6.4 介绍信、慰问信（课件）-《公文写作》同步教学（清华大学出版）

（清华大学出版） 同步教学 《公文写作》 第六章 交际礼仪文书写作 目 录 6 辞职信、推荐信 2 感谢信、道歉信 3 表扬信、批评信 4 决心书、倡议书、公开信 5 介绍信、慰问信 1 邀请函、答谢词、贺信 本章首先介绍了邀请函、答谢词、贺信、感谢信、道歉信、表扬信、批评信的概念和特点、写作格式和分类；然后讲述了介绍信、慰问信、决心书、倡议书、公开信文书的写作方式；以及辞职信、推荐信，重点需要掌握邀请函、感谢信、慰问信和推荐信的写法。 【本章学习目标】 通过本章学习，读者能够： 1.了解答谢词、贺信、介绍信 2.了解批评信、辞职信 3.理解感谢信、道歉信、慰问信 4.理解决心书、倡议书、公开信 5.掌握邀请函、表扬信、推荐信 本章学习目标 6.4.1 介绍信 （1）介绍信的概念和特点 介绍信在商务上应用范围非常广泛。介绍信分为两种，即私人介绍信和正式介绍信。正式介绍信是写信人因公把自己的同事介绍给某单位或某个人。这种介绍信要求语言和格式严谨、规范。由于介绍信是面呈的，一般不写信封。私人介绍信写法与普通书信相同，是写信人向自己的亲戚朋友介绍第三者，语气比较亲切随便。私人介绍信一般都要写信封。 对于持信人而言，介绍信具有介绍和证明的双重作用，能够使对方明晰其身份和目的，以便得到对方的信任和支持，完成相应的工作任务。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.1 介绍信 （2）介绍信的写作格式 介绍信可分为标题、正文和落款三部分。 6.4 介绍信、慰问信 结构 内容 标题 有两种写法：一种是只写文种名称，另一种是在文种名称前加上发信单位名称，如《××公司介绍信》。顶格写收信单位或接待人名称，单占一行。 正文 正文由三部分构成：①写被介绍者的姓名、身份、人数，如果联系的工作涉及到保密事项，还应写清被介绍人的政治面貌、职务、级别等。②主题部分，写需要接洽的事项与要求。③结尾部分，主要是谦言，写上恳请或谦敬用语，如“请接洽”、“请协助”等。后边写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”。 落款 主要两部分：写发信单位名称（如果需要有相应的公章，则还应扣公章）；还要注明发信日期，要写全年月日。如果需要著名有效时间，则在结尾处右下角，加括号注明（也可不加括号）。 6.4.1 介绍信 （2）介绍信的写作格式 填写介绍信的时候，务必注意以下一些事项： 要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造，冒名顶替。 所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写。介绍信要简明扼要不可太长。 介绍信务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。 有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。 介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.1 介绍信 （3）介绍信的分类 介绍信有两种类型：事先印好格式和用公用信笺临时书写的，这两种介绍信的写作格式基本相同。 1. 填写式介绍信 使用时只需在空白处填写有关内容即可。这种介绍信一般都有编号，并留存根。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.1 介绍信 （3）介绍信的分类 介绍信有两种类型：事先印好格式和用公用信笺临时书写的，这两种介绍信的写作格式基本相同。 2. 书信式介绍信 这种介绍信由于不受固定格式的限制，可以根据工作需要灵活掌握。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.2 慰问信 （1）慰问信的概念和特点 慰问信是一种向对方（包括同级或者上级对下级单位、个人等）表示关切、安慰、问候的专用信函。它是有关组织或个人，以其名义在对方处于特殊情况下，如重大节假日，发生自然灾害或战争时，向对方表示慰问，以达到鼓励、安慰对方作用的礼仪文书。 