《秘书实务》日常事务工作（3）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第6卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第6卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（4）能够管理办公室环境及安全，管理印章和介绍信，管理办公用品，管理备用金。（5）能够安排会议室和办公用车，安排值班工作，编制工作时间表和工作日志。（6）能够选择恰当的沟通渠道，把握沟通时机，克服沟通的障碍，掌握沟通的基本技巧。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第6卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.宋秘书在带存根的介绍信上盖章时，要盖（ ）处印章。 A. 一 B. 二 C. 三 D. 四 2.根据不同的标准，值班可分为不同的类型，节假日值班属于（ ） A. 固定值班 B. 轮流值班 C. 永久性值班 D. 专项值班 3.关于印章管理说法正确的是（ ） A. 要实现印章的齐抓共管 B. 定期清洗，保持清洁 C. 如有启用新公章，则旧公章立即就地销毁 D. 印章管理人员不在时，要将公章放入保险柜，将钥匙留到保险柜上 4.人们习惯上把“印把子”比作权力的象征，这是印章的（ ） A.标志作用 B.权威作用 C.法律作用 D.凭证作用 5.（ ）是安排领导公务活动的原则之一，也是秘书人员尊敬领导的表现。 A.按照分工安排 B.需要为准，能少则少 C.安排活动因人而异 D.自愿为主，商谈为辅，绝不强请 6.办公室事务工作流程的第一步是（ ） A. 分析相关材料 B. 确定问题 C. 分析原因 D. 调查研究 7.值班室管理工作之一是负责（ ） A．处理来函来电 B．协调各部门之间的关系　 C．做好办公用品的管理 D．陪同来访人员参观 8.办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起（ ） A．延续作用 B．特殊作用 C．协调作用 D．推动作用 9.只有得到法律认可的机构或人员才备有印章，并在印章上以印文的形式标明其法定名称，这是印章的（ ） A.标志作用 B.权威作用 C.法律作用 D.凭证作用 10.秘书受权替领导阅看信件后，还应提供领导复信时的必要的（ ），包括已归档的来往信件。 A.信息资料 B.附件资料 C.参考材料 D.文件资料 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.秘书小许在值班期间对办公楼进行安全检查时，发现四楼一台空调外机有掉落的危险，他应该（ ） A. 自己负责给予解决 B. 在楼下设置危险指示，请路人绕道而行 C. 立即报告相关人员，解除安全隐患 D. 做好值班记录 2.调整变更领导活动的时间，应遵循的原则有（ ） A. 先内部再外部 B. 先主管再分管 C. 先重急后轻缓 D. 先外部再内部 3.盖公章时，要做到（ ） A. 端正、清晰 B. 盖在署名旁边 C. 上不压正文 D. 下不骑年盖月 4.下列关于查对，理解正确的有（ ） A.信笺上收信人姓名与信封是否一致，收信人单位地址或信箱号码、邮政编码有无差错 B.签名、用印是否正确清晰 C.信封上的邮件标记是否正确无误 D.附件是否齐全，是否已在信笺上标明 5.下列关于我国党政机关、企事业单位通行的印章的要求理解正确的有（ ） A.形状为圆形 B.尺寸有具体要求 C.不得随意改变或设计 D.图案有具体要求 6.查看现场要准备充分，考虑要周全，安排要细致，（ ）等方面的问题要事先落实好，确保万无一失。 A.交通 B.水供应 C.电供应 D.防火安全 7.办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排（ ） A．德高望重者 B．第一线领导 C．年轻领导 D．退休的领导 8.秘书部门掌管的印章主要有（ ） A．单位印章（含钢印） B．单位领导人“公用”的私章　 C．秘书部门领导人的私章 D．秘书部门的公章 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 秘书小李在处理当日由收发室交来的信件时，顺手拆开了一封平信，一看是王校长的家信。小李再看看信封，注明了“王校长亲启”。这明显是误拆，小李该怎么办？ 秘书人员处理信件的正确步骤有哪些？（10分） 2. 小华是天一公司销售部经理的秘书。小华在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项： （1）上司下班之后不安排约会。 （2）上司出差回来上班的第一天不安排约会。 （3）小华自己工作扎堆的时候不安排约会。 （4）上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会。 （5）中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为最不合适的，并说明理由。