《秘书实务》日常事务工作（2）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第5卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第5卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（2）能够设计填写接待记录与电话记录表、迎送招待来访客人、制订接待计划。（3）能够正确接打电话、收发邮件。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第5卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.接待工作的依据是（ ） A. 领导指示 B. 客人需求 C. 接待计划 D. 以往经验 【答案】 C 2.王秘书给方正公司打电话时，说的第一句话应该是（ ） A.“您好，请问是方正公司吗?” B.“您好，我是××公司的小王。” C.“您好，请帮我找一下李总。” D.“是方正公司吗?” 【答案】 A 3.秘书奉茶顺序错误的是（ ） A. 先客人后主人 B. 由右至左逐个奉上 C. 先上级领导，再其他同事 D. 先主要陪同领导后来宾领导 【答案】D 4.秘书人员应协助本单位领导做好对（ ）的接待工作。 A.内宾 B.外宾 C.群众 D.上级领导 【答案】 D 5.“礼貌、负责、方便、时效”是（ ）接待工作的原则。 A.内宾 B.外宾 C.领导 D.群众 【答案】 D 6.（ ）是机关的“喉舌”。 A.办公室 B.机关电话 C.秘书 D.领导 【答案】 B 7.打电话转弯抹角，不着边际，浪费时间，这是违背了（ ）的基本原则。 A.态度和蔼 B.头脑敏捷 C.语言简练 D.办事准确 【答案】 C 8.做好接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、（ ） A．帮助别人 B．善待别人 C．启发别人 D．引导别人　 【答案】 B 9.秘书的接待工作应遵守以下原则：诚恳热情、讲究礼仪、周到细致、按章办事、保守秘密和（ ） A．主动热情 B．俭省节约 C．严肃认真 D．讲究排场　 【答案】 B 10.小王接电话问来问去没问清楚，后来把事情办错了，这是违反了接打电话的（ ）原则。　 A．态度和蔼 B．头脑敏捷 C．语言简练 D．办事准确　 【答案】 B 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.王秘书在开启信封时，不得损坏的有（ ） A. 信封上的邮票 B. 信封上的邮戳 C. 信内的文件 D. 信件的包装 【答案】 ABC 2.一日，办公室来了一位下级单位的工作人员，秘书小夏做法正确的是（ ） A. 起身迎接 B. 奉茶让座 C. 因公务繁忙，请他改日再来 D. 让他自己去找相关部门 【答案】 AB 3.下列属于涉外接待中应该遵循的原则有（ ）、女士优先、入乡随俗等等。 A. 不卑不亢 B. 依法办事 C. 内外有别 D. 尊重个性 【答案】 ABCD 4.对经常联系或领导约见者，秘书接待时应主动地（ ） A.称呼 B.问候 C.做自己的工作，不闻不问 D.握手致意 【答案】 ABD 5.下列不属于秘书部门的工作电话的有（ ） A.电话会议的记录与文件管理 B.传达一项指示 C.请示某项工作 D.通知开会、询问或答复某一问题 【答案】 BCD 6.下列关于打电话的注意事项，理解正确的有（ ） A.秘书应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码 B.发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可 C.重要通话除做电话记录外，还要做记事登记 D.通话时要遵守保密规则，不得泄密 【答案】 ABCD 7.机关工作中电话的独特优点是（ ） A．保密 B．安全 C．方便 D．迅速 【答案】 AB 8.秘书在进行信件分拣时，通常，（ ）为重要信件。 A. 需公司领导亲启的信件 B. 标注有“急件”“保密”等字样的信件 C. 邮局专人投递的信件 D. 私人信件 【答案】 ABCD 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小达是五牛食品公司总经理的秘书。快到年底了，公司马上就要开董事会了。由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。