《文书拟写与档案管理》电子文件与数字档案管理（2）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第47卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第47卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——3.电子文件与数字档案管理的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（12）公务文书、档案、声像档案、电子公文等的概念，档案工作流程内容、性质、原则及方法。（13）office办公软件的使用。 基本技能：（18）能够根据档案管理程序与操作要点进行声像等特殊载体档案的管理。（20）能熟练地运用office办公软件制作文档、表单。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第47卷 课程四 文书拟写与档案管理 3.电子文件与数字档案管理 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中,只有一个答案是正确的。本大题共10小题,每小题2分,共20分） 1.数字档案区别于纸质档案的相关要求和基本属性是（ ） A. 数字档案是已归档的文件 B. 数字档案要按一定的方法进行整理，并集中统一管理 C. 数字档案具有一定的保存价值 D. 数字档案没有与之相适用的软件、参数等就无法 【答案】 D 2.计算机辅助设计的英文缩写是（ ） A. OA B. CAD C. EDMS D. ERMS 【答案】 B 3.在 Word 2010 中，能显示页眉和页脚的视图方式是（ ） A. 草稿 B. 页面视图 C. 大纲视图 D. 阅读视图 【答案】B 4. 在 Excel 2010 中,求和操作可以使用（ ）函数完成。 A. MIN B. AVERAGE C. MAX D. SUM 【答案】 D 5.储存电子文件的载体或包装盒上，应贴有（ ） A. 题名 B. 标签 C. 保管期限 D. 密级 【答案】 B 6.EDMS中的电子文件必须经过（ ）操作后才能形成电子档案。 A. 审核 B. 预归档 C. 归档 D. 检测 【答案】 C 7.以下（ ）格式的电子文件属于音频文件。 A.JPEG、TIFF B.WAV、MP3 C.MPEG、AVI D.DXF、DWG 【答案】 B 8.以下（ ）不属于机构内部电子文件的管理模式。 A.电子文件分散式管理 B.电子文件集中式管理 C.文档一体化管理 D.异地备份管理 【答案】 D 9.以下（ ）不属于档案馆电子文件的工作内容。 A.电子档案的鉴定 B.电子档案的流转 C.电子档案的利用和开发 D.电子档案的统计 【答案】 B 10.（ ）是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 A.逻辑归档 B.进馆移交 C.物理归档 D.双套制归档 【答案】 A 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中,有两个或两个以上答案是正确的,多选、少选不给分。本大题共8小题,每小题3分,共24分) 1.不利于光盘保存的因素有（ ） A. 高温 B. 变形 C. 高湿 D. 老化 【答案】 ABCD 2.电子文件的基本特征有（ ） A. 数字文件 B. 二进制组合 C. 有纸质文件的各种属性 D.“数字信息”和“文件”两个概念的交集 【答案】 ABCD 3.元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括（ ）、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 A. 文件的格式 B. 编排结构 C. 硬件和软件环境 D. 文字处理软件 【答案】 ABCD 4. EDMS追加文件目录数据或修改字段数据的方式有（ ） A. 图表式 B. 卡片式 C. 目录式 D. 列表式 【答案】 BC 5.档案数字化的安全性要求是指（ ） A. 