《秘书基础》信息与秘书工作（3）（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书基础》 信息与秘书工作（3）-讲义 1.了解：信息及其分类、特征，信息在秘书工作中的作用，信息工作的特点、原则、基本要求，信息收集的内容、渠道、方法，信息的储存和传递。 2.应用：信息的整理加工。 知识点一 信息资料的储存 1.信息资料的储存 秘书及秘书部门将已用或未用的信息作为资料存入仓库予以保存，此即信息资料的存储。 2.信息资料科学储存的主要任务 （1）分类：把各类信息资料依特定标准予以类别区分。 （2）著录：对具体信息资料如实记录，通常按规定格式制作分类卡片，以简洁语言填写。一般著录项目涵盖名称、著者、出版、稽核、附注、提要以及业务注记等。 （3）建立储存检索系统：建立便于查询和调用信息资料的系统，以提高信息资料的利用效率。 （4）保管：涉及信息资料入库后的存放与维护工作，确保资料的安全、完整与有序存放，以便随时取用。 1.（多项选择题）著录是对具体信息资料进行如实的记载，那么著录中记载的项目有（ ） A.名称项 B.稽查项 C.出版项 D.附注项 【答案】ACD 【解析】通常著录的项目有七项，分别是名称项、著者项、出版项、稽核项、附注项、提要项和业务注记，没有稽查项，只有稽核项。 【要点】考查信息的储存。 1.（单项选择题）排架号、登记号等属于著录项目中的（ ） A.提要项 B.业务注记 C.名称项 D.出版项 【答案】B 【解析】业务注记是档案著录项目中用于记录档案管理过程中的业务信息的部分。排架号用于指示档案在库房中的存放位置，登记号是档案登记过程中的编号，这些都是档案管理业务操作中产生的标记信息，用于档案的管理、检索和利用，所以排架号、登记号属于业务注记。 【要点】考查档案著录项目的具体内容。 2.（单项选择题）信息储存中，分类时公文和准公文通常按（ ）等特征划分大类。 A.作者、问题、名称 B.出版者、出版地点、出版时间、版次 C.页数、成册数、图表、开本、字数、价格 D.出版社、出版时间 【答案】A 【解析】在信息储存过程中，对于公文和准公文，按作者、问题、名称等特征划分大类是比较合理的。作者可以体现公文的来源，不同作者（如不同的政府部门、单位等）发布的公文可能具有不同的职责范围和重点内容；问题可以反映公文所涉及的主题，例如是关于经济政策、人事任免还是社会事务等方面的内容；名称则是公文的标题等标识，有助于直接区分不同类型的公文。这种分类方式能够方便用户根据来源、主题等因素快速检索和查找所需公文。 【要点】考查信息储存中公文和准公文分类的依据。 3.（单项选择题）秘书部门将信息资料存入仓库保存的行为称为（ ） A.信息资料的整理 B.信息资料的存储 C.信息资料的收集 D.信息资料的分析 【答案】B 【解析】题干描述的正是信息资料存储的定义，即秘书及秘书部门将已用或未用的信息作为资料存入仓库予以保存。 【要点】考查信息资料存储的概念。 1.（多项选择题）稽核项包括（ ） A.页数 B.成册数 C.图表 D.开本 【答案】ABCD 【解析】A 选项页数能体现档案篇幅，利于整理、统计与利用。B 选项成册数可明确多册档案的数量，保障其系统性。C 选项图表包含重要信息，记录其情况有助于了解档案内容构成。D 选项开本虽常用于出版行业，但也可作为档案稽核项来描述其规格，从整体上完善对档案外在及内容呈现形式的记录。 【要点】考查著录的主要内容。 2.（单项选择题）信息储存中，著录的项目不包括（ ） A.来源项 B.名称项 C.著者项 D.出版项 【答案】A 【解析】名称项是著录项目的重要组成部分。它主要记录信息资源（如文件、文献等）的名称相关信息，例如文件名、文献标题等。这些名称信息有助于在信息存储和检索过程中快速识别和定位特定的信息资源，方便用户根据名称来查找自己需要的内容。 【要点】考查著录的主要内容。 3.（单项选择题）信息储存的分类中，图书一般按（ ）分类。 A.《中国图书资料分类法》 B.《全国报刊资料分类表》 C.作者 D.名称 【答案】A 【解析】《中国图书资料分类法》是图书分类的重要工具。它根据图书的学科内容，将图书分为马克思主义、列宁主义、毛泽东思想，哲学，社会科学，自然科学，综合性图书五大部类，在每个部类下又细分了多个类目。图书馆、书店以及许多信息存储机构在对图书进行分类整理时，广泛使用这种分类法，能够系统地将不同学科领域的图书进行归类，方便读者查找和借阅相关图书。 