项目4 总账管理（教案）-《会计信息化》同步教学（电子工业版）

会计信息化教学设计 项目4共需 课时 授课时间 20 年 月 日 课题 总账管理 课 型 新授课 教学 目标 知识目标：1. 了解总账管理子系统的主要功能。 2. 熟悉总账管理子系统的操作流程。 3. 掌握总账管理子系统初始化的工作内容。 4. 理解总账管理子系统中各参数的含义。 5. 理解会计科目辅助核算的用途。 6. 熟悉凭证填制、审核、记账日常操作流程。 7. 掌握凭证、账簿查询的基本方法。 8. 了解期末自定义凭证的作用，掌握自定义凭证的方法。 9. 掌握现金管理的基本工作内容。 10. 理解结账的含义和结账要满足的前提条件。 技能目标：1. 学会设置总账管理子系统的参数。 2. 掌握不同会计科目期初余额输入的操作。 3. 掌握凭证填制、审核、记账等基本操作。 4. 掌握出纳签字、银行对账的基本操作。 5. 掌握转账定义及生成的基本操作。 6. 掌握期末结账的操作。 德育目标：通过实训任务的操作，培养学生坚持学习，守正创新的会计职业道德。 教学重点难点关键 教学重点：理解各项基础档案的含义并能熟练录入基础档案。 教学难点：熟练录入基础档案。 教学关键：理解各项基础档案的含义，通过在平台反复练习，熟悉相关操作。 教具资源 多媒体课件、 T3财税云平台 教学方法 讲练测评结合 教 学 环 节 及 教 学 内 容 设 计 思 路 导入新课： 在进行日常业务处理之前，需要根据企业自身的需要，对总账管理子系统进行初始化设定，使T3变成更适合企业实际需要的专用系统。其主要工作包括设置总账选项、明细账权限和期初余额的输入等。 总账管理子系统完成初始化后，就可以通过其管理企业的各项日常业务，进行账簿查询和业务分析等工作了。 在本项目中，华宇电脑项目实施小组已预先整理好了各项资料，开始进行总账管理系统的初始化设置，并对企业的日常业务进行处理。 讲授新课： 一、认识总账管理子系统 总账管理子系统的主要功能包括总账管理子系统初始化、凭证管理、现金管理、往来管理、项目管理、账簿管理和月末处理。 1.总账管理子系统初始化 总账管理子系统初始化是由企业用户根据自身的行业特性和管理需求，将通用的总账管理子系统设置为适合企业自身特点的专用系统的过程。总账管理子系统初始化主要包括系统选项设置和期初数据输入两项内容。 2.凭证管理 凭证是记录企业各项经济业务发生的载体，凭证管理是总账管理子系统的核心功能，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证等。 3.现金管理 现金管理为出纳人员提供了一个集成办公环境，可以完成现金日记账、银行存款日记账的查询和打印，随时产生最新资金日报表，以便进行银行对账并生成银行存款余额调节表。 4.往来管理 往来管理主要是管理企业和客户、供应商之间的业务往来，包括设置客户、供应商档案和进行客户、供应商往来业务查询。 5.项目管理 项目管理是总账管理子系统提供的特别功能，可以方便企业按特定项目对象进行收入、费用的归集。 6.账簿管理 总账管理子系统提供了强大的账证查询功能，可以查询打印总账、明细账、日记账、发生额余额表、多栏账、序时账等。它不但可以查询到已记账凭证的数据，而且查询的账表中也可以包含未记账凭证的数据，并可以轻松实现总账、明细账、日记账和凭证的联查。 7.月末处理 总账管理子系统月末处理主要包括自动转账凭证的定义、自动转账凭证的生成、对账和结账等内容。 二、 总账管理子系统和其他子系统之间的数据关系 总账管理子系统既可以独立运行，也可以同其他子系统协同运转。总账管理子系统和其他子系统之间的数据关系如下图所示。 三、总账管理子系统的应用流程 任务1 总账管理子系统选项设置 1.“凭证”选项卡 该选项卡可进行以下设置。 ① 制单控制。 ② 凭证控制。 ③ 凭证编号方式。系统提供系统编号和手工编号两种方式。如果选用系统编号，系统就在填制凭证时按照设置的凭证类别按月自动编号。 ④ 外币核算。有外币业务时，企业可以选择“固定汇率”或“浮动汇率”处理方式。 ⑤ 预算控制。根据预算管理子系统或财务分析子系统设置的预算数对业务发生进行控制。 ⑥ 合并凭证显示、打印。选中此复选框，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供“合并打印”的选项。 2.“账簿”选项卡 该选项卡用来设置各种账簿的输出方式和打印要求等。 3.“会计日历”选项卡 在“会计日历”选项卡中可查看各会计期间的起始日期和结束日期，以及启用会计年度和启用日期。 4.“其他”选项卡 在“其他”选项卡中可以进行以下设置。 ① 可查看建立账套时的一些信息，包括账套名称、单位名称、账套存放的路径、行业性质和定义的科目级长等。 ② 可以修改数量小数位、单价小数位和本位币精度。 ③ 在参照部门目录、查询部门辅助账时，可以指定查询列表的内容是按编码顺序显示还是按名称顺序显示。