档案信息的保密性 B. 档案原件的安全 C. 数字化安全 D. 档案从业人员安全 【答案】 AB 6.电子文件的处置方法包括（ ） A. 销毁 B. 保存 C. 移交 D. 迁移 【答案】 ABC 7.下面（ ）属于保证电子文件的真实性措施。 A.律立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制 B.设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、 设备、项目、内容 C.对电子文件采取防错漏和防调换的标记 D.采取电子印章、数字签署等防止非法使用的措施 【答案】 ABCD 8.依据文件的不同用途，电子文件分为（ ） A. 磁记录文件 B. 光记录文件 C. 程序性文件 D. 数据性文件 【答案】 CD 3、 案例分析题（本大题共2小题,共28分） 1. 为贯彻落实市场监管总局等13部门《联合整治“保健”市场乱象百日行动方案》和商务部直销行业清理整顿工作安排，根据《直销管理条例》《直销员业务培训管理办法》《直销企业信息报备、披露管理办法》等法规规章和规范性文件，2019年4月9日，商务部办公厅印发《关于对直销备案产品、直销培训员和直销员开展复核登记工作的通知》(商办秩函〔2019〕121号)，部署对91家直销企业开展三项复核登记工作。 目前，复核登记工作已经结束。现就完成复核登记的直销企业(权健自然医学科技发展有限公司、河北华林酸碱平生物技术有限公司因涉嫌传销犯罪且未按程序进行复核登记)复核登记结果公告如下： 直销备案产品复核前(2018年12月底)数量4304种，复核后减少1917种，减少44.5%；直销培训员复核前数量2935人，复核后减少478人，减少16.3%；直销员复核前数量391.8万人,复核后减少65.1万人,减少16.6%。 按照相关法规政策规定，上述直销企业具体直销产品和直销培训员复核登记信息将于2019年6月11日零点后在商务部网站发布；直销员相关信息由直销企业在其中文网站发布。 （ ） 中华人民共和国商务部 2019年6月4日 （1）材料所属文种适用于什么情况？（2分） 【答案】 向国内外宣布重要事项或者法定事项 （2）此文种的正文一般包括哪三部分？填入材料中括号内的内容是什么？（4分） 【答案】 包括：①依据；②事项；③结语； 括号内填入：特此公告 （3）使用此文种的主体级别高，一般为什么？（3分） 【答案】 ①（省级及以上）国家行政机关；②军事机关；③司法机关 （4）请给材料添加标题。（3分） 【答案】 中华人民共和国商务部公告 2. 某市政府办公室负责处理大量的电子公文，包括政策文件、会议通知、工作报告等。近期，该办公室在电子公文管理和档案归档过程中遇到了一些问题。 （1）电子公文在流转过程中，部分文件因未及时归档导致丢失或难以查找。 （2）归档的电子公文命名不规范，缺乏统一的命名标准，导致检索效率低下。 （3）电子公文的安全性和保密性存在隐患，部分敏感文件未进行加密处理。 请根据《文书拟写与档案管理》课程中的相关知识，分析以下问题的影响并给出解决方案。（16分） 【答案】 （1）未及时归档导致文件丢失或难以查找： 影响： 降低了工作效率，增加了重复劳动的成本；重要文件可能因未及时归档而错失处理时机，影响政府工作的正常进行。 解决方案： 建立规范的电子公文归档流程：明确电子公文的流转和归档时间节点，确保文件在流转结束后及时归档。设立专门的归档责任人，负责监督和执行归档流程。使用电子档案管理系统，实现电子公文的自动化归档和检索。 （2）归档文件命名不规范： 影响： 增加了检索难度，降低了信息获取的效率；不利于文件的长期保存和再利用。 解决方案： 制定统一的电子公文命名标准：根据文件类型、发文单位、发文日期、文件标题等因素，制定详细的命名规则。对归档的电子公文进行统一命名，确保文件名称的规范性和唯一性。在档案管理系统中设置命名规则校验功能，防止不规范命名的文件被归档。 （3）安全性和保密性隐患： 影响： 可能导致敏感信息泄露，损害政府形象和公众利益；违反相关法律法规，面临法律责任。 