7.3 推销函、订购函（课件）-《公文写作》同步教学（清华大学出版）

《公文写作》 （清华大学出版） ——第七章 商务贸易文书写作 授课教师： 2024年8月20日 目 录 2 询价函、报价函 3 推销函、订单函 4 招标书、投标书 5 催款函、理赔函、索赔函 1 商务函 本章首先介绍了商务函的概念，然后又讲述了询价函、报价函、推销函、订单函的写作方法，以及催款函、理赔函和索赔函的撰写，重点要掌握投标书和招标书的写作。 【本章学习目标】 通过本章学习，读者能够： 1.了解商务函、催款函、理赔函、索赔函 2.理解询价函、报价函 3.掌握投标书、招标书 本章学习目标 7.3.1推销函 （1）推销函的概念 推销函是为向对方推销产品而使用的一种业务信函。是一种常见常用的商业专函。 （2）推销函的写作格式 推销函的结构包括开端语、正文、结尾三个部分。 7.3 推销函、订购函 7.3.1推销函 （2）推销函的写作格式 推销函的结构包括开端语、正文、结尾三个部分。 7.3 推销函、订购函 结构 内容 开端语 开端语必须要醒目，能够突出显示产品及其优点，要有独创性，并要求做到简明扼要。 正文 正文部分包括介绍产品、提供证据以及数据、提出保用期和免费试用以及价格合理性。介绍产品必须保持全面细致，语言力求生动活泼，突出强调产品的能够吸引顾客的特点。提供证据时应继续强调产品的突出特点，使用具体的语言、客观地进行说明，可适当运用用户的表扬信，然后提出保用期和免费试用。正文的最后，大多介绍价格的合理性。除非价格具有特点突出，否则不要在首段或末段谈价格，要在正文概括产品优点的句子中提及价格。要用一个较长的复合句，要用具体数字说明购买该产品可省钱若干。报价时要用小单位，如可行可与具有类似特色的同类产品进行比较。 结尾 信的结尾要充满信心和热情地呼吁，要激发读者的购买意欲。 7.3.2订购函 （1）订购函的概念 订购函是买方按照与卖方协商好的条件掀起订购所需货物时所有的一种商用文书。 7.3 推销函、订购函 7.3.2订购函 （2）订购函的主要条款 一般来说，订购函需要包含以下主要条款： 订购函一般分为两种，一种是前面的接收函了已经对所需订购的而货物做了详细的介绍；另一种是把订购函作成订单的形式，以表格的形式列明各项交易的内容。订购函一般都应该包括商品的名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期和地点、运输方式、运输保险等。 7.3 推销函、订购函 7.4.1 催款函 （1）催款函的概念 催款函是一种催交款项的文书，是交款企业或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 7.4.1 催款函 （2）催款函的分类 催款函主要分两种形式：一是便函式。便函式就是以信函的形式写作。二是表格式。表格式就是人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 7.4.1 催款函 （3）催款函的作用 催款函的作用是在于： 7.4 催款函、理赔函、索赔函 作用 内容 查询 催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便相应采取的对策和措施，起到协调双方的关系的作用。 催收 债权方为了加快资金流动或合理周转，扩大再生产，会对债务拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或经济损失。 凭证 如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。 7.4.1 催款函 （4）催款函的格式与写作要领 催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 结构 内容 标题和编号 如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上”紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于以后查询和联系，而且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。编号不是必须有的。 催款和欠款单位的名称和账号 催款函要明确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 催收内容 这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便受文单位查明情况，及时的付款。 处理意见 催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：要求欠款户说明拖欠的原因。重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。 落款 写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。 