项目一 日常办公（课件）《Excel立体化项目教程》（人民邮电出版社）

项目一 日常办公 Excel立体化项目教程（Excel 2016）（微课版） 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 任务一　制作工作任务分配表 任务二　编辑员工信息登记表 内容导航 一、任务目标 二、相关知识 （一）Excel 2016工作界面 （二）单元格、工作表与工作簿 （三）各种类型数据的输入 三、任务实施 （一）插入并重命名工作表 （二）输入数据并将其复制到其他工作表 任务三　美化并打印日程安排表 项目实训 2024/8/17 2 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 公司成立十周年了， 为了迎接这一重要时刻，公司决定在7月1日举办十周年庆典活动。为了保证庆典活动的顺利开展，老洪特意拟订了一份工作任务分配表，让米拉将其制作成电子表格，效果如图所示，以方便员工查看任务，并在规定时间内完成既定目标。 2024/8/17 3 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）Excel 2016工作界面 Excel 2016的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能区、工作表编辑区、编辑栏、状态栏、视图栏等部分组成，如图所示。 2024/8/17 4 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （二）单元格、工作表与工作簿 单元格是Excel 2016中基本的数据存储单元，通过对应的行号和列标进行命名和引用，且列标在前、行号在后，如A1表示A列第1行的单元格。用户可以在单元格中输入文字、数字等，也可以进行计算，单元格中将显示计算结果。单元格四周出现粗线框时，表示该单元格为活动单元格。 1．单元格 2．工作表 3．工作簿 工作表是由行和列交叉排列组成的表格，主要用于处理和存储数据。在新建工作簿时，系统自动将工作簿中的工作表命名为“Sheet1”，用户可根据需要重命名工作表。除了可以重命名工作表外，还可以对工作表进行选择、插入、删除、移动和复制等基本操作。 工作簿用于保存表格中的内容，其文件扩展名为“.xlsx”。启动Excel 2016后，系统将显示最近使用过的文档信息，同时提供多种新建工作簿的方式，双击“空白工作簿”选项，将自动新建一个名为“工作簿1”的工作簿。双击其他样式的工作簿，系统将下载对应的模板，并新建一个对应名称的工作簿。 2024/8/17 5 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （三）各种类型数据的输入 制作表格时会涉及多种类型数据的输入，输入这些数据的方法有以下3种。 在编辑栏中输入 在单元格中输入 选择单元格输入 2024/8/17 6 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （三）各种类型数据的输入 Excel 2016提供文本、小数、分数、百分数、货币、会计专用、日期和时间等各种类型的数据，这些数据的输入方法有所不同，具体输入方法与显示格式如下表所示。 2024/8/17 7 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择【插入】命令 1 插入工作表 2 （一）插入并重命名工作表 默认工作簿中只包含一张工作表，用户可以根据需要插入多张工作表。此外，为了区分和查找工作簿中插入的多张工作表，可以重命名工作表。插入并重命名各工作表的具体操作如下。 2024/8/17 8 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择【重命名】命令 3 重命名工作表 2 （一）插入并重命名工作表 2024/8/17 9 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 输入文本“工作任务分配表” 1 输入剩余数据 2 （二）输入数据并将其复制到其他工作表 成功插入并重命名工作表后，即可在表格中输入不同类型的数据，如常用的文本、日期、数值等类型的数据。下面在“筹备组”工作表中输入数据，具体操作如下。 2024/8/17 10 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择工作表中的所有数据 3 粘贴数据 5 （二）输入数据并将其复制到其他工作表 复制数据 4 2024/8/17 11 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 自动调整单元格列宽 6 设置另存为参数 8 （二）输入数据并将其复制到其他工作表 单击“保存”按钮 7 2024/8/17 12 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 任务一　制作工作任务分配表 任务二　编辑员工信息登记表 内容导航 一、任务目标 二、相关知识 （一）数据的采集 （二）数据的导入 （三）数据的清洗 （四）数据的编辑 三、任务实施 （一）导入文本文件并清洗数据 （二）输入各种类型的数据 （三）调整数据显示格式 任务三　美化并打印日程安排表 项目实训 2024/8/17 13 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 老洪发现手动采集的数据存在很多错误，于是找到米拉，希望米拉能对手动采集的员工信息进行整理，以此保证数据的准确性和完整性。在对数据进行整理之前，老洪还特意帮助米拉巩固了数据采集、导入、清洗、编辑等相关知识，让米拉对数据的相关操作更加熟悉。