《文书拟写与档案管理》文书办理（2）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第41卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第41卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——1.文书办理的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（11）文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，收发文处理程序。 基本技能：（14）能够根据收文办理程序与操作要求规范进行收文处理。（15）能够根据发文办理程序与操作要求规范进行发文处理。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第41卷 课程四 文书拟写与档案管理 1.文书办理 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.根据承办时限的要求，对必须办理答复的文件及时督促和检查承办情况以确保落实的工作环节是（ ） A. 批办 B. 承办 C. 催办 D. 拟办 2.下列签收的文件，不必进行收文注册的是（ ） A. 一份下级机关的请示 B. 两份机密简报 C. 两套内部使用的音像资料 D. 一份关于劳动节的放假通知 3.校对公文时，望城县政府办公室文书小李独自一人不能进行的校对方法是（ ） A. 通校法 B. 折校法 C. 唱校法 D. 点校法 4.在以下的机关部门之间可以联合行文的是（ ） A. 省人大常委会、省民政厅、省军区 B. 省教育厅、省人事厅、省财政厅 C. 省人民政府、省教育厅、××大学 D. 省民政厅、省政协、省公安厅 5.需要两个以上部门办理的公文，应当明确（ ） A. 主管单位 B. 主办部门 C. 办理人员 D. 办理方法 6.以下收文应该列入登记范围的是（ ） A. 外出开会带回的业务性文件 B. 一般性简报 C. 不相隶属单位抄送的阅件 D. 越级行文的阅件 7.以下（ ）做法是在催办、查办工作过程中都共同具有的。 A. 对公文产生时效的全部过程都需给予监督控制 B. 查办、催办之目的都要求能按时、按质、按量地将有关事务办毕 C. 查办、催办都以一份具体的公文为单位展开 D. 查办、催办都是带有监督性质的管理活动 8.下列文件不必登记的是（ ） A.下级机关的请示、报告 B.行政事务性的通知 C.重要的、带有密级的刊物 D.机关内部使用的音像文件 9.文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行（ ） A．登记手续 B．注办手续 C．归档手续 D．签字手续 10.负责公文处理工作的是本机关的（ ） A．档案室 B．业务处 C．收发室 D．办公厅室 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.对不同的办毕公文的处置办法分别有（ ） A. 清退 B. 暂存 C. 销毁 D. 整理归档 2.下列不符合公文印刷和装订要求的有（ ） A. 将公文用纸天头设定为36~38 mm B. 无特殊情况，每面排22行，每行排28字，并撑满版心 C. 印刷时双面印刷，版面各要素的颜色均使用黑色 D. 根据实际情况上下装订或左侧装订，做到不掉页 3.行文关系包括（ ） A. 上行关系 B. 平行关系 C. 下行关系 D. 领导关系 4.版记一般包括（ ） A. 版记中的分隔线 B. 抄送单位 C. 印发单位和印发日期 D. 附件 5.送负责人指示或者叫有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到（ ） A. 紧急公文跟踪催办 B. 特殊公文特殊催办 C. 重要公文重点催办 D. 一般公文定期催办 6.公文签收步骤包括（ ） A. 清点 B. 检查 C. 签字 D. 登记 7.公文处理工作基本原则中安全保密包括（ ） A.内容的安全 B.专人负责 C.存放有规律 D.实体的安全 8.下列属于收文登记方法的是（ ） A.簿式 B.卡片式 C.流水式 D.分类式 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 某商业公司秘书人员小余是一位刚刚毕业的学生。