3.1制作学生信息表——WPS表格数据的录入与编辑（课件）《计算机应用基础（WINDOWS 10+WPS OFFICE版）》（中国劳动保障出版社）

项目一 制作基本信息表 ——WPS表格数据的录入与编辑 ‹#› LOGO 任务 三　 任务 一 创建表格文件 任务 二　 录入表格内容 编辑与美化表格 实战与小结 项目一 制作基本信息表——WPS表格数据的录入与编辑 ‹#› LOGO 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 能够创建表格文件。 工作表是由多个单元格按照行列方式排列组合而成的。一个WPS 表格文件是一个工作簿，可以包含多张工作表。默认情况下，一个新建的工作簿包含一张工作表，该工作表默认命“Sheet1”。用户可以根据需要，增减工作表数量和调整工作表顺序。 任务一 创建表格 ‹#› LOGO 一、新建工作簿 启动WPS Office 程序，在弹出的窗口中选择“新建”命令；进入“新建”页面，在窗口左侧选择“新建表格”选项，单击“新建空白表格”，完成效果如下图所示。 a）选项位置 b）完成效果 新建工作簿 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 二、保存工作簿 在新建的工作簿中，单击文档左上角快速访问工具栏中的“保存”按钮，如 下图a 所示；弹出“另存文件”对话框，设置文件保存路径；在“文件名称”文本框中输入文件名“学生基本信息表”，单击“保存”按钮，如下图b 所示。 a）按钮位置 b）“另存文件”对话框 保存工作簿 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 文件保存格式 WPS 表格中默认的保存格式是“.xlsx”，这是与Microsoft Office 兼容的常用格式，除此之外，WPS 表格还可以将文档保存为自有的“.et”格式、Microsoft Office 早期的“.xls”格式等，在“另存文件”对话框中，可通过“文件类型”下拉列表来选择。若需要将已保存的文件另存一份其他格式或相同格式的备份，可单击“文件”菜单后，选择“另存为”命令。 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 三、重命名工作表 选中“Sheet1” 工作表标签后右击， 单击快捷菜单中的“重命名” 命令， 如下图a 所示；输入新的工作表名称“学生基本信息表”，完成效果如下图b所示。 a）选项位置 b）完成效果 重命名工作表 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 新建与删除工作表 1. 新建工作表 在实际工作中，一张工作表可能无法满足用户的使用需求，这时可在工作簿中添加多张工作表，有以下几种方法。 方法一：单击工作表标签栏右侧的“新建工作表”按钮“+”。 方法二：按下“Shift+F11”组合键。 方法三：选中某一工作表标签后右击，单击快捷菜单中的“插入工作表”命令，弹出“插入工作表”对话框，单击“确定”按钮。 2. 删除工作表 当工作簿中存在多余的工作表时，可将其删除，方法是：选中需要删除的工作表标签后右击，单击快捷菜单中的“删除工作表”命令。 任务一 创建表格文件 ‹#› LOGO 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 能够在表格中录入不同类型的数据。 在WPS 表格中，常见的数据类型有文本、数字、日期和时间等，不同的数据类型显示方式不同。默认情况下，文本类型的对齐方式是左对齐，数字类型的对齐方式是右对齐。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 一、录入文本内容 单击选中A1 单元格，输入内容“学号”；按照相同的方法，在相应的单元格中输入其余文本内容，如下图所示。 录入文本内容 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 二、录入文本型数据 在工作表中，除需要输入一些文本内容外，还需要输入数值。在输入数值时，WPS 表格会自动将其以标准的数值格式保存在单元格中。但某些特殊的数据，如“001”，录入后WPS 会自动将该数值转换为常规的数值格式“1”。若要使数字保持输入时的格式，需要将数值转换为文本，即文本型数据，具体录入方法如下： 1. 录入数据 选定A2 单元格，将输入法切换至英文状态，先输入单引号“‘”，再输“001”，即“’001”，如下图a 所示，按下“Enter”键，A2 单元格左上角出现绿色三角形标记，如下图b 所示。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO a）用单引号将数据转换为文本型数据 b）完成效果 录入文本型数据 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO a）鼠标指针变为十字形 b）填充效果 使用填充柄填充其余学生的学号 2. 使用填充柄填充数据 选定A2 单元格，将光标移至A2 单元格的右下角，当鼠标指针变成黑色粗十字形“+”标记时，如下图a 所示，按住鼠标左键向下拖动，填充至A11 单元格，完成其余学生学号的录入，填充效果如下图b 所示。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 填充柄的使用 在单元格中输入数据，如需要输入相同数据或输入序列性数据，可使用填充柄进行快速输入。 