本任务完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 14 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）数据的采集 1 2 3 4 手动录入 复制数据 扫描识别 下载数据 采集数据是为了在分析数据时有全面且准确的数据可以使用，确保数据分析的准确性，最终提高表格的编制质量。数据的采集方式有以下几种。 二、相关知识 （二）数据的导入 Excel 2016不仅可以存储、处理本机的数据，还可以导入来自网站的外部数据。Excel 2016可以导入的数据类型有多种，如Access数据、网站数据及文本内容等。下面介绍利用Excel 2016导入数据的方法，具体操作如下。 选择要导入的文本文件 1 确认原始数据类型 2 二、相关知识 （二）数据的导入 设置列数据格式 3 选择导入数据的放置位置 4 二、相关知识 采集的数据量较大时，很可能出现采集到重复数据的情况，特别是手动录入数据，更容易产生重复数据。此时可以利用Excel 2016的删除重复值功能，去掉数据中存在的重复记录，具体操作方法如下。 （三）数据的清洗 1．清除重复的数据 二、相关知识 在Excel 2016中，缺失值常常表示为空值或者错误（#DIV/0！）。此时，可以利用Excel 2016的定位功能，选择其中的空值或错误所在的单元格，以进一步查找到数据中的错误和空值。以查找空值为例，具体操作方法为：在【开始】/【编辑】组中单击“查找和选择”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“定位条件”选项，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选项，单击“确定”按钮即可同时选择所有包含空值的单元格。 （三）数据的清洗 2．查找缺失的数据 二、相关知识 （三）数据的清洗 用户在采集到数据后，还需要校验数据，然后修正违反逻辑规律的错误数据。在Excel 2016中，可以借助条件格式功能修正错误数据，具体操作方法为：选择工作表中包含数据的单元格区域，在【开始】/【样式】组中单击“条件格式”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择“突出显示单元格规则”中的“大于”选项；在打开的“大于”对话框中设置好具体的大于值和填充颜色，单击“确定”按钮。此时，工作表中按设置的格式突出显示大于设定值的错误数据，用户可依次修正这些错误数据。 3．修正错误数据 二、相关知识 （四）数据的编辑 填充数据 修改数据 移动与复制数据 删除数据 三、任务实施 （一）导入文本文件并清洗数据 单击“自文本”按钮 1 选择要导入的文本文件 2 本任务首先需要将文本文件导入“Sheet1”工作表中，然后利用“删除重复项”按钮 对工作表中的数据进行清洗，具体操作如下。 单击“完成”按钮 3 2024/8/17 22 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 选择文本数据的显示位置 4 勾选要删除重复值的复选框 5 （一）导入文本文件并清洗数据 确认删除重复值 6 2024/8/17 23 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 （二）输入各种类型的数据 输入表头并设置其对齐方式、字号和字形 1 输入其他文本 2 不同类型的数据输入方法有所不同，日期类型的数据可直接在单元格中输入，重复的数据可利用拖曳鼠标指针的方式来快速输入，具体操作如下。 2024/8/17 24 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 （二）输入各种类型的数据 单击“符号”按钮 3 查看插入符号后的效果 5 选择要插入的符号 4 2024/8/17 25 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 三、任务实施 （三）调整数据显示格式 利用“设置单元格格式”对话框，可以设置单元格中的数据显示格式。下面更改“入职日期”所在列中单元格的数据显示格式，具体操作如下。 选择【设置单元格格式】命令 1 更改日期显示格式 2 三、任务实施 （三）调整数据显示格式 调整数据对齐方式 3 保存工作簿后退出Excel 2016 4 任务一　制作工作任务分配表 任务二　编辑员工信息登记表 内容导航 任务三　美化并打印日程安排表 项目实训 一、任务目标 二、相关知识 （一）数据的美化 （二）单元格的美化 （三）工作表打印 三、任务实施 （一）设置单元格格式 （二）调整行高和列宽 （三）为单元格添加边框和底纹 （四）设置内容区域数据格式 （五）选择打印区域并打印工作表 2024/8/17 28 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 一、任务目标 为了使工作表中各项事宜的条理更加清晰，老洪制订了一份日程安排表，然后让米拉对其进行适当的美化并打印。要完成该任务，需要掌握美化和打印表格的相关知识，包括调整行高和列宽、设置单元格格式、为单元格添加底纹等。本任务完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 29 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 二、相关知识 （一）数据的美化 数据美化是指对数据的字体、字形、颜色、对齐方式等进行设置，具体操作方法为：选择需要设置的单元格或单元格区域，在【开始】/【字体】组或【开始】/【对齐方式】组中进行设置，如图所示；也可以通过浮动工具栏进行设置。 