小余平时比较活泼，性格大大咧咧，工作粗心，在文书归档中也经常出现差错，还经常向同事、朋友吹嘘自己如何了解公司的秘密，如何参与重要活动并见过某些大领导和名人。同事提醒她要改掉粗心、吹嘘的毛病，她也总是不在乎。一天，上级单位领导要来公司检查工作，办公室领导让小余准备反映公司进步的季报材料。小余在准备资料时又犯了粗心毛病，把反映公司扭亏业绩的当年第三季度季报错拿为去年第三季度的亏损季报。公司领导看到材料，非常生气，当即严肃批评了小余，说她工作太粗心。第二天，小余被调离秘书岗位。 请说说小余为什么被调离秘书岗位？ 作为经常开展商业活动的企业秘书应该具备怎样的素质？（10分） 2. 某职业技术学院的行政办公室在日常工作中，收到了一份来自省教育厅的《关于开展全省职业院校教学质量评估的通知》（以下简称《通知》）。该《通知》要求各职业院校按照附件中的评估指标体系进行自我评估，并准备相关材料，于两个月内提交至省教育厅。行政办公室主任李华负责处理此文件。 请详细描述李华在收到该文件后，应该如何进行收文处理？（10分） 4、 改错题(本题共10分) 星期五下午刚上班，办公室刘主任就把一个函件的定稿交给刘秘书，要她用今年第6号文件的文号把函件制成正式文件，赶在下班之前邮寄给湖海公司。接过函件，刘秘书立即开机准备录入，投递员就提着一捆邮件走了进来，很熟悉地把邮件放进刘秘书办公桌旁的收纳箱，同时顺手把文件签收单递给她。刘秘书在签收单上签字后，又埋头输入文稿。输入完毕，选好发文格式，打印，加盖印章，文件正式制成。刘秘书将定稿放入文件夹，关掉电脑，带上湖海公司的地址信息，骑上小电摩去了邮政快递公司。回来时已是下班时间，刘秘书就将办公桌整理了一下，下班回家了。 请指出并改正材料中李秘书工作中的4个不当之处。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 某大学财务处根据清产核资的要求和财务管理的有规定，催请那些因借款尚未报销的教职工，须在2014年年终以前，到该财务处办理报销还款手续。如因特殊原因无法及时还清借款的，必须向该校的财务处提交书面说明。 根据以上情景按要求写一则通知的主体部分。要求：（1）格式正确，公文主体要素齐全；（2）内容清楚，能体现发文目的和要求；（3）语言流畅，语义明晰。（13分） 2. 假设你是公司的秘书，公司决定发布一份关于新产品推广方案的文件。以下是文件的主要内容： 关于新产品推广方案的文件 各部门： 为了推广公司新研发的[产品名称]，提高市场占有率，现制定以下推广方案。 一、推广目标 在接下来的三个月内，将新产品的销售额提高[X]%。 二、推广策略 线上广告投放。 举办线下促销活动。 与合作伙伴开展联合推广。 三、责任分工 市场部负责线上广告投放和线下促销活动的策划与执行；销售部负责与合作伙伴的沟通与协调。 四、时间安排 各项推广活动将于[具体日期]开始，定期进行效果评估和调整。 请你按照发文办理程序与操作要求，完成这份文件的发布工作。（13分） 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第41卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——1.文书办理的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（11）文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，收发文处理程序。 基本技能：（14）能够根据收文办理程序与操作要求规范进行收文处理。（15）能够根据发文办理程序与操作要求规范进行发文处理。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第41卷 课程四 文书拟写与档案管理 1.文书办理 知识点训练卷（2） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.根据承办时限的要求，对必须办理答复的文件及时督促和检查承办情况以确保落实的工作环节是（ ） A. 批办 B. 承办 C. 催办 D. 拟办 【答案】 C 2.下列签收的文件，不必进行收文注册的是（ ） A. 一份下级机关的请示 B. 两份机密简报 C. 两套内部使用的音像资料 D. 一份关于劳动节的放假通知 【答案】 D 3.