对个人往来辅助核算和项目辅助核算也可以进行设置。 任务2 总账期初余额输入 总账管理子系统参数设置完成后，还需要建立各账户的余额数据，才能接替手工业务处理进程。各账户余额数据的准备与总账管理子系统启用的会计期间相关。 1. 准备期初数据 为了保持账簿资料的连续性，应该将原有系统下截止到总账启用日为止的各账户年初余额、累计发生额和期末余额输入到计算机系统中。 选择年初启用总账和选择年中启用总账需要准备的期初数据是不同的。 （1）年初建账 如果选择年初建账，则只需要准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额，且年初余额和月初余额是相同的。 （2）年中建账 如果选择年中建账，则不但要准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止到启用期的各账户累计发生数据。 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如果“应收账款”科目设置了客户往来辅助核算，除了要准备“应收账款”总账科目的期初数据外，还要详细记录这些应收账款是哪些客户的销售未收，因此，要按客户名称整理详细的应收余额数据。 2. 输入期初数据 输入期初余额时，根据科目性质的不同，可分为以下几种情况。 ① 末级科目的余额可以直接输入。 ② 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。 ③ 科目有数量和外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。 ④ 科目设置了客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算时，需要按照辅助核算对象录入期初余额，总账科目余额自动生成。 3. 进行试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，则虽然可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。 凭证一经记账，期初数据便不能再修改。 任务3 填制凭证 1. 填制凭证 填制凭证时各项目应填制的内容和注意事项如下。 （1）凭证类别 填制凭证时可以直接选择所需的凭证类别。如果在设置凭证类别时设置了凭证的限制类型，就必须符合限制类型的要求，否则系统会给出错误提示。 （2）凭证编号 如果选择“系统编号”方式，则系统按凭证类别按月自动生成凭证编号；如果选择“手工编号”方式，则需要手工输入凭证号，但应注意凭证号的连续性、唯一性。 （3）凭证日期 填制凭证时，日期一般自动取登录系统时的业务日期。在选中“制单序时控制”复选框的情况下，凭证日期应大于或与该类凭证最后一张凭证的日期相同，但不能超过机内系统日期。 （4）附单据数 记账凭证打印出来后，应将相应的原始凭证粘附其后。这里的附单据数就是指将来该记账凭证所附的原始单据数。 （5）摘要 摘要是对经济业务的概括说明。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。摘要可以直接输入，如果定义了常用摘要的话，也可以调用常用摘要。凭证中的每一行都必须有摘要，否则凭证无法保存。 （6）会计科目 填制凭证时，要求会计科目必须是末级科目。可以输入科目编码、科目名称、科目助记码。 如果输入的是银行科目，一般系统会要求输入有关结算方式的信息，此时最好输入，以方便日后进行银行对账；如果输入的科目有外币核算，系统会自动带出在外币设置时已设置的相关汇率——如果不符还可以修改，输入外币金额后系统会自动计算出本币金额；如果输入的科目有数量核算，应该输入数量和单价，系统会自动计算出本币金额；如果输入的科目有辅助核算，应该输入相关的辅助信息，以便系统生成辅助核算账簿。 （7）金额 金额可以是正数或负数（红字），但不能为0。凭证金额应符合“有借必有贷，借贷必相等”的原则，否则将不能保存。 2. 修改凭证 在信息化方式下，凭证的修改分为无痕迹修改和有痕迹修改。 （1）无痕迹修改 无痕迹修改是指系统内不保存任何修改线索和痕迹。对于尚未审核和签字的凭证可以直接进行修改；对于已经审核或者签字的凭证应当先取消审核或签字，然后才能修改。显然，在这两种情况下，都没有保留任何审计线索。 （2）有痕迹修改 有痕迹修改是指系统通过保存错误凭证和更正凭证的方式来保留修改痕迹，因而可以留下审计线索。对于已经记账的错误凭证，一般应采用有痕迹修改，具体方法是采用红字更正法或补充更正法。前者适用于更正记账金额大于应记金额的错误或会计科目的错误，后者适用于更正记账金额小于应记金额的错误。 能否修改他人填制的凭证，取决于系统参数的设置。