《秘书基础》信息与秘书工作（2）（举一反三考点练）-讲义

举一反三考点练 《秘书基础》 信息与秘书工作（2）-讲义 1.了解：信息及其分类、特征，信息在秘书工作中的作用，信息工作的特点、原则、基本要求，信息收集的内容、渠道、方法，信息的储存和传递。 2.应用：信息的整理加工。 知识点一 秘书信息工作的基本要求 秘书信息工作有着 “准确、及时、全面、适用” 这四项基本要求。 “准确”意味着信息的内容必须精准无差，具备高度的真实性与可靠性，毕竟准确堪称信息的核心要素，承载着信息的根本价值。 “及时”要求在信息的收集、处理、传递、反馈等环节都要迅速高效，严格遵循时效原则，确保信息能在恰当的时间发挥作用。 “全面”强调信息的收集与处理需具备广泛的覆盖面，能够如实呈现事物各个层面的真实状况，从而为相关决策提供完整的依据。 “适用”着重于信息要紧密围绕中心工作展开，依据不同领导机关以及不同领导人的多样化需求来供给信息。尤其需要留意的是，但凡新出现且带有重要动向、倾向、苗头、政策关联或者突发性质的问题，都应具备良好的适用性，并且要及时进行采报，坚决杜绝将按需采报错误地转变为“按偏好报送”的不良现象。 1.（单项选择题）秘书信息的生命是（ ） A.及时 B.全面 C.适用 D.准确 【答案】D 【解析】准确意味着信息的内容要准确无误，真实可靠。这是信息的核心要素，是信息的全部意义所在，就像生命一样重要。因为只有准确的信息才能为工作提供正确的依据，无论是信息的及时性、全面性还是适用性，都要以信息准确为前提。如果信息不准确，会导致决策失误、工作方向错误等严重后果。 【要点】考查秘书信息工作的基本要求。 1.（判断题）信息的传递是信息工作的核心。（ ） 【答案】× 【解析】信息工作包括信息的收集、整理加工、传递等多个环节。信息的整理加工才是整个信息工作的核心。因为在整理加工过程中，要对信息进行筛选，确保信息符合 “实、新、精、准” 的要求；通过校核保证信息的真实性和准确性；经过加工来创造性地整理信息，充实内容、综合分析、提出意见、修饰润色；最后通过编制对信息材料进行有序化处理。这些步骤对于信息的质量和可用性起到了至关重要的作用。而信息传递只是信息工作中的一个重要环节，它主要是将经过整理加工后的信息传递给需要的人，虽然它对于信息发挥作用也很关键，但不是信息工作的核心。 【要点】考查信息工作各个环节的重要性。 2.（单项选择题）秘书在收集市场动态信息时，应（ ） A.只收集与本公司产品直接相关的信息 B.广泛收集包括竞争对手、消费者需求等多方面信息 C.优先收集容易获取的信息 D.依据个人兴趣收集信息 【答案】B 【解析】“全面” 要求信息收集与处理具备广泛覆盖面，如实呈现事物各层面状况，收集市场动态信息时不能局限，要广泛收集多方面信息才能为公司决策提供完整依据。 【要点】考查秘书信息工作 “全面” 要求在收集信息时的体现。 3.（单项选择题）某秘书向领导提供信息时，只挑选领导喜欢听的内容，这种做法违背了信息工作的（ ）要求。 A.准确 B.及时 C.全面 D.适用 【答案】D 【解析】“适用” 要求依据不同领导需求供给信息，但不是按偏好报送，而应围绕中心工作，对新出现重要问题及时采报，该秘书做法错误。 【要点】考查秘书信息工作 “适用” 要求的正确理解。 1.（单项选择题）对于政府出台的一项新政策可能产生的影响，秘书应（ ） A.等待领导询问后再收集相关信息 B.及时收集并整理相关信息，不管领导是否要求 C.只收集政策文本信息，不关注社会反馈 D.