《秘书实务》日常事务工作（1）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第4卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第4卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（2）能够设计填写接待记录与电话记录表、迎送招待来访客人、制订接待计划。（3）能够正确接打电话、收发邮件。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第4卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（1） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.接待前，秘书应充分了解来宾的基本情况，其中不包括（ ） A. 个人隐私 B. 姓名 C. 年龄 D. 职务 2.秘书小罗要给客户张总打公务电话，最适宜的时间是（ ） A. 周三12:00 B. 周一8:00 C. 周五 17:00 D. 周二9:00 3.对秘书而言，邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类，即（ ） A. 呈交给领导的邮件和交给他人的邮件 B. 内部邮件和外部邮件 C. 急需处理的邮件和一般邮件 D. 机密邮件和普通邮件 4.来客要求会见领导，秘书应（ ） A.直接让其进入 B.告知领导，立即让其进入 C.拦住不让进 D.征得领导同意后，再作引见 5.下列既是内宾接待要求，也是外宾接待要求的是（ ） A.注重实际 B.不卑不亢 C.内外有别 D.文明礼貌 6.通话的目的是（ ），而态度不好往往会引起误会，甚至会产生对立情绪。 A.办文 B.办会 C.办事 D.交流 7.下列关于打电话时需注意的事项，表述错误的是（ ） A.熟记有关部门的电话号码 B.将领导的电话号码贴在墙上 C.话语清晰 D.做好通话记录 8.对来访者提出的能当即答复解决的问题，应予以（ ） A．请示后解决 B．研究后解决 C．答复解决 D．证明后答复　 9.平时遇到来宾，应主动问候，一般应说（ ） A．欢迎您常来 B．对不起 C．您好 D．请多关照　 10.某总公司秘书小刘拿到一封反映下属工厂管理混乱、财务管理不清的信函，但是内容很长，而且条理不清，他应该（ ） A. 直呈领导 B. 不予理睬 C. 退回要求重写 D. 认真阅读，摘报重要内容后呈送领导 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.宋秘书在进行邮件传阅时，做法正确的是（ ） A. 设计一个传阅顺序条 B. 必须按照传阅顺序进行传阅 C. 传阅前，先明确传阅的范围 D. 传阅提示条上无需传阅者签 2.秘书小霞即将接待一个来自英国的访问团，她应该做好的准备工作包括（ ） A. 了解外宾的基本情况 B. 了解对方的饮食爱好 C. 拟定来宾访问日程 D. 安排食宿 3.一般情况下，（ ），不要给领导安排约会。 A. 领导快下班的时候 B. 领导出差刚回来时 C. 节假日过后刚上班时 D. 离进入下一项工作只有一个小时时 4.在接待工作中应注意（ ）的原则，讲求必要的工作方法。 A.礼貌 B.低效 C.方便 D.负责 5.秘书接打电话的基本原则有（ ） A.态度和蔼 B.头脑敏捷 C.语言简练 D.办事准确 6.来客接待有（ ）工作。　 A．群众接待 B．领导接待 C．外宾 D．内宾 7.在接听客户的投诉电话时，以下几个方面应尽力做到的是（ ） A. 心平气和 B. 诚恳 C. 冷静 D. 权威 8.曾秘书在处理电话时，做法错误的是（ ） A. 对方问及保密事项时，果断拒绝 B. 与上司商讨人事任免问题 C. 将刚召开完的董事会议的内容告知好朋友 D. 将总经理的家庭住址透露给一位未预约的客人 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小华是天一公司公关部经理的秘书。这天下午上司要与江苏天润公司的谢总谈合作，约好从2点30分开始，可快3点了谢总他们还没到。于是上司让小华与对方的秘书确认一下。下面有5种方法： （1）“谢总出门了吗，我们怎么还没看到他?” （2）“我们与谢总约好是2点30分见面，他没有改变计划吧?” （3）“我们在等谢总，他什么时候能到?” （4）“我们还没有看到谢总，他是什么时候出门的?” （5）“你能跟谢总联系上吗? 我们联系不上他。” 请从上面5种方法中挑选出1种你认为最合适的方法，并说明理由。（10分） 2. 某公司秘书小李在处理通信工作时遇到了以下情况： 公司收到了一封重要合作方的来信，信中提到了对近期合作项目的一些疑问和不满，并要求在一周内给予回复。然而，小李在收到信后没有及时向领导汇报，导致回复延误。