7.1 商务函（课件）-《公文写作》同步教学（清华大学出版）

《公文写作》 （清华大学出版） ——第七章 商务贸易文书写作 授课教师： 2024年8月20日 目 录 2 询价函、报价函 3 推销函、订单函 4 招标书、投标书 5 催款函、理赔函、索赔函 1 商务函 本章首先介绍了商务函的概念，然后又讲述了询价函、报价函、推销函、订单函的写作方法，以及催款函、理赔函和索赔函的撰写，重点要掌握投标书和招标书的写作。 【本章学习目标】 通过本章学习，读者能够： 1.了解商务函、催款函、理赔函、索赔函 2.理解询价函、报价函 3.掌握投标书、招标书 本章学习目标 7.1.1 商务函的概念 商务函也称商务信函，属于商务礼仪文书，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。它的主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和商洽产销、询问和答复问题以及处理具体交易事项。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 A.语气的口语性 商务信函的往来是不同的企业之间或者企业领导者之间的一种情感交流方式。人大多是感性的，商务信函更多地体现了人们感性的一面，而不是大家想象的特殊“生意腔”式表达的商务信函。一封好的商务信函应让人感到热情、友好，就像朋友之间的谈话那样自然、简单和人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，又或者是购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 B.内容的直接性 企业商务人员每日都要阅读大量的信函文件。商务信函不需要用华丽的词句堆砌，应简明扼要，切中要点，短小精悍。用简洁朴实的语言来写商务信函，使其读起来更加简单、清楚、容易理解。当信函内容涉及数据或者具体的信息时，如货号、价格、时间、地点等，则应用语精确，使交流的内容更加清楚，从而有助于加快商务活动的进程。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 C.态度的真诚性 商务信函要能够充分体现己方的真诚与礼貌。不论怎样，都要带着诚意去写。把写好的商务信函读一遍，确保语言能够让对方感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单地使用礼貌用语，而是体现了为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 D.主旨的单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 E.格式的规范性 商务信函的结构类似于一般的书信，由称呼、正文和署名等部分组成。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 F.地位的平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映了双方平等、互惠互利的关系，应相互尊重、以礼相待。 7.1 商务函 7.1.2 商务函的特征 商务函有7个特征。 G.要求的时限性 商务信函是在商务活动的环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收到对方的信函后应及时回复。目前，信函越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应时限性这一特点的需要。 7.1 商务函 7.1.3 商务函的一般格式 商务函一般由3部分组成:信头、正文和信尾。其中，标题属于信头部分，各个部分的具体内容如下。 （1）信头 信头就是商务函的开头，由标题、发信人名称和地址、函号、称谓以及收信人地址和单位等构成。 （2）正文：商务函的正文包括问候语、主体和结束语， （3）信尾：商务函的信尾一般由祝颂语和落款构成，有时还会有附件。 7.1 商务函 7.1.4 商务函的写作要求 （1）内容正确、目的清楚、表述具体。 （2）文字简洁、态度礼貌、语气委婉。 （3）明确责任、划定界线、分清权限。 7.1 商务函 7.1.5 商务函的分类 （1）介绍经营业务的信函 这种信函内容上要准确明了地介绍自己的业务范围、经营理念以及经营宗旨等，语气上要礼貌谦和。介绍经营业务的信函一般反映的是商务往来中的基础信息，所以在写作过程中要真实、具体。 7.1 商务函 7.1.5 商务函的分类 （2）寻求建立业务关系的信函 这种信函内容上要明确表达谋求合作的态度并要表明合作的基础、可行性以前景，如果需要还可以写明合作的内容和方式，写作语气要礼貌谦和。有主动方的致函，有被动方的复函。 7.1 商务函 7.1.5 商务函的分类 （3）恢复业务关系的信函 这种信函内容上首先表达继续合作的愿望，可以回顾以往的合作成果，也可以展望未来的合作前景，进而通过对客观的合作利益的表达，以恢复业务，谋求新的合作。 7.1 商务函 7.1.5 商务函的分类 （4）商洽价格的信函 这种信函内容要准确写明价格洽谈所指对象，可以针对商品或劳务，明确表达对价格的期望，给出意见或建议，必要时，要写明确切的价格数据和数量，不能含糊其辞。 7.1 商务函 7.1.5 商务函的分类 （5）婉拒业务关系的信函 这种信函首先要对对方的合作意愿表示感谢，再以恰当合理的理由明确表达拒绝此次业务关系的意思。一般拒绝业务关系的信函都要为将来可能会有的合作留有余地，所以最后通常会表达对今后合作的期待。 7.1 商务函 7.2.1 询价函 （1）询价函的概念和特点 询价函是买方向卖方询问有关商品交易条件所写的商务信函。询价的目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函即专用于买方询价的商务函。 7.2 询价函、报价函 特点 内容 直接性 询价函一定要写得简明扼要、短小精悍。切中要点。 精确性 当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内 容更加清楚，能够加快处理事务的进程。 7.2.1 询价函 （2）询价函的写作格式 询价函一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。 7.2 询价函、报价函 结构 内容 标题 标题可以直接写“询价函”，也可以是发文机关+询价内容+文种。如《政府办公用品采购询价函》。 称谓 在标题下另起一行，顶格写受函人﹙公司﹚名称。 正文 正文包括开头、主体和结尾三部分。①开头，写明项目名称、询价的依据和目的。②主体，是询价函的重心，主要内容包括：询价函编号、报价人资质要求、复函和报价须知、应承担的法律责任、结算方式、联系方法等。需要向卖方索要主要商品目录本、价格单、商品样品、样本时，也可以用询价单或发订单的方式询问某项商品的具体情况。③结尾。表明合作的诚意和愿望。如，特此函复、特此函告。 落款 询价单签字，标明年月日，并加盖公章。 7.2.1 询价函 （2）询价函的写作格式 询价函的写作要求： 态度真诚、礼貌 注意用语和语调 表达直接，语言简洁凝练。 7.2 询价函、报价函 7.2.1 询价函 （3）询价函的分类 根据询价商品的种类，询价函可以分为单一询价函和综合询价函。单一询价函只就一种商品询价；综合询价函一次可以询问多种商品价格。 根据询价商品的不同，询价函可以分为不同的类型，比如汽车询价函、房屋询价函等。 7.2 询价函、报价函 7.2.2 报价函 （1）报价函的概念和特点 报价函是商务活动中作为卖方在接到客户的询价函后发出的回复性信函。 对于卖方而言，一封报价函可能意味着一次销售的好时机，所以回复的报价函一定要及时、确切、周到，不要因为某些小小疏忽而失去了潜在的客户。 7.2 询价函、报价函 7.2.2 报价函 （2）报价函的写作格式 7.2 询价函、报价函 结构 内容 标题 即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写 “报价函”、“报价信”等字样。 称谓 在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。 正文 在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、 包装、交货方式、优惠政策等，最后礼貌地写上 “欢迎再询”等关切的话 结语 在正文之下另起一行空两格书写 “此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写 落款 在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。 7.2.2 报价函 （2）报价函的写作格式 报价函的格式与写作要领： 报价函的内容应该包括报价单位、报价人以及报价单位的联系电话或联系传真。 如果是项目形式，还要列出项目名称、项目负责人以及详细的联系电话或传真。 如果是产品，则要对产品的序号、产品名称、规格、数量、单位、单价、金额等做详细介绍。 还要对付款方式、优惠政策等做细致的介绍。 7.2 询价函、报价函 THANK YOU $$