1. 填充相同数据 填充相同数据是指在同一列或行数据中输入多个连续相同数据的情况。此时，只需要在单元格中输入第一个数据再使用填充柄进行快速填充即可。 2. 输入等差序列 在制作表格时，有时需要输入等差序列，如1，3，5，7，…，此时，可以在A1单元格输入“1”，在A2 单元格输入“3”，选定A1:A2 单元格区域（“:”在WPS 表格中表示起止范围），使用填充柄向下填充，即可输入等差序列数据。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 3. 输入等比序列 等比序列是指数据成倍数关系的序列数据，如2，4，8，16，…，此时，可以在A1 单元格输入“2”，在A2 单元格输入“4”，在A3 单元格输入“8”，选A1:A3 单元格区域，使用填充柄向下填充，即可输入等比序列数据。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 三、录入日期型数据 在输入日期和时间时，可以直接输入一般的日期和时间格式，也可以通过设置单元格格式设置多种不同类型的日期和时间格式。 1. 设置日期类型 选定F2:F11 单元格区域，单击“开始”选项卡下的“单元格格式：数字”“对话框启动器”按钮，如下图a 所示；弹出“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡下的“日期”命令；在“类型”中选择“2001/3/7”类型，单击“确定”按钮，如下图b 所示。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO a）按钮位置 b）“单元格格式”对话框 设置日期型数据 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 2. 录入数据 完成日期格式的设置后，在F2:F11 单元格区域输入内容，如下图所示。 录入日期型数据 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 数据显示为“####”的原因 如果录入数据后，数据显示不完整，或显示为“####”字样，说明单元格列宽不足，需要增加列宽。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 巧用数据有效性录入表格数据 数据有效性功能用于验证用户在单元格中输入的数据是否符合要求，以限制输入数据的类型或范围等。在输入数据时，为了减少输入错误，提高工作效率，可使用数据有效性来限制单元格输入的文本长度、文本内容、数值范围等。例如，本任务中输 入“性别”列内容时，可利用数据有效性对输入内容加以限制，其操作步骤如下： 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO a）按钮位置 b）“数据有效性”对话框 设置数据有效性 1. 设置数据有效性 选定C2:C11 单元格区域，单击“数据”选项卡下的“有效性”下拉按钮，如下图a 所示，弹出“数据有效性”对话框，将“允许”设置为“序列”，在“来源”文本框中输入以英文逗号为间隔的序列内容“男，女”，单击“确定”按钮，如下图b 所示。 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 2. 输入单元格内容 选定C2 单元格，在下拉列表选择“女”选项，如下图所示；按照相同的方法，继续完成C3:C11 单元格区域内容的录入。 使用数据有效性输入内容 任务二 录入表格内容 ‹#› LOGO 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 1. 能够在表格中插入列和行。 2. 能够修改行高和列宽。 3. 能够完成合并单元格等编辑与美化表格操作。 一、插入列和行 完成上一任务内容输入后，刘老师发现遗漏了标题行和“是否为团员”这一列数据，此时可通过插入单元格方法实现数据的新增。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 1. 插入新列 将光标移至G 列的列号上，当光标变成黑色箭头标志“ ”时，选定G 列后右击，单击快捷菜单中的“插入”命令，如下图a 所示，完成空白列的新建；在相应单元格中录入“是否为团员”列内容，如下图b 所示。此列内容仅有“是”“否”两项，可使用上一任务介绍的数据有效性功能加以限制，方便输入。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO a）选项位置 b）完成效果 插入新列并完成内容录入 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 2. 插入新行 将光标移至第1 行的行号上，当光标变成黑色箭头标志“ ”时，选定第1 行后右击，单击快捷菜单中的“插入”命令，如下图a 所示，完成空白行的新建；在A1 单元格中输入“学生基本信息表”，如下图b 所示。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO a）选项位置 b）完成效果 插入新行并完成内容录入 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 3. 合并居中单元格 选定A1:H1 单元格区域，单击“开始”选项卡下的“合并居中”按钮，完成合并单元格，如右图所示。 