《文书拟写与档案管理》文书办理（1）-知识点训练 湖南文秘类考纲百套卷 第40卷（原卷版+答案版）

编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第40卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——1.文书办理的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（11）文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，收发文处理程序。 基本技能：（14）能够根据收文办理程序与操作要求规范进行收文处理。（15）能够根据发文办理程序与操作要求规范进行发文处理。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第40卷 课程四 文书拟写与档案管理 1.文书办理 知识点训练卷（1） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.办理发文时，编制发文字号这一程序，应该在（ ） A. 公文起草之前 B. 公文登记之前 C. 公文签发之前 D. 公文核发之前 【答案】 B 2.（ ）是下级向上级的行文关系。 A. 上行关系 B. 平行文 C. 下行文 D. 下行关系 【答案】 A 3.公文首页红色分隔线以上的部分称为（ ） A. 版头 B. 主体 C. 版记 D. 附注 【答案】A 4.两个或两个以上单位联合行文时，必须做好（ ）工作。 A. 审核 B. 签发 C. 会商 D. 会签 【答案】 D 5.批办是指（ ） A. 对发文稿的审核批示 B. 对公文正本的复核意见 C. 对收文应如何办理提出的建议性方案 D. 对收文应如何办理所做的批示 【答案】 D 6.秘书（ ）拆开标有“亲启”“保密”等记号的邮件。 A. 可以 B. 不可以 C. 经授权方可 D. 长期未处理的可以 【答案】 C 7.公文办理主要分为（ ） A．收文和发文 B．拟办与承办 C．登记与分发 D．整理与保管 【答案】 A 8.一般应标识签发负责人姓名的文件是（ ） A．上行文 B．平行文 C．下行文 D．越级行文 【答案】 A 9.答复上级机关的询问，使用（ ） A．通报 B．请示 C．报告 D．通知 【答案】 C 10.一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以（ ） A．上级机关、上级部门为主 B．本机关、本部门为主 C．上级机关和本机关为主 D．本机关和下级机关为主 【答案】 B 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.下列行文，符合行文规则的有（ ） A. ××省教育厅向全省各市、州、县、区教育局发出《关于……的通知》 B. ××县教育局向该县人民政府发出《关于……的请示》 C. ××县教育局将本县职业中专学校的《关于……的请示》原文转发该县人民政府 D. ××县人民政府将《关于县职业中专学校……的批复》抄送××市教育局 【答案】 ABD 2.朝晖贸易公司的领导在签发公文时，可写（ ） A. 发 B. 同意发出 C. 照发 D. 修改后发出 【答案】 ABCD 3.在批办《关于企业职工参加失业保险有关问题的请示》时，应批明（ ） A. 处理该公文的具体承办部门或承办的人员 B. 承办的适当时限 C. 传阅的具体对象 D. 传达的具体范围 【答案】 ABC 4.下面四句话表达欠妥当的是（ ） A. 我院已于6月 30 日召开了表彰先进个人、集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。 B. 加强全面质量管理是目前我们能否搞好企业管理的一个最最首要的问题。 C. 衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：其一，是否人尽其才……，其二，是否有正确的经营方针……，其三，是否有强有力的领导班子。 D. 从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。 【答案】 ABD 5.公文催办的范围包括（ ） A. 上级单位来文要求及时回复的 B. 平级单位与本单位联系工作的 C. 商洽事务需要复文的 D. 下级单位送本单位的请示需要批复的 【答案】 ABCD 6.下列说法中，正确的有（ ） A. 为使上行文能得到及时的处理，应在文中多标注几个主送单位 B. 函的权威性要低于“命令”“通知”等文种 C. 通报传达的是重要精神或情况，通知可以传达上级指示 D. 出席人既可以放在纪要的前言处，也可以放在结尾处 【答案】 BC 7.书文办理程序有（ ） A．