5.3 会议开幕词（课件）-《公文写作》同步教学（清华大学出版）

《公文写作》 20XX/01/01 2024 同步教学 （清华大学出版） 1 第五章 会议文书写作 授课教师： 2024年8月19日 目 录 6 会议总结 2 会议通知 3 会议开幕词 4 会议记录 5 会议闭幕词 1 会议方案 本章首先介绍了会议方案的制定，然后讲述了会议通知、会议开幕词、会议闭幕词的内容，以及会议记录和会议总结的撰写方式，重点要掌握会议通知、会议记录和会议总结的写作。 【本章学习目标】 通过本章学习，读者能够： 1.了解会议会议开幕词、会议闭幕词 2.理解会议方案 3.掌握会议通知、会议总结 本章学习目标 5.3.1 会议开幕词的概念和特点 开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的致辞。 开幕词是大会的前奏，内容一般为提出会议的指导思想、中心任务，阐明会议的目的、要求和重要意义，对开好大会具有指导性的意义。 5.3 会议开幕词 5.3.1 会议开幕词的概念和特点 会议开幕词的特点主要有两个： 5.3 会议开幕词 特点 内容 篇幅简短，内容明快 会议开幕词是对会议内容和有关事项的概要说明，主要的作用是宣告、导入，并作简要动员。因此，开幕词的篇幅不宜过长，内容力求简洁明快。 语言热情，富有感染力 开幕词的语言要简洁上口，具有较强的感情色彩，富于一定的鼓动性和感染力，要能够激发与会者主动参与的热情，生动活泼，热情洋溢。 5.3.2 会议开幕词的写作格式 开幕词通常由标题、称谓及正文三部分组成。 5.3 会议开幕词 结构 内容 标题 会议开幕词的标题，常见的有四种写法：① 只写文种“开幕词”。② 由致词人姓名、大会名称、文种组成。③ 另拟主标题，以会议名称加文种作为副标题，④ 由大会名称加文种组成，如邓小平所作的《中国共产党第十二次全国代表大会开幕词》。需要注意的是，无论是哪一种标题，开幕词的时间，要加括号标注在标题下之正中位置（有时也可省略）。 称谓 会议性质不同，称谓也不同。如果是党的会议，称谓即为为“同志们”；如果是代表大会，称为“各位代表”；如果是国际会议，要按照国际惯例来排列顺序，称为“各位来宾、各位朋友“或“女士们、先生们”等。 正文 正文可分为开头、主体、结尾三部分。①开头。开头的主要内容是宣布大会开幕。宣布大会开幕时，会议的名称要写全称，以示庄重、严肃。开头的内容还可以对会议的规模和意义、在什么形势下召开、出席会议的人员情况、会议的筹备情况等作简要的介绍，并且要对会议的召开及与会人员表示祝贺。②主体。主体是开幕词的核心部分，主要包括以下几个方面的内容：阐明会议的重要意义，概括说明与会议有关的形势及会议的目的。阐明会议的指导思想、主要议程和安排。向与会者提出希望和要求，从而保证会议的圆满完成。 结尾 开幕词的结尾一般用祝颂语结束全文，如：“最后，祝大会取得圆满成功。祝各位在北京愉快。谢谢！”结尾的语言一定要富有鼓动性和号召力。 5.3.3 会议开幕词的分类 开幕词可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词， 每一种类型的重点阐述内容各有不同。下面就来详细了解。 （1）一般性开幕词 一般性开幕词只对会议或活动的目的、议程、基本精神和来宾情况等做简要概述，不会做长篇大论发言。 5.3 会议开幕词 5.3.3 会议开幕词的分类 开幕词可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词， 每一种类型的重点阐述内容各有不同。下面就来详细了解。 （2）侧重性开幕词 侧重性开幕词往往会对会议或活动召开的历史背景、重大意义、 中心议题或活动详情等做重点阐述，其他问题一笔带过。 5.3 会议开幕词 5.4.1 会议闭幕词的概念和特点 会议闭幕词是一些大型会议或活动结束时，由有关领导人或德高望重者代表会议举办单位向会议参与者所作的讲话。其内容一般是概述会议或活动所完成的任务，对会议或活动的成果作出评价，对会议或活动的经验进行总结等。 5.4 会议闭幕词 5.4.1 会议闭幕词的概念和特点 闭幕词具有简明性和口语化这两个显著特点。