【要点】考查图书在信息储存中分类的依据。 · 信息资料储存：秘书部门将已用或未用信息存为资料入库保存。 · 科学储存任务： 分类：按标准区分资料类别。 著录：如实记录资料并制卡填写，含多著录项目。 建检索系统：便于资料查询调用。 保管：存放维护资料，保障取用。 知识点二 信息传递的基本要求 信息资料传递，即把信息资料送至需求者处。其基本要求可概括为 “多、快、好、省”四字。 “多”着眼于数量维度。即在特定情形与渠道下，尽可能扩大传递信息资料的数量规模，使流通的信息更为丰富。 “快”聚焦于速度方面。传递信息资料时需严格把控时限，力求在最短时间内精准地将信息投送至既定目标对象。 “好”侧重在质量层面。要求信息资料的传递精准无误且稳定可靠，坚决杜绝信息出现偏差与失真的状况。 “省”关乎经济考量。在信息资料传递进程中，需高度重视经济效益，以最低的成本耗费达成信息传递数量的最大化。 1.（多项选择题）信息资料的传递的基本要求有（ ） A.省 B.多 C.快 D.好 【答案】ABCD 【解析】信息资料的传递的基本要求可概括为 “多、快、好、省”四字。 【要点】考查信息资料的传递的基本要求。 1.（单项选择题）信息传递的关键是（ ） A.传递速度 B.传递准确性 C.传递方式 D.传递对象 【答案】B 【解析】传递准确性是信息传递的关键。只有准确的信息才能真正发挥其价值。无论是商业决策、学术研究还是日常生活中的信息交流，不准确的信息会导致误解、错误的决策等不良后果。 【要点】考查信息传递的关键要素。 2.（单项选择题）为了保证信息资料传递 “好”，关键要做到（ ） A.信息内容详细 B.传递速度快 C.信息精准无误且稳定可靠 D.传递成本低 【答案】C 【解析】“好” 侧重在质量层面，要求信息资料的传递精准无误且稳定可靠，坚决杜绝信息出现偏差与失真的状况。 【要点】考查信息资料传递 “好” 的要点。 3.（单项选择题）在信息资料传递过程中，若采用了高成本但低效的方式，没有满足（ ）的要求。 A.多 B.快 C.好 D.省 【答案】D 【解析】“省” 要求以最低的成本耗费达成信息传递数量的最大化，高成本低效的方式不符合。 【要点】考查信息资料传递 “省” 的判断依据。 1.（单项选择题）信息传递的“多”是指（ ） A.传递费用多 B.传递速度多 C.传递信息数量多 D.传递渠道多 【答案】C 【解析】在信息传递的基本要求里，“多” 是指传递信息数量多。这意味着在保证信息质量的前提下，尽可能多地传递有价值的信息。 【要点】考查信息资料的传递的基本要求。 2.（单项选择题）信息资料传递中，若出现信息偏差，违背了（ ）的要求。 A.多 B.快 C.好 D.省 【答案】C 【解析】因为 “好” 要求信息资料传递精准无误且稳定可靠，信息偏差不符合这一要求。 【要点】考查信息资料传递 “好” 的内涵及反例判断。 3.（判断题）信息资料传递的基本要求 “多、快、好、省” 中，“快” 和 “省” 是最重要的。（ ） 【答案】× 【解析】“多、快、好、省” 四个要求相互关联、相互制约，没有哪个是绝对最重要的，都需要兼顾才能实现高效信息资料传递。 【要点】考查信息资料传递基本要求的综合重要性。 · 信息资料传递定义：将信息资料送到需求者手中。 · 基本要求： 多：从数量角度，特定条件下尽量扩大传递数量，增加信息流通量。 快：从速度角度，把控时限，争取最短时间内将信息送达目标对象。 好：从质量角度，保证传递准确可靠，避免信息失真。 省：从经济角度，重视经济效益，低成本传递更多信息。 知识点三 信息传递的基本方式及途径 1.信息资料传递的基本方式 （1）单向传递：此模式中信息资料的发送方径直将信息传输给接收方。像广播、电视、报刊、广告、新闻发布会等媒体传播形式，以及各单位发布的简报、报表等均属此类。信息由源头向需求端单向流动，接收者处于相对被动的接收地位。 （2）相向传递：这种模式下双方在信息传递时均向对方发送信息，共同融入传递进程。各类讨论会、交流会以及资料交换活动等都是典型代表。双方互动交流，信息不再是单向流动，而是相互交互，彼此既是信息的发送者也是接收者。 （3）反馈传递：信息资料的发送者依照接收者的特定要求，有目的地筛选信息内容予以传递。其显著特征是传递的信息极具针对性，能够精准满足需求，信息的有效利用率颇高。 2.我国具体的信息传递途径 （1）邮路传递：由邮电部门借助邮件形式来实现信息资料的传递。这种方式覆盖面广泛，能适应不同地理位置和距离的信息传输需求，无论是偏远地区还是城市区域都能通过邮政网络进行信息资料的递送。 （2）电信传递：依靠电话、电报、电传、计算机网络等现代化通信手段进行传递。这些方式具有即时性强、传输速度快的优势，能够在短时间内跨越较大空间距离完成信息的传递，尤其是计算机网络的普及，让信息传递更为高效便捷，数据量也不受太多限制。 （3）新闻传递：利用报刊、广播、新闻发布会等新闻媒介开展信息传递工作。这种渠道具有传播范围广、受众群体多的特点，能够快速地将信息传播到大量人群中，在信息的公开性和大众传播方面有着独特的作用，可让社会各界广泛知晓相关信息资料。 （4）面授或直接送达：例如举办各类讨论会、交流会时的现场交流互动，或者派遣专人将信息资料直接送至目标对象手中。对于重要的信息资料或者距离较近的传递对象，这种方式能够确保信息的安全性和准确性，避免信息在传递过程中出现丢失或泄露等问题，同时还可进行当面的沟通交流与答疑解惑。 1.（多项选择题）我国具体的信息传递途经有（ ） A.邮路传递 B.电信传递 C.新闻传递 D.直接送达 【答案】ABCD 【解析】A 选项邮路传递，借助邮政系统，以信件等为载体，覆盖广，适用于多种书面信息传递。B 选项电信传递，含电话、电报等，可实时或大容量传递语音、文件等信息。C 选项新闻传递，经广播等媒体，由采编团队运作，向大众传播各类新闻。D 选项直接送达，如单位内部文件传递，简单直接，准确性高且利于当场沟通，减少误解。 【要点】考查我国具体的信息传递途径。 1.（判断题）新闻发布会属于信息资料的单向传递。（ ） 【答案】√ 【解析】单向传递是指信息从信息源向接收者单方向流动，接收者一般是被动地接收信息，很少有机会即时反馈。新闻发布会主要是信息发布者（如企业、政府部门等）向媒体和公众发布新闻、消息等内容。在发布会过程中，主要是发布者在台上讲解和传达信息，记者和其他听众主要是接收这些信息。虽然在发布会结束后可能会有提问环节，但就发布会主要的信息传播阶段而言，是单向传递信息的方式，符合单向传递的定义。 【要点】考查单向传递的含义。 2.（多项选择题）反馈传递的特点在于信息的内容具有（ ） A.较强的针对性 B.较强的依附性 C.利用率高 D.政策性 【答案】AC 【解析】A 选项，反馈信息是针对之前接收的内容或特定要求产生的，像产品质量反馈就有很强针对性。C 选项，反馈信息是对特定问题或需求的回应，可直接用于调整等，如企业利用客户反馈改进产品，利用率高。 【要点】考查反馈传递的特点。 3.（单项选择题）双方在讨论会上交流信息，这体现了信息资料传递的（ ）方式。 A.单向传递 B.相向传递 C.反馈传递 D.间接传递 【答案】B 【解析】在讨论会上双方互相发送信息，互动交流，彼此既是发送者也是接收者，属于相向传递。 【要点】考查信息资料相向传递方式的理解。 1.（单项选择题）将信息送达需要者的手中就是（ ） A.信息的整理加工 B.信息的收集 C.信息的储存 D.信息的传递 【答案】D 【解析】信息传递的定义就是将信息从一个主体传递给另一个主体，也就是将信息送达需要者的手中。它涉及信息传输的渠道、方式和安全等问题。 【要点】考查信息的传递的含义。 2.（单项选择题）对于重要且距离较近的信息传递对象，为确保信息安全准确，最好采用（ ） A.邮路传递 B.电信传递 C.新闻传递 D.面授或直接送达 【答案】D 【解析】面授或直接送达方式对于重要信息资料或距离较近对象，能确保信息安全性和准确性。 【要点】考查不同信息传递方式在确保信息安全准确方面的应用。 3.（判断题）面授或直接送达方式效率很低，不适合现代信息传递。（ ） 【答案】× 【解析】对于重要信息或近距离对象，面授或直接送达能确保信息安全准确、可当面沟通交流，有其独特的适用场景，不能说不适合现代信息传递。 【要点】考查面授或直接送达方式在现代信息传递中的适用性。 · 信息资料传递方式： 单向传递：发送方给接收方传信息，如媒体与单位资料，接收方被动。 相向传递：双方交互传信息，像讨论会等活动。 反馈传递：按接收方要求传信息，针对性强。 · 我国信息传递途径： 邮路传递：邮电邮件送，范围广。 电信传递：电话等手段，快速便捷无数据量限制。 新闻传递：新闻媒介传播，受众多范围广。 面授或直接送达：讨论交流或专人送，保信息安全准确且可当面交流。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！2 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$