《文书拟写与档案管理》（3）-常考题训练 湖南文秘类考纲百套卷 第65卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第65卷，它是课程四文书拟写与档案管理的常考题训练卷，按《文书拟写与档案管理》的基础知识的三点范围要求，基本技能的七点范围要求和综合应用能力的一点范围要求编写。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第65卷 课程四 文书拟写与档案管理 常考题训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.电子发文过程中，（ ）是电子公文签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签上姓名和日期，同时确定或修改主送单位等。 A. 会签 B. 签发 C. 签批 D. 编号分发 【答案】 B 2.在日常工作中，（ ）系统是电子文件直接生成的主要渠道。 A.OA B.EDMS C.ERMS D.COA 【答案】 A 3.（ ）是指在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。 A. 全宗文件 B. 无头档案 C. 遗失文件 D. 零散文件 【答案】D 4.下列说法错误的一项是（ ） A.分类后的归档文件必须进行必要的排列，否则仍处于零散杂乱的状态 B.全宗号是档案馆对它接收范围内各立档单位所编制的代号 C.“为一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目 D.档案盒盒脊上起止件号的填写要求是一个盒内有几件就填几件 【答案】 D 5.立档单位，大多参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别的是（ ） A.年度分类法 B.问题分类法 C.组织机构分类法 D.时间分类法 【答案】 B 6.归档电子文件应以（ ）为单位填写登记表首页。 A.件 B.盘 C.页 D.份 【答案】 B 7.公文处理工作基本原则中的前提和基础是（ ） A.实事求是 B.精简高效 C.准确规范 D.安全保密 【答案】 A 8.文件中标明“XX亲启”或“保密”字样的公文，秘书应当（ ） A.亲自拆封 B.不得拆封 C.授权拆封 D.统一拆封 【答案】 C 9.以下（ ）不属于电子文件的特征。 A.记录于磁带、磁盘、光盘等载体 B.依赖计算机阅读、处理 C.可在通信网络上传输 D.以十进制数字代码形式记录和表示 【答案】 D 10.为了保证光盘信息输出的可靠性，须在（ ）年以内对光盘进行转录。 A.5～10 B.10～20 C.10～15 D.20～30 【答案】 B 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分） 1.下列属于档案安全保管工作“八防”的是（ ） A. 防火 B. 防水 C. 防虫 D. 防盗 【答案】 ABCD 2.电子文件与纸质文件整理的区别有（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的方法不同 【答案】 ABCD 3.《归档文件整理规则》提出的分类方法有（ ） A.年度分类法 B.保管期限分类法 C.地区分类法 D.组织结构（问题）分类法 【答案】 ABD 4.电子档案的利用方式主要有（ ） A.提供拷贝 B.网络传输 C.复印剪贴 D.直接阅读 【答案】 ABD 5.小张是兴合集团行政办公室秘书，请你帮他确定一下，下列文件需要登记的有（ ） A.该集团下属分厂报送的2014年工作总结 B.该集团出版发行的厂刊《兴合风采》 C.兄弟单位厂庆给本集团总经理发来的请柬 D.兴合集团召开的第五届职代会材料 【答案】 AD 6.通用软件产生的电子文件，应同时收集（ ） A.软件型号、名称、版本号 B.相关参数手册、说明资料 C.应用软件 D.系统软件 【答案】 AB 7.关于档案的完整与安全，下列阐述正确的有（ ） A. 档案的完整与安全互无关系，互不影响 B. 只有维护档案的完整，才能有效地保护档案的安全 C. 只有维护档案的安全，才能保证档案的完整 D. 保护档案的安全对于档案的完整没有作用 【答案】 BC 8.决定的正文一般由（ ）部分组成。 A. 决定的缘由 B. 决定事项 C. 结语 D. 决定的经过 【答案】 ABC 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 秘书小珍在整理归档文件时看到了请示、批复、定稿、讨论稿、正件、附件、发函、复函等，小珍对多份文件为一件时应如何排序？（10分） 【答案】 多份文件为一件的，先排序： （1）正本在前，定稿在后。 （2）正文在前，附件在后。 （3）原件在前，复制件在后。 （4）转发文在前，被转发文在后。 （5）复文在前，来文在后。 （6）不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。 （7）有文件处理单放在最前面 2. 某商行与内蒙古自治区呼和浩特市的一家皮货收购站签订购买一批优质羊皮的合同。条款中，“1.5m以上，有剪刀斑的不要”被恶意抄写为“1.5m 以上、有剪刀斑的不要”。工作人员平时写文章，一般不注意标点符号，逗号、句号、顿号部分，审核时自然也没有看出来，签字盖章，合同生效。供货方后来所供的货都是1.5m以下的羊皮，使商行遭受了巨大的经济损失，而供货方是按合同办事，其行为受法律保护。因为合同上的条款可以理解为“1.5m以上和有剪刀斑的都不要”。 试分析，在某商行遭遇的重大经济损失中，谁应该负主要责任？为什么？（10分） 【答案】 （1）该商行的文书工作人员该负主要责任。 （2）由于他们缺乏基本的写作知识和规范的写作要求，平时不注意正确使用标点符号，所以对对方在合同中的恶意错误未能及时发现，最终导致企业的汇总大经济损失。该商行的文书工作人员在审核文件时，缺乏认真细致、一丝不苟的工作作风，未对合同内容进行反复推敲，让对方在自己的眼皮底下做了手脚，教训是十分沉痛的。 4、 改错题（本题共10分） 下面这则公文有多处错误，请你分析并加以改正。 ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告 ××地区税务所、城建局、国土局、物资局： 我局所属××区、××区、×××三个税务所因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积500平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万，扩征土地3亩，钢材×吨、水泥×吨。 特此报告。 ××县税务局（公章） 二○××年×月×日 【答案】 （1）标题错误，事由不明确且文种混用。应改为“x县税务局关于解决税务所办公楼基建经费的请示”。 （2）主送机关格式错误，应顶格写，且不能多头请示，应改为“xx地区税务所：” （3）正文有多处错误：请示缘由过于简单，应把受灾情况写具体。请求事项不明确，应写明所需资金由哪个部门解决。违反“一文一事”的原则，建办公楼职工宿舍、扩征土地等，都应分别行文。正文语气不对，不能用“决定重建”应该为“急需重建”。 （4）结语错误，应改为“以上请示当否，请批复”。 （5）落款错误，成文日期应改为阿拉伯数字。 5、 工作实务题（本大题共2小题，共26分） 1. 小杨是档案室新来的职员，张主任准备给他讲一讲档案室工作内容的几个方面。请 你为张主任拟一下提纲，你觉得张主任应该给小杨讲哪些内容呢？（13分） 【答案】 （1）起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。 （2）对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作，进行业务监督和指导。 （3）组织开展本单位档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动。 （4）具体负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交等工作。 2. 某公司实习秘书肖扬在整理公司文书，准备立卷时，一筹莫展，她把文件一收集，就归档移交档案室了，结果引起档案室管理员陆言的极大不满。假如你是公司秘书钟苗，请给肖扬讲解立卷的概念，培训具体立卷的程序，并详细讲解如何把文件归类和组卷。（13分） 【答案】 就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件特征的一组文件组合成一个有机联系的文件组（即案卷）的一项具体立卷工作环节包括确定共同特征的文件组、区分文件的保存价值、检查文件的完整情况、排列文件的先后顺序、初拟案卷题名、定卷等工作。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第65卷，它是课程四文书拟写与档案管理的常考题训练卷，按《文书拟写与档案管理》的基础知识的三点范围要求，基本技能的七点范围要求和综合应用能力的一点范围要求编写。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第65卷 课程四 文书拟写与档案管理 常考题训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.电子发文过程中，（ ）是电子公文签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签上姓名和日期，同时确定或修改主送单位等。 A. 会签 B. 签发 C. 签批 D. 编号分发 2.在日常工作中，（ ）系统是电子文件直接生成的主要渠道。 A.OA B.EDMS C.ERMS D.COA 3.