第五章 第三节秘书工作中检查督办的特点和方法-《秘书基础》案例分析专项训练（原卷版+答案版）

《秘书基础》高教社（第二版） 第五章 检查督办 第三节 秘书工作中检查督办的特点和方法 案例分析题 专项训练 案例一 某公司计划在一个月内完成新办公室的搬迁工作，秘书小李负责检查督办。在搬迁过程中，小李发现负责搬运办公设备的团队工作效率低下，原计划每天搬运 20 件大型设备，实际每天只能完成 10 件；同时，网络布线工程进度也严重滞后，比预定计划晚了三天还未完成一半。 问题： 1． 小李在此次检查督办工作中体现了秘书检查督办的哪些特点？ 2． 针对这些问题，小李可以采用哪些检查督办方法？ 【答案】 1.体现了及时性特点，在搬迁过程中及时发现了搬运团队工作效率低和网络布线工程进度滞后的问题，能够迅速介入处理，避免问题进一步恶化影响整体搬迁进度。还体现了全面性特点，不仅关注到了办公设备搬运，也注意到了网络布线工程等多方面的工作进展，对搬迁工作涉及的不同环节进行全面监督检查，确保整体搬迁工作顺利进行。 2.对于搬运团队效率低的问题，小李可以采用目标对比法，将实际搬运量与计划搬运量进行对比，明确差距，要求搬运团队负责人分析原因并制定改进措施，如增加人手、优化搬运流程等。同时采用现场监督法，安排专人在搬运现场监督，及时解决搬运过程中出现的问题，如设备装卸困难、运输车辆调配不当等，提高工作效率。对于网络布线工程进度滞后问题，采用进度跟踪法，要求施工方提供详细的工程进度表，每天汇报进展情况，小李根据进度表进行跟踪检查，找出滞后原因，如材料短缺、技术难题等，协调相关部门解决问题，如催促材料供应商供货、邀请网络技术专家协助解决技术难题，确保工程按时完成。 案例二 秘书小张负责检查督办公司年度销售目标的完成情况。在检查过程中，他发现销售一部在第一季度末仅完成了年度目标的 15%，远低于预期的 25%；而销售二部虽然销售额有所增长，但新客户开发数量严重不足。 问题 ： 1． 小张的检查督办工作在此案例中呈现出哪些特点？ 2． 小张应运用什么方法来检查督办销售部门的工作？ 【答案】 1.呈现出系统性特点，从年度销售目标出发，系统地检查各销售部门在销售额和新客户开发等多方面的完成情况，不是孤立地看待某个数据或某个部门的表现，而是将其放在整个销售体系中进行考量。同时具有权威性特点，小张作为秘书代表公司领导对销售部门进行检查督办，其意见和要求具有一定的权威性，销售部门需要重视并配合其工作，以确保公司年度销售目标的实现。 2.对于销售一部销售额未达预期的情况，小张可以采用数据分析方法，深入分析销售数据，如不同产品的销售占比、不同地区的销售情况、销售渠道的贡献等，找出销售额不足的具体原因，是产品竞争力问题、市场拓展不足还是销售策略失误等，然后与销售一部共同制定针对性的销售提升方案，如调整产品组合、加大市场推广力度或改进销售技巧等。针对销售二部新客户开发不足的问题，采用调查研究法，通过与销售二部员工交流、对市场潜在客户进行调研等方式，了解新客户开发困难的原因，如市场竞争激烈、客户定位不准确或销售团队开拓能力有限等，根据原因制定新客户开发计划，如开展市场细分研究、组织新客户开发培训或调整销售激励政策，鼓励员工积极开发新客户。 案例三 公司开展了一个为期半年的员工培训项目，秘书小王负责检查督办。在培训中期，小王发现部分培训课程的学员满意度较低，主要原因是课程内容理论性过强，缺乏实践案例；而且培训讲师的授课方式较为单调，互动性差。 问题： 1． 此案例中小王的检查督办工作有什么特点？ 2． 小王可以采取哪些检查督办方法来改善培训状况？ 【答案】 1.具有动态性特点，在培训项目进行到中期时及时发现问题，不是在项目结束后才进行总结评估，能够根据培训过程中的实际情况动态调整检查督办策略，及时解决问题以提升后续培训效果。还体现了服务性特点，检查督办的目的是为了提高培训质量，服务于员工的学习成长和公司的人才培养战略，通过发现培训课程中的问题并加以解决，使培训更符合员工需求，为公司发展提供有力的人才支持。 2.对于课程内容理论性强的问题，小王可以采用反馈调节法，收集学员对课程内容的具体反馈意见，如希望增加哪些实践案例、哪些理论知识难以理解等，将这些反馈及时传达给培训讲师，要求讲师调整课程内容，增加实践案例分析、模拟操作等环节，使课程内容更具实用性和吸引力。