《文书拟写与档案管理》（4）-常考题训练 湖南文秘类考纲百套卷 第66卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第66卷，它是课程四文书拟写与档案管理的常考题训练卷，按《文书拟写与档案管理》的基础知识的三点范围要求，基本技能的七点范围要求和综合应用能力的一点范围要求编写。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第66卷 课程四 文书拟写与档案管理 常考题训练卷（4） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.归档文件采用“三孔一线”左侧装订时，应做到（ ） A. 齐左齐上 B. 齐右齐上 C. 齐左齐下 D. 齐右齐下 【答案】 C 2.关于文书与档案的关系，下列说法不正确的是（ ） A.文书是档案的基础，档案是文书的精华 B.文书是档案的精华，档案是文书的基础 C.文书是档案的前身，档案是文书的归宿 D.文书是档案构成的要素，档案是文书的组合 【答案】 B 3.文书人员在办完与外发签收人员的签收手续后，收文章应盖在文件的（ ） A.左角 B.右角 C.左上角 D.右上角 【答案】 D 4.收文处理的第一个环节是（ ） A.签发 B.登记 C.签收 D.审核 【答案】 C 5.签收文书时，清点是指检查、核对所收文书的件数是否与（ ）上登记的件数相符。 A.发文通知单 B.传送单 C.投递单 D.回执单 【答案】 B 6.发文的复核、注发、发文登记和分发环节都由（ ）统一负责操作。 A.文件管理人员 B.领导 C.秘书人员 D.行政机关 【答案】 A 7.根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是（ ） A．归卷 B．案卷 C．立卷 D．定卷 【答案】 C 8.从目前发达国家电子文件管理的实践及其发展来看，在现有的社会需求、技术条件下，电子文件的（ ）乃是大势所趋。 A.集中式保管 B.分散式保管 C.多套异地保管 D.白由进馆 【答案】 A 9.做好文书管理工作，最重要的是贯彻集中（ ）原则。 A. 统一管理 B. 统一领导 C. 统一组织 D. 统一规划 【答案】 A 10.秘书编发信息简报来传递信息属于（ ） A.文字传递 B.电讯传递 C.语言传递 D.可视化辅助物传递 【答案】 A 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分） 1.签收公文的基本步骤包括（ ） A. 清点 B. 检查 C. 签字 D. 启封 【答案】 ABC 2.公文处理工作的基本原则不包括（ ） A.形式主义 B. 观点鲜明 C. 准确规范 D. 有据可循 【答案】 ABD 3.备考表上设置的项目包括（ ） A.盒内文件情况说明 B.整理人 C.检查人 D.日期 【答案】 ABCD 4.在电子文件归档时，应对（ ）按基本技术条件进行检测。 A.硬件、软件环境的有效性 B.信息记录格式 C.文件相关数据 D.有无病毒感染 【答案】 ABD 5.“命令”的特点是（ ） A．权威性 B．知照性 C．指挥性 D．强制性 【答案】 ACD 6.根据《电子文件归档管理暂行办法》的概念定义，电子文件必须满足（ ）基本条件。 A.电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性 B.电子文件必须以光盘、磁带等脱机载体归档存储 C.电子文件是由计算机生成和处理，计算机是电子文件形成和管理的基础 D.电子文件必须以通用文件格式生成和保存 【答案】 AC 7.对文件如何办理提出处理意见的环节有（ ） A. 拟办 B. 分发 C. 催办 D. 批办 【答案】 AD 8.档案常用的包装材料有（ ） A. 无酸卷皮 B. 无酸卷盒 C. 含酸性卷皮 D.含酸性卷盒 【答案】 AB 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 伊利康生物技术有限公司办公室文员小王在12月6日，收到传达室送来的当日邮件，包括5封信件、6份报纸、2个包裹、2份印刷品。其中有2封信件标注伊利康公司名称、1封标注办公室、一封标注总经理亲启、一封标注市场营销部。包裹其中一个是办公室收，另一个是公司生产部某员工的。 请你结合签收文书步骤与要求，说说如何做好上面的签收工作及信件处理工作。（12分） 【答案】 签收文书操作步骤如下： （1）清点：检查、核对所收文书的件数是否与传送单或传送簿上登记的件数相符。 （2）检查：看清来文封面上写的收文单位、部门或人名，是否清晰明确，是否是寄给本单位的，来件的封口有没有破损，来件的信封号和投递单上号码是否一致。 （3）签字：确认无误后，在传送单或传送文上签署收件人的全名和日期。信件处理：签收之后文书人员可以起封。收到的来文，凡表明单位的，一律由单位的文书人员拆封，上述有封信件标注伊利康公司名称，文员可以拆封凡表明单位领导“亲收”“亲启”的来文都应送本人或委托人拆封。一封标注总经理亲启。直送总经理处。包裹中一个是公司生产部某员工的，也直送本人或通知他自行来取。标明本单位具体部门的，应由该部门负责人或文书人员拆封。