行，所以答案是 A。 15.会议中，如果参会人员对会议安排有意见，主持人应该（ ） A. 坚持原安排，不做改变 B. 立即按照参会人员的意见修改会议安排 C. 与参会人员协商，在合理范围内调整安排 D. 让领导来决定是否修改 【答案】C 解析：坚持原安排可能会引起参会人员的不满，立即按照意见修改可能会导致会议混乱，让领导决定会耽误时间。与参会人员协商，在合理范围内调整安排，既能尊重参会人员的意见，又能保证会议的有序进行，所以答案是 C。 16.以下哪种行为不利于会议的控制（ ） A. 主持人提前到达会场，做好准备工作 B. 参会人员随意进出会场 C. 会议有明确的结束时间 D. 会议过程中及时总结讨论结果 【答案】B 解析：主持人提前到达会场做好准备工作有助于会议的顺利开始，明确结束时间和及时总结讨论结果都有利于会议的控制。而参会人员随意进出会场会影响会议的秩序和效率，不利于会议的控制，所以答案是 B。 17.在会议讨论环节，主持人应该（ ） A. 自己主导讨论，不让其他人发言 B. 鼓励沉默的参会人员发言 C. 只听不说话 D. 频繁转换讨论话题 【答案】B 解析：主持人自己主导不让其他人发言无法实现充分讨论，只听不说话不能起到引导作用，频繁转换话题会使讨论混乱。鼓励沉默的参会人员发言可以使讨论更加全面、深入，所以答案是 B。 18.为了提高会议的参与度，主持人可以（ ） A. 采用头脑风暴的方式 B. 限制参会人员的发言时间 C. 只邀请领导发言 D. 提前公布会议结论 【答案】A 解析：采用头脑风暴的方式可以激发参会人员的积极性和创造力，提高他们的参与度。限制发言时间可能会抑制参与，只邀请领导发言和提前公布会议结论都不利于其他参会人员的充分参与，所以答案是 A。 19.会议中，主持人如何处理参会人员的重复发言（ ） A. 再次认真倾听，不做任何提示 B. 打断他，告诉他已经说过了 C. 委婉地提醒他已经表达过类似观点，并引导他进一步阐述或听取其他意见 D. 让其他参会人员制止他 【答案】C 解析：再次倾听不提示会浪费时间，直接打断可能不礼貌，让其他人员制止也不太合适。委婉地提醒并引导，可以避免尴尬，同时保证会议的高效进行，所以答案是 C。 20.在会议控制中，主持人对会议节奏的把握应该（ ） A. 越快越好，节省时间 B. 越慢越好，确保讨论充分 C. 根据会议的主题、目的和参会人员的情况灵活调整 D. 始终保持不变 【答案】C 解析：会议节奏不是越快越好，太快可能导致讨论不充分；也不是越慢越好，太慢会浪费时间。应该根据会议的主题、目的和参会人员的情况灵活调整，如对于复杂问题可以适当放慢节奏，对于简单问题可以加快节奏，以保证会议的高效性和质量，所以答案是 C。 二、判断题（本大题共10小题，每小题1分，共10分） 1.会议主持人在会议开始前，应提前到达会场并熟悉会议资料和流程，这有助于更好地控制会议。（ ） 【答案】√ 解析：主持人提前到达会场熟悉资料和流程，能够提前了解会议的重点、参会人员情况以及各个环节的安排，从而在会议开始后更加自信、从容地引导会议进程，及时应对各种可能出现的问题，如对议程的调整、对参会人员提问的解答等，确保会议按照预定的方向发展，提高会议的效率和质量，所以该说法正确。 2.只要会议主持人严格控制发言时间，就能保证会议按时结束。（ ） 【答案】× 解析：虽然控制发言时间是保证会议按时结束的一个重要因素，但不是唯一因素。会议过程中可能会出现突发情况，如参会人员对某个问题讨论激烈，需要额外的时间来达成共识；或者会议资料需要临时补充和解释，这些都会影响会议的时长。此外，还可能存在设备故障、人员临时变动等其他不可预见的情况，所以仅仅依靠控制发言时间并不能完全保证会议按时结束，该说法过于绝对，是错误的。 3.在会议讨论过程中，主持人发现某个议题已经讨论充分，应及时引导进入下一个议题，以提高会议效率。（ ） 【答案】√ 解析：当一个议题讨论充分后，继续在该议题上纠缠可能会浪费时间，导致会议进度拖沓。主持人及时引导进入下一个议题，可以使会议保持紧凑的节奏，确保各项议程都能得到合理的讨论时间，避免因在一个问题上过度花费时间而忽略其他重要议题，从而提高会议的整体效率，所以这种做法是正确的。 