签收、拆封与登记 B．拟办、批办与承办 C．分发与传阅 D．催办、查办与注办 【答案】 ABCD 8.单位内部的公文在催办时可以采用（ ） A.电话催询 B.当面催询 C.邮件催询 D.口头催询 【答案】 BD 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小陈是某上市公司秘书，每天早晨上班时，要接收收发室送来的各种函件，接收时要做签收、登记工作。今天的函件有：一封写着总经理姓名标明“亲启”字样的信函，一封标有“印刷品”字样的商业广告，一封写给公司后勤部的信函，一封收件人为公司名称的信函，一件公司市场部门的特快专递。小陈首先清点了全部收文数量，确认无误后，在传达室的信件交接本上签字。接着，把所有信函都登记在公司的收文登记簿上。然后，有序处理函件：第一是把总经理的信函交到总经理手上；第二把标有“印刷品”字样的商业广告，直接放入废纸收集箱内；第三把写着公司名称的信函和给公司后勤部的信函拆开并登记内容，然后写了拟办意见；第四把公司市场部的特快专递直接交给市场部。这些信函处理完成后，小陈高兴地唱起了歌。 请问小陈这样办理收文是否合适？ 分析存在的问题，说明正确的做法。（10分） 【答案】 小陈收到文件后： ①清点了全部收文数量，确认无误后，在传达室的信件交接本上签字。这点是正确的。 ②把所有函件都登记在公司的收文登记簿上是不合适的。私人信函不是公文，无须登记在公司收文登记簿上，广告是公开群发的印刷品，不需要登记。 ③对于广告，可以拆开看内容是否与本单位业务有关，如果有关联，可以分送相关业务部门处理不应该直接放入废纸收集箱。 ④把写着公司名称的信函和给公司后勤部的信函都拆开是不正确的。写给公司的信函一定要拆开，初审内容，提出拟办意见后交领导批办，再分送承办部门。业务部门的信函可以直接交给该部门处理，不必拆开。 ⑤应该先将公司市场部门的特快专递交给该部门，而不是先处理总经理的信函。不能因为是领导的信函就视作第一个处理的来文，处理收文要看轻重缓急，凡是急件、上级领导部门来件要先处理。 2. 某市政府办公室负责处理日常公文流转及档案管理工作。近期，该办公室接收了一份紧急的《关于加快城市基础设施建设的通知》（以下简称《通知》），该文件要求各相关部门立即行动起来，加快城市道路、排水系统等基础设施的建设进度，并在一个月内提交建设计划和预算报告。作为市政府办公室的文书主管，王明需要负责该文件的处理及相关文书工作的组织。 结合案例，阐述文书工作的具体含义及其在政府办公中的性质。（10分） 【答案】 （1）含义：在本案例中，文书工作指的是王明作为市政府办公室的文书主管，通过一系列原则、方式和程序，有效地对《通知》进行收发、登记、传阅、处理、归档等流程，确保文件内容的准确传达和执行。 （2）性质： ①政治性：该《通知》涉及城市基础设施建设，是政府政策的具体体现，文书工作直接服务②于政府决策和政策执行，具有鲜明的政治性。 ③机密性：由于文件内容涉及政府决策和敏感信息，因此处理过程中需要严格遵守保密规定。 ④实践性：文书工作不仅仅是文件的物理传递，更是政府政策转化为实际行动的桥梁，具有很强的实践性。 ⑤规范性：文件处理需遵循一定的流程和标准，确保信息的准确性和效率。 4、 改错题(本题共10分) 在《文书拟写与档案管理》课程的学习中，小明同学在学习了发文办理程序与操作要求后，尝试模拟处理一份内部发文流程。这是他的操作过程，请寻找出他的错误并改正： 小明收到一份由市场部起草的《关于举办年度产品展销会的通知》初稿后，直接进行了编号和打印，未经过审核流程。他将打印好的文件直接交给总经理签字，并口头告知了签字的紧急性和重要性。总经理签字后，小明立即将文件分发给各部门，并通过电子邮件群发了电子版，但未保留任何分发记录。文件分发完毕后，小明将原稿及领导签字件一同放入了普通文件柜中，未进行专门的档案管理。 【答案】 （1）错误：小明收到初稿后直接进行了编号和打印，未经过审核流程。 正确做法：小明应先对初稿进行初步审核，确认内容无误后，提交给相关部门或负责人进行复审。复审通过后，方可进行编号、排版、打印等后续工作。 （2）错误：小明将打印好的文件直接交给总经理签字，并口头告知了签字的紧急性和重要性。 正确做法：小明应准备好文件签批单，详细填写文件内容、签批人、紧急程度等信息，并将文件及签批单一并提交给总经理。在提交时，可通过书面形式简要说明文件的紧急性和重要性，而非仅口头告知。 （3）错误：小明分发文件时未保留任何分发记录。 正确做法：小明在分发文件时，应制作分发记录表，详细记录文件名称、分发日期、分发对象、分发方式（如纸质版、电子版）等信息。分发后，需请接收人签字确认，并妥善保管分发记录表，以便日后查阅和追溯。 （4）错误：小明将原稿及领导签字件一同放入了普通文件柜中，未进行专门的档案管理。 正确做法：小明应将领导签字后的正式文件进行分类、整理，并按照企业档案管理规定进行归档。