实验3.5 Word 2010邮件合并-大学计算机应用基础实验指导教程

图３２５　 “边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡 实验３ ５　 Ｗｏｒｄ ２０１０邮件合并 １．实验目的 掌握邮件合并的方法。 ２．实验内容 某高校学生会计划举办一场“大学生演讲比赛”的活动，拟邀请部分专家和老师给选 手打分。因此，该校学生外联部需制作一批邀请函，并分别递送给相关的专家和教师。最 终效果如图３２６所示。 图３２６　 最终效果图 ０４ ◆大学计算机应用基础实验指导教程◆ ３．实验要求 （１）调整文档版面，要求页面高度为１８厘米，宽度为３０厘米，页边距（上、下）为２厘 米，页边距（左、右）为３厘米。 （２）将“背景图片． ｊｐｇ”设置为邀请函，添加背景图片。 （３）调整邀请函的文字段落格式：将标题设置为“黑体，二号，段前段后间距１行，单倍 行距，居中对齐”；将首行设置为“宋体，四号，加粗，单倍行距，左对齐”；将正文内容设置为 “宋体，四号，单倍行距，首行缩进２字符”；将落款空两行，设置为“宋体，四号，单倍行距， 右对齐”。 （４）在“尊敬的”和“（老师）”文字之间，插入拟邀请的专家和老师姓名，拟邀请的专家 和老师姓名在“通讯录． ｘｌｓｘ”文件中。每页邀请函中只能包含一位专家或老师的姓名，所 有的邀请函页面请另外保存在一个名为“Ｗｏｒｄ邀请函． ｄｏｃｘ”文件中。 （５）邀请函文档制作完成后，保存为“Ｗｏｒｄ． ｄｏｃｘ”文件。 ４．实验步骤 （１）版面设置。利用前面所学知识，在“页面布局”选项卡中，按要求设置纸张大小、页 边距等信息。 （２）页面背景图片设置。 ①单击“页面布局”选项卡，在“页面背景”组中单击“页面颜色”，在展开的菜单中选择 “填充效果”，弹出“填充效果”对话框，如图３２７所示。 图３２７　 “填充效果”对话框 １４ 项目三　 文字处理软件Ｗｏｒｄ ２０１０的应用 　 　 ②在“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，在弹出的“选择 图片”对话框中找到“图片背景． ｊｐｇ”文件，先后单击“插入”和“确定”按钮，完成页面背景 的设置。 ③利用前面所学知识，在“开始”选项卡的“字体”组和“段落”组中，按要求设置字体、 字形、字号、段间距、行距、首行缩进和对齐方式。 （３）邮件合并。 ①单击“邮件”选项卡→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”，如图３２８所示，在 编辑区右侧出现“邮件合并”向导条，如图３２９所示。 图３２８　 “邮件合并分步向导”选择路径  图３２９　 “邮件合并第１步”界面 ②在图３２９中，选择信函，单击“下一步：正在启动文档”，进入“邮件合并第２步”界 面，如图３３０所示。 ２４ ◆大学计算机应用基础实验指导教程◆ 图３３０　 “邮件合并第２步”界面 　 　 图３３１　 “邮件合并第３步”界面 ③在图３３０中，先选择“使用当前文档”，再单击“下一步：选取收件人”，进入“邮件合 并第３步”界面，如图３３１所示。 ④在图３３１中，先选择“使用现有列表”，再单击“浏览”按钮，弹出“选取数据源”对话 框，如图３３２所示。 图３３２　 “选取数据源”对话框 ３４ 项目三　 文字处理软件Ｗｏｒｄ ２０１０的应用 　 　 ⑤在“选取数据源”对话框中，找到需要的“通讯录!”数据源，单击“打开”按钮，弹出 “选择表格”对话框，如图３３３所示。 图３３３　 “选择表格”对话框 ⑥在“选择表格”对话框中，选择“通讯录”工作表，单击“确定”按钮，弹出“邮件合并收 件人”对话框，如图３３４所示。 图３３４　 “邮件合并收件人”对话框 ⑦在“邮件合并收件人”对话框中，在收件人前面的复选框中打“√”，也可通过“调整 收件人列表”下的“排序”“筛选”“查找重复收件人”“查找收件人”“验证地址”功能选项， 对“通讯录”工作表中的数据进行调整。本次选中工作表的所有联系人，就不对数据作调 整，直接单击“确定”按钮，回到“邮件合并第３步”界面。 ⑧单击图３３１中的“撰写信函”，进入“邮件合并第４步”界面，如图３３５所示。 ４４ ◆大学计算机应用基础实验指导教程◆ 图３３５　 “邮件合并第４步”界面 　 　 图３３６　 “插入合并域”对话框 ⑨首先将光标定位在文档编辑区中“尊敬的”和“（老师）”文字之间的空白处；然后单 击图３３５中的“其他项目”，弹出“插入合并域”对话框，如图３３６所示。 ⑩在图３３６中，选择“数据库域”，在域中选择“姓名”，单击“插入”按钮；然后单击“关 闭”按钮，关闭“插入合并域”对话框，回到“邮件合并第４步”界面。 瑏瑡单击图３３５中的“预览信函”，进入“邮件合并第５步”界面，如图３３７所示。  图３３７　 “邮件合并第５步”界面 瑏瑢在图３３７中，单击预览信函下的“ （向前）”和“ （向后）”按钮，在红线处查 看收件人的姓名。如果姓名有误，可单击“撰写信函”重新编辑；如果姓名无误，则单击“完 成合并”进入“邮件合并第６步”界面，也可返回上一步进行编辑。 ５４ 项目三　 文字处理软件Ｗｏｒｄ ２０１０的应用 瑏瑣依次单击“邮件”选项卡→“完成并合并”按钮→“编辑单个文档”，如图３３８所示， 弹出“合并到新文档”对话框，如图３３９所示。 瑏瑤在“合并到新文档”对话框的“合并记录”中选择“全部”，单击“确定”按钮即可完成 邮件合并。  图３３８　 “完成邮件合并”导向路径 图３３９　 “合并到新文档”对话框 瑏瑥单击“文件”选项卡的“另存为”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入“Ｗｏｒｄ邀请 函”文件名，完成文档保存。 （４）单击“保存”按钮，完成编辑文档的保存。 ６４ ◆大学计算机应用基础实验指导教程◆