针对授课方式单调的问题，采用观摩学习法，组织培训讲师观摩优秀教师的授课视频或现场教学，学习多样化的授课方式，如小组讨论、角色扮演、案例演示等，鼓励讲师在后续授课中增加互动环节，提高学员的参与度和学习积极性，从而改善培训状况。 案例四 秘书小赵检查督办公司新产品研发项目。在研发过程中，他发现研发团队内部沟通不畅，不同小组之间信息传递不及时，导致部分工作出现重复劳动；而且研发资金使用情况混乱，存在一些不合理的支出。 问题： 1． 小赵在检查督办新产品研发项目时体现了哪些特点？ 2． 小赵应如何运用检查督办方法解决这些问题？ 【答案】 1.体现了深入性特点，不仅关注到研发工作的表面进度，还深入到团队内部沟通和资金使用等深层次问题，能够全面深入地了解研发项目的实际情况，为有效解决问题提供依据。同时具有前瞻性特点，及时发现沟通不畅和资金使用混乱等问题，若不解决可能会影响整个研发项目的进度、质量和成本控制，小赵通过检查督办提前预防这些潜在风险，保障研发项目顺利进行。 2.对于研发团队内部沟通不畅的问题，小赵可以采用组织协调法，组织研发团队召开沟通协调会议，建立规范的信息传递机制，如明确各小组的信息汇报对象、汇报时间和汇报内容格式，设立项目信息共享平台，如内部网站或项目管理软件，方便团队成员及时交流信息，避免重复劳动。针对研发资金使用混乱问题，采用审计监督法，邀请财务部门或外部审计机构对研发资金使用情况进行审计，详细审查每一笔支出的合理性和合规性，找出不合理支出的原因，如预算编制不准确、费用审批流程不严格等，制定资金管理制度，规范预算编制、审批流程和报销标准，加强对研发资金的监管，确保资金合理使用。 案例五 秘书小孙负责检查督办公司办公区域的装修改造工程。在工程进行中，他发现施工方在材料选用上与设计方案不符，部分材料质量较差；而且施工进度安排不合理，导致一些关键区域的施工延误，影响了整体工程进度。 问题 ： 1． 小孙的检查督办工作在该案例中有何特点？ 2． 小孙应采用哪些检查督办方法来处理这些问题？ 【答案】 1.具有严谨性特点，在装修改造工程中严格按照设计方案检查材料选用情况，不放过任何一个可能影响工程质量的细节，确保工程符合设计要求和质量标准。同时具有灵活性特点，面对施工进度安排不合理的问题，能够灵活调整检查督办策略，不仅仅局限于按照原计划监督，而是根据实际情况重新规划进度检查重点，协调各方资源解决关键区域施工延误问题，保障工程顺利推进。 2.对于施工方材料选用不符问题，小孙可以采用对照检查法，将施工方实际选用的材料与设计方案中的材料清单进行详细对照，列出不符材料的种类、数量和差异点，要求施工方立即更换符合要求的材料，并对已使用不符材料的部分进行整改或重新施工，确保工程质量。针对施工进度安排不合理问题，采用计划调整法，与施工方共同重新评估施工进度计划，根据关键区域的延误情况和剩余工程量，合理调整施工顺序和时间安排，如增加施工人员、延长工作时间或调整施工工艺，同时采用激励约束法，对提前完成关键区域施工或整体工程按时完工的施工方给予一定奖励，如奖金、提前支付工程款等，对延误工程进度的施工方按照合同约定进行处罚，如扣除违约金、延迟支付工程款等，促使施工方加快施工进度。 案例六 秘书小陈检查督办公司与供应商签订的原材料供应合同的执行情况。在检查中，他发现供应商的供货时间经常延迟，且原材料的质量稳定性较差，波动较大。 问题 ： 1． 小陈在检查督办合同执行情况时体现了哪些特点？ 2． 小陈可以运用哪些检查督办方法来应对这些问题？ 【答案】 1.体现了客观性特点，依据合同条款和实际供货情况客观地判断供应商存在的供货时间延迟和质量不稳定问题，不偏袒任何一方，以事实为依据进行检查督办。同时具有持续性特点，不是偶尔检查一次，而是持续关注合同执行的整个过程，对供应商的每一批供货都进行检查，以便及时发现问题并采取措施解决，确保公司生产经营不受原材料供应问题的影响。 2.对于供应商供货时间延迟问题，小陈可以采用时间管理法，建立详细的供货时间表，记录供应商每次供货的预定时间和实际到货时间，对比分析延迟原因，如物流运输问题、生产计划安排不当等，与供应商协商制定改进措施，如优化物流配送渠道、调整生产计划以确保按时供货，同时在合同中明确延迟供货的违约责任，对供应商形成约束。针对原材料质量稳定性差的问题，采用质量检验法，增加原材料检验的频次和样本数量，建立质量数据统计分析系统，对原材料质量数据进行跟踪分析，找出质量波动的规律和原因，如生产工艺不稳定、原材料采购来源变化等，要求供应商改进生产工艺、稳定原材料采购来源，并在合同中约定质量标准和质量不合格的处理方式，如退货、换货、降价或终止合同等，保障原材料质量符合公司要求。 