归档时，应确保文件的完整性和系统性，包括原稿、签批单、分发记录等相关资料。同时，应选择专门的档案柜或档案室进行存放，并采取有效措施防止档案丢失、损坏或泄密。对于重要的电子文件，还应进行备份和加密处理。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1.请分析下列公文末页样式，说说其包含哪些要素？（10分） 【答案】 这个公文末页样式包含的要素有： 正文、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位、印发日期、页码。 2. 某公司的秘书小李在处理一份重要文件时，没有遵循文书工作的相关原则和要求，导致了一系列问题。文件内容涉及公司的一项重大投资决策，但在拟写过程中，小李没有充分调查和研究相关信息，使得文件中的数据和分析不准确。在文件传递过程中，没有注意保密，导致部分敏感信息泄露。在文件归档时，没有按照规定的分类和编号进行，给后续的查询和使用带来了困难。 请结合文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，分析小李的错误之处，并提出改进措施。（16分） 【答案】 （1）小李的错误之处分析如下： ①未遵循文书工作准确性原则。在拟写文件时，没有充分调查和研究，导致数据和分析不准确，违背了文书工作为决策提供准确信息的任务。 ②违反了文书工作的保密性原则。文件传递中未注意保密导致敏感信息泄露，没有认识到文书工作在保护公司机密方面的重要作用。 ③没有按照文书工作的规范化特点和原则进行归档。未按规定分类和编号，影响了文件的后续查询和使用，没有完成文书工作妥善保存和便于利用文件的任务。 （2）改进措施： ①提高责任心，在拟写重要文件前，充分收集和分析相关信息，确保内容准确、可靠，以符合文书工作支持决策的性质和任务。 ②加强保密意识培训，严格遵守保密规定，在文件传递的各个环节采取必要的保密措施，保障文书工作的保密性原则。 ③熟悉并严格执行文件归档的规范和流程，按照规定进行分类、编号，保证文书管理的规范化，实现文书工作有效保存和利用文件的作用和任务。 学科网（北京）股份有限公司 $$ 编写说明：湖南省《文秘类考纲百套卷》 ，是依据湖南省对口招生《文秘类专业综合知识考试基本要求及考试大纲》编写。本专辑由76份试卷共三个部分组成。第一部分是依据考纲的考点要求，按教材的逻辑编写的48知识点训练卷；第二部分是针对四门课程要求编写的18份常考题训练卷；第三个部分是专业综合训练卷，参考历年来文秘类专业知识真题试卷，编写的10份专业综合训练卷。 本试卷是湖南省《文秘类考纲百套卷》的第40卷，是知识点训练卷，按课程四文书拟写与档案管理——1.文书办理的四点范围要求编写。其四点要求是： 基础知识：（11）文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，收发文处理程序。 基本技能：（14）能够根据收文办理程序与操作要求规范进行收文处理。（15）能够根据发文办理程序与操作要求规范进行发文处理。 综合应用：（5）文书处理与档案管理。 湖南省《文秘类考纲百套卷》 第40卷 课程四 文书拟写与档案管理 1.文书办理 知识点训练卷（1） 考试时间60分钟 满分100分 班级 姓名 学号 成绩 1、 单选题（在本题中的每一小题的备选答案中，只有一个答案是正确的。本大题共10小题，每小题2分，共20分） 1.办理发文时，编制发文字号这一程序，应该在（ ） A. 公文起草之前 B. 公文登记之前 C. 公文签发之前 D. 公文核发之前 2.（ ）是下级向上级的行文关系。 A. 上行关系 B. 平行文 C. 下行文 D. 下行关系 3.公文首页红色分隔线以上的部分称为（ ） A. 版头 B. 主体 C. 版记 D. 附注 4.两个或两个以上单位联合行文时，必须做好（ ）工作。 A. 审核 B. 签发 C. 会商 D. 会签 5.批办是指（ ） A. 对发文稿的审核批示 B. 对公文正本的复核意见 C. 对收文应如何办理提出的建议性方案 D. 对收文应如何办理所做的批示 6.秘书（ ）拆开标有“亲启”“保密”等记号的邮件。 A. 可以 B. 不可以 C. 经授权方可 D. 长期未处理的可以 7.公文办理主要分为（ ） A．收文和发文 B．拟办与承办 C．登记与分发 D．整理与保管 8.一般应标识签发负责人姓名的文件是（ ） A．上行文 B．平行文 C．下行文 D．越级行文 9.答复上级机关的询问，使用（ ） A．通报 B．请示 C．报告 D．通知 10.一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以（ ） A．上级机关、上级部门为主 B．本机关、本部门为主 C．上级机关和本机关为主 D．