《秘书基础》专题11. 公文形成的具体过程及要求 45分钟专题训练（原卷版+答案版）

吉林省高职分类（对口招生）考试《秘书基础》45分钟专题训练专辑，共32份试卷。试卷命题与高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固应用文科类专业理论知识，熟悉高考题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加应用文科类专业高考的学生。与本专辑配套的还有吉林省高职分类（对口招生）考试《常用软件操作》《应用文写作基础》《公共关系基础》《电子商务基础》《经济法基础知识》等45分钟专题训练专辑，欢迎同学和老师们下载使用。 《秘书基础》 专题11. 公文形成的具体过程及要求 时间：45分钟 总分：100分 班级___________ 姓名__________ 学号__________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每小题2分，共40分） 1.公文形成的第一步通常是（ ） A. 交拟 B. 拟稿 C. 审核 D. 签发 2.拟稿时，公文的主题应该（ ） A. 尽量复杂，涵盖多方面内容 B. 明确单一，一文一事 C. 根据个人喜好确定 D. 模糊一些，给读者留下想象空间 3.公文起草过程中，对材料的选择要遵循（ ）原则。 A. 越多越好 B. 新颖独特，不必考虑是否真实 C. 真实、典型、新颖 D. 只选自己熟悉的 4.公文拟稿完成后，一般要由（ ）进行审核。 A. 起草人自己 B. 上级领导 C. 专门的审核机构或人员 D. 不相干的第三方 5.审核公文时，重点审核的内容不包括（ ） A. 行文方式是否妥当 B. 文字表述是否优美 C. 格式是否规范 D. 内容是否符合政策法规 6.公文审核中发现问题后，通常的处理方式不包括（ ） A. 自行修改 B. 退给起草人修改 C. 直接废弃 D. 会同起草人共同修改 7.公文签发是（ ）对公文文稿的最后审批。 A. 办公室主任 B. 机关领导 C. 文书人员 D. 审核人员 8.以本机关名义制发的上行文，由（ ）签发。 A. 主要负责人 B. 分管负责人 C. 办公室主任 D. 任何领导都可以 9.公文签发时，应在（ ）上签署意见和姓名。 A. 草稿 B. 定稿 C. 正本 D. 存根 10.公文印制前，需要对公文的（ ）等进行复核。 A. 字数 B. 字体 C. 格式、文字及附件材料 D. 用纸 11.公文的排版规格要求正文用（ ）号仿宋体字。 A. 3 B. 4 C. 5 D. 3 或 4 12.公文的页码一般用（ ）阿拉伯数字标注。 A. 4 号半角 B. 5 号半角 C. 4 号全角 D. 5 号全角 13.公文印制完成后，要进行（ ），确保公文的质量。 A. 校对 B. 装订 C. 分发 D. 检查 14.公文的装订要求是（ ） A. 左侧装订 B. 右侧装订 C. 上下装订 D. 随意装订 15.公文分发前需要确定（ ） A. 分发范围 B. 公文密级 C. 公文标题 D. 公文主题 16.涉密公文应当通过（ ）等符合保密要求的方式进行传递。 A. 普通邮政 B. 机要交通 C. 快递 D. 电子邮件 17.对公文的形成过程进行全程记录和管理的是（ ） A. 收文登记 B. 发文登记 C. 文书立卷 D. 档案管理 18.公文形成过程中，如果需要会签，一般是在（ ）环节进行。 A. 拟稿 B. 审核 C. 签发 D. 印制 19.以下不属于公文形成的前期准备工作的是（ ） A. 明确发文目的 B. 收集资料 C. 设计版面 D. 了解相关政策法规 20.公文形成后，如需存档，应按照（ ）的要求进行整理和归档。 A. 档案管理 B. 