其他子系统生成的凭证，只能在总账管理子系统中进行查询、审核、记账，不能修改和作废，只能在生成该凭证的原子系统中进行修改和删除，以保证记账凭证与原子系统中的原始单据相一致。 修改凭证时，一般情况下凭证类别和编号是不能修改的。修改凭证日期时，为了保持序时性，日期应介于前后两张凭证日期之间，且日期的月份不能修改。 任务4 出纳签字 出纳凭证是指凭证中包含现金科目和银行科目的凭证。由于出纳凭证涉及企业资金的收支，所以应加强对出纳凭证的管理。出纳签字功能使得出纳可以对涉及现金、银行存款的凭证进行核对，以确定凭证是否有误。如果凭证正确无误，出纳便可签字，否则必须交由制单人进行修改后再重新核对。 出纳凭证是否必须由出纳签字取决于系统参数的设置，如果选中了“出纳凭证必须由出纳签字”复选框，那么出纳凭证必须经过出纳签字才能记账。出纳签字可以在审核凭证之前或之后，必须在记账之前完成。 任务5 审核凭证 审核凭证是审核人员按照相关规定，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，如是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。凭证审核无误后，审核人便可签字，否则可以标识错误，返回由制单人进行修改后再重新审核。 任务6 记账 记账凭证经过审核签字后，便可以记账了。在计算机系统中，记账是由计算机自动进行的。 如果记账后发现输入的记账凭证有错误需要进行修改，需要人工调用恢复记账前状态功能。 任务7 账簿查询 1. 基本会计账簿查询 基本会计账簿就是手工处理方式下的总账、余额表、明细账和多栏账。 （1）总账 查询总账时，可单独显示某科目的年初余额、各月发生额合计、全年累计发生额和月末余额。 （2）余额表 余额表可以同时显示各科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额。 （3）明细账 明细账以凭证为单位显示各账户的明细发生情况，包括日期、凭证号、摘要、借方发生额、贷方发生额和余额。 （4）多栏账 在查询多栏账之前，必须先设置多栏账的格式。设置多栏账格式可以有两种方式：自动编制栏目和手工编制栏目。 2. 辅助核算账簿查询 辅助核算账簿在手工处理方式下一般作为备查账存在。主要包括部门辅助账、个人辅助账、客户辅助账和供应商辅助账。 部门辅助账提供部门总账和部门明细账。 个人辅助账提供个人明细账和个人余额表。 客户辅助账提供客户明细账。 供应商辅助账提供供应商明细账和供应商余额表。 任务8 现金管理 1. 银行对账 银行对账是出纳在月末应进行的一项工作。企业为了了解未达账项的情况，通常都会定期与开户银行进行对账。在信息化方式下，银行对账的程序如下。 步骤 1　输入银行对账期初数据。 在第1次利用总账管理系统进行银行对账前，应该输入银行启用日期时的银行对账期初数据。 银行对账的启用日期是指使用银行对账功能前最后一次手工对账的截止日期。银行对账不一定与总账管理系统同时启用，银行对账的启用日期可以晚于总账管理子系统的启用日期。 银行对账期初数据包括银行对账启用日的企业方银行日记账和银行方银行对账单的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达账项。输入期初数据后，应保证银行日记账的调整后余额等于银行对账单的调整后余额，否则会影响以后的银行对账。 步骤 2　输入银行对账单。 在开始对账前，必须将银行开出的银行对账单输入到系统中，以便将其与企业银行日记账进行核对。有些系统还提供了银行对账单导入的功能，从而避免了烦琐的手工输入过程。 步骤 3　银行对账。 银行对账可采用自动对账和手工对账相结合的方式，先进行自动对账，然后在此基础上再进行手工对账。 自动对账是指系统根据设定的对账依据，将银行日记账（银行未达账项文件）与银行对账单进行自动核对和勾销。对于已核对无误的银行业务，系统将自动在银行日记账和银行对账单双方打上两清标志，视为已达账项，否则视为未达账项。对账依据可由用户自己设置，但“方向+金额”是必要条件，通常可设置为“结算方式+结算号+方向+金额”。 采用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账项没有对上而被视为未达账项。为了保证对账的彻底性和正确性，在自动对账的基础上还要进行手工补对。例如，自动对账只能针对“一对一”的情况进行对账，而对于“一对多”“多对一”或“多对多”的情况，只能由手工对账来实现。 步骤 4　查询打印余额调节表。 在进行对账后，系统会根据对账结果自动生成银行存款余额调节表，以供用户查询打印或输出。 对账后，还可以查询银行日记账和银行对账单对账的详细情况，包括已达账项和未达账项。 步骤 5　核销银行账。 为了避免文件过大，占用磁盘空间，可以利用核销银行账功能将已达账项删除。对于企业银行日记账已达账项的删除不会影响企业银行日记账的查询和打印。 2. 