写慰问信的目的，是为了表达安慰、关切、问候之意，所以撰写慰问信时，要表示出无限亲切、关怀的感情，使对方感到温暖，也就是带上浓郁的感情色彩。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.2 慰问信 （2）慰问信的写作格式 慰问信通常由标题、称谓、正文、落款四部分构成： 6.4 介绍信、慰问信 结构 内容 标题 慰问信的标题主要有以下几种组成方式：第一种是由文种名称单独构成，写成《慰问信》即可；第二种是由慰问对象和文种名称共同组成，如《写给钱学森夫妇的慰问信》；第三种是由发信者、慰问对象和文种名称共同组成，如《周恩来致邹韬奋夫人沈粹缜的慰问信》。 称谓 称谓应表示尊敬，如果写给单位，应当写单位全称，如“陕西省人民政府”；如果写给个人，应在其后加“先生/女士”“同志”等，一般情况下，还会在姓名之前加上“敬爱的”“尊敬的”等字样。 正文 正文要三方面的内容：①慰问目的：用一般简要文字陈述目前形势，写明慰问的背景和原因。③叙述事实：应比较全面、具体地叙述对方的模范事迹或遇到的困难，要实事求是肯定其功绩，然后向对方表示慰问和学习。③结语部分：先结合形势与任务提出殷切的希望，接着表示共同的愿望和决心，最后用一句慰勉与祝愿的话作结。 落款 署名时需要注意的是，几个单位或个人联合发信时，应当将其名称或姓名一一写上。署名下一行写明成文的具体日期。 6.4.2 慰问信 （2）慰问信的写作格式 写慰问信应注意的问题： 凡需要写慰问信的事一般都比较重要，所以情况一定要吃透，特别是给先进单位或受灾群众的慰问信，对具体的先进事迹和灾情的严重程度及群众的困难状况等，都要摸清楚，这样才能有的放矢地写好慰问信。　 慰问信的.重点在“慰问”，所以在表示慰问方面，一定要情真意切，使对方确实体会到组织上和领导上的亲切关怀，使他们真正感到温暖，受到鼓舞。 慰问信是一种公开信件，因此文字要简明、扼要，语气要朴实、感人。　　 6.4 介绍信、慰问信 6.4.2 慰问信 （3）慰问信的分类 慰问信通常有三种情况：表彰性慰问、遇灾性慰问和节日性慰问。 1. 表彰性慰问 这类慰问主要针对那些承担艰巨任务、作出了巨大贡献甚至牺牲，取得了突出成绩的先进个人或集体。如“慰问那些抗洪抢险的解放军战士”、“慰问保家卫国的边防军人”、“慰问春节” 期间仍坚守岗位的铁路工人"等等。鼓励他们戒骄戒躁，继续前进。　　 6.4 介绍信、慰问信 6.4.2 慰问信 （3）慰问信的分类 慰问信通常有三种情况：表彰性慰问、遇灾性慰问和节日性慰问。 2. 遇灾性慰问 这类慰问常常是针对那些由于某种原因（如车祸、火灾、地震、暴雨等）而暂时困难或蒙受了巨大损失的集体或个人。对他们表示同情和安慰，鼓励他们克服暂时的困难而加倍工作，以期尽早地改变现状。如对灾区人民的慰问，对老少边区群众的慰问。 6.4 介绍信、慰问信 6.4.2 慰问信 （3）慰问信的分类 慰问信通常有三种情况：表彰性慰问、遇灾性慰问和节日性慰问。 3. 节日性慰问 这是一种上级对下级，机关单位对支援群众而进行的一种节日问候。一般表示对他们以前工作的肯定和赞扬。并祝福他们在今后的工作、学习、生活中心情舒畅，做出更大的成绩。如“春节慰问”、“教师节慰问”。 6.4 介绍信、慰问信 6.5.1 决心书 （1）决心书的概念和特点 决心书是向上级组织或群众表示决心而写的专用书信。办公室工作人员撰写决心书通常是为了响应号召、开展工作、完成任务，希望上级组织或广大群众给予指导、监督、检查。 决心书的写作要讲事实。决心书务必做到切实可行，同时决心内容要具体实在，不说大话，哗众取宠，以便于今后的执行。情绪要饱满，显示出必胜的信心。决心书要充满必胜的信心，措词用语不消极低沉，要在简洁明确的行文中让人感到决心人的精神风貌。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.1 决心书 （2）决心书的写作格式 决心书的格式与一般书信格式基本相同，只是前者需要设标题，而后者不必。其格式是由标题、称谓、正文、结尾四部分组成。 6.5 决心书、倡议书、公开信 结构 内容 标题 在第一行居中的位置写上“决心书”的字样。如果有必要，也可以写“xxx决心书”. 称谓 亦即台头。在标题下行顶格处写清接受决心书的组织、机关、团体、单位、领导的名称。 