领导指示 C. 临时规定 D. 个人习惯 二、判断题（本大题共10小题，每小题1分，共10分） 1.公文起草人在接到起草任务后，可根据自己的理解自由发挥，无需与领导沟通具体要求。（ ） 2.公文审核时，对于引用的法律法规和政策文件，只需大概核对，不要求精确引用。（ ） 3.联合行文时，各发文机关都要对公文进行审核，并由所有机关的主要负责人共同签发。（ ） 4.公文的排版格式一旦确定，在同一机关内部的所有公文都应保持一致，不得随意更改。（ ） 5.公文在印制过程中，如果发现个别文字错误，可由印制人员直接修改，无需重新走审核流程。（ ） 6.公文的用纸大小和页边距等规格应符合国家标准，这是公文规范性的体现。（ ） 7.公文的分发可以根据工作的紧急程度灵活安排，不一定要按照既定的分发范围和程序进行。（ ） 8.涉密公文在传递过程中，必须采取严格的保密措施，确保信息安全。（ ） 9.公文形成后，发文机关应对公文的形成过程进行整理归档，以备日后查阅和追溯。（ ） 10.公文在形成过程中，如需征求外部专家意见，专家意见可直接作为公文的定稿依据，无需再经过机关内部审核。（ ） 三、问答题 （本大题共4小题，每小题8分，共32分） 1.简述公文形成的主要过程。 2.公文拟稿时应遵循哪些要求？ 3.说明公文审核的重点内容。 4.阐述公文签发的作用和注意事项。 四、案例分析题（本大题共18） 某市政府部门准备发布一份关于加强城市公共卫生管理的通知，以下是该公文形成过程中的一些情况： 秘书小李接到起草任务后，收集了一些网上的相关资料，并参考以往类似文件的格式开始撰写初稿。在撰写过程中，他根据自己对城市公共卫生问题的理解，提出了一系列措施，但未与相关业务科室进行沟通核实。 初稿完成后，直接交给了办公室主任进行审核。办公室主任发现文中部分措施缺乏法律依据，且格式存在多处错误，如文号编写不规范、字体字号不符合要求等。 主任将公文退回给小李修改，小李修改后再次提交，主任审核通过后交给了分管领导王局长签发。王局长由于工作繁忙，未仔细阅读公文内容就直接签发了。 问题： 1． 请指出该公文形成过程中存在的问题，并说明可能会导致的后果。 2．针对这些问题，提出改进的建议和措施，以确保公文的质量。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$ 吉林省高职分类（对口招生）考试《秘书基础》45分钟专题训练专辑，共32份试卷。试卷命题与高考紧密相关，精选具有代表性和典型性的高考常考题。旨在帮助学生系统地复习和巩固应用文科类专业理论知识，熟悉高考题型和命题规律，提高解题能力和应试技巧，为高考取得优异成绩打下坚实的基础，本训练卷适用于即将参加应用文科类专业高考的学生。与本专辑配套的还有吉林省高职分类（对口招生）考试《常用软件操作》《应用文写作基础》《公共关系基础》《电子商务基础》《经济法基础知识》等45分钟专题训练专辑，欢迎同学和老师们下载使用。 《秘书基础》 专题11. 公文形成的具体过程及要求 时间：45分钟 总分：100分 班级___________ 姓名__________ 学号__________ 成绩________ 一、单项选择题（本大题共20小题，每小题2分，共40分） 1.公文形成的第一步通常是（ ） A. 交拟 B. 拟稿 C. 审核 D. 签发 【答案】A 解析：交拟是公文形成的起始环节，即机关领导将撰写公文的任务交给有关人员，明确写作目的、要求等，所以答案是 A。 2.拟稿时，公文的主题应该（ ） A. 尽量复杂，涵盖多方面内容 B. 明确单一，一文一事 C. 根据个人喜好确定 D. 模糊一些，给读者留下想象空间 【答案】B 解析：公文主题应明确单一，一文一事，这样便于受文者理解和执行，提高工作效率，避免内容繁杂造成混乱，所以答案是 B。 3.