实训5 邮件合并-计算机基础综合技能与一级考试训练教程

实训５　邮件合并 任务描述及样文 　　陈林老师在学院教务处负责学生的等级考试工作，每年都有上千名学生参考，每次考试 时，都要制作准考证。希望利用Ｗｏｒｄ中的邮件合并和Ｅｘｃｅｌ中的表格来自动快速地完成工 作任务，自动在Ｗｏｒｄ中生成的准考证如图５１所示。 图５１　准考证 相关知识 １．Ｅｘｃｅｌ （１）表格建立； （２）排序； （３）分类汇总。 ２．Ｗｏｒｄ （１）文字录入，格式设置； （２）邮件合并。 ２５ 解决方案 １．在Ｅｘｃｅｌ中准备数据 １）录入基本数据 根据学生报名情况，在电子表格中录入基本数据，包括准考证号、身份证号、考生姓名、 考试科目、考试地点、考试时间等基本数据信息，如图５２所示。 图５２　录入基本数据 ２）添加空白区域的数据 （１）考试时，要把相同等级的学生安排在同一个考室里。这就需要对“考试科目”进行 排序，按升序或降序都可。如图５３所示是按降序排序的结果。 图５３　对“考试科目”排序 ３５ ◎实训５　邮件合并 （２）数据排序后，就可以填写准考证号了，最好以字符类型输入，如“’１４９５１００１”，输入 第一个准考证号后，用填充功能即可完成所有考生的准考证号录入，如图５４和图５５所示。 图５４　录入第一个准考证号 图５５　使用填充后的结果 （３）接下来录入考试地点，同样可以用填充拖动的方式，如图５６和图５７所示。在拖动 考试地点内容时，要注意３０个人一个考室。 ４５ 图５６　录入第一个考生的考试地点 图５７　使用填充后的结果 　　（４）最后录入考试时间，如“上午９：００”（如果只输入“９：００”，则应在输入前加上一空格 符号，否则系统将自动计算９比０的结果），采用前面填充方法实现录入其他单元格数据时 需要按下“Ｃｔｒｌ”键配合，否则系统会自动加“１”。结果如图５８所示。 ５５ ◎实训５　邮件合并 图５８　录入考试时间 　　３）分类汇总 图５９　分类汇总对话框 （１）按考试地点排序，再单击“数据” 选项卡“分级显示”组中的“分类汇总”命 令按钮，在“分类汇总”对话框中，设置 “分类字段”为“考试地点”，“汇总方式” 为“计数”，“选定汇总项”下勾选“准考证 号”，设置好后如图５９所示。 （２）单击“确定”按钮后，在分类汇总 的表格左侧单击按钮“２”，得到如图５１０ 所示的效果，然后依次检查每一个考室人 数有没有超出３０的情况。 （３）检查无误后，再次打开图 ５９所 示的对话框，单击“全部删除”按钮就可 以删除分类汇总。 ２．在Ｗｏｒｄ中准备数据 录入准考证所需基本内容，并填好每 一个考生都相同的数据信息，设置好后如 图５１１所示。 ６５ 图５１０　检查汇总结果 ３．邮件合并 （１）在刚编辑的Ｗｏｒｄ文件中，单击“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”命令按钮，弹出 下拉菜单，如图５１２所示。 图５１１　准考证基本格式 图５１２　邮件合并下拉菜单 （２）在下拉菜单中选择“邮件合并分步向导”，在窗口的右边将弹出“邮件合并”任务窗 格，如图５１３所示。 （３）选择“信函”选项，单击“下一步”，进入邮件合并第二步，如图５１４所示。 （４）选择“使用当前文档”，单步“下一步”，进入邮件合并第三步，如图５１５所示。 （５）选择“使用现有列表”，单击下面的“浏览”，打开“选取数据源”对话框，如图 ５１６ 所示。 ７５ ◎实训５　邮件合并 图５１３　邮件合并第一步 图５１４　邮件合并第二步 ８５ 图５１５　邮件合并第三步 图５１６　选择收件人对话框 　　（６）选择前面建立的“报考名单”电子表格，然后单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对 话框，如图５１７所示。 （７）选择打开电子表格（工作簿）中的具体工作表，然后单击“确定”按钮，弹出“邮件合 并收件人”对话框，如图５１８所示。 ９５ ◎实训５　邮件合并 图５１７　选择表格对话框 图５１８　邮件合并收件人对话框 　　（８）在对话框中选择将在合并中使用的收件人列表，本例中全选，然后单击“确定”按 钮，回到邮件合并第三步的对话框，单击“下一步”，进行第四步撰写信函，如图５１９所示。 （９）将插入点（光标）定位到“准考证号：”之后，单击“其他项目”，弹出如图５２０所示的 对话框。 图５１９　邮件合并第四步 图５２０　插入合并域 ０６ （１０）选择“准考证号”，单击“插入”按钮，得到如图５２１所示的效果。 图５２１　插入准考证号域 （１１）以此类推，在相应的地方插入其他５项数据库域按钮，如图５２２所示的效果。 图５２２　插入所有数据库域 １６ ◎实训５　邮件合并 　　（１２）单击“下一步”，打开“预览信函”对话框，如图５２３所示。 图５２３　邮件合并第五步 （１３）单击“下一步”，进入邮件合并第六步，完成合并，单击“预览结果”命令按钮可查询 合并后的结果。 （１４）一般情况下，一张纸只能打印一个准考证，为了节约纸张，我们可以在一张纸上设 计打印４个准考证。方法如下： ①设置纸张为Ａ４，左右、上下边界都设为２厘米。 ②单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”命令按钮，设置成两栏，加分隔线， 栏间距设为４字符。 ③选中准考证的所有数据，复制３份，调整间距，效果如图５２４所示。 图５２４　复制后的排版效果 ２６ ④在这４个准考证相邻的中间，通过单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“规则” 命令按钮，在弹出的下拉列表中的选择“下一记录”命令插入“《下一记录》”域。注意：是在 一二准考证、二三准考证和三四准考证间插入，如图５２５所示。 图５２５　插入“下一记录”域 ⑤单击“邮件”选项卡“完成”组中的“完成并合并”命令按钮，弹出下拉列表，如图５２６ 所示。 ⑥选择“编辑单个文档”命令，弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，如图 ５２７ 所示。 图５２６　完成并合并 图５２７　合并到新文档 ⑦单击“确定”按钮，就会把所有数据合并到一个新文档中，如图５２８所示，至此，邮件 合并操作结束。 ３６ ◎实训５　邮件合并 图５２８　合并创建的新文档 !"#$% （１）班主任如何使用邮件合并来制作学生的期末成绩通知单？ （２）能否用分类汇总功能来统计一个商场的销售情况？ ４６