正文 在称谓下行左起空两格开始写起。这是整个决心书的主干，应认真写好。为了使行文条理分明、易读易懂，可以适当安排层次，分段书写。 落款 结尾部分除了写上“此致敬礼”、“请予批准”等敬语外，还要在敬语的下行靠右署名。如果是个人，要署真实姓名;如果是单位、团体，在写清单位、团体的全称后，还要加盖公章;最后，在署名下面注明书写决心书的具体年月日。 6.5.1 决心书 （3）决心书的分类 根据作者不同，可将决心书分为两类：集体决心书和个人决心书。 1. 集体决心书 当由于工作安排或为了响应号召，办公室工作人员会以集体名义，撰写决心书。 2. 个人决心书 有时侯，办公室工作人员需要以个人名义撰写决心书，以表明自己的某种态度和决心。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.2 倡议书 （1）倡议书的概念和特点 倡议书，用来倡导某项活动，或者是根据一定时期一定范围内存在的问题提出某种建议，鼓动别人响应以共同完成任务或解决问题的一种书面材料。 倡议书和其它文体不太一样，其中之一就是内容是有利于人民的好事，所提倡的条件有先进性和可行性；而且倡议书明确了倡议的目标、倡议的原因以及对被倡议人的希望等。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.2 倡议书 （2）倡议书的写作格式 倡议书通常由以下几部分构成： 6.5 决心书、倡议书、公开信 结构 内容 标题 标题形式是发文机关＋事由＋文种，也可以直接在在第一行中间写“倡议书”字样即可。 称谓 倡议书称呼要求注明受文单位的名称称呼或个人的姓名，要在标题下隔两行顶格写，后加冒号。 正文 ①要先阐明提出倡议的原因、理由以及自己的目的、想法。这样往往可以使受文单位或个人从实际出发，考虑你的倡议的合理性，为采纳你的倡议打下基础。 　　②倡议的具体内容。一般倡议的内容要分条列出，这样可以做到醒目。倡议要具体明白切实可行。 　　③提出自己希望采纳的想法，但同时也应谨慎虚心，不说过头的话，不用命令的口气。 　　 结尾 结尾一般是表示敬意或祝愿的话。同一般书信相同。 落款 落款要署上提倡议的单位或个人的称呼姓名，并署上成文日期。 6.5.2 倡议书 （2）倡议书的写作格式 倡议书写作注意事项 倡议书旨在引起广泛响应，因此，在语言上要求措辞贴切、感情真挚，富有鼓动性、号召力，同时，篇幅也不宜过长。 倡议书必须写清楚发起倡议的根据、目的，有充分的理由，否则会使人觉得莫名其妙，难以响应。 倡议书的具体内容和要求尽量要分条开列，这样才能清晰明确，使人一目了然。 倡议书的内容应当符合时代精神，提出的要求和建议必须切实可行。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.2 倡议书 （3）倡议书的分类 倡议书，根据不同发文角度，可以有多种分法。根据发问人不同，可以分为个人倡议书、集体倡议书、企事业单位、机关部门倡议书。从倡议内容的角度不同，可以分为具体事项型倡议书和思想精神倡议书。 1. 具体事项倡议书 针对某一具体生活事件问题的倡议书，即具体事项型倡议书。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.2 倡议书 （3）倡议书的分类 倡议书，根据不同发文角度，可以有多种分法。根据发问人不同，可以分为个人倡议书、集体倡议书、企事业单位、机关部门倡议书。从倡议内容的角度不同，可以分为具体事项型倡议书和思想精神倡议书。 2. 思想精神倡议书 针对某种思想意识、精神状况的倡议书，即思想精神倡议书。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.3 公开信 （1）公开信的概念和特点 公开信是将内容公之于众的信件，其内容一般涉及比较重大的问题，具有普遍的指导、教育和宣传作用。 最大的特点就是内容广泛，不论是写给社会中的某一部分人或写给个人，从写信者的角度看，都希望有更多人的阅读、了解，甚至讨论信中的问题。信的内容一般涉及比较重大的问题，具有普遍的指导作用、教育作用和宣传作用。