按自己对政策的理解有选择性地收集信息 【答案】B 【解析】“及时” 要求在信息收集等环节迅速高效，对于新政策影响这类重要信息，应主动及时收集整理，不能等待领导询问，且要全面关注各方面信息，不能主观选择性收集。 【要点】考查秘书信息工作 “及时” 要求在特定事件中的应用。 2.（多项选择题）信息工作 “及时” 的意义在于（ ） A.提高信息价值 B.满足领导紧急决策需求 C.增强信息时效性 D.避免信息过时 【答案】ABCD 【解析】在信息收集、处理等环节迅速高效，能提高信息价值，在领导需要紧急决策时提供支持，增强时效性，防止信息因时间延误而过时失效。 【要点】考查信息工作 “及时” 要求的意义。 3.（判断题）对于领导未提及的信息，秘书无需收集，以避免资源浪费。（ ） 【答案】× 【解析】秘书应围绕中心工作主动收集信息，尤其是新出现且带有重要动向等问题的信息，不能仅依赖领导指示，否则可能错过重要信息影响工作。 【要点】考查秘书信息工作 “适用” 要求与主动收集信息的关系。 · 秘书信息工作有 “准确、及时、全面、适用” 四项基本要求。 · “准确”要求信息内容精准、真实可靠，是信息的核心与根本价值所在。 · “及时”要求信息在收集、处理、传递、反馈各环节迅速高效，遵循时效原则以适时发挥作用。 · “全面”强调信息收集和处理要有广泛覆盖面，如实反映事物各方面情况，助力决策。 · “适用”强调围绕中心工作，按不同需求提供信息，对新出现特定性质问题要保持适用性、及时采报，避免错误报送。 知识点二 信息的收集 1.秘书人员信息收集内容 秘书人员在信息收集时涵盖多方面内容，像系统内的相关信息、上级传达的信息、平行部门的信息、来自社会层面的信息、过往的历史信息以及国际上的信息等均在其列。 2.信息收集的渠道 （1）从获取信息的方式来看，存在信息网络这一渠道，它借助网络技术获取信息；行政组织渠道，依靠行政体系内部来收集；科研渠道，通过科研活动与研究成果获取信息；社会团体渠道，利用社会团体的资源与活动收集；调查渠道，运用专门的调查手段获取；媒体渠道，借助各类媒体报道收集信息。 （2）从获取信息的来源区分，有外部渠道，即源自组织外部的信息来源；内部渠道，也就是组织内部产生与流转的信息来源。 3.常用的信息收集方法 常用的信息收集方法包含多种类型。 观察法，又称为直接考查法，此为收集信息的基础方法，其突出特点在于获取的信息具有直接性，能直观地反映情况。问卷法，依照填写者的不同可划分为自填问卷与访问问卷两类。自填问卷由被调查者自行填写，访问问卷则是在访问过程中由调查者辅助填写。询访法，指信息收集者以提问并让对方回答的形式来获取信息，这种方式会将询问者的意图完全呈现出来，使被询问者清楚知晓收集信息的目的与方向。此外，还有阅读法，通过阅读各类文献资料收集信息；收听法，依靠收听广播、音频等收集；索取法，向相关部门或个人索要特定信息；网络法，利用互联网平台与工具收集；量表法，借助设计好的量表来收集量化信息；交换法，通过与其他组织或个人交换信息资源来获取所需信息。 1.（单项选择题）观察法最显著的特点是（ ） A.所获信息具有直接性 B.所获信息具有间接性 C.所获信息具有主观性 D.所获信息具有随意性 【答案】A 【解析】观察法也称直接考查法，这是它最基本的定义属性。在观察过程中，信息收集者直接用自己的感官（如眼睛看、耳朵听等）去获取信息，不经过中间环节的转述或加工。 【要点】考查观察法的特点。 1.（单项选择题）撰写市场预测报告时，常用（ ）收集信息。 A.调查渠道 B.信息网络渠道 C.社会团体渠道 D.