4.会议中，对于参会人员提出的与会议主题无关的问题，主持人应立即制止，以免浪费大家的时间。（ ） 【答案】× 解析：虽然参会人员提出与主题无关的问题可能会分散会议的注意力，但主持人立即制止可能会打击参会人员的积极性，影响会议的氛围。更好的做法是委婉地提醒该人员会议的主题，并表示可以在会议结束后单独讨论其提出的问题，这样既能保证会议的正常进行，又能照顾到参会人员的感受，所以直接制止是不合适的，该说法错误。 5.会议进行中，如果遇到部分参会人员意见不合，争论激烈，主持人应强行要求他们停止争论，按照多数人的意见继续会议。（ ） 【答案】× 解析：主持人强行要求停止争论并按照多数人意见进行会议，可能会导致少数人的意见被忽视，不利于问题的全面解决和团队的和谐。正确的做法是引导双方冷静下来，重新审视问题，寻找共同的利益点和解决方案，促进充分的沟通和交流，争取达成更全面、更合理的共识，而不是简单地压制争论，所以该做法错误。 6.为了使会议气氛活跃，主持人可以在会议中讲一些与会议内容无关的笑话或故事。（ ） 【答案】× 解析：主持人在会议中讲与会议内容无关的笑话或故事可能会分散参会人员的注意力，使会议偏离主题，影响会议的效率和严肃性。虽然适当的幽默可以缓解紧张气氛，但必须与会议主题相关，且要把握好度，不能为了活跃气氛而插入无关内容，所以该做法错误。 7.会议主持人在会议结束时，应对会议的主要内容和达成的共识进行总结，这有助于参会人员明确后续的工作方向。（ ） 【答案】√ 解析：会议结束时的总结可以帮助参会人员梳理会议的重点内容、决策结果以及各自的任务和责任，使大家对后续的工作方向有清晰的认识，避免出现误解和混乱。同时，总结也便于未完全理解会议内容的人员再次确认关键信息，确保会议的成果能够得到有效的落实，所以主持人进行总结是非常必要和正确的做法。 8.当会议时间有限，而某个重要议题尚未讨论充分时，主持人可以决定延长会议时间，而无需征求参会人员的意见。（ ） 【答案】× 解析：会议时间的延长可能会影响参会人员的其他工作安排，即使是重要议题未讨论充分，主持人也应该征求参会人员的意见，了解大家的时间和意愿，共同协商是否延长以及延长的时长。这样既体现了对参会人员的尊重，也能确保在延长会议时间的情况下，参会人员能够保持较高的参与度和积极性，而不是主持人单方面决定，所以该说法错误。 9.会议控制不仅包括对会议流程和时间的控制，还包括对会议氛围和参会人员情绪的调节。（ ） 【答案】√ 解析：良好的会议氛围和参会人员积极的情绪有助于提高会议的效率和质量。主持人通过自身的言行举止、引导方式以及对会议节奏的把握等，可以营造一个开放、和谐、积极的会议氛围，让参会人员更愿意表达自己的观点，减少冲突和抵触情绪，从而使会议更加顺利地进行，所以会议控制涵盖多个方面，该说法正确。 10.在控制会议进程中，主持人应避免对参会人员的发言进行点评，以免影响他们的发言积极性。（ ） 【答案】× 解析：主持人适当的点评可以对参会人员的发言起到引导、补充和完善的作用，帮助他们更好地表达观点，推动讨论的深入进行，而不是完全避免点评。当然，点评要注意方式方法，要客观、公正、鼓励性地进行，避免批评性的负面评价，这样不仅不会影响发言积极性，反而能够提升会议的讨论质量和效果，所以该说法错误。 三、问答题 （本大题共4小题，每小题8分，共32分） 1.简述会议主持人在会议开始时应做哪些工作来有效控制会议？ 【答案】会议主持人在会议开始时，首先要介绍会议的目的、议程和大致时间安排，让参会人员清楚会议的方向和流程；其次，要强调会议纪律，如手机静音、发言规则等，营造良好的会议秩序；还应确保参会人员知晓会议的重点议题和期望达成的目标，以便他们有针对性地准备发言和参与讨论。通过这些工作，主持人能够为会议的顺利进行奠定基础，从一开始就掌握会议的控制权，引导参会人员朝着预定的方向开展讨论，提高会议效率和质量。 2.当会议讨论偏离主题时，主持人应如何引导会议回到正轨？ 【答案】当会议讨论偏离主题时，主持人可采用委婉的方式引导会议回归正轨。