项目三 档案管理（课件）《Excel立体化项目教程》（人民邮电出版社）

项目三 档案管理 Excel立体化项目教程（Excel 2016）（微课版） 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 任务一　制作档案移交申请表 任务二　制作客户档案记录表 内容导航 一、任务目标 二、相关知识 （一）什么是数据有效性 （二）数据有效性的设置 三、任务实施 （一）创建档案表框架 （二）设置序列以输入有效数据 （三）设置输入提示信息 （四）设置数据验证条件 任务三　制作档案借阅登记表 项目实训 2024/8/17 2 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 由于项目开发的需要，公司需要抽调一部分员工到其他地区就职，需要将该部分员工的档案信息移交至新工作地点。老洪将整理好的档案资料转发给米拉，让米拉根据资料制作一份档案移交申请表，主要内容包括员工的基本个人信息、档案的建立日期、办理人姓名、办理档案移交的具体原因，以及相关部门的审核意见等。本任务完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 3 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）什么是数据有效性 Excel 2016的数据有效性功能可以控制用户输入单元格的数据类型。对于符合条件的数据允许输入，反之则禁止输入。设置数据有效性后不仅可以检查数据的正确性，还能避免数据的重复输入。 （二）数据有效性的设置 数据有效性的设置方法很简单，在工作表中选择要设置数据有效性的单元格或单元格区域后，在【数据】/【数据工具】组中单击“数据验证”按钮，打开“数据验证”对话框即可进行相关设置。 2024/8/17 4 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 输入数据并合并单元格 1 为空格添加下划线 3 （一）创建档案表框架 完成该任务应先创建一个空白工作簿，然后在单元格中输入数据，具体操作如下。 调整行高并添加下划线 2 2024/8/17 5 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 单击“数据验证”按钮 1 （二）设置序列以输入有效数据 确保数据有效性的一个方法是在单元格中创建下拉列表，通过选择的方式来快速填充有效数据。下面在D4单元格和合并后的H4单元格中以选择的方式输入有效数据，具体操作如下。 设置序列 2 2024/8/17 6 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择输入数据 3 （二）设置序列以输入有效数据 设置数据有效性 4 2024/8/17 7 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 设置输入提示信息 1 （三）设置输入提示信息 下面“申请单位”右边的单元格中设置提示信息，具体操作如下。 查看设置效果 2 2024/8/17 8 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 设置数据验证条件 1 （四）设置数据验证条件 为了保证表格中输入数据的正确性，下面设置F4单元格的数据验证条件，具体操作如下。 提示输入错误数据 2 为表格添加边框 3 2024/8/17 9 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 任务一　制作档案移交申请表 任务二　制作客户档案记录表 内容导航 任务三　制作档案借阅登记表 项目实训 一、任务目标 二、相关知识 （一）定义名称的方法 （二）管理定义名称 三、任务实施 （一）在不同工作簿之间复制工作表 （二）为单元格和单元格区域定义名称 （三）快速选择单元格并修改数据 2024/8/17 10 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 公司最近要重新整理客户档案，刚好米拉也完成了手头的工作，于是老洪将这项工作交给米拉来完成，并叮嘱她对里面的一些数据进行优化，以节省查找客户资料的时间。要完成该任务，需要掌握定义名称和管理定义名称的相关知识。本任务完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 11 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）定义名称的方法 定义名称就是为表格中的单元格或单元格区域设置名称，利用名称可以快速定位数据。在Excel 2016中，定义名称的方法有以下3种。 利用名称框定义 利用菜单命令定义 根据所选内容定义名称 2024/8/17 12 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （二）管理定义名称 利用“名称管理器”对话框可以管理工作簿中所有已定义的名称，可进行更改、删除、应用名称等操作。 更改名称 管理定义名称 在【公式】/【定义的名称】组中单击“名称管理器”按钮 ，打开“名称管理器”对话框，在名称列表框中选择要更改的名称后，单击“编辑”按钮，在打开的“编辑名称”对话框中重新设置，单击“确定”按钮。 删除名称 打开“名称管理器”对话框，在名称列表框中选择要删除的名称，然后单击“删除”按钮，在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，单击“关闭”按钮。 应用名称 在工作簿中定义好所需名称后，单击名称框右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中选择所需名称，即可快速定位到当前工作簿中的对应单元格。 2024/8/17 13 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 双击工作簿图标 1 （一）在不同工作簿之间复制工作表 为了避免误操作造成数据丢失，应先备份客户档案记录表，具体操作如下。 选择【移动或复制 】命令 2 选择工作表复制的位置 3 2024/8/17 14 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 单击“定义名称”按钮 1 （二）为单元格和单元格区域定义名称 为了使表格结构更加清晰，以及表格中的数据更加容易理解和维护，可以为要维护的单元格和单元格区域定义名称，具体操作如下。 输入定义单元格的名称 2 2024/8/17 15 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择要引用的单元格区域 3 确认引用位置和名称 4 （二）为单元格和单元格区域定义名称 2024/8/17 16 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择“回款率”选项 1 （三）快速选择单元格并修改数据 下面利用定义名称快速选择单元格，然后对单元格中的数据进行修改，具体操作如下。 修改数据 2 2024/8/17 17 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 任务一　制作档案移交申请表 任务二　制作客户档案记录表 内容导航 任务三　制作档案借阅登记表 项目实训 一、任务目标 二、相关知识 （一）保护数据的方法 （二）工作表中的网格线 三、任务实施 （一）完善工作表中的数据 （二）插入标注类图形 （三）隐藏网格线和单元格 （四）保护工作表和工作簿 2024/8/17 18 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 为了加强档案资料的管理工作，避免档案资料的毁损、擦涂、丢失等现象发生，老洪特意安排米拉制作一份档案借阅登记表，以便详细了解每一份档案的去向。