凡是重要会议或活动，有开幕词就有闭幕词。 5.4 会议闭幕词 特点 内容 总结性 闭幕词是在会议或活动的闭幕式上使用的公文稿件，要对会议内容、会议精神和进程进行简要的总结，并做出恰当的评价，肯定会议的重要成果，强调会议的主要意义和深远影响。 概括性 虽然闭幕词是对会议或活动的进展情况、完成议题以及取得的成果等进行高度概括，但因为临近会议或活动结束，所以其篇幅不宜过长，应短小精悍、简洁明了，避免引起与会者或参加活动的人的焦急、反感。 号召性 为了激励参加会议或者活动的全体成员实现会议或活动中提出的各项任务而奋斗。增强与会者或参加活动的人贯彻会议或活动精神的决心和信息，闭幕词的行文通常充满热情，语言坚定有力，富有号召性和鼓动性。 口语化 用于现场讲话、朗读，因此文字要适合口头表达，写作时要让语言通俗易懂、生动活泼。 5.4.2 会议闭幕词的写作格式 会议闭幕词的写作格式由标题、称谓、正文和结束语构成， 5.4 会议闭幕词 结构 内容 标题 4种常见形式:①只写文种，即“闭幕词”;②事由+文种，如X X公司年终会议闭幕词”;③致词人+事由+文种，如“xx董事长在x x会上的闭幕词”;④复式标题，主标题揭示会议或活动的宗旨和中心内容，副标题与第②和③种标题的构成形式相同，如“我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第 x次会员代表大会闭幕词"。注意，同一会议或活动的闭幕词的标题书写要与开幕词标题一致 称谓 根据会议或活动的性质及与会者或参加活动的人的身份确定，如“各位老师、同学”“各位同人”“各位专家”等 正文 闭幕词的正文也可分为开头、主体和结尾。①开头:在称谓之后另起一段首先说明会议或活动已经完成预定任务，现在就要闭幕了，然后概述会议或活动的进行情况，恰当地评价会议或活动的收获、意义及影响，两个要点可分段。②主体:闭幕词的核心内容，要写明会议通过的事项和基本精神或活动的具体开展情况;会议或活动的重要性和深远意义;向与会者或参加活动的人提出贯彻会议或活动精神的基本要求等。一般来说， 这3个方面的内容都不能少，且基本按照这样的顺序进行写作。③结尾:一般先以坚定的语气发出号召、 提出希望并表示祝愿 结束语 以郑重的口吻宣布会议或活动胜利闭幕。如“现在，我宣布: xx大会胜利闭幕!”“现在我宣布: xx活动取得圆满成功，胜利闭幕!”等 5.4.2 会议闭幕词的写作格式 此外，撰写会议闭幕词时还应注意注意以下几点： 篇幅要短小，语言要热情，内容要简洁，行文既要有高度的概括性，又要富于感染力。 有的闭幕词，有侧重性，往往对会议召开的历史背景、伟大意义或会议的议题等，作重点阐发，其他问题一带而过。 闭幕词出现在会议终了，因此，要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接。 5.4 会议闭幕词 5.5.1 会议记录的概念 会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，形成的文档。由会议组织者指定人员记录的反映会务活动的重要材料，是传达、贯彻、执行会议精神的依据。 会议记录有“记”与“录”之分，记是指通过文字将会议的组织情况以及会议的议题、发言、决议等具体情况写下来；录则是采取笔录、音录、影像录等方式完整地再现会议情况。实践操作中，通常是将两种方式有效结合起来，以最终服务于会议，最大限度地还原会议的情境。 5.5 会议记录 5.5.2 会议记录的特点 （1）同步性。 （2）实录性。 （3）规范性。 （4）指导性。 5.5 会议记录 5.5.3 会议记录的重点和基本要求 那么，记录人员在做会议记录时应突出的重点有哪些呢? 会议中心议题和围绕中心议题展开的有关活动。 会议讨论、 争论的焦点及其各方的主要见解。 权威人士或代表人物的言论。 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。 会议已经议决的或议而未决的事项。 