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.3 公开信 （2）公开信的写作格式 与其他书信类公文一样，公开信也由标题、称谓、正文和落款构成， 6.5 决心书、倡议书、公开信 结构 内容 标题 常见的公开信标题有3种形式:①直接以“公开信”3个字作为标题;②受文对象+文种，如“致xx公开信”;③发文单位+受文对象+文种，如“xx致xx公开信” 称谓 对受文对象的称呼，针对发信的对象多寡和发信方式的不同，有的写集体称呼，如“同志们”“朋友们” “同学们” 等;有的写个人姓名或职务。另外，在称呼之前，根据不同对象的身份特点，使用相应的修饰语，如“尊敬的”“亲爱的” 正文 ①开头:写关怀、问候和祝愿之类的话，给人以亲切、温暖的感觉，同时还要写明问题或事件的原因和背景;②主体:如果是事件，则写明事件的经过和结果;如果是问题，则写明问题的主要表现和实质。同时，还要表明发文者对人物或事件的态度，或赞扬，或批评，或提出某种主张、建议等，有些公开信还会发出号召;③结尾:写表示祝愿的话，如“此致敬礼”“祝全体居民.... 等如果公开信正文主体部分涉及的问题、建议或者主张比较多，最好能分点列明，这样清晰明确，很容易使受文者掌握公开信的重点。 落款 写发文单位名称或个人姓名，注明公开信的发文时间 6.5.3 公开信 （3）公开信的分类 公开信可分为问候、表扬、鼓励；写给具体对象的公开信；私人信件公开发表的公开信。另外还包括给予澄清的公开信。 1．问候、表扬、鼓励 以领导机关、群众团体的名义，在纪念活动、传统节日或其他必要的情况下，给有关单位、社会阶层、集体、个人、发出的书信。这类公开信有问候、表扬、鼓励的作用。结构与普通书信基本相同。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.3 公开信 （3）公开信的分类 公开信可分为问候、表扬、鼓励；写给具体对象的公开信；私人信件公开发表的公开信。另外还包括给予澄清的公开信。 2．写给具体对象的公开信 领导机关、群众团体或个人针对某一问题写给有关对象的公开信。这类公开信有的是表扬，有的是批评，有的是倡导好风气，有的是提出建议。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.5.3 公开信 （3）公开信的分类 公开信可分为问候、表扬、鼓励；写给具体对象的公开信；私人信件公开发表的公开信。另外还包括给予澄清的公开信。 3．私人信件公开发表的公开信 这类信通过报刊或广播公开发布，写信人和收信人双方就有可能取得联系。如路遇未留名的好人好事，需表示感谢；大陆与台湾失去联系亲人之间的寻亲信等，常以此种方式发出。 6.5 决心书、倡议书、公开信 6.6.1 辞职信 （1）辞职信的概念和特点 辞职信，又叫辞职申请、辞职书、辞呈，是辞职者向原工作单位辞去职务时写的书信。 辞职信的特点要态度分明，而且措辞委婉。如果想要更正式一些的话，可以用辞呈，一般来说，“我已经写好了辞职信打算向您提交辞呈”。 6.6 辞职信、推荐信 6.6.1 辞职信 （2）辞职信的写作格式 辞职信通常由这几部分构成： 6.6 辞职信、推荐信 结构 内容 标题 直接在正中写上“辞职信”（或“辞职申请”、“辞呈”等）的名称 称谓 要求在标题下一行顶格处写出接受辞职人的领导人的名称或姓名称呼，并在称呼后加冒号。 正文 正文是辞职信的主要部分，正文内容一般包括三部分。①开头部分，要提出申请辞职的内容，开门见山让人一看便知。②主体部分，其次申述提出申请的具体理由。该项内容要求将自己有关辞职的详细情况一一列举出来，但要注意内容的单一性和完整性，条分缕析使人一看便知。③最后要提出自己提出辞职申请的决心和个人的具体要求，希望领导解决的问题等。 结尾 结尾要求写上表示敬意的话。如“此致——敬礼”等。 落款 辞职信的落款要求写上辞职人的姓名及提出辞职申请的具体日期。 6.6.1 辞职信 （2）辞职信的写作格式 辞职信要按照下列格式写： 在第一行正中写上辞职申请； 称呼之后，书写正文； 明确表达辞职申请，写明辞职的理由，以及有关辞职的详细情况； 辞职的相关请求事项； 辞职人的姓名及提出辞职申请的具体日期。 6.6 辞职信、推荐信 6.6.1 辞职信 （3）辞职信的分类 辞职信，根据发文人，可分为，集体辞职信和个人辞职信。 