一封标注市场营销部，直送营销部，包裹一个是办公室收，办公文员可以拆封。余下报纸，分送各部门。印刷品办公文员可以拆封。 2. 秘书小李收到一份重要机密文件，按照规定，重要机密文件应在阅文室看。于是，小李请王局长到阅文室看机密文件。王局长说：“我正忙着呢，请你把文件送到我办公室来吧。”小李只好送了过去。王局长说：“放在这里吧，等我看了就还过去。”但当时没有签字，后来他又外出开会去了。 几天后，上级机关要收回那份文件。秘书小李找王局长收回文件，可王局长把此事忘得一干二净，说他没拿此文件，是不是李秘书自己弄丢了。秘书若丢失了机密文件属于大事故。小李四处寻找，后来，终于在王局长的办公室里找到了文件。 试分析秘书小李的做法有哪些不妥，并说明理由。（8分） 【答案】 （1）因为这是一份机密文件，李秘书应该坚持原则，请王局长到阅文室看文件，可以避免文件丢失。 （2）如果情况特殊，需要分送有关领导传阅，应该请领导签收，可以避免事后双方扯皮相互推诿。 （3）秘书在分送领导传阅文件时，要提醒领导及时阅看，并在规定的时间内清。 4、 改错题（本题共10分） 下面这则公文有多处错误，请指出并改正。 秋月社区关于兴建便民早餐店所需资金的请示报告 富春街道办事处李军主任： 根据《富阳区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》（富政发〔2016〕18号）精神。为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们决定在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在2016年九月一日开业，产权归秋月社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。全民早餐店预算建设资金共计二百万元，现已筹集资金一百万元，还有一百万元资金缺口，为此，拟请街道给予支持解决一百万元资金。 另外，社区活动中心室外健身场的健身器械严重破损，给居民健身带来诸多不便，居民意见很多，故请顺便追加拨款二十万元用于购置健身器械。 此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。 秋月社区 2016年9月1日 【答案】 （1）标题错误，“请示报告”连用错误，应改为“请示” （2）主送机关错误，只能主送“富春街道办事处”不能送给个人，应改为“富春街道办事处：”。 （3）正文中开业日期、金额数字不能用汉字书写应改为阿拉伯数字。 （4）正文违背了请示“一文一事”原则，应将正文第二段“另外……”删掉。 （5）结束语使用不当，语气强硬，应改为“以上请示当否，请批复”或“以上请示如无不录，请批准” 5、 工作实务题（本大题共2小题，共26分） 1. 张欣是某一事业单位的文员，她工作勤勉积极，但领导对她的表现不甚满意，在同事的提醒下，张欣得知自己的职业素养有待提高。请向她介绍办公室文员应具备的职业素养。（13分） 【答案】 （1）有高度的政治责任心和思想觉悟。 （2）掌握本单位、本专业、本部门的业务知识、专门业务和工作规律，不断提高文书和 档案的处理效率和质量。 （3）有良好的工作作风和精明干练的办事能力。 （4）要有丰富的现代科学文化知识，掌握现代化办公的本领。 （5）应有较强的写作、口头表达能力，并具备概括分析、社会活动、协调组织、应变能 力等。 2.公司新进秘书不太了解立卷的特征和立卷特征的具体运用方法，请根据所学专业知识，详细介绍这两项内容。（13分） 【答案】 答题要点：文件特征有问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。 （1）按问题特征立卷就是把文件内容有共同点的文件组合在一起。 （2）按作者特征立卷是以制发文件的机关或个人为特征立成的案卷。 （3）按名称特征立卷，是把名称相同的文件组织在一起。 （4）按时间特征立卷，是把同属于一个时期的文件组织在一起。 （5）按通讯者特征立卷，是将本机关与另一机关，就某些问题进行联系或协商而形成 的来往文件组织在一起。 （6）按地区特征立卷，是指把文件内容所涉及的同一地区的文件组织在一起立卷。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第66卷，它是课程四文书拟写与档案管理的常考题训练卷，按《文书拟写与档案管理》的基础知识的三点范围要求，基本技能的七点范围要求和综合应用能力的一点范围要求编写。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第66卷 课程四 文书拟写与档案管理 常考题训练卷（4） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.归档文件采用“三孔一线”左侧装订时，应做到（ ） A. 齐左齐上 B. 齐右齐上 C. 齐左齐下 D. 齐右齐下 2.关于文书与档案的关系，下列说法不正确的是（ ） A.文书是档案的基础，档案是文书的精华 B.文书是档案的精华，档案是文书的基础 C.文书是档案的前身，档案是文书的归宿 D.文书是档案构成的要素，档案是文书的组合 3.文书人员在办完与外发签收人员的签收手续后，收文章应盖在文件的（ ） A.