这天上午十点左右，多好省超市的徐总经理来电话，想就明年的食品销售问题与总经理交换一下看法。正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的食品销售问题，就对小达说：“不就是明年销售的事吗? 现在没时间！”面对这种情况，小达应该怎么办? 下面有5个选项： （1）“徐总，我们总经理今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗?” （2）“徐总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。” （3）“徐总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。” （4）“徐总，关于明年的销售问题，跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗?” （5）“徐总，我们总经理今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗?” 请从上面5个选项中挑选出1个你认为最合适的，并说明理由。（10分） 【答案】 第一种方法最好。 一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契，她能理解上司的每一个意图。在年终这个事情繁杂，再加上业绩欠佳的时候，上司的心情烦躁，说些言不由衷的话是很正常的，因此，在这个时候，应该更好地去了解和把握上司的意图，成为上司名副其实的助手。年底说忙，对方完全能理解，这样，待上司心情好些之后，上司自然会与对方联系。 2. 公司秘书小李负责接待一位前来咨询合作事宜的来访者。来访者到达公司的那天，小李身着整洁得体的职业装，头发梳理整齐，妆容淡雅，给人一种专业、干练的印象。当见到来访者时，小李脸上立刻洋溢起热诚和善的笑容，主动伸出手与对方握手，并礼貌地问候：“您好，欢迎您的到来！”在交流过程中，小李始终保持良好的姿态，言谈举止得体，认真倾听来访者的每一句话，眼神专注而真诚。对于来访者提出的问题和观点，小李都给予充分的尊重，不打断、不反驳，而是耐心地等待对方说完后再进行清晰、准确的回答。整个接待过程中，小李既没有过度谦虚而显得不自信，也没有阿谀奉承，始终以平等、尊重、专业的态度与来访者沟通，让来访者在第一时间就对公司产生了良好的印象，为后续的合作洽谈奠定了坚实的基础。 请你结合实际谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。（10分） 【答案】 （1）注意仪表； （2）态度热诚和善，言谈举止得体； （3）尊重对方； （4）不要过于谦虚或阿谀奉承。　 4、 改错题(本题共10分) 以下是一份秘书制定的接待计划，其中存在一些错误，请找出并改正。 接待计划 接待对象：某公司考察团一行 10 人 接待时间：5 月 10 日 - 5 月 12 日 接待安排： 5 月 10 日 上午：9：00 到机场迎接，安排入住 XX 酒店豪华套房。 中午：在酒店中餐厅设宴招待。 下午：无安排。 5 月 11 日 上午：带领考察团参观公司生产车间。 中午：在公司食堂用餐。 下午：安排考察团与公司领导进行座谈交流。 5 月 12 日 上午：自由活动。 中午：在酒店西餐厅用餐。 下午：送考察团前往机场。 【答案】 错误之处： 入住安排不合理，10 人全部安排豪华套房可能造成资源浪费。 5 月 10 日下午无安排，浪费时间，可安排相关的公司介绍或业务交流活动。 5 月 12 日上午自由活动，缺乏明确的指引和安排。 请改正上述错误，并完善这份接待计划。 改正及完善后的接待计划： 接待对象：某公司考察团一行 10 人 接待时间：5 月 10 日 - 5 月 12 日 接待安排： 5 月 10 日 上午：9：00 到机场迎接，根据客人职级和需求安排相应房间，如部分高级别人员入住豪华套房，其余人员入住标准间。 中午：在酒店中餐厅设宴招待。 下午：安排公司相关负责人为考察团介绍公司概况和业务范围。 5 月 11 日 上午：带领考察团参观公司生产车间。 中午：在公司食堂用餐。 下午：安排考察团与公司领导进行座谈交流。 5 月 12 日 上午：安排专人陪同考察团游览当地有代表性的景点或文化场所。 中午：在酒店西餐厅用餐。 下午：送考察团前往机场。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 早上8：10，秘书小宋穿着运动服急匆匆地赶到办公室，擦了把脸，化了妆，就赶紧完成经理昨天交代的任务。