校对公文时，望城县政府办公室文书小李独自一人不能进行的校对方法是（ ） A. 通校法 B. 折校法 C. 唱校法 D. 点校法 【答案】C 4.在以下的机关部门之间可以联合行文的是（ ） A. 省人大常委会、省民政厅、省军区 B. 省教育厅、省人事厅、省财政厅 C. 省人民政府、省教育厅、××大学 D. 省民政厅、省政协、省公安厅 【答案】 B 5.需要两个以上部门办理的公文，应当明确（ ） A. 主管单位 B. 主办部门 C. 办理人员 D. 办理方法 【答案】 B 6.以下收文应该列入登记范围的是（ ） A. 外出开会带回的业务性文件 B. 一般性简报 C. 不相隶属单位抄送的阅件 D. 越级行文的阅件 【答案】 A 7.以下（ ）做法是在催办、查办工作过程中都共同具有的。 A. 对公文产生时效的全部过程都需给予监督控制 B. 查办、催办之目的都要求能按时、按质、按量地将有关事务办毕 C. 查办、催办都以一份具体的公文为单位展开 D. 查办、催办都是带有监督性质的管理活动 【答案】 D 8.下列文件不必登记的是（ ） A.下级机关的请示、报告 B.行政事务性的通知 C.重要的、带有密级的刊物 D.机关内部使用的音像文件 【答案】 B 9.文件封装发出后，文书人员对办复的发文，要履行（ ） A．登记手续 B．注办手续 C．归档手续 D．签字手续 【答案】 B 10.负责公文处理工作的是本机关的（ ） A．档案室 B．业务处 C．收发室 D．办公厅室 【答案】 D 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.对不同的办毕公文的处置办法分别有（ ） A. 清退 B. 暂存 C. 销毁 D. 整理归档 【答案】 ABCD 2.下列不符合公文印刷和装订要求的有（ ） A. 将公文用纸天头设定为36~38 mm B. 无特殊情况，每面排22行，每行排28字，并撑满版心 C. 印刷时双面印刷，版面各要素的颜色均使用黑色 D. 根据实际情况上下装订或左侧装订，做到不掉页 【答案】 CD 3.行文关系包括（ ） A. 上行关系 B. 平行关系 C. 下行关系 D. 领导关系 【答案】 ABC 4.版记一般包括（ ） A. 版记中的分隔线 B. 抄送单位 C. 印发单位和印发日期 D. 附件 【答案】 ABC 5.送负责人指示或者叫有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到（ ） A. 紧急公文跟踪催办 B. 特殊公文特殊催办 C. 重要公文重点催办 D. 一般公文定期催办 【答案】 ACD 6.公文签收步骤包括（ ） A. 清点 B. 检查 C. 签字 D. 登记 【答案】 ABC 7.公文处理工作基本原则中安全保密包括（ ） A.内容的安全 B.专人负责 C.存放有规律 D.实体的安全 【答案】 AD 8.下列属于收文登记方法的是（ ） A.簿式 B.卡片式 C.流水式 D.分类式 【答案】 CD 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 某商业公司秘书人员小余是一位刚刚毕业的学生。小余平时比较活泼，性格大大咧咧，工作粗心，在文书归档中也经常出现差错，还经常向同事、朋友吹嘘自己如何了解公司的秘密，如何参与重要活动并见过某些大领导和名人。同事提醒她要改掉粗心、吹嘘的毛病，她也总是不在乎。一天，上级单位领导要来公司检查工作，办公室领导让小余准备反映公司进步的季报材料。小余在准备资料时又犯了粗心毛病，把反映公司扭亏业绩的当年第三季度季报错拿为去年第三季度的亏损季报。公司领导看到材料，非常生气，当即严肃批评了小余，说她工作太粗心。第二天，小余被调离秘书岗位。 请说说小余为什么被调离秘书岗位？ 作为经常开展商业活动的企业秘书应该具备怎样的素质？（10分） 【答案】 小余最主要的问题是办事责任心不强，工作粗心，出言不谨慎，因而不能成为领导信赖的秘书，被调离秘书岗位是必然的。商业活动对办公室人员的素质要求包括语言文字能力、可靠性、责任感、谨慎性、机智和交际能力、获取相关信息的兴趣等。 2. 某职业技术学院的行政办公室在日常工作中，收到了一份来自省教育厅的《关于开展全省职业院校教学质量评估的通知》（以下简称《通知》）。该《通知》要求各职业院校按照附件中的评估指标体系进行自我评估，并准备相关材料，于两个月内提交至省教育厅。行政办公室主任李华负责处理此文件。 请详细描述李华在收到该文件后，应该如何进行收文处理？