《文书拟写与档案管理》电子文件与数字档案管理（3）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第48卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第48卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——3.电子文件与数字档案管理的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（12）公务文书、档案、声像档案、电子公文等的概念，档案工作流程内容、性质、原则及方法。（13）office办公软件的使用。 基本技能：（18）能够根据档案管理程序与操作要点进行声像等特殊载体档案的管理。（20）能熟练地运用office办公软件制作文档、表单。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第48卷 课程四 文书拟写与档案管理 3.电子文件与数字档案管理 知识点训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中,只有一个答案是正确的。本大题共10小题,每小题2分,共20分） 1.将电子文件进行归档前处理，如果要调整件号，下列操作不正确的是（ ） A. 选中电子表格页面中应调整件号的文件目录，右击鼠标 B. 点击【件号调整】按钮，在“原件号”方框中修改件号 C. 点击【件号调整】按钮，在“修改为”方框中填写新件号 D. 最后点击【确定】按钮 【答案】 B 2.档案数字化时，纸质档案如果需要采用彩色扫描，适宜将色彩位数和灰度等级分别设定为（ ） A. 24位；16位 B. 30位；10位 C. 24位；8位 D. 36位；8位 【答案】 C 3.计算机辅助制造的英文缩写是（ ） A. OA B. CAD C. CAM D. ERMS 【答案】C 4.若要在 Word 2010 文档中加入图片,应该使用“（ ）”选项卡。 A. 文件 B. 开始 C. 插入 D. 页面布局 【答案】 C 5.关于在 Word 2010 中插入页码，下列说法正确的是（ ） A. 页码只能位于页面底端 B. 不能改变页码的字体、字号 C. 插入分节符可以设置不连续的页码 D. 不能设置起始页码 【答案】 C 6.电子文件归档前除对元数据进行鉴定外，还需要进行真实性、完整性和（ ）检验。 A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 【答案】 A 7.纸质档案数字化时，（ ）适用于纸张质量较差的历史档案。 A. 自动进纸扫描 B. 手动扫描 C. 平板扫描 D. 半自动扫描 【答案】 C 8.经长期保存的光盘比磁盘的出错率（ ） A. 高 B. 低 C. 相同 D. 说不清楚 【答案】 A 9.构成电子文件的核心要素是（ ） A.内容信息 B.背景信息 C.结构信息 D.存储载体 【答案】 A 10.（ ）是电子文件鉴定的根本方法。 A.内容鉴定法 B.职能鉴定法 C.技术鉴定法 D.以上都不对 【答案】 B 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中,有两个或两个以上答案是正确的,多选、少选不给分。本大题共8小题,每小题3分,共24分) 1.下列属于纸质档案数字化方法的有（ ） A. 档案整理，目录建库 B. 档案扫描，图像处理 C. 数据挂接，信息销毁 D. 数据备份，载体销毁 【答案】 AB 2.电子收文程序的中心环节有（ ） A. 拟办 B. 批办 C. 传阅 D. 承办 【答案】 ABCD 3.电子发文会签环节应录入或选择的元数据项有（ ）等。 A. 会签时间 B. 会签意见 C. 会签人 D. 会签部门 【答案】 ABCD 4.电子文件的归档包括电子文件（ ） A. 逻辑归档 B. 实物归档 C. 虚拟归档 D. 物理归档 【答案】 AD 5.数字档案利用工作包括：在线借阅和（ ） A. 借阅审核 B. 借阅审批 C. 借阅统计 D. 实体借阅 【答案】 ABCD 6.在数字档案综合管理平台，档案鉴定包含（ ）三个模块。 A. 预归档 B. 已销毁档案 C. 鉴定档案 D. 鉴定结果 【答案】 BCD 7.电子文件按格式分为（ ） A. 文本文件 B. 影像文件 C. 