同时，在回复这封信时，小李的措辞不够恰当，没有充分考虑到合作方的感受，使得合作方对公司的印象进一步恶化。 请分析小李在通信工作中存在的问题，并提出正确的处理方式。（10分） 4、 改错题(本题共10分) 阅读材料，请依据秘书工作要求，指出秘书工作中的错误并改正。 秘书晓霞第一天上班，电话就特别多，她总是拿起电话就径直问：“喂！ 你是谁? 你找哪位? 你有什么事?”当遇到对方要找的同事不在办公室时，她就会说：“他没在办公室，你打他移动电话吧！”说完就把电话挂了。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 假设你是公司秘书，上午 11 点接到一个电话，对方自称是某供应商，说之前提供的一批货物可能存在质量问题，需要与你们公司协商解决方案。你记录了相关信息后，下午 2 点又收到该供应商发来的邮件，详细说明了货物的具体情况，并提出了初步的处理建议。 请描述你接下来应该如何处理这件事，包括电话回复和邮件回复的内容要点。（16分） 2. 某汽车修配厂下月初将派主管生产的王副厂长及技术骨干一行5人，前来你厂参 观学习，厂办孙主任让你拟定接待计划，请你将接待计划的要点写出来。（10分） 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第4卷，是知识点训练卷，按课程一秘书实务——2.日常事务工作的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（3）接待工作、印信管理、办公环境管理、值班、通信等秘书日常事务的工作原则、要求与注意事项。 基本技能：（2）能够设计填写接待记录与电话记录表、迎送招待来访客人、制订接待计划。（3）能够正确接打电话、收发邮件。 综合应用：（2）日常事务管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第4卷 课程一 秘书实务 2.日常事务工作 知识点训练卷（1） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.接待前，秘书应充分了解来宾的基本情况，其中不包括（ ） A. 个人隐私 B. 姓名 C. 年龄 D. 职务 【答案】 A 2.秘书小罗要给客户张总打公务电话，最适宜的时间是（ ） A. 周三12:00 B. 周一8:00 C. 周五 17:00 D. 周二9:00 【答案】 D 3.对秘书而言，邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类，即（ ） A. 呈交给领导的邮件和交给他人的邮件 B. 内部邮件和外部邮件 C. 急需处理的邮件和一般邮件 D. 机密邮件和普通邮件 【答案】A 4.来客要求会见领导，秘书应（ ） A.直接让其进入 B.告知领导，立即让其进入 C.拦住不让进 D.征得领导同意后，再作引见 【答案】 D 5.下列既是内宾接待要求，也是外宾接待要求的是（ ） A.注重实际 B.不卑不亢 C.内外有别 D.文明礼貌 【答案】 D 6.通话的目的是（ ），而态度不好往往会引起误会，甚至会产生对立情绪。 A.办文 B.办会 C.办事 D.交流 【答案】 C 7.下列关于打电话时需注意的事项，表述错误的是（ ） A.熟记有关部门的电话号码 B.将领导的电话号码贴在墙上 C.话语清晰 D.做好通话记录 【答案】 B 8.对来访者提出的能当即答复解决的问题，应予以（ ） A．请示后解决 B．研究后解决 C．答复解决 D．证明后答复　 【答案】 C 9.平时遇到来宾，应主动问候，一般应说（ ） A．欢迎您常来 B．对不起 C．您好 D．请多关照　 【答案】 C 10.某总公司秘书小刘拿到一封反映下属工厂管理混乱、财务管理不清的信函，但是内容很长，而且条理不清，他应该（ ） A. 直呈领导 B. 不予理睬 C. 退回要求重写 D. 认真阅读，摘报重要内容后呈送领导 【答案】 D 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.宋秘书在进行邮件传阅时，做法正确的是（ ） A. 设计一个传阅顺序条 B. 必须按照传阅顺序进行传阅 C. 传阅前，先明确传阅的范围 D. 传阅提示条上无需传阅者签 【答案】 AC 2.秘书小霞即将接待一个来自英国的访问团，她应该做好的准备工作包括（ ） A. 了解外宾的基本情况 B. 了解对方的饮食爱好 C. 拟定来宾访问日程 D. 安排食宿 【答案】 ABCD 3.一般情况下，（ ），不要给领导安排约会。 A. 领导快下班的时候 B. 领导出差刚回来时 C. 节假日过后刚上班时 D. 离进入下一项工作只有一个小时时 【答案】 ABC 4.在接待工作中应注意（ ）的原则，讲求必要的工作方法。 A.礼貌 B.低效 C.方便 D.负责 【答案】 ACD 5.秘书接打电话的基本原则有（ ） A.