解决方案： 加强电子公文的安全性和保密性管理：对敏感电子公文进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。设定文件访问权限，限制非授权人员对敏感文件的访问。定期对电子公文进行安全检查和备份，防止数据丢失或被恶意篡改。加强档案管理人员的安全意识和技能培训，提高他们对电子公文安全和保密性的重视程度。 4、 改错题(本题共10分) 请改正下列文字材料中的10处错误，指出错误未改正的不给分。 为加强非煤矿山及相关行业建设项目安全设施“三同时”监管，相关行业“三同时”工作执行情况，安全监管总局印发了关于加强非煤矿山及石油、冶金、有色、建材等相关行业建设项目安全设施“三同时”工作的通知(安监总管一〔××××〕第67号)。各省区、市安全生产监督管理部门及相关企业按照文件要求，向总局报送了由总局直接负责监管的非煤矿山建设项目安全设施“三同时”(以下简称“三同时”，)执行情况。现将有关问题通报如下： 一是一些地方贯彻执行《非煤矿山建设项目安全设施设计审查与竣工验收办法》(原国家安全生产监督管理局第18号令)仍有差距，建设项目安全设施设计审查和竣工验收没有按照规定实行分级监管，工作有交岔越位现象；二是在当前投资主体多元化、投资渠道多样化的市场经济条件，少数企业没有认真屡行安全生产的主体责任，主动做好“三同时”工作。存在非煤矿山建设项目没有委托中介机构做安全预评价报告，建设项目安全设施竣工后长时间不申请验收等。 【答案】 （1）“三同时 ”监管→“三同时 ”监管 工作 （2）相关行业“三同时 ”工作执行情况→ 了解相关行业“三同时 ”工作执行情况 （3）关于加强非煤矿矿山及石油、冶金、 有色、建材等相关行业建设项目安全设施 “三同时 ”工作的通知→《关于加强非煤 矿矿山及石油、冶金、有色、建材等相关 行业建设项目安全设施“三同时 ”工作的 通知》 （4）第 67 号→67 号 （5）各省区、市→各省（区、市） （6）以下简称“三同时 ”，→ 以下简称“三 同时 ” （7）交岔→交叉 （8） 市场经济条件→ 市场经济条件下 （9）屡行→履行 （10）长时间不申请验收等→长时间不申 请验收等问题 5、 工作实务题(本大题18分) 某公司决定对过去一年的电子文件和数字档案进行整理和优化。作为公司的档案管理员，你需要完成以下任务： （1）对现有的电子文件和数字档案进行全面清查，列出存在问题的文件和档案，如格式错误、内容缺失、重复存储等。 （2）根据公司的业务需求和档案管理规定，制定一套电子文件和数字档案的分类标准和编码规则。 （3）选择一款适合公司的电子文件和数字档案管理系统，并说明选择的理由。 （4）制定一份电子文件和数字档案的备份计划，包括备份频率、备份介质和存储位置。 （5）设计一套电子文件和数字档案的检索方案，确保能够快速准确地查找所需文件和档案。 请详细描述你的工作步骤和方法。 【答案】 （1）清查结果： ①发现部分电子文件格式为老旧版本，如一些文档为.doc 格式而非.docx 格式。 ②部分销售合同档案存在关键条款内容缺失。 ③同一项目的部分文件在不同文件夹中有重复存储。 （2）分类标准和编码规则： ①分类标准：按照部门（如市场部、财务部、研发部等）、文件类型（合同、报告、通知等）、时间（年份、季度）进行分类。 ②编码规则：采用部门代码+文件类型代码+年份+流水号的方式，例如：MKT-01-2023-001 表示市场部 2023 年的第 1 份文件。 （3）管理系统选择： ①选择[具体系统名称]。 ②选择理由：该系统具有良好的用户界面，操作简单易学；支持多种常见的电子文件格式；具备强大的分类、检索和权限管理功能；提供可靠的备份和恢复机制；具有良好的扩展性，能够满足公司未来发展的需求。 （4）备份计划： ①备份频率：每周进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。 ②备份介质：使用外部硬盘和云端存储相结合的方式。 ③存储位置：公司内部的专用存储设备和可靠的云服务提供商。 （5）检索方案： ①建立关键词索引，对文件和档案的标题、摘要、正文等关键部分进行关键词提取。 ②提供多条件组合检索，如按部门、时间、文件类型等进行筛选。 ③设计模糊检索功能，便于用户在记不清准确信息时也能找到相关文件。