媒体渠道 【答案】A 【解析】调查渠道着重于围绕特定专题，深入基层一线，全面广泛地采集丰富多样的资料。在此之后，对所收集的资料展开深入细致的筛选工作，去除其中粗糙、虚假的部分，留存精华与真实信息，进而获取极具价值的信息成果。该渠道通常在针对某一问题进行深度探究并有意收集专题信息时发挥作用。经由这一渠道所收集到的信息不但具备显著的应用价值，而且时常展现出一定的预测特性。在着手撰写市场预测报告时，此渠道是常用的信息收集途径之一。 【要点】考查信息收集的渠道。 2.（单项选择题）（ ）是收集、获取信息的最基本方法。 A.观察法 B.问卷法 C.协调法 D.询访法 【答案】A 【解析】观察法也称直接考查法，是收集、获取信息的最基本方法。它是通过直接用感官去感知事物来获取信息。 【要点】考查各种信息收集方法的特点。 3.（单项选择题）以下哪种信息收集渠道是借助网络技术获取信息的？（ ） A.行政组织渠道 B.信息网络渠道 C.科研渠道 D.社会团体渠道 【答案】B 【解析】信息网络渠道是借助网络技术获取信息，行政组织渠道靠行政体系内部，科研渠道通过科研活动，社会团体渠道利用社会团体资源，所以答案是 B。 【要点】考查信息收集渠道的分类及特点。 1.（多项选择题）量表有多种类型，按其作用可分为（ ） A.态度量表 B.能力量表 C.测验量表 D.调查量表 【答案】CD 【解析】C选项测验量表，用于测试评估个体心理特征或能力，如人才选拔时测智力或专业技能。D选项调查量表，收集调查对象关于主题的态度、意见等信息，像市场调研中的消费者满意度调查。A选项态度量表属于调查量表中测态度的，B选项能力量表属于测验量表中测能力的，不能与 CD 并列作为按作用划分的类型。 【要点】考查量表的类型。 2.（单项选择题）问卷法中，由被调查者自行填写的问卷是（ ） A.访问问卷 B.自填问卷 C.混合问卷 D.辅助问卷 【答案】B 【解析】自填问卷是由被调查者自行填写的问卷，访问问卷是在访问过程中由调查者辅助填写的问卷，没有混合问卷和辅助问卷这种说法。 【要点】考查问卷法的分类及定义。 3.（判断题）行政组织渠道和信息网络渠道是按信息来源区分的。（ ） 【答案】× 【解析】行政组织渠道和信息网络渠道是按获取信息的方式区分的，不是按来源区分。 【要点】考查信息收集渠道的分类方式。 · 秘书人员信息收集内容包括系统内、上级、平行、社会、历史、国际信息。 · 信息收集渠道： 按获取方式分为信息网络、行政组织、科研、社会团体、调查、媒体渠道。 按获取来源分为外部渠道和内部渠道。 · 常用信息收集方法：观察法（直接考查法，信息直接性强）；问卷法（分自填问卷和访问问卷）；询访法（提问获取信息，意图公开）；阅读法、收听法、索取法、网络法、量表法、交换法。 知识点三 信息的整理加工 1.信息的整理加工 在整个信息工作里，信息的整理加工占据核心地位，其涵盖了四个关键程序，分别是筛选、校核、加工以及编制。 就筛选而言，需遵循 “实、新、精、准” 这四项要求，以此保障信息质量。 校核工作重点在于对信息的真实性与准确性予以确认，主要运用分析法、核对法以及调查法这三种手段来达成目标。 加工环节属于信息整理过程中极具创造性的部分，主要任务在于对信息内容加以充实，展开综合分析，提出相关见解，并进行修饰润色，从而使信息更具价值与可读性。 编制则是信息整理流程的收尾工序，主要是针对信息材料实施有序化的处理操作。在信息编制的方法方面，除了较为常见的纵深法与归纳法之外，还存在转换法、对比法以及图表法等其他编制方法，这些方法能从不同角度对信息进行整合与呈现，以满足多样化的信息处理需求。 