公文起草过程中，对材料的选择要遵循（ ）原则。 A. 越多越好 B. 新颖独特，不必考虑是否真实 C. 真实、典型、新颖 D. 只选自己熟悉的 【答案】C 解析：选择公文材料要真实、典型、新颖，真实是基础，典型能突出主题，新颖可增强公文的吸引力和说服力，所以答案是 C。 4.公文拟稿完成后，一般要由（ ）进行审核。 A. 起草人自己 B. 上级领导 C. 专门的审核机构或人员 D. 不相干的第三方 【答案】C 解析：拟稿完成后，通常由专门的审核机构或人员对公文进行审核，从内容到格式等多方面把关，所以答案是 C。 5.审核公文时，重点审核的内容不包括（ ） A. 行文方式是否妥当 B. 文字表述是否优美 C. 格式是否规范 D. 内容是否符合政策法规 【答案】B 解析：审核公文重点关注行文方式、格式规范、内容的政策法规依据等，文字表述主要要求准确、简洁、庄重，而非优美，所以答案是 B。 6.公文审核中发现问题后，通常的处理方式不包括（ ） A. 自行修改 B. 退给起草人修改 C. 直接废弃 D. 会同起草人共同修改 【答案】C 解析：审核发现问题后，一般会自行修改、退给起草人修改或会同起草人共同修改，直接废弃过于草率，不符合公文处理的规范流程，所以答案是 C。 7.公文签发是（ ）对公文文稿的最后审批。 A. 办公室主任 B. 机关领导 C. 文书人员 D. 审核人员 【答案】B 解析：公文签发是机关领导对公文文稿的最后审批，代表着机关对公文的认可和负责，所以答案是 B。 8.以本机关名义制发的上行文，由（ ）签发。 A. 主要负责人 B. 分管负责人 C. 办公室主任 D. 任何领导都可以 【答案】A 解析：以本机关名义制发的上行文，通常由主要负责人签发，体现对上级机关的尊重和重视，也表明公文的权威性，所以答案是 A。 9.公文签发时，应在（ ）上签署意见和姓名。 A. 草稿 B. 定稿 C. 正本 D. 存根 【答案】B 解析：公文签发应在定稿上签署意见和姓名，定稿是经过审核修改并最终确定的文稿，作为印制正本的依据，所以答案是 B。 10.公文印制前，需要对公文的（ ）等进行复核。 A. 字数 B. 字体 C. 格式、文字及附件材料 D. 用纸 【答案】C 解析：公文印制前要对格式、文字及附件材料等进行复核，确保准确无误，避免出现错误影响公文的严肃性和执行效果，所以答案是 C。 11.公文的排版规格要求正文用（ ）号仿宋体字。 A. 3 B. 4 C. 5 D. 3 或 4 【答案】D 解析：公文正文一般用 3 号仿宋体字，也可根据实际情况使用 4 号仿宋体字，所以答案是 D。 12.公文的页码一般用（ ）阿拉伯数字标注。 A. 4 号半角 B. 5 号半角 C. 4 号全角 D. 5 号全角 【答案】A 解析：公文页码一般用 4 号半角阿拉伯数字标注，位于版心下边缘之下，所以答案是 A。 13.公文印制完成后，要进行（ ），确保公文的质量。 A. 校对 B. 装订 C. 分发 D. 检查 【答案】D 解析：公文印制完成后要进行检查，查看文字、格式、页码等是否准确无误，保证公文质量，而校对一般在印制前，装订和分发是后续环节，所以答案是 D。 14.公文的装订要求是（ ） A. 左侧装订 B. 右侧装订 C. 上下装订 D. 随意装订 【答案】A 解析：公文一般采用左侧装订，这样符合阅读习惯和档案管理要求，便于翻阅和保存，所以答案是 A。 15.公文分发前需要确定（ ） A. 分发范围 B. 公文密级 C. 公文标题 D. 公文主题 【答案】A 解析：公文分发前要确定分发范围，明确哪些单位或人员需要接收该公文，确保公文准确传达，密级、标题和主题在之前环节已确定，所以答案是 A。 16.涉密公文应当通过（ ）等符合保密要求的方式进行传递。 A. 普通邮政 B. 机要交通 C. 