（10分） 【答案】 （1）登记：李华首先应在收文登记簿上详细记录文件的来源、文号、标题、收到时间等信息，并给文件编号，以便于后续管理。 （2）传阅：鉴于该文件的重要性，李华应首先向学院院长汇报，并根据院长指示，将文件传阅至教务处、各系部负责人等相关部门，确保信息传达到位。 （3）拟办：李华根据文件内容和学院实际情况，草拟初步处理意见，如成立教学质量评估小组、制定工作方案等，并提交院长审批。 （4）批办：院长审阅李华的拟办意见后，签署具体批示，明确各部门职责、完成时限等。 （5）承办：根据院长的批示，李华组织相关部门开展具体工作，如教务处负责评估指标体系的解读与分解，各系部负责自我评估材料的准备等。 4、 改错题(本题共10分) 星期五下午刚上班，办公室刘主任就把一个函件的定稿交给刘秘书，要她用今年第6号文件的文号把函件制成正式文件，赶在下班之前邮寄给湖海公司。接过函件，刘秘书立即开机准备录入，投递员就提着一捆邮件走了进来，很熟悉地把邮件放进刘秘书办公桌旁的收纳箱，同时顺手把文件签收单递给她。刘秘书在签收单上签字后，又埋头输入文稿。输入完毕，选好发文格式，打印，加盖印章，文件正式制成。刘秘书将定稿放入文件夹，关掉电脑，带上湖海公司的地址信息，骑上小电摩去了邮政快递公司。回来时已是下班时间，刘秘书就将办公桌整理了一下，下班回家了。 请指出并改正材料中李秘书工作中的4个不当之处。 【答案】 （1）不当之处：签收程序错误。 正确做法：检查清点无误后再签收。 （2）不当之处：没对收到的邮寄件及时进行处理。 正确做法：先分类，将非公文或个人信件放指定位置，再将公文按收文办理的程序和要求及时办理。 （3）不当之处：印制前缺少必要程序。 正确做法：拿到定稿后，先要进行复核和登记。 （4）不当之处：用印发文前缺少必要程序。 正确做法：先打印清样进行校对，将正式文稿装订好。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1. 某大学财务处根据清产核资的要求和财务管理的有规定，催请那些因借款尚未报销的教职工，须在2014年年终以前，到该财务处办理报销还款手续。如因特殊原因无法及时还清借款的，必须向该校的财务处提交书面说明。 根据以上情景按要求写一则通知的主体部分。要求：（1）格式正确，公文主体要素齐全；（2）内容清楚，能体现发文目的和要求；（3）语言流畅，语义明晰。（13分） 【答案】 XX大学财务处关于催还借款的通知 校属各单位： 根据清产核资的要求和财务管理的有关规定，请各单位督促借款还未报销的职工于2014年12月31日前到财务处办理报销还款手续。若因特殊原因无法及时还清借款，需向财务处提交书面说明。 XX大学财务处 2014年12月X日 2. 假设你是公司的秘书，公司决定发布一份关于新产品推广方案的文件。以下是文件的主要内容： 关于新产品推广方案的文件 各部门： 为了推广公司新研发的[产品名称]，提高市场占有率，现制定以下推广方案。 一、推广目标 在接下来的三个月内，将新产品的销售额提高[X]%。 二、推广策略 线上广告投放。 举办线下促销活动。 与合作伙伴开展联合推广。 三、责任分工 市场部负责线上广告投放和线下促销活动的策划与执行；销售部负责与合作伙伴的沟通与协调。 四、时间安排 各项推广活动将于[具体日期]开始，定期进行效果评估和调整。 请你按照发文办理程序与操作要求，完成这份文件的发布工作。（13分） 【答案】 以下是按照发文办理程序与操作要求进行的工作步骤： （1）起草文件：根据给定的内容，认真起草文件，确保语言准确、清晰、简洁。 （2）审核：对起草好的文件进行审核，检查内容是否完整、准确，逻辑是否清晰，语言是否通顺，格式是否规范。 （3）会签（如有需要）：如果文件涉及多个部门的工作，需要送相关部门进行会签，征求意见并修改。 （4）编号：审核通过后，为文件进行编号，确保编号的唯一性和规范性。 （5）校对：再次仔细校对文件的内容、格式、编号等，确保没有错误。 （6）印制：根据公司的规定，选择合适的纸张和印刷方式，印制文件。 （7）盖章：在文件的落款处加盖公司公章，确保印章清晰、完整。 （8）发文登记：在发文登记簿上记录文件的文号、标题、主送机关、印发日期、份数等信息。 （9）分发：按照文件的主送机关和抄送机关，进行分发。可以通过内部邮件、文件交换箱或者直接送达等方式，确保文件及时送达相关部门和人员。 （10）存档：将文件的原件和相关的审批、校对等材料整理归档，以备日后查阅。 学科网（北京）股份有限公司 $$