1.（单项选择题）信息整理加工的程序中，筛选力求选出的信息符合（ ） A. “实、新、精、准”的要求 B. “多、快、好、省”的要求 C. “真、善、美、全”的要求 D. “勤、美、好、省”的要求 【答案】A 【解析】就筛选而言，需遵循 “实、新、精、准” 这四项要求，以此保障信息质量。 【要点】考查信息的处理中筛选的要求。 1.（多项选择题）下面属于信息的编制方法的有（ ） A.归纳法 B.转换法 C.图表法 D.对比法 【答案】BCD 【解析】B 选项转换法，如将文字转图表或专业信息通俗化，方便不同受众理解。C 选项图表法，借助柱状图、折线图等直观展示信息关系与数据趋势，增强可视化效果。D 选项对比法，对照相关信息，像企业与对手的产品、价格等，凸显差异联系，助力决策。而归纳法不属于信息编制方法。 【要点】考查信息的编制方法。 2.（单项选择题）信息的处理就是对获取的信息进行（ ）、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。 A.加工 B.处理 C.储存 D.收集 【答案】A 【解析】信息处理的第一步是对获取的信息进行加工。加工包括对信息进行筛选、整理、转换等操作。例如，将收集到的市场调查问卷数据进行初步的筛选，去除无效问卷，对有效问卷中的数据进行分类整理，把一些文字描述性的数据转换为可量化的数据，这是信息处理的基础环节。之后才能对加工后的信息进行分析、综合、归类、过滤等操作，最终提炼出新的思想、理论用于指导工作实践。 【要点】考查信息处理的完整流程。 3.（判断题）信息整理加工比信息收集更重要。（ ） 【答案】× 【解析】信息收集是获取原始信息的基础，信息整理加工是对原始信息的处理，两者都很重要，不能简单比较谁更重要。 【要点】考查信息整理加工与信息收集的关系。 1.（单项选择题）对信息进行加工时，（ ）不是常用的方法。 A.归纳 B.演绎 C.猜测 D.比较 【答案】C 【解析】猜测在信息加工过程中不具有科学性和可靠性。信息加工需要基于事实、数据和合理的逻辑方法来提炼、分析信息，而猜测没有依据实际情况或合理的推理过程，容易产生错误的结论，不能作为一种有效的信息加工方法。 【要点】考查信息加工过程中常用的方法。 2.（多项选择题）信息整理加工的重要性体现在（ ） A.提高信息质量 B.便于信息存储 C.使信息更具价值 D.为决策提供依据 【答案】ACD 【解析】信息整理加工能筛选出优质信息，提升信息价值，经过整理加工后的信息能为决策提供依据，虽然整理加工后的信息便于存储，但这不是其核心重要性体现。 【要点】考查信息整理加工的重要性。 3.（单项选择题）图表法在信息编制中的作用是（ ） A.使信息更抽象 B.直观展示信息关系 C.增加信息复杂性 D.便于文字表述 【答案】B 【解析】图表法能直观展示信息之间的关系，使信息更清晰易懂，不是使信息更抽象、复杂或便于文字表述。 【要点】考查图表法的作用。 · 整体地位：是整个信息工作的核心，包含筛选、校核、加工、编制四道程序。 · 各程序要点： 筛选：要求为 “实、新、精、准”。 校核：目的是确保信息真实性、准确性，有分析法、核对法、调查法三种方法。 加工：属于创造性信息整理阶段，主要涉及充实内容、综合分析、提出意见、修饰润色。 编制：是信息整理最后步骤，对信息材料做有序化处理，编制方法除纵深法、归纳法外，还有转换法、对比法、图表法。 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