合并居中单元格 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 二、设置文字格式 完成内容输入后，为了使表格更美观，可以设置单元格内容的字体、字形、字号、字体颜色等格式。 选定标题单元格内容“学生基本信息表”，在“开始”选项卡下的“字体”组和“段落”组分别设置“字体”为“黑体”，“字号”为“14”，“字体颜色”为“蓝色”；选定A2:H12 单元格区域，设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”；单击“水平居中”命令，如下图 所示。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 设置单元格格式 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 三、调整行高和列宽 在默认情况下，行高和列宽都是固定的，当单元格的内容较多时，可能导致无法 完全显示文字，这时就需要调整行高或列宽。可以通过拖动的方式调整单元格大小，也可以给单元格的行高、列宽设定一个值，或者让单元格自动匹配文字的长度。 1. 调整行高 将光标移至第1 行和第2 行的间隔线处，当鼠标指针变为黑色双向箭头标志“ ” 时，按住鼠标左键向下拖动至合适的行高后释放，如下图 所示。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 用拖动方式调整行高 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 2. 调整其余行高 选定第2 至12 行，单击“开始”选项卡下的“行和列”下拉按钮，在下拉列表中选择“行高”命令，如下图a 所示；弹出“行高”对话框，设置“行高”为“18”磅，单击“确定”按钮，如下图3b 所示。 a）选项位置 b）完成效果 设置行高数值 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 3. 调整列宽 选定第A 至H 列，单击“开始”选项卡下的“行和列”下拉按钮，在下拉列表中选择“最适合的列宽”命令，如右图所示。 设定最适合列宽 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 四、添加边框和底纹样式 在默认情况下，在打印表格时，工作表中单元格的边框是不显示的，为了使表格更加清晰美观，可以给单元格添加边框和底纹样式。 1. 添加边框 选定A2:H12 单元格区域，单击“开始”选项卡下的“所有框线”下拉按钮，在下拉列表中选择“其他边框”命令；弹出“单元格格式”对话框，设置“线条”样式为“实线”，“颜色”为“蓝色”，单击“预置”栏的“外边框”和“内部”按钮，单击“确定”按钮，如下图所示。 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO a）选项位置 b）完成效果 设置边框 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 2. 添加底纹 选定A2:H2 单元格区域，单击“开始”选项卡下的“填充颜色”下拉按钮，在下拉列表中选择主题颜色为“矢车菊蓝，着色1，浅色80%”，如下图所示。 设置底纹 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 表格样式 WPS 表格内置了多种表格样式，选定单元格区域后直接应用任意一种表格样式，即可达到快速美化表格的目的，方法是：选定需要添加表格样式的单元格区域，单击“开始”选项卡下的“表格样式”下拉按钮；在下拉列表中单击选择任意一种样式，单击“确定”按钮，如右图所示。 应用表格样式 任务三 编辑与美化表格 ‹#› LOGO 实战与小结 ‹#› LOGO 制作员工出勤汇总表 员工出勤汇总表是统计企业员工是否正常出勤的表格，也是为员工结算工资的凭证之一。员工出勤汇总表中包含应出勤天数、实际出勤天数、公差、请假等内容。制作完成后的效果图如下图所示。 实战与小结 ‹#› LOGO “员工出勤汇总表”效果图 实战与小结 ‹#› LOGO 思路如下： 1. 新建一个WPS 空白表格，将其重命名为“员工出勤汇总表.xlsx”。 2. 在“Sheet1”工作表中，在A1 单元格录入标题内容“ 年月员工出勤汇总表”，将A1:L1 单元格区域合并居中；设置字体为“黑体”，字号为“14”，单元格内文本水平居中、垂直居中。 3. 参考效果图，在相应的单元格中输入内容，并合并单元格。 4. 调整单元格行高与列宽，其中第1、2 行行高为“25”磅，其余行高可根据字体大小进行适当调整。 5. 使用任意一种表格样式美化表格。 6. 保存文件。 实战与小结 ‹#› LOGO 制作物品领用登记表 结合本模块所学的WPS 表格基本操作等知识，制作一份“物品领用登记表”。制作完成后的效果图如下图所示。 “物品领用登记表”效果图 实战与小结 ‹#› LOGO 思路如下： 1. 新建一个WPS 空白表格，将其重命名为“物品领用登记表.xlsx”。 2. 参考效果图，在工作表“Sheet1”中输入表格内容。 3. 调整表格行高与列宽。 4. 合并单元格并设置单元格对齐方式。 5. 美化表格。 6. 保存表格。 实战与小结 ‹#› LOGO 项目小结 本项目主要介绍了在WPS 表格中新建工作表、在表格中录入数据、编辑表格、美化表格，以及使用数据有效性录入数据的操作方法，各项操作的具体方法见下表。 实战与小结 ‹#› LOGO 续表 实战与小结 ‹#› LOGO 续表 实战与小结 ‹#› LOGO $$