（ ）是指在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。 A. 全宗文件 B. 无头档案 C. 遗失文件 D. 零散文件 4.下列说法错误的一项是（ ） A.分类后的归档文件必须进行必要的排列，否则仍处于零散杂乱的状态 B.全宗号是档案馆对它接收范围内各立档单位所编制的代号 C.“为一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目 D.档案盒盒脊上起止件号的填写要求是一个盒内有几件就填几件 5.立档单位，大多参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别的是（ ） A.年度分类法 B.问题分类法 C.组织机构分类法 D.时间分类法 6.归档电子文件应以（ ）为单位填写登记表首页。 A.件 B.盘 C.页 D.份 7.公文处理工作基本原则中的前提和基础是（ ） A.实事求是 B.精简高效 C.准确规范 D.安全保密 8.文件中标明“XX亲启”或“保密”字样的公文，秘书应当（ ） A.亲自拆封 B.不得拆封 C.授权拆封 D.统一拆封 9.以下（ ）不属于电子文件的特征。 A.记录于磁带、磁盘、光盘等载体 B.依赖计算机阅读、处理 C.可在通信网络上传输 D.以十进制数字代码形式记录和表示 10.为了保证光盘信息输出的可靠性，须在（ ）年以内对光盘进行转录。 A.5～10 B.10～20 C.10～15 D.20～30 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分） 1.下列属于档案安全保管工作“八防”的是（ ） A. 防火 B. 防水 C. 防虫 D. 防盗 2.电子文件与纸质文件整理的区别有（ ） A. 整理的前处理不同 B. 整理的环境不同 C. 整理的对象不同 D. 整理的方法不同 3.《归档文件整理规则》提出的分类方法有（ ） A.年度分类法 B.保管期限分类法 C.地区分类法 D.组织结构（问题）分类法 4.电子档案的利用方式主要有（ ） A.提供拷贝 B.网络传输 C.复印剪贴 D.直接阅读 5.小张是兴合集团行政办公室秘书，请你帮他确定一下，下列文件需要登记的有（ ） A.该集团下属分厂报送的2014年工作总结 B.该集团出版发行的厂刊《兴合风采》 C.兄弟单位厂庆给本集团总经理发来的请柬 D.兴合集团召开的第五届职代会材料 6.通用软件产生的电子文件，应同时收集（ ） A.软件型号、名称、版本号 B.相关参数手册、说明资料 C.应用软件 D.系统软件 7.关于档案的完整与安全，下列阐述正确的有（ ） A. 档案的完整与安全互无关系，互不影响 B. 只有维护档案的完整，才能有效地保护档案的安全 C. 只有维护档案的安全，才能保证档案的完整 D. 保护档案的安全对于档案的完整没有作用 8.决定的正文一般由（ ）部分组成。 A. 决定的缘由 B. 决定事项 C. 结语 D. 决定的经过 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 秘书小珍在整理归档文件时看到了请示、批复、定稿、讨论稿、正件、附件、发函、复函等，小珍对多份文件为一件时应如何排序？（10分） 2. 某商行与内蒙古自治区呼和浩特市的一家皮货收购站签订购买一批优质羊皮的合同。条款中，“1.5m以上，有剪刀斑的不要”被恶意抄写为“1.5m 以上、有剪刀斑的不要”。工作人员平时写文章，一般不注意标点符号，逗号、句号、顿号部分，审核时自然也没有看出来，签字盖章，合同生效。供货方后来所供的货都是1.5m以下的羊皮，使商行遭受了巨大的经济损失，而供货方是按合同办事，其行为受法律保护。因为合同上的条款可以理解为“1.5m以上和有剪刀斑的都不要”。 试分析，在某商行遭遇的重大经济损失中，谁应该负主要责任？为什么？（10分） 4、 改错题（本题共10分） 下面这则公文有多处错误，请你分析并加以改正。 ×县税务局重建税务所办公楼的请示报告 ××地区税务所、城建局、国土局、物资局： 我局所属××区、××区、×××三个税务所因受灾被洪水淹毁。现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积500平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万，扩征土地3亩，钢材×吨、水泥×吨。 特此报告。 ××县税务局（公章） 二○××年×月×日 5、 工作实务题（本大题共2小题，共26分） 1. 小杨是档案室新来的职员，张主任准备给他讲一讲档案室工作内容的几个方面。请 你为张主任拟一下提纲，你觉得张主任应该给小杨讲哪些内容呢？（13分） 2. 某公司实习秘书肖扬在整理公司文书，准备立卷时，一筹莫展，她把文件一收集，就归档移交档案室了，结果引起档案室管理员陆言的极大不满。假如你是公司秘书钟苗，请给肖扬讲解立卷的概念，培训具体立卷的程序，并详细讲解如何把文件归类和组卷。（13分） 学科网（北京）股份有限公司 $$