图形文件 D. 语音文件 【答案】 ABCD 8.以下属于电子文件结构信息的是（ ） A.文件内容信息所依托的载体 B.文字段落安排、格式等方面信息 C.文件内容信息所呈现的形式 D.存储载体 【答案】 ABCD 3、 案例分析题（本大题共2小题,共28分） 1. 银河委员会(以下简称银河委)机关已使用综合办公系统多年，应上级主管部门要求，银河委机关局域网只允许机关中各业务主管局之间和上级主管部门相互联网，彼此之间产生的文件大多是电子文件，印数较少的纸质文件仅供备份和归档之用，而其下属的企事业单位尚不能与之联网。因此，下属单位上报文件还是采用纸质文件上报，而对口管理的银河委各局在回复文件时相应地也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件交错使用的管理模式，没有达到真正的无纸化办公，影响了电子政务的进一步发展，同时也影响了电子文件的归档管理。 试通过此案例，阐述在纸质文件与电子文件转换时期，如何加强数字档案的收集。（16分） 【答案】 通过此案例,在加强数字档案的收集工作要做到： 整理完毕的电子文件,通过单件或批量的方式,执行“预归档”命令,从而将待归档的电子文件置于“准移交”状态,提请单位档案管理部门进行在线指导和归档前的审查,尽快实现电子文件预归档。其后要求归档审核部门及时完成内容鉴定、项目检查、数据修改、文件整理、保存或删除文件和目录打印,完成电子文件的归档工作,进人 ERMS 管理。 对纸质文件档案,要做到应归尽归、及时收集、主动收集,尽可能做到随办随归,同时用计算机辅助整理。对一定周期内的纸质档案,尽早采用扫描仪或数码相机对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上,并能被计算机识别的数字图像或数字文本,完成纸质档案数字化。数字化后的档案文件导人EDMS,并经过归档审核后进人ERMS。 无论是电子文件还是纸质文件,在现代办公过程中都应该尽早实现数字化,通过EDMS进行全面收集处理,再经审核后,纳人ERMS管理。 2. 某市政府办公室在推进“数字政府”建设过程中，计划全面实现电子文件与档案管理的数字化转型。为了确保这一转型的顺利进行，市政府办公室成立了专项工作组，负责制定并实施电子文件与数字档案管理的具体方案。在方案设计初期，工作组面临如何明确电子文件工作的原则和要求，以确保转型后的电子文件管理系统既高效又安全，同时保持信息的准确性与完整性。 分析并阐述在该市政府办公室电子文件与数字档案管理转型过程中，应如何具体落实“准确完整”的原则？（12分） 【答案】 （1）制定严格的元数据标准：确保每个电子文件都包含必要的元数据，如创建者、创建时间、修改历史等，以便追溯文件的来源和变化过程。 （2）实施双重备份策略：对重要电子文件进行物理备份和云备份，以防数据丢失或损坏，保证信息的完整性。 （3）建立文件审核机制：在文件归档前进行内容审核，确保文件内容的真实性和准确性，防止错误信息被归档。 （4）采用版本控制：对频繁修改的文件进行版本管理，记录每次修改的内容和原因，保持文件历史记录的完整。 4、 改错题(本题共10分) 请改正下列文字材料中的10处错误，指出错误未改正的不给分。 直到20世纪，出现了较有影响力的宇宙大爆炸理论。20世纪20年代后期，爱德温·哈勃发现了红移现象，表明宇宙正在膨胀。 大爆炸理论主张所有恒星都是在温度下降后产生的，因而任何天体的年龄都应比自温度下降至今天这一段时间短，即应小于200亿年。各种天体年龄的测量结果证明了这一点。 在各种不同天体上，氦丰度相当大，而且大都是30%。用恒星核反应机制足以说明为什么有如此多的氦? 而根据大爆炸理论解释，宇宙早期温度很高，产生氦的效率也很高，则可以说明事实。 宇宙膨胀速度、氦丰度等，可以具体计算宇宙每一历史时期的温度。1965年，果然在微波波段上探测到具有热辐射谱的微波背景辐射，温度约为3k。 大爆炸理论认为宇宙起源于一个单独的无维度的点，即一个在空间和时间上都无尺度但却包含了宇宙全部物质的奇点；至少是在120~150亿年，宇宙及空间本身由这个点爆炸形成。 【答案】 （1）出现了较有影响力的宇宙大爆炸理 论→才出现了较有影响力的宇宙大爆炸理 论 （2）表明宇宙正在膨胀→它表明宇宙正在 膨胀 （3）各种天体年龄的测量结果证明了这一 点→对各种天体年龄的测量结果证明了这一点 （4）足以→不足以 （5）如此多的氦？→如此多的氦。 （6）说明事实→说明这一事实 （7）宇宙膨胀速度、氦丰度等→根据宇宙 膨胀速度、氦丰度等 （8） 3k→3K （9）120～150 亿→ 120 亿～150 亿 （10）150 亿年→ 150 亿年以前 5、 工作实务题(本大题18分) 某市档案馆近期启动了“智慧档案”项目，旨在全面提升电子文件与数字档案的管理水平，以适应信息化时代的发展需求。在项目初期，档案馆需要对馆内现有的电子文件进行全面梳理与分类，以便更有效地进行数字化管理和长期保存。 请根据电子文件种类的划分原则，分析并设计一套适合该档案馆的电子文件分类管理方案。 【答案】 （1）识别与分类 ①磁记录文件与光记录文件：档案馆可能保存有早期的磁带备份文件（如历史数据备份）和光盘存储的多媒体资料（如会议录像、讲座音频）。 ②社会性电子文件与科技性电子文件：社会性电子文件可能包括政府公文、政策文件等；科技性电子文件则涵盖科研项目报告、实验数据等。 ③程序性文件与数据性文件：程序性文件如档案馆内部管理系统软件代码；数据性文件如统计报表、数据库文件等。 （2）分类管理方案设计 ①分类原则：以电子文件的内容、来源、格式和用途为主要分类依据，确保分类的准确性和实用性。 ②分类体系： 一级分类：工作领域（社会性、科技性、行政性等） 二级分类：文件格式（数字文本、数字影像、数字图形等） 三级分类：具体文件类型（如政府公文、科研项目报告、统计报表等） ③元数据标准：包括文件标题、创建日期、作者、关键词、密级、保存格式等。 ④存储与检索策略：采用分布式存储系统，根据分类体系建立索引，提供多种检索方式（如关键词检索、分类浏览等）。 ⑤安全与保密措施：对敏感文件进行加密存储，设置访问权限，定期进行安全审计。 （3）实施与评估 ①挑战与解决方案：可能面临的挑战包括数据迁移过程中的数据丢失、员工对新系统的适应性等。解决方案包括制定详细的数据迁移计划、提供员工培训和支持等。 ②评估：通过用户满意度调查、文件检索效率提升率、系统稳定性等指标评估实施效果，每半年进行一次全面评估，并根据评估结果进行调整优化。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第48卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——3.电子文件与数字档案管理的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（12）公务文书、档案、声像档案、电子公文等的概念，档案工作流程内容、性质、原则及方法。（13）office办公软件的使用。 基本技能：（18）能够根据档案管理程序与操作要点进行声像等特殊载体档案的管理。（20）能熟练地运用office办公软件制作文档、表单。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第48卷 课程四 文书拟写与档案管理 3.电子文件与数字档案管理 知识点训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中,只有一个答案是正确的。本大题共10小题,每小题2分,共20分） 1.将电子文件进行归档前处理，如果要调整件号，下列操作不正确的是（ ） A. 选中电子表格页面中应调整件号的文件目录，右击鼠标 B. 点击【件号调整】按钮，在“原件号”方框中修改件号 C. 点击【件号调整】按钮，在“修改为”方框中填写新件号 D. 最后点击【确定】按钮 2.档案数字化时，纸质档案如果需要采用彩色扫描，适宜将色彩位数和灰度等级分别设定为（ ） A. 24位；16位 B. 30位；10位 C. 24位；8位 D. 36位；8位 3.计算机辅助制造的英文缩写是（ ） A. OA B. CAD C. CAM D. ERMS 4.若要在 Word 2010 文档中加入图片,应该使用“（ ）”选项卡。 A. 文件 B. 开始 C. 插入 D. 页面布局 5.关于在 Word 2010 中插入页码，下列说法正确的是（ ） A. 页码只能位于页面底端 B. 不能改变页码的字体、字号 C. 插入分节符可以设置不连续的页码 D. 不能设置起始页码 6.电子文件归档前除对元数据进行鉴定外，还需要进行真实性、完整性和（ ）检验。 A. 有效性 B. 原始性 C. 科学性 D. 正确性 7.纸质档案数字化时，（ ）适用于纸张质量较差的历史档案。 A. 自动进纸扫描 B. 