5.1会议方案（课件）-《公文写作》同步教学（清华大学出版）

《公文写作》 20XX/01/01 20XX 同步教学 （清华大学出版） 1 第五章 会议文书写作 授课教师： 2024年8月19日 目 录 6 会议总结 2 会议通知 3 会议开幕词 4 会议记录 5 会议闭幕词 1 会议方案 本章首先介绍了会议方案的制定，然后讲述了会议通知、会议开幕词、会议闭幕词的内容，以及会议记录和会议总结的撰写方式，重点要掌握会议通知、会议记录和会议总结的写作。 【本章学习目标】 通过本章学习，读者能够： 1.了解会议会议开幕词、会议闭幕词 2.理解会议方案 3.掌握会议通知、会议总结 本章学习目标 5.1.1 会议方案的概念 会议方案是在会议召开前对构成会议的各个要素做出系统周密的书面安排的会议文书，属于计划类应用文。它一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案，企业内部召开的小规模例会可通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事务。 5.1会议方案 5.1.2 会议方案的特点与内容要件 会议方案具有两项显著特点:一是针对性，它主要是针对大中型或重要会议所做的规划安排;二是指导性，它对会议的整个进程有指导作用。那么，会议方案具体应包括哪些内容要件呢? 确定会议名称、议题、指导思想和任务要求。 确定与会人员、时间地点、会议期限、日程安排和会议领导。 确定会议通知内容、会议通知跟进落实、程序和要求以及会场布置要求。 确定会议文件资料的种类、内容和要求以及会议设备和用品的种类与要求。 会议后勤安排、 会议记录安排、会场服务安排、 会议预算安排。 议定事项催办和反馈的程序、要求、责任人以及其他注意事项。 5.1会议方案 5.1.3 会议方案的写作格式 会议方案通常由标题、正文和落款这3大部分构成，每部分应写明的内容如下。 （1）标题 最标准的会议方案标题格式为“召开单位或范围+会议名称+文种”，如“xx集团公司第x届第x次职工代表大会筹备方案”；有时可省略会议召开单位这一要素，如“年终总结暨表彰大会方案”。需要撰写者明确的是，会议方案的文种名称不仅仅是“会议方案”，还可以是“方案” “筹备方案” “筹备接待方案” ”计划” “策划方案”等。 5.1会议方案 5.1.3 会议方案的写作格式 会议方案通常由标题、正文和落款这3大部分构成，每部分应写明的内容如下。 （2）正文 会议方案的正文部分般还会分为3 个小部分，相关内容如表5-1所不。 表5-1会议方案的正文组成部分 5.1会议方案 部分 内容 开头 对会议的基本要素进行说明，如召开会议的缘由、根据、单位、会议名称、时间、地点和会期等，引出下文 主体 一般分条列项，写出会议的宗旨、主题(内容、议题)、规模(与会人员)、议程、日程、会议形式、会晤机构的组织和分工、会议文书、会议经费、保障措施及筹备情况等事项，相当于一般计划中的“目标要求”“措施方法”和“实施步骤”等 结尾 一般书写结束语，具体要根据会议方案的性质而定。属于下级机关请示上级机关的会议方案，可写类似于请示报告的结尾语，如“以上方案，当否，请批示”，而上级机关通知下级机关的会议方案，一般不需要单独写结束语 （3）落款 会议方案的落款部分一般要写明方案的制发单位或机关的名称，签署日期，并加盖公章。 撰写者在具体写作会议方案时，要考虑全面、科学安排，如会前把举行会议的有关规定、各种程序、各方面可能遇到的情况都考虑和估计到，纵览全局、全面统筹;要明确要求、安排细致，尤其是涉及人数多、头绪烦、内容杂的大中型会议，要对材料撰拟、分发、会标制挂、座位排列制作、安全保卫和医疗服务等做出明确安排，准确计算会议衔接时间;要灵活机动，留出弹性空间，防止安排太紧:要层次分明，合理安排条款间的逻辑顺序。 5.1会议方案 5.1.4 会议方案的分类 会议方案一般按照会议性质划分，主要有工作会议方案、代表会议方案和表彰奖励性会议方案。其中工作会议方案是比较笼统的说法，企业内部大多数会议方案均可称为工作会议方案。 5.1会议方案 5.1.4 会议方案的分类 （1）工作会议方案 工作会议方案是企业或组织采用会议形式，采取一系列有关方案、政策和措施来解决问题的途径。它的目的是制定出对当前和将来活动的具体安排，并确保活动能够按预期效果完成。