左角 B.右角 C.左上角 D.右上角 4.收文处理的第一个环节是（ ） A.签发 B.登记 C.签收 D.审核 5.签收文书时，清点是指检查、核对所收文书的件数是否与（ ）上登记的件数相符。 A.发文通知单 B.传送单 C.投递单 D.回执单 6.发文的复核、注发、发文登记和分发环节都由（ ）统一负责操作。 A.文件管理人员 B.领导 C.秘书人员 D.行政机关 7.根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是（ ） A．归卷 B．案卷 C．立卷 D．定卷 8.从目前发达国家电子文件管理的实践及其发展来看，在现有的社会需求、技术条件下，电子文件的（ ）乃是大势所趋。 A.集中式保管 B.分散式保管 C.多套异地保管 D.白由进馆 9.做好文书管理工作，最重要的是贯彻集中（ ）原则。 A. 统一管理 B. 统一领导 C. 统一组织 D. 统一规划 10.秘书编发信息简报来传递信息属于（ ） A.文字传递 B.电讯传递 C.语言传递 D.可视化辅助物传递 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分） 1.签收公文的基本步骤包括（ ） A. 清点 B. 检查 C. 签字 D. 启封 2.公文处理工作的基本原则不包括（ ） A.形式主义 B. 观点鲜明 C. 准确规范 D. 有据可循 3.备考表上设置的项目包括（ ） A.盒内文件情况说明 B.整理人 C.检查人 D.日期 4.在电子文件归档时，应对（ ）按基本技术条件进行检测。 A.硬件、软件环境的有效性 B.信息记录格式 C.文件相关数据 D.有无病毒感染 5.“命令”的特点是（ ） A．权威性 B．知照性 C．指挥性 D．强制性 6.根据《电子文件归档管理暂行办法》的概念定义，电子文件必须满足（ ）基本条件。 A.电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性 B.电子文件必须以光盘、磁带等脱机载体归档存储 C.电子文件是由计算机生成和处理，计算机是电子文件形成和管理的基础 D.电子文件必须以通用文件格式生成和保存 7.对文件如何办理提出处理意见的环节有（ ） A. 拟办 B. 分发 C. 催办 D. 批办 8.档案常用的包装材料有（ ） A. 无酸卷皮 B. 无酸卷盒 C. 含酸性卷皮 D.含酸性卷盒 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 伊利康生物技术有限公司办公室文员小王在12月6日，收到传达室送来的当日邮件，包括5封信件、6份报纸、2个包裹、2份印刷品。其中有2封信件标注伊利康公司名称、1封标注办公室、一封标注总经理亲启、一封标注市场营销部。包裹其中一个是办公室收，另一个是公司生产部某员工的。 请你结合签收文书步骤与要求，说说如何做好上面的签收工作及信件处理工作。（12分） 2. 秘书小李收到一份重要机密文件，按照规定，重要机密文件应在阅文室看。于是，小李请王局长到阅文室看机密文件。王局长说：“我正忙着呢，请你把文件送到我办公室来吧。”小李只好送了过去。王局长说：“放在这里吧，等我看了就还过去。”但当时没有签字，后来他又外出开会去了。 几天后，上级机关要收回那份文件。秘书小李找王局长收回文件，可王局长把此事忘得一干二净，说他没拿此文件，是不是李秘书自己弄丢了。秘书若丢失了机密文件属于大事故。小李四处寻找，后来，终于在王局长的办公室里找到了文件。 试分析秘书小李的做法有哪些不妥，并说明理由。（8分） 4、 改错题（本题共10分） 下面这则公文有多处错误，请指出并改正。 秋月社区关于兴建便民早餐店所需资金的请示报告 富春街道办事处李军主任： 根据《富阳区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》（富政发〔2016〕18号）精神。为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们决定在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在2016年九月一日开业，产权归秋月社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。全民早餐店预算建设资金共计二百万元，现已筹集资金一百万元，还有一百万元资金缺口，为此，拟请街道给予支持解决一百万元资金。 另外，社区活动中心室外健身场的健身器械严重破损，给居民健身带来诸多不便，居民意见很多，故请顺便追加拨款二十万元用于购置健身器械。 此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。 秋月社区 2016年9月1日 5、 工作实务题（本大题共2小题，共26分） 1. 张欣是某一事业单位的文员，她工作勤勉积极，但领导对她的表现不甚满意，在同事的提醒下，张欣得知自己的职业素养有待提高。请向她介绍办公室文员应具备的职业素养。（13分） 2.公司新进秘书不太了解立卷的特征和立卷特征的具体运用方法，请根据所学专业知识，详细介绍这两项内容。（13分） 学科网（北京）股份有限公司 $$