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 5.5 会议记录 5.5.3 会议记录的重点和基本要求 除了牢记会议记录的重点之外，记录人员还要重视会议记录的基本要求，主要有： 准确写明会议名称 (要写全称)、 开会时间、地点以及会议性质 详细记录会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到和早退人数及其姓名和职务，记录人员自己的姓名。如果是群众性大会，只记录参加的对象、总人数和出席会议的较重要的领导成员即可。如果出席会议的人来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位和职务等 真实记录会议上的发言和有关动态，其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声、临时中断以及别的重要的会场情况等，也应记录 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况 会议记录要忠于事实，不能夹杂记录人员的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容 会议记录一般不宜公开发表，若需发表，应征得发言者的审阅同意 5.5 会议记录 5.5.4 会议记录的一般格式 会议记录的格式一般包括3个部分:组织情况、会议的内容和结尾。 5.5 会议记录 结构 内容 会议的组织情况 要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人和记录人的姓名等 会议的内容 要求写明发言、问题、报告、传达人、建议、决议等，这是会议记录的核心部分。对于发言的内容，有摘要式记录和全文式记录两种方法。摘要式记录只记录会议要点和中心内容，即把发言者讲了哪几个问题，每个问题的基本观点与主要事实、结论、对别人发言的态度等记录下来，多用于一般性会议;全文式记录需要记下会议的全部内容，且尽量记录原话，有录音机的可先录音，会后再整理成文字，没有录音条件的应由速记人员担任记录，没有速记人员的可多配置几名记得快的人担任记录员，会后互相校对补充，这种方法多用于某些特别重要的会议或特别重要人物的发言多用于某些特别重要的会议或特别重要人物的发言 结尾 会议结束，内容记录完毕，另起一行写“散会”二字。如果中途休会，要写明“休会”字样 5.5.4 会议记录的一般格式 一种比较简单的会议记录表。 5.5 会议记录 表5-7 会议记录表 会议名称： 时间： 地点： 主持人： 记录人： 参加人： 缺席人员及原因： 会议内容 5.5.5 会议记录的技巧 会议记录的技巧可概括为4点:快、要、省、代，详细操作手法如下： 记得快 择要而记 省略要正确 简单代替复杂 5.5 会议记录 5.5.6 会议记录的分类 按照会议性质来分，会议记录包括办公会议记录、专题会议记录、联席(协调)会议记录和座谈会议记录等。下面主要对前两种会议记录进行详细介绍。 （1）办公会议记录 这种会议记录是机关、企业或事业单位等对那些综合性、重要的工作进行研究讨论、议决等加以记述的一种会议记录。 5.5 会议记录 5.5.6 会议记录的分类 按照会议性质来分，会议记录包括办公会议记录、专题会议记录、联席(协调)会议记录和座谈会议记录等。下面主要对前两种会议记录进行详细介绍。 （2）专题会议记录 该类会议记录是专门记述座谈会讨论、研究情况与成果的会议记录，其主要特点是观点意见的分散性与主题的集中性相结合，既要将各种倾向性意见和不同观点都归纳、表达出来，又要归纳比较统一、集中的认识。 5.5 会议记录 5.6.1 会议总结的概念 会议总结是总结的一种， 指社会团体、企事业单位在某次会议结束后进行回顾检查、分析评价，从而肯定成绩、得到经验、找出差距、得出教训和一些规律性认识的一种书面材料，工作中经常使用。 5.6 会议总结 5.6.2 会议总结的特点 会议总结有“三性”，即经验性、规律性和借鉴性。 （1）经验性 （2）规律性 （3）借鉴性 5.6 会议总结 5.6.3 会议总结的基本格式 会议总结与会议方案一样， 大致结构包括标题、正文和落款，其中正文部分也分为开头、主体和结尾， 5.6 会议总结 结构 描述 标题 会议总结的标题形式一般为“会议名称+文种”，如 “xx公司年终会议总结报告”。由于很多会议总结最终都以报告的形式成文并提交，所以标题中文种通常用“总结报告” 正文 1.开头:概述会议情况，总体反思评价，提纲挈领，总括全文;2.主体:分析会议内容，总结经验教训:3.结尾:分析会议中暴露的问题，明确公司今后的工作方向 落款 署上撰写会议总结的人的姓名，同时注明会议总结的成文日期 5.6.4 会议总结的分类 不同性质的会议，其会议总结的写作侧重点不同。下面介绍工作中经常用到的工作会议总结和谈判会议总结。 （1）工作会议总结 工作会议总结最常见，企事业单位对在运营过程中涉及的与工作内容相关的会议做出的总结，都可称为工作会议总结。其写作的重点在于会议上提出的与工作内容相关的问题、解决办法或措施以及经营成果等。 5.6 会议总结 5.6.4 会议总结的分类 不同性质的会议，其会议总结的写作侧重点不同。下面介绍工作中经常用到的工作会议总结和谈判会议总结。 （2）谈判会议总结 谈判会议是指有关方面在一起相互通报、 协商、交涉、商量或磋商，以便对某重大问题找出解决办法，或通过讨论对某事取得某种程度的一致或妥协的会议， 而谈判会议总结就是对这一类会议的情况做出的总结文件。 5.6 会议总结 5.6.4 会议总结的分类 不同性质的会议，其会议总结的写作侧重点不同。下面介绍工作中经常用到的工作会议总结和谈判会议总结。 （2）谈判会议总结 谈判会议是指有关方面在一起相互通报、 协商、交涉、商量或磋商，以便对某重大问题找出解决办法，或通过讨论对某事取得某种程度的一致或妥协的会议， 而谈判会议总结就是对这一类会议的情况做出的总结文件。 5.6 会议总结 本章小结 本章首先介绍了会议方案的制定，然后讲述了会议通知、会议开幕词、会议闭幕词的内容，以及会议记录和会议总结的撰写方式，重点要掌握会议通知、会议记录和会议总结的写作。 思考与练习 1.会议文书的写作特点是什么？ 2.会议通知的六要素是什么？ 3.会议纪要和会议记录的区别？ 写作训练  1、根据下面提供的材料，拟写一份会议通知。写作时，材料中的“××”替代的内容可以虚拟。 ××省教育厅厅准备于2001年4月16日至19日，在××市××大学学术交流中心报告厅召开全省高校校（院）长办公室工作会议。4月15日持本通知到学术交流中心接待室报到。参加会议人员有本省各高新校校（院）长办公室主任（或副主任），每校1——2人。本次会议的目的是为了进一步加强高校校（院）长办公室工作，促进全省各高校校（院）长办公室工作的协作与交流。 联系电话：×××——××××××××，联系人：××大学校长办公室×××老师，传真：×××——××××××××，邮编：××××××。会议的注意事项有四点：请参加会议人员将到达时间、车次和返程时间及车次提前电告会务组，以便安排接待和代办购票；请填写所附《与会表》，加盖单位公章，于4月10日前邮寄给会务组（设在××大学校长办公室），以便统计与会人数，安排住宿；请各校将拟提交的会议交流的经验材料自行打印80份，在报到时交会务组；往返路费和住宿费自理，回单位报销，会议伙食标准每天××元。 思考与练习 2、××厂为了调动职工的积极性，保证完成和超额完成生产任务，决定在全厂内推行××岗位责任制先进经验：要求开好三个会（动员会、经验交流会、总结表彰会），搞好试点工作，组织职工讨论，充分发扬民 主，各方面配合，从7月上旬开始，利用一个半月至两个月，完成这项任务。请根据以上情况，为××厂制订一份工作方案。 文献阅读 [1]邓筱玲，许宝利.应用文写作[M].2版.北京：人民邮电出版社，2013 [2]王杰.应用写作[M].3版.北京：机械工业出版社，2020 [3]陈硕，王瑜辉，实用应用文写作教程[M].北京：北京理工大学出版社，2018 [4]张舒.办公室秘书公文写作方法探析[J].办公室业务,2021(04):5-6. [5]牛凌霞.优化办公室秘书公文写作能力的对策思考[J].办公室业务,2019(02):5. THANKS $$