工作会议方案有助于企业实施高效的协调机制，提高企业内部管理沟通的效率，加强员工之间的合作和竞争，建立企业团队文化。 5.1会议方案 5.1.4 会议方案的分类 （2）代表会议方案 代表会议的参加入数一般较多， 召开时间较长，会议程序严格，且不同级别的代表会有不同要求，所以这类会议方案的写作比较复杂。 5.1会议方案 5.1.4 会议方案的分类 （3）表彰会议方案 表彰奖励性会议除了会议本身之外，因涉及奖旗、奖状和奖品之类的物品，所以财务和物资方面要做好准备工作，会议方案的写作也会比较复杂。 5.1会议方案 5.2.1 会议通知的概念 会议通知，是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的一种常见应用文体。 5.2 会议通知 5.2.2 会议通知的特点与内容要素 会议通知运用广泛，几乎各行各业都会用到。会议通知的内容事项，一般比较完整齐全，具体确切，对与会者起到告知作用。 会议通知的内容要点鲜明，语言简洁明了； 会议时间地点要明确简述，强调会议紧急性； 会议通知需做到语言正式、表达规范、简明易懂，把握好时间； 会议通知应表明参加者的职位和范围，以及有关会议的重要内容； 会议通知还需表明会议的决议能力，即会议的重大决策是否经过全体参加者的讨论确定； 会议通知还应明确会议的召开和进行的责任人。 5.2 会议通知 5.2.2 会议通知的特点与内容要素 会议通知要素是：参加人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议其它要求。 会议六要素，在下达会议通知时，必须明确清楚，这样才能保证会议的正常进行。 参与人员又叫与会者，就是参加会议的正式成员，有时也需要列出席者。 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语， 置于会议主席台的上方或后方， 作为会议的标志，简称“会标”。  5.2 会议通知 会议议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。 会议时间有三种含义：会议召开的时间； 整个会议所需要的时间、天数； 每次会议的时间限度。 会议地点又称“会址”，简单的说就是在哪里开会。 选择会址，要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。 会议其它要求,如着装规定，需要携带的物品，到哪里领取会议材料等。 5.2 会议通知 5.2.2 会议通知的特点与内容要素 5.2.3 会议通知的写作格式 会议通知，写作比较简单，一般由标题和正文两部分即可。 （1）标题 标题形式是事项告知作用，因此标题有两种形式，一种是直接事由＋文种，另一种标题形式就是制发机关＋事由＋文种，受文者可以是机关、单位、部门，也可以是个人。 （2）正文 正文，要写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员以及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式及其他事项。 此外，撰写会议通知，需要注意：一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼；另一种是以书信的形式，发给有关人员，次种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。 5.2 会议通知 5.2.4 会议通知的分类 根据会议的性质和内容，可将会议通知分为行政性会议通知、经济性会议通知以及学术性会议通知。 （1）行政性会议通知 行政性会议通知是指行政机关举行会议时发出的通知，对参加者有一定的约束力，通知常含有会议时间、地点、出席人员、议题等内容。 5.2 会议通知 5.2.4 会议通知的分类 根据会议的性质和内容，可将会议通知分为行政性会议通知、经济性会议通知以及学术性会议通知。 （2）经济性会议通知 经济性会议通知是指从事经济活动的企事业单位组织、召开会议时发出的通知，它着眼于实现经济目标，主要是有关经济方面的决定。 （3）学术性会议通知 学术性会议通知是指举行学术性会议的学术研究机构发出的通知，主要涉及学术讨论和交流，通知中包括会议时间和地点等内容。 5.2 会议通知 谢谢观看 21 $$