快递 D. 电子邮件 【答案】B 解析：涉密公文应通过机要交通等符合保密要求的方式传递，普通邮政、快递和电子邮件都存在泄密风险，不能用于涉密公文传递，所以答案是 B。 17.对公文的形成过程进行全程记录和管理的是（ ） A. 收文登记 B. 发文登记 C. 文书立卷 D. 档案管理 【答案】B 解析：发文登记对公文的形成过程进行全程记录和管理，包括公文的起草、审核、签发、印制、分发等环节的情况，便于查询和统计，所以答案是 B。 18.公文形成过程中，如果需要会签，一般是在（ ）环节进行。 A. 拟稿 B. 审核 C. 签发 D. 印制 【答案】B 解析：会签通常在审核环节进行，涉及多个部门的公文，需要相关部门在审核时签署意见，达成一致，所以答案是 B。 19.以下不属于公文形成的前期准备工作的是（ ） A. 明确发文目的 B. 收集资料 C. 设计版面 D. 了解相关政策法规 【答案】C 解析：公文形成的前期准备工作包括明确发文目的、收集资料、了解相关政策法规等，设计版面是在拟稿之后根据公文格式要求进行的，不属于前期准备工作，所以答案是 C。 20.公文形成后，如需存档，应按照（ ）的要求进行整理和归档。 A. 档案管理 B. 领导指示 C. 临时规定 D. 个人习惯 【答案】A 解析：公文形成后如需存档，应按照档案管理的要求进行整理和归档，确保公文的妥善保存和日后的查阅利用，而不是根据领导指示、临时规定或个人习惯，所以答案是 A。 二、判断题（本大题共10小题，每小题1分，共10分） 1.公文起草人在接到起草任务后，可根据自己的理解自由发挥，无需与领导沟通具体要求。（ ） 【答案】× 解析：公文起草人在接到任务后，应与领导充分沟通，明确公文的目的、主旨、受众、格式要求等关键信息，以确保起草的公文符合领导意图和工作实际需求。如果仅凭自己的理解自由发挥，很可能导致公文偏离主题或不符合实际情况，无法有效传达信息和指导工作，甚至可能需要重新起草，浪费时间和精力，降低工作效率。 2.公文审核时，对于引用的法律法规和政策文件，只需大概核对，不要求精确引用。（ ） 【答案】× 解析：公文审核时，对于引用的法律法规和政策文件必须精确无误，包括条文序号、具体内容、修订版本等信息都要准确核对。这是因为公文具有权威性和严肃性，引用错误可能会导致对政策的误解和执行偏差，引发法律风险和工作失误，损害公文的公信力和组织的形象，所以精确引用是必不可少的审核要点。 3.联合行文时，各发文机关都要对公文进行审核，并由所有机关的主要负责人共同签发。（ ） 【答案】√ 解析：联合行文涉及多个机关的职权和责任，各发文机关都有必要对公文进行审核，以确保公文内容准确反映本机关的意见和立场，并且符合联合行文的规范和要求。签发环节由所有机关的主要负责人共同签署，体现了对公文的共同负责和联合行文的权威性，保证公文在各机关之间的协调一致和有效执行，避免出现分歧和矛盾。 4.公文的排版格式一旦确定，在同一机关内部的所有公文都应保持一致，不得随意更改。（ ） 【答案】√ 解析：同一机关内部公文排版格式的统一，有助于提高公文的规范性和辨识度，便于公文的管理、归档和查阅。这体现了机关工作的严谨性和专业性，也符合公文处理的标准化要求。随意更改排版格式会使公文显得杂乱无章，不利于内部的信息传递和工作协同，也会给外部受文者留下不良印象，影响机关的形象和公信力。 5.公文在印制过程中，如果发现个别文字错误，可由印制人员直接修改，无需重新走审核流程。（ ） 【答案】× 解析：即使在印制过程中发现个别文字错误，也不能由印制人员擅自修改。公文的任何修改都应遵循严格的程序，一般需经过原审核部门或人员重新审核，确保修改后的内容准确无误且不影响公文的整体意图和效力，然后根据审核意见进行相应处理，可能涉及重新排版、校对等环节，以保证公文的质量和严肃性。 