态度和蔼 B.头脑敏捷 C.语言简练 D.办事准确 【答案】 ABCD 6.来客接待有（ ）工作。　 A．群众接待 B．领导接待 C．外宾 D．内宾 【答案】 ABCD 7.在接听客户的投诉电话时，以下几个方面应尽力做到的是（ ） A. 心平气和 B. 诚恳 C. 冷静 D. 权威 【答案】 ABC 8.曾秘书在处理电话时，做法错误的是（ ） A. 对方问及保密事项时，果断拒绝 B. 与上司商讨人事任免问题 C. 将刚召开完的董事会议的内容告知好朋友 D. 将总经理的家庭住址透露给一位未预约的客人 【答案】 ABCD 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小华是天一公司公关部经理的秘书。这天下午上司要与江苏天润公司的谢总谈合作，约好从2点30分开始，可快3点了谢总他们还没到。于是上司让小华与对方的秘书确认一下。下面有5种方法： （1）“谢总出门了吗，我们怎么还没看到他?” （2）“我们与谢总约好是2点30分见面，他没有改变计划吧?” （3）“我们在等谢总，他什么时候能到?” （4）“我们还没有看到谢总，他是什么时候出门的?” （5）“你能跟谢总联系上吗? 我们联系不上他。” 请从上面5种方法中挑选出1种你认为最合适的方法，并说明理由。（10分） 【答案】 第四种方法较好。 “还没来是怎么回事?”这种直接问法多少带有责备对方的意思。其实，应相信对方也有时间观念，因此，对方来晚了，肯定在路上出现了什么情况，所以，应该体谅对方，因此，不宜直接问对方为什么还没到，而最好间接一点问对方。 2. 某公司秘书小李在处理通信工作时遇到了以下情况： 公司收到了一封重要合作方的来信，信中提到了对近期合作项目的一些疑问和不满，并要求在一周内给予回复。然而，小李在收到信后没有及时向领导汇报，导致回复延误。同时，在回复这封信时，小李的措辞不够恰当，没有充分考虑到合作方的感受，使得合作方对公司的印象进一步恶化。 请分析小李在通信工作中存在的问题，并提出正确的处理方式。（10分） 【答案】 小李在通信工作中存在以下问题： （1）没有及时向领导汇报重要信件，导致回复延误，影响了工作效率和合作关系。 （2）回复措辞不当，没有照顾到合作方的感受，可能引发对方的误解和不满，损害公司形象。 正确的处理方式应该是： （1）收到重要信件后，应立即向领导汇报，并根据领导的指示及时安排回复事宜。 （2）在回复信件时，要使用礼貌、尊重、客观的措辞。先对合作方的关注和反馈表示感谢，然后针对疑问和不满进行清晰、准确、诚恳的解释和说明。提出解决问题的具体方案和措施，并表达对继续合作的期待和诚意。 4、 改错题(本题共10分) 阅读材料，请依据秘书工作要求，指出秘书工作中的错误并改正。 秘书晓霞第一天上班，电话就特别多，她总是拿起电话就径直问：“喂！ 你是谁? 你找哪位? 你有什么事?”当遇到对方要找的同事不在办公室时，她就会说：“他没在办公室，你打他移动电话吧！”说完就把电话挂了。 【答案】 （1）接听电话没有做到礼貌亲切，应问候，报出己方公司或部门名称，并表示服务意愿，再耐心询问对方电话意图 （2）遇到需要转接而不能及时转接的电话，应礼貌询问对方是否愿意留言或者由自己转告，如果不愿意，则请对方留下联系方式，承诺会转告第三方及时回电话，并致意后等对方先挂电话，以免误事或给人留下傲慢无礼的印象 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 假设你是公司秘书，上午 11 点接到一个电话，对方自称是某供应商，说之前提供的一批货物可能存在质量问题，需要与你们公司协商解决方案。你记录了相关信息后，下午 2 点又收到该供应商发来的邮件，详细说明了货物的具体情况，并提出了初步的处理建议。 请描述你接下来应该如何处理这件事，包括电话回复和邮件回复的内容要点。（16分） 【答案】 （1）电话回复内容要点：首先，对供应商反映的问题表示关注和重视。告知对方已收到邮件并正在研究处理。说明会尽快与公司相关部门沟通，商讨解决方案，会在约定时间内给予回复。 （2）邮件回复内容要点：感谢供应商详细的说明和建议。再次强调公司对问题的重视，告知已将相关情况转达给相关部门。说明会按照正常流程推进处理，保持沟通，共同寻求最佳解决方案。 （3）处理步骤： ①将电话和邮件的内容整理成详细的记录，向领导汇报情况。 ②与公司的质量检测部门和采购部门沟通，了解这批货物的具体情况和相关合同条款。 ③根据各部门的意见和建议，拟定初步的处理方案，提交领导审批。 ④按照领导审批的结果，及时回复供应商的电话和邮件，推进问题的解决。 2. 某汽车修配厂下月初将派主管生产的王副厂长及技术骨干一行5人，前来你厂参 观学习，厂办孙主任让你拟定接待计划，请你将接待计划的要点写出来。（10分） 【答案】 （1）接待方针； （2）接待规格； （3）接待日程安排； （4）接待形式； （5）接待经费开支。 学科网（北京）股份有限公司 $$