6.6 辞职信、推荐信 6.6.2 推荐信 （1）推荐信的概念和特点 推荐信是一个人或一个单位为了推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写作的信件，是一种应用写作文体。 6.6 辞职信、推荐信 特点 内容 推荐信行文目的明确 推荐信力图使自己推荐的人员能够被对方采纳，因此行文预言目的明确，简明扼要。 推荐内容客观 用推荐信向领导或用人单位举荐人才，是建立在介绍其基本情况基础上的。因而，情况介绍必须真实、准确、客观。不能为了达到推荐的目的而夸大优点、遮掩缺点。所以具有客观性、可信性。 6.6.2 推荐信 （2）推荐信的写作格式 推荐信大致由标题、称谓、正文和落款4个部分构成， 6.6 辞职信、推荐信 结构 内容 要素 标题 一般直接以“推荐信”3个字作为标题 文种 称谓 接收推荐信的单位名称或个人姓名，姓名后可加“同志”“先生” “女士”等称呼 接收方单位名称或个人 正文 可分为开头、主体和结尾。①开头部分叙述写信目的、推荐人的身份、在何种推荐人与申请人的关系、推荐人在什么环境下认识申身份下认识被推荐人、相识多久、申请人需要推荐信的理由;②主体部分写明推荐人对申请人的资格评估和个人特质评估，如推荐人初识被推荐人时对他有何种特别印象、被推荐人的沟通能力、成熟度、抱负、领导能力、团队工能力、 品质以及还有哪些需要改进的地方等;③结尾部分写推荐人对于被推荐人的整体评估结论 推荐人的身份、在何种身份下认识被推荐人、认识多长时间或何时认识、被推荐人的表现、学习能力、成绩、工作能力、领导能力和团队合作能力等各方面的具体评估结果 落款 出具推荐信的单位名称或个人姓名，并署名出具时间，若是单位出具，需加盖单位公章 单位名称或个人姓名、成文时间、公章 6.6.2 推荐信 （3）推荐信的分类 1.自我推荐 自我推荐，即自荐信，表明作者自己适合担任某项工作或从事某种活动。 2.他人推荐 即写信单位或个人向收信单位或个人介绍第三人的情况，希望对方能给予帮助或录用。 6.6 辞职信、推荐信 本章小结 本章首先介绍了邀请函、答谢词、贺信、感谢信、道歉信、表扬信、批评信的概念和特点、写作格式和分类；然后讲述了介绍信、慰问信、决心书、倡议书、公开信文书的写作方式；以及辞职信、推荐信，重点需要掌握邀请函、感谢信、慰问信和推荐信的写法。 思考与练习 1.感谢信与表扬信的区别？ 2.感谢信、慰问信与贺信在写作时分别有哪些注意事项？ 3.邀请函的写作要求是什么？ 写作训练 1、请根据以下邀请函，以马校长的名义起草一则答谢函，答应10月26日启程到上海，带四个人同往。 邀 请 函 尊敬的马校长： 上次未能前去武汉参加“阿帝兰集团人才培养基地”的揭幕仪式，深表歉意；同时，对贵校聘请我为名誉教授，表示衷心的感谢。产学结合共同培养人才，是一种新的尝试，合作过程中的许多问题，需要我们共同探讨，同时我司也愿意在此合作基础上，进一步扩大合作的领域，为此，我代表阿帝兰集团公司，并以我个人的名义，诚挚的邀请您于本月25－26日拨冗赴沪，共商合作之事，如能成行，我将十分荣幸！ 顺祝 秋安 阿帝兰（集团）公司总裁司继鑫 20××年×月×日 写作训练 2、在教师节来临之际，请以校学生会的名义，给全校教师写一封感谢信。 3、××百货公司营业员A捡到皮包一个，内有人民币5000余元，工作证一个及发票若干张，并还给失主，当失主感谢时，营业员A说：“这是我应该做的。”请就此事拟写一封表扬信。 4、××地区暴雨成灾，大部分地区被淹，交通受阻，许多人的生命和财产受到威胁和损失。××公司员工因距离较远，不能前去抗涝救灾，决定捐些钱和衣物寄去。在寄钱和衣物的同时，还准备寄去一封慰问信。请你代为起草这封慰问信 5、××厂建厂30周年，请拟写一份主管该厂的××总公司对该厂发出的贺信 文献阅读 [1]李锦萍.提升秘书公文写作能力的对策探索[J].长江丛刊,2018(06):92. [2]黄颖瑜.办公室秘书公文写作能力的提升方法[J].大科技,2019(47):26-27. [3]史英新，应用写作[M],济南：山东人民出版社，2016 [4]欧阳周，实用文秘写作教程[M].2版，长沙：中南大学出版社，2010 [5]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策［J］.办公室业务，2017（08）：167. THANKS $$