6.公文的用纸大小和页边距等规格应符合国家标准，这是公文规范性的体现。（ ） 【答案】√ 解析：公文用纸大小和页边距等规格的国家标准规定，确保了公文在外观形式上的统一和规范，便于公文的装订、归档和传递，也有利于不同机关之间公文的交换和共享。遵循这些标准是公文规范化、标准化管理的基本要求，有助于提高公文处理的效率和质量，维护公文的权威性和严肃性，体现机关工作的专业性和严谨性。 7.公文的分发可以根据工作的紧急程度灵活安排，不一定要按照既定的分发范围和程序进行。（ ） 【答案】× 公文的分发必须严格按照既定的分发范围和程序进行，确保公文准确、及时地送达预定的受文对象。随意更改分发方式可能导致公文延误、错发或漏发，影响工作的正常开展和信息的有效传达，破坏公文的传递秩序和保密性，引发工作混乱和信息安全问题，所以必须严格遵循分发的规范要求。 8.涉密公文在传递过程中，必须采取严格的保密措施，确保信息安全。（ ） 【答案】√ 解析：涉密公文涉及国家秘密或组织的敏感信息，其传递过程存在较高的安全风险。因此，必须通过机要交通、机要通信或符合保密要求的专门渠道进行传递，并采取加密、专人押送等严格的保密措施，防止信息泄露，这是维护国家安全和组织利益的重要保障，也是涉密公文管理的关键环节，任何疏忽都可能导致严重的后果。 9.公文形成后，发文机关应对公文的形成过程进行整理归档，以备日后查阅和追溯。（ ） 【答案】√ 解析：对公文形成过程进行整理归档，有利于记录公文的起草、审核、签发、印制、分发等各个环节的详细情况，包括参与人员、时间节点、修改意见等信息。这不仅便于日后对公文的查阅和参考，还能在出现问题时进行追溯和责任认定，为机关的工作管理和决策提供重要的历史资料支持，有助于总结经验教训，不断提高公文处理水平和工作质量。 10.公文在形成过程中，如需征求外部专家意见，专家意见可直接作为公文的定稿依据，无需再经过机关内部审核。（ ） 【答案】× 解析：虽然外部专家意见具有一定的参考价值，但公文定稿必须经过机关内部的严格审核流程，综合考虑机关的工作目标、政策法规、实际情况以及各方面的利益和要求。专家意见可能存在局限性或与机关整体利益不完全一致的情况，只有通过内部审核，才能确保公文内容的准确性、合法性、可行性和权威性，使公文能够有效地服务于机关的行政管理工作，避免因片面依赖专家意见而导致的决策失误和工作偏差。 三、问答题 （本大题共4小题，每小题8分，共32分） 1.简述公文形成的主要过程。 【答案】公文形成主要包括交拟、拟稿、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等环节。交拟是领导交代写作任务；拟稿是撰写公文初稿；审核由专门人员对公文内容、格式等进行审查；签发是领导对文稿的最终审定；复核在印制前再次检查；印制将公文排版印刷；用印是加盖印章；登记记录公文的相关信息；分发将公文发送至既定的受文对象。这些环节紧密相连，确保公文的质量和规范，使其能准确传达机关意图，有效发挥行政管理作用，保障工作的顺利开展和信息的准确传递。 2.公文拟稿时应遵循哪些要求？ 【答案】公文拟稿时，首先要明确主题，做到一文一事，主旨突出，使受文者能迅速把握核心内容。其次，材料选择应真实、典型、新颖，真实是基础，典型能增强说服力，新颖可提升关注度。语言表达要准确、简洁、庄重、规范，避免歧义与模糊，使用书面语，符合公文的文体风格。同时，结构要合理清晰，层次分明，开头、正文、结尾连贯自然，便于阅读和理解，确保公文能有效地传达信息，指导工作，体现公文的严肃性和权威性，提高工作效率和执行效果。 3.说明公文审核的重点内容。 【答案】公文审核重点关注内容、格式和程序三个方面。