要完成该任务，需要掌握保护数据的相关知识，包括输入数据、隐藏网格线、保护工作表和工作簿等。本任务完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 19 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）保护数据的方法 保护工作簿 在【审阅】/【更改】组中单击“保护工作簿”按钮，在打开的“保护结构和窗口”对话框中勾选相应的复选框，并设置密码，单击“确定”按钮；在“确认密码”对话框中输入相同密码后，单击“确定”完成设置。 保护工作表 在【审阅】/【更改】组中单击“保护工作表”按钮 ，打开“保护工作表”对话框；在其中设置保护范围和密码后单击“确定”按钮，在“确认密码”对话框中输入相同密码后，单击“确定”按钮完成设置。 保护单元格 在【开始】/【单元格】组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“锁定单元格”选项，打开“保护工作表”对话框，在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中勾选“选定未锁定的单元格”复选框，并输入保护密码，单击“确定”按钮完成设置。 2024/8/17 20 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （二）工作表中的网格线 利用Excel 2016新建工作簿后，在工作表中呈灰色显示的线条便是网格线。网格线主要用于帮助用户对齐输入的数据，在打印工作表时网格线不会被打印出来。用户在制作表格时，如果认为网格线多余，可以采用以下两种方法隐藏网格线。 隐藏网格线 利用填充颜色隐藏网格线 2024/8/17 21 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择单元格 1 完善工作表的内容 3 （一）完善工作表中的数据 本任务将通过“单元格格式”对话框和【开始】/【字体】组两种方式来设置单元格格式，具体操作如下。 插入单元格 2 2024/8/17 22 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择标注图形的形状 1 绘制图形 2 （二）插入标注类图形 完善表格中的数据后，下面利用标注类图形对表格中的部分数据进行说明，并设置图形格式，具体操作如下。 调整标注的指向位置 3 2024/8/17 23 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择【编辑文字】命令 4 选择标注样式 5 （二）插入标注类图形 设置字体格式和标注大小 6 2024/8/17 24 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择“隐藏行”选项 1 取消勾选 “网格线”复选框 2 （三）隐藏网格线和单元格 有时，为了保护员工个人隐私，制表人会对表格中的某些数据进行隐藏设置。下面隐藏表格的第7行，并取消当前表格中的网格线，具体操作如下。 2024/8/17 25 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择“保护工作表”选项 1 设置保护参数 2 （四）保护工作表和工作簿 为防止他人窜改工作表中的数据，下面对工作表和工作簿进行保护设置，具体操作如下。 2024/8/17 26 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 提示工作表处于保护状态 4 确认保护密码 3 （四）保护工作表和工作簿 单击“保护工作簿”按钮 5 2024/8/17 27 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择要插入的图片 4 输入保护密码 7 （四）绘制并编辑形状 设置保护参数 6 设置形状效果 7 保存并关闭工作簿 8 2024/8/17 28 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 内容导航 项目实训 实训一　制作档案资料移交表 实训二　制作员工入职登记表 任务一　制作档案移交申请表 任务二　制作客户档案记录表 任务三　制作档案借阅登记表 2024/8/17 29 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训一 制作档案资料移交表 【实训思路】 完成本实训需要先撤销工作表中的网格线，然后为单元格设置数据有效性，最后输入数据并保护工作表。 【实训要求】 要完成本实训，需要利用Excel 2016的数据有效性功能来避免错误数据的录入，同时还要熟练掌握设置数据有效性、保护工作表、撤销网格线等操作。本实训完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 30 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训一 制作档案资料移交表 【步骤提示】 （1）打开“档案资料移交表”工作簿，在【视图】/【显示】组中取消勾选“网格线”复选框。 （2）选择D2单元格，打开“数据验证”对话框，单击“输入信息”选项卡，在“输入信息”文本框中输入“以标题为准”，单击“确定”按钮。 （3）选择E3:E17单元格区域，在“数据验证”对话框中将验证条件设置为“介于0～10的整数”，然后单击“出错警告”选项卡，将“错误信息”设置为“请输入0～10的整数”，单击“确定”按钮。 （4）按照相同的操作方法，利用“数据验证”对话框，将F3:F14单元格区域的数据有效性设置为“序列；一级；二级”。 （5）完善表格中的数据，按【Ctrl+A】组合键选择所有单元格，在“设置单元格格式”对话框的“保护”选项卡中取消勾选“锁定”复选框。 （6）选择E3:F17单元格区域，打开“保护工作表”对话框，输入保护密码，这里输入“123”，并取消勾选“选定锁定单元格”复选框，在打开的“确认密码”对话框中单击“确定”按钮。 2024/8/17 31 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训二 制作员工入职登记表 【实训思路】 完成本实训需要先制作表格框架并输入数据，然后定义单元格区域名称，最后插入标注并设置工作簿保护。 【实训要求】 要完成本实训，需要在现有工作表中增加学习经历和工作经历的相关内容，然后定义单元格区域名称并对表格中的数据进行保护。本实训完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 32 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训二 制作员工入职登记表 【步骤提示】 （1）启动Excel 2016，打开“员工入职登记表”工作簿，在“Sheet1”工作表中第9行的下方插入10行单元格，合并相应单元格后输入相关的数据内容。 （2）选择B10:M14单元格区域，打开“新建名称”对话框，在“名称”文本框中输入文本 “学习经历”，按【Enter】键。 （3）按照相同的操作方法，将B15:M19单元格区域名称定义为“工作经历”，将B20:M24单元格区域名称定义为“主要家庭”。 （4）在贴照片处添加标注，在标注内输入文字并设置标注样式，然后设置工作簿保护密码，这里设置为“123”。 2024/8/17 33 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 34 Thank you! $$