（10分） 4、 改错题(本题共10分) 秘书小刘负责公司的相关工作安排，以下是他的工作内容，请改正他出现的错误。 （1）安排会议室时，小刘没有提前检查会议设备是否正常，也没有确认会议室的预订时间是否与其他部门冲突。 （2）安排办公用车时，小刘没有根据员工的行程合理规划路线，导致车辆绕路，浪费时间和资源。 （3）安排值班工作时，小刘没有制定明确的值班职责和流程，导致值班人员工作混乱。 （4）编制工作时间表时，小刘没有考虑到员工的工作负荷，导致部分员工任务过重，而有些员工任务过轻。 （5）编制工作日志时，小刘记录的内容不详细，没有包含工作的进展和遇到的问题。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 在秘书工作中，对于环境问题，秘书小李觉得仅仅是将接待室、会客室或办公室打扫得干净整齐就行，请问小李的这种认知正确吗？请结合相关知识详细阐述原因。（13分） 2. 某市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下。如果你是王秘书，应怎样做好这项工作？（13分） 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第6卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的五点范围要求编写。其五点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（4）能够管理办公室环境及安全，管理印章和介绍信，管理办公用品，管理备用金。（5）能够安排会议室和办公用车，安排值班工作，编制工作时间表和工作日志。（6）能够选择恰当的沟通渠道，把握沟通时机，克服沟通的障碍，掌握沟通的基本技巧。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第6卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（3） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.宋秘书在带存根的介绍信上盖章时，要盖（ ）处印章。 A. 一 B. 二 C. 三 D. 四 【答案】 B 2.根据不同的标准，值班可分为不同的类型，节假日值班属于（ ） A. 固定值班 B. 轮流值班 C. 永久性值班 D. 专项值班 【答案】 B 3.关于印章管理说法正确的是（ ） A. 要实现印章的齐抓共管 B. 定期清洗，保持清洁 C. 如有启用新公章，则旧公章立即就地销毁 D. 印章管理人员不在时，要将公章放入保险柜，将钥匙留到保险柜上 【答案】B 4.人们习惯上把“印把子”比作权力的象征，这是印章的（ ） A.标志作用 B.权威作用 C.法律作用 D.凭证作用 【答案】 D 5.（ ）是安排领导公务活动的原则之一，也是秘书人员尊敬领导的表现。 A.按照分工安排 B.需要为准，能少则少 C.安排活动因人而异 D.自愿为主，商谈为辅，绝不强请 【答案】 D 6.办公室事务工作流程的第一步是（ ） A. 分析相关材料 B. 确定问题 C. 分析原因 D. 调查研究 【答案】 B 7.值班室管理工作之一是负责（ ） A．处理来函来电 B．协调各部门之间的关系　 C．做好办公用品的管理 D．陪同来访人员参观 【答案】 A 8.办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起（ ） A．延续作用 B．特殊作用 C．协调作用 D．推动作用 【答案】 D 9.只有得到法律认可的机构或人员才备有印章，并在印章上以印文的形式标明其法定名称，这是印章的（ ） A.标志作用 B.权威作用 C.法律作用 D.凭证作用 【答案】 A 10.秘书受权替领导阅看信件后，还应提供领导复信时的必要的（ ），包括已归档的来往信件。 A.信息资料 B.附件资料 C.参考材料 D.文件资料 【答案】 C 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.秘书小许在值班期间对办公楼进行安全检查时，发现四楼一台空调外机有掉落的危险，他应该（ ） A. 自己负责给予解决 B. 在楼下设置危险指示，请路人绕道而行 C. 立即报告相关人员，解除安全隐患 D. 做好值班记录 【答案】 BCD 2.调整变更领导活动的时间，应遵循的原则有（ ） A. 先内部再外部 B. 先主管再分管 C. 先重急后轻缓 D. 先外部再内部 【答案】 CD 3.盖公章时，要做到（ ） A. 端正、清晰 B. 盖在署名旁边 C. 上不压正文 D. 下不骑年盖月 【答案】 AC 4.下列关于查对，理解正确的有（ ） A.信笺上收信人姓名与信封是否一致，收信人单位地址或信箱号码、邮政编码有无差错 B.签名、用印是否正确清晰 C.信封上的邮件标记是否正确无误 D.附件是否齐全，是否已在信笺上标明 【答案】 ABCD 5.下列关于我国党政机关、企事业单位通行的印章的要求理解正确的有（ ） A.形状为圆形 B.尺寸有具体要求 C.不得随意改变或设计 D.图案有具体要求 【答案】 ABCD 6.查看现场要准备充分，考虑要周全，安排要细致，（ ）等方面的问题要事先落实好，确保万无一失。 