手动扫描 C. 平板扫描 D. 半自动扫描 8.经长期保存的光盘比磁盘的出错率（ ） A. 高 B. 低 C. 相同 D. 说不清楚 9.构成电子文件的核心要素是（ ） A.内容信息 B.背景信息 C.结构信息 D.存储载体 10.（ ）是电子文件鉴定的根本方法。 A.内容鉴定法 B.职能鉴定法 C.技术鉴定法 D.以上都不对 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中,有两个或两个以上答案是正确的,多选、少选不给分。本大题共8小题,每小题3分,共24分) 1.下列属于纸质档案数字化方法的有（ ） A. 档案整理，目录建库 B. 档案扫描，图像处理 C. 数据挂接，信息销毁 D. 数据备份，载体销毁 2.电子收文程序的中心环节有（ ） A. 拟办 B. 批办 C. 传阅 D. 承办 3.电子发文会签环节应录入或选择的元数据项有（ ）等。 A. 会签时间 B. 会签意见 C. 会签人 D. 会签部门 4.电子文件的归档包括电子文件（ ） A. 逻辑归档 B. 实物归档 C. 虚拟归档 D. 物理归档 5.数字档案利用工作包括：在线借阅和（ ） A. 借阅审核 B. 借阅审批 C. 借阅统计 D. 实体借阅 6.在数字档案综合管理平台，档案鉴定包含（ ）三个模块。 A. 预归档 B. 已销毁档案 C. 鉴定档案 D. 鉴定结果 7.电子文件按格式分为（ ） A. 文本文件 B. 影像文件 C. 图形文件 D. 语音文件 8.以下属于电子文件结构信息的是（ ） A.文件内容信息所依托的载体 B.文字段落安排、格式等方面信息 C.文件内容信息所呈现的形式 D.存储载体 3、 案例分析题（本大题共2小题,共28分） 1. 银河委员会(以下简称银河委)机关已使用综合办公系统多年，应上级主管部门要求，银河委机关局域网只允许机关中各业务主管局之间和上级主管部门相互联网，彼此之间产生的文件大多是电子文件，印数较少的纸质文件仅供备份和归档之用，而其下属的企事业单位尚不能与之联网。因此，下属单位上报文件还是采用纸质文件上报，而对口管理的银河委各局在回复文件时相应地也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件交错使用的管理模式，没有达到真正的无纸化办公，影响了电子政务的进一步发展，同时也影响了电子文件的归档管理。 试通过此案例，阐述在纸质文件与电子文件转换时期，如何加强数字档案的收集。（16分） 2. 某市政府办公室在推进“数字政府”建设过程中，计划全面实现电子文件与档案管理的数字化转型。为了确保这一转型的顺利进行，市政府办公室成立了专项工作组，负责制定并实施电子文件与数字档案管理的具体方案。在方案设计初期，工作组面临如何明确电子文件工作的原则和要求，以确保转型后的电子文件管理系统既高效又安全，同时保持信息的准确性与完整性。 分析并阐述在该市政府办公室电子文件与数字档案管理转型过程中，应如何具体落实“准确完整”的原则？（12分） 4、 改错题(本题共10分) 请改正下列文字材料中的10处错误，指出错误未改正的不给分。 直到20世纪，出现了较有影响力的宇宙大爆炸理论。20世纪20年代后期，爱德温·哈勃发现了红移现象，表明宇宙正在膨胀。 大爆炸理论主张所有恒星都是在温度下降后产生的，因而任何天体的年龄都应比自温度下降至今天这一段时间短，即应小于200亿年。各种天体年龄的测量结果证明了这一点。 在各种不同天体上，氦丰度相当大，而且大都是30%。用恒星核反应机制足以说明为什么有如此多的氦? 而根据大爆炸理论解释，宇宙早期温度很高，产生氦的效率也很高，则可以说明事实。 宇宙膨胀速度、氦丰度等，可以具体计算宇宙每一历史时期的温度。1965年，果然在微波波段上探测到具有热辐射谱的微波背景辐射，温度约为3k。 大爆炸理论认为宇宙起源于一个单独的无维度的点，即一个在空间和时间上都无尺度但却包含了宇宙全部物质的奇点；至少是在120~150亿年，宇宙及空间本身由这个点爆炸形成。 5、 工作实务题(本大题18分) 某市档案馆近期启动了“智慧档案”项目，旨在全面提升电子文件与数字档案的管理水平，以适应信息化时代的发展需求。在项目初期，档案馆需要对馆内现有的电子文件进行全面梳理与分类，以便更有效地进行数字化管理和长期保存。 请根据电子文件种类的划分原则，分析并设计一套适合该档案馆的电子文件分类管理方案。 学科网（北京）股份有限公司 $$