案例七 秘书小吴检查督办公司的节能减排措施落实情况。他发现一些部门在执行过程中存在敷衍了事的现象，如部分员工在离开办公室时仍然忘记关闭电脑、打印机等设备；而且公司的一些大型耗能设备缺乏定期维护保养，导致能耗较高。 问题： 1． 小吴的检查督办工作在此案例中有什么特点？ 2． 小吴应采取哪些检查督办方法来推动节能减排工作？ 【答案】 1.具有教育性特点，在检查督办过程中不仅仅是发现问题和要求整改，还注重对员工进行节能减排教育，通过宣传、培训等方式提高员工的环保意识和节能自觉性，从根本上解决敷衍了事的问题。同时具有预防性特点，及时发现大型耗能设备缺乏维护保养导致能耗高的问题，提前采取措施进行维护保养，预防因设备故障或低效运行导致的能源浪费进一步加剧，以实现节能减排的目标。 2.对于员工忘记关闭设备的问题，小吴可以采用宣传教育法，制作节能减排宣传海报、视频或手册，在公司内部广泛传播，举办节能减排知识讲座或培训活动，提高员工的节能意识，使员工养成离开办公室随手关闭电器设备的好习惯。同时采用监督检查法，安排专人定期或不定期对办公室设备关闭情况进行检查，对未关闭设备的部门或员工进行通报批评，并与绩效考核挂钩，形成约束机制。针对大型耗能设备缺乏维护保养问题，采用设备管理法，建立大型耗能设备档案，记录设备的维护保养历史、运行参数和能耗情况，制定定期维护保养计划，安排专业技术人员按照计划对设备进行维护保养，如清洁、润滑、调试等，同时采用能耗监测法，安装能耗监测设备，实时监测大型耗能设备的能耗数据，分析能耗变化趋势，及时发现设备异常运行情况并进行维修，降低设备能耗，推动公司节能减排工作的有效开展。 案例八 秘书小郑检查督办公司的团队建设活动开展情况。在检查过程中，他发现部分团队建设活动形式单一，缺乏创新，员工参与积极性不高；而且活动组织过程中存在安排不细致的问题，如活动场地布置简陋、餐饮服务质量差等。 问题： 1． 小郑在检查督办团队建设活动时体现了哪些特点？ 2． 小郑应如何运用检查督办方法改善团队建设活动状况？ 【答案】 1.体现了细致性特点，在检查团队建设活动时关注到活动形式、场地布置、餐饮服务等多个细节方面，能够全面细致地发现活动开展过程中存在的问题，为提升活动质量提供依据。同时具有引导性特点，对于活动形式单一缺乏创新的问题，不是直接命令改变，而是通过引导团队成员发挥创意，探索新的活动形式，以提高员工参与积极性，促进团队建设活动更好地开展。 2.对于活动形式单一问题，小郑可以采用创意激发法，组织团队成员开展头脑风暴会议，鼓励大家提出新颖的团队建设活动创意，如户外拓展与文化体验相结合、团队竞赛与公益活动相结合等，根据大家的创意制定多样化的活动方案，提高活动吸引力。针对活动组织安排不细致问题，采用流程优化法，对团队建设活动的组织流程进行梳理，从活动策划、场地选择、场地布置、餐饮安排到活动执行和后期总结等各个环节进行详细规划，制定明确的标准和操作指南，如场地布置的风格要求、餐饮服务的质量标准等，安排专人负责每个环节的监督检查，确保活动组织细致周到，提升员工参与团队建设活动的体验感和满意度。 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 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小陈可以运用哪些检查督办方法来应对这些问题？ 案例七 秘书小吴检查督办公司的节能减排措施落实情况。他发现一些部门在执行过程中存在敷衍了事的现象，如部分员工在离开办公室时仍然忘记关闭电脑、打印机等设备；而且公司的一些大型耗能设备缺乏定期维护保养，导致能耗较高。 问题： 1． 小吴的检查督办工作在此案例中有什么特点？ 2． 小吴应采取哪些检查督办方法来推动节能减排工作？ 案例八 秘书小郑检查督办公司的团队建设活动开展情况。在检查过程中，他发现部分团队建设活动形式单一，缺乏创新，员工参与积极性不高；而且活动组织过程中存在安排不细致的问题，如活动场地布置简陋、餐饮服务质量差等。 问题： 1． 小郑在检查督办团队建设活动时体现了哪些特点？ 2． 小郑应如何运用检查督办方法改善团队建设活动状况？ 原创精品资源学科网独家享有版权，侵权必究！ 学科网（北京）股份有限公司 $$