A.交通 B.水供应 C.电供应 D.防火安全 【答案】 ABCD 7.办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排（ ） A．德高望重者 B．第一线领导 C．年轻领导 D．退休的领导 【答案】 BC 8.秘书部门掌管的印章主要有（ ） A．单位印章（含钢印） B．单位领导人“公用”的私章　 C．秘书部门领导人的私章 D．秘书部门的公章 【答案】 ABD 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 秘书小李在处理当日由收发室交来的信件时，顺手拆开了一封平信，一看是王校长的家信。小李再看看信封，注明了“王校长亲启”。这明显是误拆，小李该怎么办？ 秘书人员处理信件的正确步骤有哪些？（10分） 【答案】 （1）小李应立即封上信口，并在信封上注明“误拆”，签上拆信人的姓名，尽快地交给收信人。 （2）分拣--拆封--分送--阅看--登记--复信--查对--寄发。 2. 小华是天一公司销售部经理的秘书。小华在给上司安排日程时，很大一部分精力是在安排上司的各种约会。为了避免给上司造成不便，必须把约会安排在合适的时间。下面有5个选项： （1）上司下班之后不安排约会。 （2）上司出差回来上班的第一天不安排约会。 （3）小华自己工作扎堆的时候不安排约会。 （4）上司马上要外出和外出之后回来不久不安排约会。 （5）中午要开始午餐和刚刚用完餐之后不安排约会。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为最不合适的，并说明理由。（10分） 【答案】 最不合适的是第三种方法。 给上司安排工作日程，要尽可能地考虑周全，既要提高工作效率，又要减轻上司的负担，让上司得到休息。秘书只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一点，如果有必要，仍要给上司安排约会。 4、 改错题(本题共10分) 秘书小刘负责公司的相关工作安排，以下是他的工作内容，请改正他出现的错误。 （1）安排会议室时，小刘没有提前检查会议设备是否正常，也没有确认会议室的预订时间是否与其他部门冲突。 （2）安排办公用车时，小刘没有根据员工的行程合理规划路线，导致车辆绕路，浪费时间和资源。 （3）安排值班工作时，小刘没有制定明确的值班职责和流程，导致值班人员工作混乱。 （4）编制工作时间表时，小刘没有考虑到员工的工作负荷，导致部分员工任务过重，而有些员工任务过轻。 （5）编制工作日志时，小刘记录的内容不详细，没有包含工作的进展和遇到的问题。 【答案】 （1）改正：在安排会议室前，要提前一天检查会议设备，如投影仪、麦克风等是否能正常使用；通过公司的预订系统确认会议室的预订时间不会与其他部门冲突。 （2）改正：在安排车辆前，仔细研究员工的行程，使用地图软件规划最合理的路线，避免绕路，提高效率。 （3）改正：制定详细的值班职责说明，包括处理突发事件的流程、接听电话的规范等；并向值班人员进行培训和说明。 （4）改正：在编制时间表前，与各部门负责人沟通，了解员工的工作任务和能力，合理分配工作，确保工作负荷均衡。 （5）改正：在记录工作日志时，要详细描述工作的具体进展情况，如完成的百分比、遇到的困难和解决方案等。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 在秘书工作中，对于环境问题，秘书小李觉得仅仅是将接待室、会客室或办公室打扫得干净整齐就行，请问小李的这种认知正确吗？请结合相关知识详细阐述原因。（13分） 【答案】 （1）小李的看法是错误的，因为办公室环境实际上涵盖了硬环境和软环境两个方面。 （2）就会客室的硬环境而言，它包含室内的空气状况、光线条件、色彩搭配、办公设备的配备以及会客室的布局安排等外在的客观要素。例如，良好的通风能保证室内空气清新，充足而柔和的光线有助于营造舒适的交流氛围，合理的色彩选择能影响人的情绪和工作效率，合适的办公设备能提高工作便利性，恰当的布局能让空间更合理利用。 （3）而会客室的软环境则涵盖了工作的氛围、接待人员的个人素养等社会环境方面。比如，积极向上的工作氛围能够激发接待人员的热情和积极性，接待人员具备良好的沟通技巧、礼仪规范和服务意识能够提升客户的满意度和信任感。 2. 某市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下。如果你是王秘书，应怎样做好这项工作？（13分） 【答案】 （1）室内设备布置要协调。需合理摆放桌椅、沙发等家具，使其布局符合人体工程学和美学原则，方便客人交流和活动。例如，桌椅的间距要适中，避免客人感到局促。还要确保电器设备如空调、电视等位置合理，方便使用且不影响整体美观。 （2）室内空气、光线要好。提前开窗通风，保持空气清新，如有必要，可使用空气清新剂。调节灯光亮度和角度，确保室内光线充足且柔和，营造舒适的氛围。避免出现光线昏暗或刺眼的情况。 （3）室内要清洁。彻底清扫地面，擦拭桌面、窗台等，确保无灰尘和污渍。整理摆放好各类物品，如文件、杂志等。检查沙发垫、窗帘等是否干净整洁，如有脏污及时清洗或更换。 学科网（北京）股份有限公司 $$