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第47卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——3.电子文件与数字档案管理的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（12）公务文书、档案、声像档案、电子公文等的概念，档案工作流程内容、性质、原则及方法。（13）office办公软件的使用。 基本技能：（18）能够根据档案管理程序与操作要点进行声像等特殊载体档案的管理。（20）能熟练地运用office办公软件制作文档、表单。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第47卷 课程四 文书拟写与档案管理 3.电子文件与数字档案管理 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中,只有一个答案是正确的。本大题共10小题,每小题2分,共20分） 1.数字档案区别于纸质档案的相关要求和基本属性是（ ） A. 数字档案是已归档的文件 B. 数字档案要按一定的方法进行整理，并集中统一管理 C. 数字档案具有一定的保存价值 D. 数字档案没有与之相适用的软件、参数等就无法 2.计算机辅助设计的英文缩写是（ ） A. OA B. CAD C. EDMS D. ERMS 3.在 Word 2010 中，能显示页眉和页脚的视图方式是（ ） A. 草稿 B. 页面视图 C. 大纲视图 D. 阅读视图 4. 在 Excel 2010 中,求和操作可以使用（ ）函数完成。 A. MIN B. AVERAGE C. MAX D. SUM 5.储存电子文件的载体或包装盒上，应贴有（ ） A. 题名 B. 标签 C. 保管期限 D. 密级 6.EDMS中的电子文件必须经过（ ）操作后才能形成电子档案。 A. 审核 B. 预归档 C. 归档 D. 检测 7.以下（ ）格式的电子文件属于音频文件。 A.JPEG、TIFF B.WAV、MP3 C.MPEG、AVI D.DXF、DWG 8.以下（ ）不属于机构内部电子文件的管理模式。 A.电子文件分散式管理 B.电子文件集中式管理 C.文档一体化管理 D.异地备份管理 9.以下（ ）不属于档案馆电子文件的工作内容。 A.电子档案的鉴定 B.电子档案的流转 C.电子档案的利用和开发 D.电子档案的统计 10.（ ）是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 A.逻辑归档 B.进馆移交 C.物理归档 D.双套制归档 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中,有两个或两个以上答案是正确的,多选、少选不给分。本大题共8小题,每小题3分,共24分) 1.不利于光盘保存的因素有（ ） A. 高温 B. 变形 C. 高湿 D. 老化 2.电子文件的基本特征有（ ） A. 数字文件 B. 二进制组合 C. 有纸质文件的各种属性 D.“数字信息”和“文件”两个概念的交集 3.元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括（ ）、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 A. 文件的格式 B. 编排结构 C. 硬件和软件环境 D. 文字处理软件 4. EDMS追加文件目录数据或修改字段数据的方式有（ ） A. 图表式 B. 卡片式 C. 目录式 D. 列表式 5.档案数字化的安全性要求是指（ ） A. 档案信息的保密性 B. 档案原件的安全 C. 数字化安全 D. 档案从业人员安全 6.电子文件的处置方法包括（ ） A. 销毁 B. 保存 C. 移交 D. 迁移 7.下面（ ）属于保证电子文件的真实性措施。 A.律立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制 B.