本机关和下级机关为主 2、 多选题（在本题的每一小题的备选答案中，有两个或两个以上答案是正确的，多选、少选不给分。本大题共8小题，每小题3分，共24分) 1.下列行文，符合行文规则的有（ ） A. ××省教育厅向全省各市、州、县、区教育局发出《关于……的通知》 B. ××县教育局向该县人民政府发出《关于……的请示》 C. ××县教育局将本县职业中专学校的《关于……的请示》原文转发该县人民政府 D. ××县人民政府将《关于县职业中专学校……的批复》抄送××市教育局 2.朝晖贸易公司的领导在签发公文时，可写（ ） A. 发 B. 同意发出 C. 照发 D. 修改后发出 3.在批办《关于企业职工参加失业保险有关问题的请示》时，应批明（ ） A. 处理该公文的具体承办部门或承办的人员 B. 承办的适当时限 C. 传阅的具体对象 D. 传达的具体范围 4.下面四句话表达欠妥当的是（ ） A. 我院已于6月 30 日召开了表彰先进个人、集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。 B. 加强全面质量管理是目前我们能否搞好企业管理的一个最最首要的问题。 C. 衡量一个企业是否经营得好，要从这样一些方面考察：其一，是否人尽其才……，其二，是否有正确的经营方针……，其三，是否有强有力的领导班子。 D. 从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性。 5.公文催办的范围包括（ ） A. 上级单位来文要求及时回复的 B. 平级单位与本单位联系工作的 C. 商洽事务需要复文的 D. 下级单位送本单位的请示需要批复的 6.下列说法中，正确的有（ ） A. 为使上行文能得到及时的处理，应在文中多标注几个主送单位 B. 函的权威性要低于“命令”“通知”等文种 C. 通报传达的是重要精神或情况，通知可以传达上级指示 D. 出席人既可以放在纪要的前言处，也可以放在结尾处 7.书文办理程序有（ ） A．签收、拆封与登记 B．拟办、批办与承办 C．分发与传阅 D．催办、查办与注办 8.单位内部的公文在催办时可以采用（ ） A.电话催询 B.当面催询 C.邮件催询 D.口头催询 3、 案例分析题（本大题共2小题，共20分） 1. 小陈是某上市公司秘书，每天早晨上班时，要接收收发室送来的各种函件，接收时要做签收、登记工作。今天的函件有：一封写着总经理姓名标明“亲启”字样的信函，一封标有“印刷品”字样的商业广告，一封写给公司后勤部的信函，一封收件人为公司名称的信函，一件公司市场部门的特快专递。小陈首先清点了全部收文数量，确认无误后，在传达室的信件交接本上签字。接着，把所有信函都登记在公司的收文登记簿上。然后，有序处理函件：第一是把总经理的信函交到总经理手上；第二把标有“印刷品”字样的商业广告，直接放入废纸收集箱内；第三把写着公司名称的信函和给公司后勤部的信函拆开并登记内容，然后写了拟办意见；第四把公司市场部的特快专递直接交给市场部。这些信函处理完成后，小陈高兴地唱起了歌。 请问小陈这样办理收文是否合适？ 分析存在的问题，说明正确的做法。（10分） 2. 某市政府办公室负责处理日常公文流转及档案管理工作。近期，该办公室接收了一份紧急的《关于加快城市基础设施建设的通知》（以下简称《通知》），该文件要求各相关部门立即行动起来，加快城市道路、排水系统等基础设施的建设进度，并在一个月内提交建设计划和预算报告。作为市政府办公室的文书主管，王明需要负责该文件的处理及相关文书工作的组织。 结合案例，阐述文书工作的具体含义及其在政府办公中的性质。（10分） 4、 改错题(本题共10分) 在《文书拟写与档案管理》课程的学习中，小明同学在学习了发文办理程序与操作要求后，尝试模拟处理一份内部发文流程。这是他的操作过程，请寻找出他的错误并改正： 小明收到一份由市场部起草的《关于举办年度产品展销会的通知》初稿后，直接进行了编号和打印，未经过审核流程。他将打印好的文件直接交给总经理签字，并口头告知了签字的紧急性和重要性。总经理签字后，小明立即将文件分发给各部门，并通过电子邮件群发了电子版，但未保留任何分发记录。文件分发完毕后，小明将原稿及领导签字件一同放入了普通文件柜中，未进行专门的档案管理。 5、 工作实务题(本大题共2小题，共26分) 1.请分析下列公文末页样式，说说其包含哪些要素？（10分） 2. 某公司的秘书小李在处理一份重要文件时，没有遵循文书工作的相关原则和要求，导致了一系列问题。文件内容涉及公司的一项重大投资决策，但在拟写过程中，小李没有充分调查和研究相关信息，使得文件中的数据和分析不准确。在文件传递过程中，没有注意保密，导致部分敏感信息泄露。在文件归档时，没有按照规定的分类和编号进行，给后续的查询和使用带来了困难。 请结合文书工作的含义、性质、特点、原则、作用和任务，分析小李的错误之处，并提出改进措施。（16分） 学科网（北京）股份有限公司 $$