7.4.2 理赔函 （1）理赔函的概念 理赔函是在贸易过程中产生争议或发生纠纷后，理赔方根据索赔方的意见和要求提出自己意见和解决办法的回复信函。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 7.4.2 理赔函 （2）理赔函的格式与写作要领 理赔函的格式写法如下： 7.4 催款函、理赔函、索赔函 结构 内容 标题 标题一般写理赔函三字即可，必要时也可注明理赔原因，如《质量不符理赔函》等。 正文 正文主要包括对索赔函要点概述，理赔方的意见和看法以及最后处理办法等。 落款 落款写理赔方的名称、签章和日期。 7.4.3 索赔函 （1）索赔函的概念 索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为依据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护自身其他权利的专用信函。 （2）索赔的理由 通常比较常见的索赔理由有：质量低劣；数量短缺；包装不善；运输拖欠。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 7.4.3 索赔函 （3）索赔函的格式与写作要领 索赔函一般由标题、编号、受函者、正文、附件、签署等六部分组成。 7.4 催款函、理赔函、索赔函 结构 内容 标题 标题的形式比较灵活，可以直接写索赔函三字，也可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如：《关于××的索赔函》。 编号 编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。 受函者 受函者。写受理索赔者的全称。 正文 正文包括缘起、索赔理由、索赔要求和意见。①缘起：提出引起争议的合同及其争议的原因。②索赔理由：具体指出合同项下的违约事实及根据。③索赔要求和意见：根据双方签订的合同以及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。 附件 为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。 签署 签署要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。 7.5.1 招标书 （1）招标书的概念和特点 招标书又称招标通告、招标公告、招标启事，是公开发布招标信息，通过招标的方式来招人承包或承购的告示性文书。它在招标过程中提供全面情况，以便竞标方根据业主所提出的条件提前做好准备。同时在招标过程中，它起到统领全局的作用，指导招标工作按照一定的步骤有序展开。 7.5招标书、投标书 7.5.1 招标书 （1）招标书的概念和特点 招标书的特点主要表现在以下三个方面: 7.5招标书、投标书 特点 内容 公开性 招标书是一种告知性文种，它要像广告一样，借助大众传播手段进行公开，从而利用和吸收全国各地乃至各国的优势于一家， 以达到提高经济效益的目的。 竞争性 招标书充分利用了竞争机制，它以竞标的方式吸引投标者加入，通过激烈的竞争以实现优胜劣汰，从而实现业主优选的目的。 时间性 招标书要求在短时间内获得结果，因此具有时间 7.5.1 招标书 （2）招标书的写作结构 招标书通常由标题，正文和结尾这3个部分组成，有些招标书还带有同件如工程施工招标书、政府采购招标书等。 7.5招标书、投标书 结构 内容 标题 招标书的标题有4种常见写法:①招标单位名称+招标性质和内容+招标形式+文种，如：“X X建筑公司x x工程建设项目公开招标书”;②招标性质和内容+招标形式+文种，如“x x镇区污水处理工程公开招标书”;③招标单位名称+文种，如“x x公司招标书”;④只写文种，如“招标书”。另外，还有一种不常见的标题类型，即广告性标题，如“谁来承包xx厂"，这类标题通常比较个性化，因此在很多正式、严肃的场合都不会使用。 正文 招标书的正文又有两个细分部分:引言和主体。引言部分主要说清楚招标依据和原因:主体部分要详细交代招标方式、招标范围、招标程序、招标内容的具体要求、双方签订合同的原则、招标过程中的权利和义务、组织领导以及其他注意事项等内容。主体是正文的核心，一般逐项列明， 即条文式。有的招标书为了使内容更清晰，会使用表格列示重要信息，即表格式。 结尾 招标书的结尾应签具招标单位的名称、地址、电话和电报挂号等，以便投标者与招标单位取得联系并参与竞标。 7.5.1 招标书 （3）招标书的编制原则 招标书的写作是很严肃的工作，写作时要遵循一定的原则，并注意以下细节。招标书的编制原则主要有6个： 遵守法律法规 反映采购人需求 公正合理 公平竞争 科学规范 维护政府、企业利益 7.5招标书、投标书 7.5.1 招标书 （4）招标书的分类 招标书按照不同的分类依据，可以划分成不同的类型，比如，按招标方式、时间长短、招标书内容和性质以及招标范围等依据分类。 1.公开招标书 公开招标针对的投标者是全范围的，所以也称为无限竞争性招标。它是一种由招标人按照法定程序，在公开出版物上发布招标公告，所有符合条件的供应商或承包商都可以平等参加投标竞争，从中择优选择中标者的招标方式。