设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、 设备、项目、内容 C.对电子文件采取防错漏和防调换的标记 D.采取电子印章、数字签署等防止非法使用的措施 8.依据文件的不同用途，电子文件分为（ ） A. 磁记录文件 B. 光记录文件 C. 程序性文件 D. 数据性文件 3、 案例分析题（本大题共2小题,共28分） 1. 为贯彻落实市场监管总局等13部门《联合整治“保健”市场乱象百日行动方案》和商务部直销行业清理整顿工作安排，根据《直销管理条例》《直销员业务培训管理办法》《直销企业信息报备、披露管理办法》等法规规章和规范性文件，2019年4月9日，商务部办公厅印发《关于对直销备案产品、直销培训员和直销员开展复核登记工作的通知》(商办秩函〔2019〕121号)，部署对91家直销企业开展三项复核登记工作。 目前，复核登记工作已经结束。现就完成复核登记的直销企业(权健自然医学科技发展有限公司、河北华林酸碱平生物技术有限公司因涉嫌传销犯罪且未按程序进行复核登记)复核登记结果公告如下： 直销备案产品复核前(2018年12月底)数量4304种，复核后减少1917种，减少44.5%；直销培训员复核前数量2935人，复核后减少478人，减少16.3%；直销员复核前数量391.8万人,复核后减少65.1万人,减少16.6%。 按照相关法规政策规定，上述直销企业具体直销产品和直销培训员复核登记信息将于2019年6月11日零点后在商务部网站发布；直销员相关信息由直销企业在其中文网站发布。 （ ） 中华人民共和国商务部 2019年6月4日 （1）材料所属文种适用于什么情况？（2分） （2）此文种的正文一般包括哪三部分？填入材料中括号内的内容是什么？（4分） （3）使用此文种的主体级别高，一般为什么？（3分） （4）请给材料添加标题。（3分） 2. 某市政府办公室负责处理大量的电子公文，包括政策文件、会议通知、工作报告等。近期，该办公室在电子公文管理和档案归档过程中遇到了一些问题。 （1）电子公文在流转过程中，部分文件因未及时归档导致丢失或难以查找。 （2）归档的电子公文命名不规范，缺乏统一的命名标准，导致检索效率低下。 （3）电子公文的安全性和保密性存在隐患，部分敏感文件未进行加密处理。 请根据《文书拟写与档案管理》课程中的相关知识，分析以下问题的影响并给出解决方案。（16分） 4、 改错题(本题共10分) 请改正下列文字材料中的10处错误，指出错误未改正的不给分。 为加强非煤矿山及相关行业建设项目安全设施“三同时”监管，相关行业“三同时”工作执行情况，安全监管总局印发了关于加强非煤矿山及石油、冶金、有色、建材等相关行业建设项目安全设施“三同时”工作的通知(安监总管一〔××××〕第67号)。各省区、市安全生产监督管理部门及相关企业按照文件要求，向总局报送了由总局直接负责监管的非煤矿山建设项目安全设施“三同时”(以下简称“三同时”，)执行情况。现将有关问题通报如下： 一是一些地方贯彻执行《非煤矿山建设项目安全设施设计审查与竣工验收办法》(原国家安全生产监督管理局第18号令)仍有差距，建设项目安全设施设计审查和竣工验收没有按照规定实行分级监管，工作有交岔越位现象；二是在当前投资主体多元化、投资渠道多样化的市场经济条件，少数企业没有认真屡行安全生产的主体责任，主动做好“三同时”工作。存在非煤矿山建设项目没有委托中介机构做安全预评价报告，建设项目安全设施竣工后长时间不申请验收等。 5、 工作实务题(本大题18分) 某公司决定对过去一年的电子文件和数字档案进行整理和优化。作为公司的档案管理员，你需要完成以下任务： （1）对现有的电子文件和数字档案进行全面清查，列出存在问题的文件和档案，如格式错误、内容缺失、重复存储等。 （2）根据公司的业务需求和档案管理规定，制定一套电子文件和数字档案的分类标准和编码规则。 （3）选择一款适合公司的电子文件和数字档案管理系统，并说明选择的理由。 （4）制定一份电子文件和数字档案的备份计划，包括备份频率、备份介质和存储位置。 （5）设计一套电子文件和数字档案的检索方案，确保能够快速准确地查找所需文件和档案。 请详细描述你的工作步骤和方法。 学科网（北京）股份有限公司 $$