这时，一位客人怒气冲冲地走进来，要找经理投诉。小宋请客人坐下，倒了满满的一杯茶，耐心地询问情况，请示经理后给客人作出了答复，客人满意地离开，小宋坐在办公桌前向客人挥手告别。 请指出秘书礼仪中存在的5个不妥之处，并进行具体的解释性或更正性说明。（13分） 【答案】 （1）未提前上班，做好工作准备。 （2）着装不当，工作时间应着职业装。 （3）应保持仪容的清洁，不可当众化妆。 （4）倒茶不可过满，应以杯深的 2/3 为宜。 （5）客人离开时，秘书应将客人送至门口， 方可离开。 2. 某厂的厂长助理前来拜访你公司总经理，偏巧总经理不在，作为秘书，你如何接待这位来访者？（13分） 【答案】 （1）亲切迎客。 应马上放下手中工作，起身微笑相迎并礼貌地说“您好!”或“欢迎!”一般情况下不要主动与来访者握手，若对方已伸过手来，要与对方握手。对预约而来的客人，则按事先准备接待：对未预约而来的客人，作为秘书同样应热情友好，让客人感到他是受欢迎的。　 （2）热忱待客。 在带领客人时，在客人左侧前一米处引导。在引路时，上体稍向右转体，一般用右手开门，再转到左手扶门，通常是外开门客先入，内开门己先入。送茶水饮料，应在客人就座后，并要轻声说“请用”。然后说明上司不在，婉转问明来访者的来意，并代表上司感谢来访者前来拜访。 （3）礼貌送客。 送客时切忌客人没起身自己先起身。“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的基本礼仪。送客时要以将“再次见面”的心情来恭送对方。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第5卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（2）能够设计填写接待记录与电话记录表、迎送招待来访客人、制订接待计划。（3）能够正确接打电话、收发邮件。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第5卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.接待工作的依据是（ ） A. 领导指示 B. 客人需求 C. 接待计划 D. 以往经验 2.王秘书给方正公司打电话时，说的第一句话应该是（ ） A.“您好，请问是方正公司吗?” B.“您好，我是××公司的小王。” C.“您好，请帮我找一下李总。” D.“是方正公司吗?” 3.秘书奉茶顺序错误的是（ ） A. 先客人后主人 B. 由右至左逐个奉上 C. 先上级领导，再其他同事 D. 先主要陪同领导后来宾领导 4.秘书人员应协助本单位领导做好对（ ）的接待工作。 A.内宾 B.外宾 C.群众 D.上级领导 5.“礼貌、负责、方便、时效”是（ ）接待工作的原则。 A.内宾 B.外宾 C.领导 D.群众 6.（ ）是机关的“喉舌”。 A.办公室 B.机关电话 C.秘书 D.领导 7.打电话转弯抹角，不着边际，浪费时间，这是违背了（ ）的基本原则。 A.态度和蔼 B.头脑敏捷 C.语言简练 D.办事准确 8.做好接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、（ ） A．帮助别人 B．善待别人 C．启发别人 D．引导别人　 9.秘书的接待工作应遵守以下原则：诚恳热情、讲究礼仪、周到细致、按章办事、保守秘密和（ ） A．主动热情 B．俭省节约 C．严肃认真 D．讲究排场　 10.小王接电话问来问去没问清楚，后来把事情办错了，这是违反了接打电话的（ ）原则。　 A．态度和蔼 B．头脑敏捷 C．语言简练 D．办事准确　 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.王秘书在开启信封时，不得损坏的有（ ） A. 信封上的邮票 B. 信封上的邮戳 C. 信内的文件 D. 信件的包装 2.一日，办公室来了一位下级单位的工作人员，秘书小夏做法正确的是（ ） A. 起身迎接 B. 奉茶让座 C. 因公务繁忙，请他改日再来 D. 让他自己去找相关部门 3.下列属于涉外接待中应该遵循的原则有（ ）、女士优先、入乡随俗等等。 A. 不卑不亢 B. 依法办事 C. 内外有别 D. 尊重个性 4.对经常联系或领导约见者，秘书接待时应主动地（ ） A.称呼 B.问候 C.做自己的工作，不闻不问 D.握手致意 5.下列不属于秘书部门的工作电话的有（ ） A.电话会议的记录与文件管理 B.传达一项指示 C.