对应发出的招标书类型就是公开招标书。 7.5招标书、投标书 7.5.1 招标书 （4）招标书的分类 招标书按照不同的分类依据，可以划分成不同的类型，比如，按招标方式、时间长短、招标书内容和性质以及招标范围等依据分类。 2.邀请招标书 邀请招标具有针对性，也称为有限竞争性招标或选择性招标。一般由招标单位按照邀请招标流程选择一定数目的企业，向其发出投标邀请书。邀请他们参加投标竞争。以这种方式发出的投标书就是邀请招标书，实际运用中称为“投标邀请书”。 7.5招标书、投标书 7.5.2 投标书 （1）投标书的概念和特点 投标书是投标单位按照招标书的条件和要求，向招标单位提交的报价并填具标单的文书。它要求密封后邮寄或派专人送到招标单位，因此又称标函。 针对性 求实性 合约性 7.5招标书、投标书 7.5.2 投标书 （2）投标书的一般格式 7.5招标书、投标书 结构 内容 标题 投标书的标题格式主要有4种:①投标方名称+投标项目+文种，如“xx建筑工程公司承包xx厂移地改造工程投标书”;②投标方名称+文种，如“xx建筑工程公司投标书”;③投标项目+文种，如“xx厂移地改造工程投标书”:④文种，即直接以“投标书”3个字作为标题。 招标单位名称 投标书的招标单位名称部分即投标书的主送机关，也就是招标单位，在标题下方顶格书写招标单位的全称。此处一般按照招标书注明的联络单位书写，如“xx工程招标办公室:”。 正文 投标书正文又可分为引言、主体和结尾部分：①引言部分应简明扼要地说明投标方的名称、投标方针、目标以及中标后的承诺等内容;②主体部分是核心，要依照招标书的要求，认真仔细地写好投标的具体指标、完成指标的措施和投标书的有效期限;③结尾部分通常以提出建议结束，即对招标单位提出予以支持和配合的要求，或者说明对招标单位不一定接受最低价和可能接受其他投标书表示理解，同时还要给出投标方的联系方式，如投标方全称、地址、邮编、联系电话、传真和法定代表人等。 附件 有些投标书只需在正文部分用简短的文字直接表明态度，写明保证事项即可;但有些投标书则要根据需要，附上标价明细表、施工流程图等附件。以建筑工程投标书为例，附件一般会包括工程量清单、单位工程主要部分的标价明细表、单位工程的主要材料或者重要大型工程的保证书等资料。 落款 投标书的落款部分要注明投标单位名称或个人姓名，加盖印章，并在下方注明投标书的撰写日期。有时，因为投标书的正文结尾部分已经注明了投标单位的全称、法定代表人姓名、联系方式和撰写日期，所以会省略落款这一-结构。 7.5.2 投标书 （3）投标书的编制原则 全面反映招标单位需求 科学合理 公平竞争 维护企业、政府利益 7.5招标书、投标书 7.5.2 投标书 （4）投标书的分类 从内容和性质上看，投标书可分为生产经营类投标书、技术投标书和生活投标书。其中，生活投标书主要针对生活需要而编制的投标书，实际运用中不常见，这里将介绍前两种投标书范本。 1.生产经营类投标书 生产经营类投标书主要是针对工程建设、承包租赁、劳动服务和产品采购等经营活动编制的投标书。 7.5招标书、投标书 7.5.2 投标书 （4）投标书的分类 从内容和性质上看，投标书可分为生产经营类投标书、技术投标书和生活投标书。其中，生活投标书主要针对生活需要而编制的投标书，实际运用中不常见，这里将介绍前两种投标书范本。 2.技术投标书 技术投标书主要指针对技术改进、开发或转让以及科研课题和关键技木项目等编制的投标书。 7.5招标书、投标书 7.5.2 投标书 （4）投标书的分类 从内容和性质上看，投标书可分为生产经营类投标书、技术投标书和生活投标书。其中，生活投标书主要针对生活需要而编制的投标书，实际运用中不常见，这里将介绍前两种投标书范本。 2.技术投标书 技术投标书主要指针对技术改进、开发或转让以及科研课题和关键技木项目等编制的投标书。 7.5招标书、投标书 本章小结 本章首先介绍了商务函的概念，然后又讲述了询价函、报价函、推销函、订单函的写作方法，以及催款函、理赔函和索赔函的撰写，重点要掌握投标书和招标书的写作。 思考与练习 1.询价函和报价函的区别？ 2.投标书的写作要求有哪些？ 3.理赔函和索赔函的区别？ 写作训练 1、光明皮革有限公司生产各类人造皮革手套，产品质量上乘，价格合理。为开拓市场，业务部张明经理拟写了一封信函给四海贸易公司，提出希望与其建立合作关系的意图，并说明随函寄去商品目录，望得到对方回复。 2、全线通公司于20××年11月15日向东方科技发展有限公司订购了20台复印机，东方科技发展有限公司已按照订购函的要求将货发出，但全线通公司收货后一个星期依然没有支付货款，东方科技发展有限公司特发函催讨。 文献阅读 [1]中共中央办公厅、国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16. [2]邓红，经济应用文写作[M].重庆：重庆大学出版社，2016 [3]付家柏，财经应用文写作[M].北京：清华大学出版社，2014 [4]郑延琦，财经应用文写作方法与技巧[M].北京：人民邮电出版社，2017 [5]郑慧,周雯.浅析公文中的写作模式[J].应用写作,2022(03):12-17. THANKS $$