例如，先肯定偏离主题的讨论中一些有价值的观点，然后提醒参会人员会议的核心主题和时间限制，如说 “大家的讨论很热烈，但我们先回到本次会议的主要议题，即……，以便在有限的时间内达成有效的结论”；也可以通过提问的方式，将话题引回主题，如 “关于刚刚偏离的话题，我们先放一放，先讨论一下与主题相关的…… 问题，大家对此有什么看法？” 这样既不打击参会人员的积极性，又能使会议重新聚焦关键问题，保证会议的效率和目标的实现。 3.说明在会议中如何控制发言时间，以确保会议按时完成议程？ 【答案】在会议中控制发言时间，主持人可提前规划好每个议程及每位发言人的大致时间，并在会议开始时告知参会人员。在发言过程中，主持人要注意时间的把控，当接近规定时间时，可通过适当的方式提醒发言人，如举牌示意 “还剩 2 分钟” 等；对于发言冗长的人员，主持人可委婉地打断并总结其要点，引导其尽快结束发言，如 “您阐述的观点很清晰，为了给其他同事更多发言机会，我们先总结到这里，后续如果有需要再补充”。同时，主持人要灵活调整时间安排，若某个议题讨论迅速，可适当缩短该环节时间，将节省的时间分配给其他需要更多讨论的议题，确保会议按时完成各项议程，提高会议的整体效率。 4.列举会议中可能出现的突发情况，并阐述主持人应如何应对以保证会议的顺利进行？ 【答案】会议中可能出现的突发情况包括设备故障（如投影仪损坏、麦克风无声）、参会人员发生争执、重要资料缺失等。若遇到设备故障，主持人应立即告知参会人员情况，安排人员维修，同时尝试采用其他替代方式继续会议，如用口头讲解代替投影展示；当参会人员发生争执时，主持人要及时介入，保持中立，安抚双方情绪，引导他们冷静下来，重新围绕问题的解决进行理性讨论；若重要资料缺失，主持人应迅速确定资料的关键内容，组织参会人员凭记忆或现有资料进行讨论，并安排人员尽快补充资料。通过这些应对措施，主持人能够最大限度地减少突发情况对会议的影响，保证会议的顺利进行，达成预期的会议目标，维护会议的秩序和效率。 四、案例分析题（本大题共18） 某公司召开新产品研发项目研讨会，参会人员包括项目负责人、研发团队成员、市场部代表、财务部人员等。会议开始后，市场部代表首先发言，详细阐述了市场调研情况，但在发言过程中不断提及一些与本次会议核心议题无关的市场推广细节，导致时间过长。接着，研发团队成员在介绍技术方案时，团队内部成员因意见分歧突然发生激烈争吵，场面一度失控，其他参会人员也开始交头接耳。此时，会议主持人未能及时有效地采取措施，使得会议陷入混乱，无法按照预定议程进行下去，最终会议草草收场，没有达成任何实质性的成果。 问题： 1．请分析此次会议失控的原因。 2．如果你是会议主持人，针对这些问题，你会采取哪些改进措施来重新控制会议？ 【答案】 1.主持人方面：主持人缺乏对会议的有效引导和控制能力。在市场部代表发言偏离主题时，没有及时提醒并引导其回到正轨，导致时间浪费；在研发团队成员发生争吵时，未能迅速介入调解，维持会议秩序，使得局面失控，这显示出主持人在会议流程管理和突发情况应对上的不足，无法保证会议的正常进行和预定目标的实现。 参会人员方面：市场部代表发言缺乏重点和自律性，未能紧扣新产品研发项目的核心议题，影响了会议的节奏和效率；研发团队成员缺乏团队协作精神和沟通技巧，在会议上因意见不合而争吵，破坏了会议的氛围和秩序，这些行为共同导致了会议的失控，阻碍了会议的顺利推进和有效决策。 2.主题把控：当市场部代表发言偏离主题时，我会礼貌地打断，肯定其提供的市场调研信息的价值，然后强调本次会议的核心是研发项目的技术方案和可行性探讨，引导其回到与研发相关的市场需求分析上，如 “您提到的市场推广细节很重要，但我们先聚焦于新产品的研发方向，从市场需求对技术的要求来讨论，您看怎样？” 秩序维护：研发团队成员争吵时，我会立即介入，用冷静、坚定的语气要求大家停止争吵，提醒大家会议的目的是共同解决问题，而不是争论对错。例如，“大家先冷静一下，我们开这个会是为了让新产品顺利研发上市，争吵解决不了问题，我们先听听各方的具体想法，再一起讨论一个可行的方案。” 接着，我会分别请团队成员阐述自己的观点，控制发言时间，引导他们理性讨论，逐步达成共识，推动会议继续进行，确保会议能够取得实质性的成果，完成预定的议程和目标。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$