二、相关知识 （二）单元格的美化 为了让工作表更加专业和美观，可以适当美化单元格，涉及的操作包括为单元格添加边框和底纹、设置文本对齐方式等，具体操作方法为：选择需美化的单元格或单元格区域，在【开始】/【字体】组中单击右下角的“对话框启动器”按钮 ，打开“设置单元格格式”对话框，在其中可对单元格边框、填充颜色、图案、对齐方式等进行设置，完成后单击 按钮。 二、相关知识 （三）工作表打印 在工作中有时会打印工作表。在打印之前，需要对即将打印的工作表进行设置，包括设置页面、页边距、页眉、页脚，以及打印区域等。设置打印参数的大部分工作都可以在“页面设置”对话框中完成，如图所示。 三、任务实施 （一）设置单元格格式 合并单元格后居中显示 1 利用快捷菜单打开对话框 2 本任务将通过“设置单元格格式”对话框和【开始】/【字体】组两种方式来设置单元格格式，具体操作如下。 三、任务实施 （一）设置单元格格式 设置文本控制方式 3 快速应用单元格的合并格式 5 合并单元格 4 三、任务实施 （一）设置单元格格式 设置单元格的填充颜色 6 设置字体、字号和字体颜色 7 单元格填充颜色的效果 8 设置字体、字号和对齐方式 9 三、任务实施 （二）调整行高和列宽 选择“行高”选项 1 输入行高值 2 在单元格中输入过多数据时，默认大小的单元格并不能显示全部的内容。此时可适当调整单元格的行高或列宽，具体操作如下。 三、任务实施 （二）调整行高和列宽 选择“G”列的单元格 3 精确调整列宽 4 三、任务实施 （三）为单元格添加边框和底纹 选择边框颜色 1 选择边框样式 2 在单元格中适当地填充颜色或底纹，可以使表格数据更加突出。下面为单元格添加边框和底纹两种效果，具体操作如下。 三、任务实施 （三）为单元格添加边框和底纹 绘制其他边框 4 选择边框的线型 5 手动绘制边框 3 手动绘制边框 6 三、任务实施 （三）为单元格添加边框和底纹 设置单元格的底纹样式 7 添加边框和底纹后的单元格 8 三、任务实施 （四）设置内容区域数据格式 设置文本的字体和字号 1 更改文本颜色和对齐方式 2 下面设置内容区域中的数据格式，涉及的操作包括更改字体和字号、设置对齐方 式、更改字体颜色等，具体操作如下。 三、任务实施 （四）设置内容区域数据格式 设置字体颜色和字形 3 设置字形 4 三、任务实施 （五）选择打印区域并打印工作表 设置打印区域 1 更改页面方向 2 在打印表格时，可根据实际需要只打印表格中的部分内容。下面只打印8月2日到8月4日的日程安排，具体操作如下。 三、任务实施 （五）选择打印区域并打印工作表 设置页边距 3 打印工作表 4 内容导航 项目实训 实训一　美化奥运奖牌榜表格 实训二　制作端午出行记录表 任务一　制作工作任务分配表 任务二　编辑员工信息登记表 任务三　美化并打印日程安排表 2024/8/17 45 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训一 美化奥运奖牌榜表格 【实训思路】 完成本实训需要先调整表格的基本框架，然后设置文本格式，最后添加表格边框和底纹。 【实训要求】 要完成本实训，需要利用不同的填充颜色来突出显示重要的数据，同时还要熟练掌握设置单元格格式、文本格式和添加边框等操作。本实训完成后的最终效果如图所示 2024/8/17 46 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训一 美化奥运奖牌榜表格 【步骤提示】 （1）利用“列宽”对话框，将B列单元格的宽度调整为“12”，利用“行高”对话框，将第一行的行高调整为“38.25”。 （2）选择A1:F1单元格区域，单击【开始】/【对齐方式】组中的“合并后居中”按钮 ，合并所选单元格区域。 （3）选择A2:F22单元格区域，单击【开始】/【对齐方式】组中的“居中”按钮 ，使文本在单元格中居中显示。 （4）选择合并后的标题文本，通过【开始】/【字体】组将文本格式设置为“方正粗倩简体，16”。 （5）选择A2:F2单元格区域，在【开始】/【字体】组中设置底纹颜色为“白色，背景1，深色15%”，并将字体格式设置为“黑体，14”。 （6）选择A2:F22单元格区域，在【开始】/【字体】组中为其添加“所有框线”和“粗匣框线”。 2024/8/17 47 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训二 制作端午出行记录表 【实训思路】 完成本实训需要先“Sheet1”工作表中输入相关数据，对于同一行中的相同数据可以通过拖曳单元格右下角快速输入，然后设置字体格式和单元格格式，最后添加边框和底纹并保存工作簿。 【实训要求】 要完成本实训，需要运用保存工作簿、输入与编辑数据、设置单元格格式等知识。本实训完成后的最终效果如图所示。 2024/8/17 48 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 实训二 制作端午出行记录表 【步骤提示】 （1）启动Excel 2016，新建一个名为“端午出行记录表”的工作簿，在“Sheet1”工作表中输入相关的数据。 （2）自动调整A列～F列单元格的列宽，并将第2~10行的行高调整为“25”，合并表头单元格区域、A3:A7单元格区域，以及A8:A10单元格区域。 （3）设置表头的字体格式为“方正粗倩简体，20”、表格正文的字体格式为“方正准圆简体；14；加粗；白色，背景1”。 （4）利用“设置单元格格式”对话框，为A2:F10单元格区域添加“黑色”的外框线、“白色，背景1，深色25%”的内框线。 （5）按住【Ctrl】键同时选择A2:B10单元格区域和C2:F2单元格区域，【开始】/【字体】组中“填充颜色”按钮右侧的下拉按钮 ，将所选单元格区域填充为“茶色，背景2，深色50%”。 （6）按【Ctrl+S】组合键保存工作簿，退出Excel 2016。 2024/8/17 49 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级 第五级 50 Thank you! $$