请示某项工作 D.通知开会、询问或答复某一问题 6.下列关于打电话的注意事项，理解正确的有（ ） A.秘书应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码 B.发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可 C.重要通话除做电话记录外，还要做记事登记 D.通话时要遵守保密规则，不得泄密 7.机关工作中电话的独特优点是（ ） A．保密 B．安全 C．方便 D．迅速 8.秘书在进行信件分拣时，通常，（ ）为重要信件。 A. 需公司领导亲启的信件 B. 标注有“急件”“保密”等字样的信件 C. 邮局专人投递的信件 D. 私人信件 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小达是五牛食品公司总经理的秘书。快到年底了，公司马上就要开董事会了。由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。这天上午十点左右，多好省超市的徐总经理来电话，想就明年的食品销售问题与总经理交换一下看法。正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的食品销售问题，就对小达说：“不就是明年销售的事吗? 现在没时间！”面对这种情况，小达应该怎么办? 下面有5个选项： （1）“徐总，我们总经理今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗?” （2）“徐总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。” （3）“徐总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。” （4）“徐总，关于明年的销售问题，跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗?” （5）“徐总，我们总经理今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗?” 请从上面5个选项中挑选出1个你认为最合适的，并说明理由。（10分） 2. 公司秘书小李负责接待一位前来咨询合作事宜的来访者。来访者到达公司的那天，小李身着整洁得体的职业装，头发梳理整齐，妆容淡雅，给人一种专业、干练的印象。当见到来访者时，小李脸上立刻洋溢起热诚和善的笑容，主动伸出手与对方握手，并礼貌地问候：“您好，欢迎您的到来！”在交流过程中，小李始终保持良好的姿态，言谈举止得体，认真倾听来访者的每一句话，眼神专注而真诚。对于来访者提出的问题和观点，小李都给予充分的尊重，不打断、不反驳，而是耐心地等待对方说完后再进行清晰、准确的回答。整个接待过程中，小李既没有过度谦虚而显得不自信，也没有阿谀奉承，始终以平等、尊重、专业的态度与来访者沟通，让来访者在第一时间就对公司产生了良好的印象，为后续的合作洽谈奠定了坚实的基础。 请你结合实际谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。（10分） 4、 改错题(本题共10分) 以下是一份秘书制定的接待计划，其中存在一些错误，请找出并改正。 接待计划 接待对象：某公司考察团一行 10 人 接待时间：5 月 10 日 - 5 月 12 日 接待安排： 5 月 10 日 上午：9：00 到机场迎接，安排入住 XX 酒店豪华套房。 中午：在酒店中餐厅设宴招待。 下午：无安排。 5 月 11 日 上午：带领考察团参观公司生产车间。 中午：在公司食堂用餐。 下午：安排考察团与公司领导进行座谈交流。 5 月 12 日 上午：自由活动。 中午：在酒店西餐厅用餐。 下午：送考察团前往机场。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 早上8：10，秘书小宋穿着运动服急匆匆地赶到办公室，擦了把脸，化了妆，就赶紧完成经理昨天交代的任务。这时，一位客人怒气冲冲地走进来，要找经理投诉。小宋请客人坐下，倒了满满的一杯茶，耐心地询问情况，请示经理后给客人作出了答复，客人满意地离开，小宋坐在办公桌前向客人挥手告别。 请指出秘书礼仪中存在的5个不妥之处，并进行具体的解释性或更正性说明。（13分） 2. 某厂的厂长助理前来拜访你公司总经理，偏巧总经理不在，作为秘书，你如何接待这位来访者？（13分） 学科网（北京）股份有限公司 $$