《秘书基础》信息与秘书工作（3）（举一反三考点练） -课后自测（原卷版+答案版）（卷2）

举一反三考点练 《秘书基础》 信息与秘书工作（3）-课后自测 知识点一 信息资料的储存 1.（简答题）简述通常著录的项目有哪些。 2.（简答题）信息经过整理加工后就要将其储存起来，供以后使用，请谈一谈信息储存的含义以及信息储存应做好哪些工作。 3.（简答题）信息资料的科学储存主要要做好哪些工作？ 4.（材料题）某单位秘书在整理信息资料存储工作时发现，部分信息资料没有明确的分类，著录信息也不完整，导致在查找一份重要的项目资料时耗费了大量时间，而且由于保管不善，一些纸质资料有受潮发霉的迹象。 请回答以下问题： 材料中反映出该单位在信息资料存储工作中存在哪些问题？ 知识点二 信息传递的基本要求 1.（简答题）信息资料传递的基本要求是什么？ 2.（简答题）信息资料传递的 “多”是什么含义？ 3.（简答题）简述信息资料传递 “快” 的重要性及实现途径。 4.（简答题）举例说明信息资料传递 “省” 的实际意义。 知识点三 信息传递的基本方式及途径 1.（简答题）信息传递基本方式有哪些？有哪些常用途径？ 2.（简答题）电信传递的含义是什么？ 3.（简答题）什么是面授或直接送达？ 4.（名词解释题）相向传递 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$ 举一反三考点练 《秘书基础》 信息与秘书工作（3）-课后自测 知识点一 信息资料的储存 1.（简答题）简述通常著录的项目有哪些。 【答案】（1）名称项；（2）著者项；（3）出版项；（4）稽核项；（5）附注项；（6）提要项；（7）业务注记。 2.（简答题）信息经过整理加工后就要将其储存起来，供以后使用，请谈一谈信息储存的含义以及信息储存应做好哪些工作。 【答案】信息的储存：秘书、秘书部门把已使用过的或者尚未使用的信息作为资料入库存储起来。 信息资料的科学储存主要应做好以下工作分类、著录、建立储存检索系统、保管。 3.（简答题）信息资料的科学储存主要要做好哪些工作？ 【答案】信息资料的科学储存主要要做好以下几项工作：①分类：学科分类法和主题分类法。②著录：著录是对具体的信息资料进行如实的记载。通常著录的项目有以下七项：名称项、著者项、出 版项、稽核项、附注项、提要项、业务注记。③建立储存检索系统。④保管。 4.（材料题）某单位秘书在整理信息资料存储工作时发现，部分信息资料没有明确的分类，著录信息也不完整，导致在查找一份重要的项目资料时耗费了大量时间，而且由于保管不善，一些纸质资料有受潮发霉的迹象。 请回答以下问题： 材料中反映出该单位在信息资料存储工作中存在哪些问题？ 【答案】材料中反映出该单位在信息资料存储工作中存在以下问题。一是分类不明确，各类信息资料界限模糊，没有依据特定标准进行类别区分，使得在查找资料时如同大海捞针，无法快速定位所需信息。二是著录信息不完整，可能缺少名称、著者、出版、稽核、附注、提要以及业务注记等重要项目中的部分内容，导致对资料的了解不够全面，影响资料的有效利用和管理。三是保管工作不到位，没有做好纸质资料的防潮工作，使资料受潮发霉，这不仅可能损坏资料内容，还会降低资料的保存寿命，影响其随时取用。 知识点二 信息传递的基本要求 1.（简答题）信息资料传递的基本要求是什么？ 【答案】基本要求：多、快、好、省。 2.（简答题）信息资料传递的 “多”是什么含义？ 【答案】信息资料传递的 “多” 着眼于数量维度。即在特定情形与渠道下，尽可能扩大传递信息资料的数量规模，使流通的信息更为丰富。例如企业在进行市场调研时，会收集来自多方面的信息，如消费者反馈、竞争对手动态、行业趋势等多种信息，并将这些信息尽可能全面地传递给相关部门，以辅助决策，增加决策依据的丰富性。 3.（简答题）简述信息资料传递 “快” 的重要性及实现途径。 【答案】重要性：在当今快速发展的时代，信息具有时效性。例如在金融领域，股票价格瞬息万变，及时准确的信息传递能让投资者迅速做出决策，抓住投资机会或规避风险。若信息传递迟缓，可能导致决策失误，造成经济损失。在应急救援中，快速的信息传递能让救援队伍及时了解灾情，迅速调配资源，提高救援效率，减少人员伤亡和财产损失。 实现途径：一是利用先进的信息技术设备，如高速网络、卫星通信等，减少信息传输的延迟。二是优化信息传递流程，减少不必要的中间环节。例如企业内部建立高效的信息管理系统，信息能直接从源头传递到需求部门，避免层层审批和传递造成的时间浪费。三是提高传递人员的专业素质和操作熟练度，使其能够迅速处理和传递信息。 4.（简答题）举例说明信息资料传递 “省” 的实际意义。 【答案】在电商企业中，大量的订单信息、商品信息等需要在企业内部各部门以及与供应商、物流公司之间传递。如果采用高效且成本低的电子数据交换（EDI）系统进行信息传递，相比传统的纸质文件邮寄或人工电话沟通，可以节省大量的人力、物力和时间成本。例如，减少了纸张的使用、邮寄费用以及人工处理信息的时间成本等，在保证信息传递数量和质量的前提下，提高了企业的经济效益，增强了企业的竞争力。 知识点三 信息传递的基本方式及途径 1.（简答题）信息传递基本方式有哪些？有哪些常用途径？ 【答案】基本方式：①单向传递；②相向传递；③反馈传递。 常用途径：①邮路传递；②电信传递；③新闻传递；④面授或直接送达。 2.（简答题）电信传递的含义是什么？ 【答案】电信传递是指依靠电话、电报、电传、计算机网络等现代化通信手段进行传递。这些方式具有即时性强、传输速度快的优势，能够在短时间内跨越较大空间距离完成信息的传递，尤其是计算机网络的普及，让信息传递更为高效便捷，数据量也不受太多限制。 3.（简答题）什么是面授或直接送达？ 【答案】例如举办各类讨论会、交流会时的现场交流互动，或者派遣专人将信息资料直接送至目标对象手中。对于重要的信息资料或者距离较近的传递对象，这种方式能够确保信息的安全性和准确性，避免信息在传递过程中出现丢失或泄露等问题，同时还可进行当面的沟通交流与答疑解惑。 4.（名词解释题）相向传递 【答案】这种模式下双方在信息传递时均向对方发送信息，共同融入传递进程。各类讨论会、交流会以及资料交换活动等都是典型代表。双方互动交流，信息不再是单向流动，而是相互交互，彼此既是信息的发送者也是接收者。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$