内容上，审核其是否符合国家法律法规、方针政策，是否准确反映实际情况，措施是否可行，观点是否明确，逻辑是否严密，有无错别字、语病等语言问题；格式上，检查文种是否正确，格式是否规范，包括标题、文号、主送机关、正文、落款、日期、密级、紧急程度、页码等要素是否完整准确；程序上，核实是否经过必要的起草、会签等环节，签发人是否符合规定，确保公文从内容到形式都符合规范要求，保障公文的质量和合法性，使其在行政管理中能正确发挥作用，避免因错误或不规范公文引发的工作失误和混乱。 4.阐述公文签发的作用和注意事项。 【答案】公文签发的作用在于赋予公文法定效力，标志着公文的正式定稿和生效，体现机关对公文内容的认可和负责。签发时应注意：由机关负责人或经授权的分管领导签发，上行文需主要负责人签发；签发人要认真审核公文，确保内容准确无误；在公文定稿上签署姓名和日期，意见要明确，如 “同意印发”“发” 等；联合行文时，需各发文机关负责人共同签发，确保各方意见一致，使公文在执行过程中有权威性和约束力，保障工作依据公文顺利推进，维护机关的正常工作秩序和决策的有效实施。 四、案例分析题（本大题共18） 某市政府部门准备发布一份关于加强城市公共卫生管理的通知，以下是该公文形成过程中的一些情况： 秘书小李接到起草任务后，收集了一些网上的相关资料，并参考以往类似文件的格式开始撰写初稿。在撰写过程中，他根据自己对城市公共卫生问题的理解，提出了一系列措施，但未与相关业务科室进行沟通核实。 初稿完成后，直接交给了办公室主任进行审核。办公室主任发现文中部分措施缺乏法律依据，且格式存在多处错误，如文号编写不规范、字体字号不符合要求等。 主任将公文退回给小李修改，小李修改后再次提交，主任审核通过后交给了分管领导王局长签发。王局长由于工作繁忙，未仔细阅读公文内容就直接签发了。 问题： 1．请指出该公文形成过程中存在的问题，并说明可能会导致的后果。 2．针对这些问题，提出改进的建议和措施，以确保公文的质量。 【答案】 1.存在的问题及后果如下： 秘书小李在起草时未与相关业务科室沟通核实，仅凭个人理解提出措施，可能导致措施不符合实际工作情况，缺乏可行性和可操作性，在执行过程中遇到困难，无法有效解决城市公共卫生管理问题，影响政府部门的公信力和工作效率。 初稿格式存在多处错误且部分措施缺乏法律依据，这会使公文显得不专业、不严谨，影响公文的权威性和规范性，可能导致受文单位对公文的重视程度降低，甚至对公文内容产生质疑，不利于工作的顺利开展和政策的有效落实。 分管领导王局长未仔细阅读公文内容就签发，可能会使存在问题的公文得以发布，一旦实施，可能引发一系列不良后果，如因措施不当引发社会争议，或因法律依据不足导致行政诉讼等，给政府部门带来不必要的麻烦和损失，严重影响政府形象和工作的正常运转。 2.改进建议和措施如下： 在起草阶段，秘书小李应积极与相关业务科室沟通，充分了解城市公共卫生管理的实际情况和需求，共同商讨并制定合理、可行的措施，确保公文内容符合实际工作，具有针对性和可操作性。同时，加强对公文格式规范和相关法律法规的学习，提高自身业务能力，避免出现格式错误和措施无法律依据的情况。 在审核阶段，办公室主任应更加严格细致，除了检查内容的合法性、可行性和格式的规范性外，还可以组织相关专家或业务骨干进行会审，多角度审查公文，确保公文质量。对于审核发现的问题，要详细记录并反馈给起草人，要求其认真修改，修改后再次审核，直至公文符合要求。 在签发阶段，分管领导王局长应树立责任意识，无论工作多忙，都要认真阅读公文内容，对公文的质量负责。必要时，可要求起草人或审核人进行详细汇报，充分了解公文的背景、目的和主要内容后再进行签发，确保签发的公文准确无误，能够有效指导城市公共卫生管理工作的开展，维护政府部门的形象和权威，保障各项政策措施的顺利实施。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$