现金、银行日记账和资金日报表的查询打印 现金日记账和银行存款日记账不同于一般会计科目的日记账，是属于出纳管理的，因此将其查询和打印功能放置于出纳管理平台。现金、银行日记账一般可按月查询或按日查询，查询时也可以包含未记账凭证在内。 资金日报表可以反映现金和银行存款日发生额及余额情况。在手工环境下，资金日报表由出纳员逐日填写，以反映当日营业终了时现金、银行存款的收支情况和余额；在计算机系统中，资金日报表可由总账管理系统根据记账凭证自动生成，以便及时掌握当日借贷金额合计、余额和当日业务量等信息。资金日报表既可以根据已记账凭证生成，也可以根据未记账凭证生成。 任务9 月末处理 1. 转账定义 （1）转账的分类 转账分为内部转账和外部转账。 ① 外部转账是指将其他专项核算子系统自动生成的凭证转入到总账管理子系统，如工资管理子系统有关工资费用分配的凭证、固定资产管理子系统有关固定资产增减变动及计提折旧的凭证、核算管理子系统生成的出入库凭证等。 ② 内部转账就是本书所讲的自动转账，是指在总账管理子系统内部通过设置凭证模板而自动生成相应的记账凭证。这是因为一些期末业务具有较强的规律性，而且每个月都会重复发生，如费用的分配、费用的分摊、费用的计提、税金的计算、成本费用的结转、期间损益的结转等。这些业务的凭证分录是固定的，金额来源和计算方法也是固定的，因而可以利用自动转账功能将处理这些经济业务的凭证模板定义下来，期末通过调用这些模板来自动生成相关凭证。 （2）定义转账凭证 要想利用自动转账功能自动生成记账凭证，首先应该定义凭证模板。T3中提供自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转5种类型。 定义凭证模板时，应设置凭证类别、摘要、借贷会计科目及其金额公式。其中，关键是金额公式的设置。因为各月金额不可能总是相同的，所以不能直接输入金额数，而必须利用总账管理子系统提供的账务函数来提取账户数据，如期初余额函数、期末余额函数、发生额函数、累计发生额函数、净发生额函数等。 定义转账凭证时，一定要注意凭证的生成顺序。 凭证模板只需要定义一次即可，各月不必重复定义。 2. 转账生成 凭证模板定义好以后，当每个月发生相关经济业务时就可不必再通过手工输入凭证，而可以直接调用已定义好的凭证模板来自动生成相关的记账凭证。 利用凭证模板生成记账凭证需要各月重复进行。 一般而言，只有在凭证记账后，账务函数才能取出相关数据。因此，利用自动转账生成凭证时，一定要使得相关凭证已经全部记账，这样才能保证取出的数据且是完整的。例如，定义了一张根据本期利润计提所得税的凭证，那么要生成该张凭证，就必须保证有关利润的凭证已经全部记账，否则要么不能取出相应的数据而导致金额为 0 不能生成凭证，要么取出的数据不完整而导致所得税计提错误。 利用自动转账生成的凭证属于机制凭证，仅仅代替了人工查账和填制凭证的环节，仍然需要审核记账。 3. 月末结账 每月工作结束后，在月末都要进行结账。结账前最好进行数据备份。结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。同时，系统会自动计算当月各账户发生额合计和余额，并将其转入下月月初。本月结账时，系统会进行下列工作。 ① 检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。 ② 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。 ③ 核对总账和明细账、总账和辅助账，账账不符不能结账。 ④ 对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。 ⑤ 检查损益类账户是否已结转至本年利润。 ⑥ 当各子系统集成应用时，总账管理子系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。 实训练习： 学生完成华宇电脑的总账系统业务。 展示项目背景，明确本节课的任务。 教师通过平台演示，让学生了解总账管理子系统的各个功能。 明确总账子系统与其他子系统之间的关系。 教师详细介绍每一步的意义，先教师演示，后学生练习。 引导学生思考为什么要进行试算平衡？。 首先让学生回顾凭证的内容及每个内容的填制要求。通过反复练习让学生能正确快速地填制凭证 边演示边讲解收付结算设置的意义，然后学生练习进一步体味。 引导学生思考出纳签字的意义。 引导学生思考审核凭证的意义。 对比人工记账与信息化记账，让学生充分认识到技术应用到会计中对提高会计效率的重大意义。 应到学生思考账簿查询的意义。 对比月末处理与手工月末处理。 课堂小结 1.总账系统的功能有哪些。 2.每个功能操作中应注意问题。 学生总结 教师评价 作业 设置 1.完成通关测试题 2.登录云博课堂，练习总账系统各功能。 学科网（北京）股份有限公司 $$