5.1制作员工信息表(课件）-《计算机应用基础》同步教学（华东师范大学出版社）

项目五　数据整合与处理 任务一 制作员工信息表 任务二 统计员工工资表 01 02 任务三 分析公司销售情况表 03 工作薄、工作表、单元格、单元格地址、单元格区域、数据的输入与编辑。 核心概念 （1）初识Excel2010； （2）制作员工信息表； （3）美化员工信息表。 任务目标 任务一　制作员工信息表 3 1．启动Excel Excel启动和创建新文件的方法与Word相似。选择“开始/所有程序/Microsoft Office/Microsoft Excel 2010”，启动Excel进入Excel操作环境，系统新建默认名为“工作薄1”，扩展名为“.xlsx”。 2．认识Excel窗口界面的对象 Excel 2010 的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、编辑栏、工作表编辑区、状态栏和视图栏等元素组成。 知识准备 活动1 初识Excel 2010 4 知识准备 活动1 初识Excel 2010 工作表编辑区 编辑栏 名称框 行号 列标 工作表标签 快速访问工具栏 标题栏 视图栏 5 知识准备 活动1 初识Excel 2010 3．熟悉窗口界面元素 （1）快速访问工具栏。快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，它包含一组独立于当前显示的选项卡的命令按钮。用户可以向快速访问工具栏中添加命令按钮，还可以移动快速访问工具栏。 （2）编辑栏。编辑栏用于显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。编辑栏包括名称框、 插入函数按钮 和编辑框。名称框用于显示当前单元格的地址或函数名称，如在名称框中输入B5后，按Enter键表示在工作表中将选择B5单元格；单击插入函数按钮 可在表格中插入函数；文本框中可编辑输入的数据或公式。 （3）工作表编辑区。工作表编辑区是在Excel 中编辑数据的主要场所，包括行号与列标、单元格和工作表标签等。 （4）视图栏。位于状态栏的右侧，主要用于切换视图模式、调整文档显示比例，方便用户查看文档内容。 6 知识准备 活动1 初识Excel 2010 4．相关概念 （1）工作薄。工作薄就是Excel文件，新建的工作薄默认以“工作薄1”命名，并在标题栏文档名处显示。工作薄是工作表的容器，一个工作薄可以包含一个或多个工作表。在Excel 2010 中打开的工作薄个数仅受可用内存和系统资源的限制。 （2）工作表。工作表是在Excel 中用于存储和处理各种数据的主要文档，又称电子表格。工作表由排列成行和列的单元格组成，一个工作表有1048576行、16384列。默认情况下，一张工作薄中包含3张工作表，分别以Sheet1、Sheet2和Sheet3命名。 （3）单元格。单元格是组成Excel表格的最小单位，单元格地址通常以列标和行号进行标记，如：工作表中最左上角的单元格名称为A1，即表示该单元格位于A列1行。 （4）单元格区域。单元格区域是用两对角（左上角和右下角）单元格表示的多个单元格。 7 1．新建工作薄 执行“文件/新建”命令，选中“空白工作薄”，再单击“创建”按钮。如图5-1-4所示。 2．保存工作薄 执行“文件/保存”命令或按快捷键Ctrl+S，如图5-1-5所示。 活动1 初识Excel 2010 活动实施 图5-1-4 图5-1-5 8 3．插入工作表 选择工作表标签Sheet1,右击鼠标，在快捷菜单中选择“插入”，插入新的工作表，如图5-1-6所示。 4．重命名工作表 双击工作表标签，直接输入新的工作表名称，如图5-1-7所示。 活动1 初识Excel 2010 活动实施 图5-1-6 图5-1-7 9 5．移动工作表 选中要移动的工作表，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“移动或复制”，然后选择目标位置。也可以使用鼠标选中要移动的工作表，直接拖曳到指定位置。 活动1 初识Excel 2010 活动实施 6．复制工作表 选中要移动的工作表，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“移动或复制”，然后选择复制工作表的目标位置，选择“建立副本”。 7．删除工作表 选中要删除的工作表，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“删除”命令。 图5-1-8 10 1.单元格的选取 要在单元格中输入数据，必须先选定单元格。如图5-1-9所示分别为选取一个单元格、一行、一列、一个连续区域、几个不连续区域和全选的方法。 知识准备 活动2 制作员工信息表 鼠标单击选择一个单元格 鼠标单击行号选择一行 鼠标单击列标选择一列 图5-1-9 11 1.单元格的选取 要在单元格中输入数据，必须先选定单元格。如图5-1-9所示分别为选取一个单元格、一行、一列、一个连续区域、几个不连续区域和全选的方法。 知识准备 活动2 制作员工信息表 图5-1-9 12 2.数据的输入 使用Excel 2010制作表格时，可在表格中输入文本、数字、符号、时间和日期等不同类型的数据。 （1）快速填充数据。①通过鼠标左键拖动填充柄填充。当输入具有某种规律的数据（日期、序号等）时，可以利用Excel的“自动填充”功能进行快速输入。 ②通过“序列”对话框填充。选择“开始/编辑”组中的填充按钮，在打开的下拉菜单中选择“序列”命令，如图5-1-10所示。 知识准备 活动2 制作员工信息表 13 知识准备 活动2 制作员工信息表 图5-1-10 图 5-1-11 14 图5-1-12为珠江国旅旅行社员工信息表，包括标题、职工号、姓名、性别、部门名称和入职年月等相关信息。 6．复制工作表 选中要移动的工作表，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“移动或复制”，然后选择复制工作表的目标位置，选择“建立副本”。 7．删除工作表 选中要删除的工作表，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“删除”命令。 。 活动2 制作员工信息表 活动实施 图5-1-12 15 （1）首先选取A1单元格，输入数据后按下Enter键或鼠标单击下一个要输入的单元格，如图5-1-13所示。 活动2 制作员工信息表 （2）输入员工号。首先在A3、A4单元格输入两个序列数据后，拖动填充柄就可以填充序列数据，如图5-1-14所示。 活动实施 图5-1-13 图5-1-14 16 （3）输入员工性别。在C3单元格输入“女”，鼠标移至C3单元格右下角的填充柄处，拖曳填充柄自动填充相同数据，如图5-1-15所示。 活动2 制作员工信息表 （4）输入员工身份证号码。①将输入法切换到英文状态下，选择F3单元格，输入一个单撇号“’”，接着再输入身份证号，如图5-1-16所示。 活动实施 图5-1-15 图5-1-16 17 2.数据的复制和移动 （1）复制。选择要复制的单元格，按住Ctrl键，拖曳到目标单元格即可，如图5-1-18。 活动2 制作员工信息表 （2）移动。选择要移动的单元格，按住鼠标左键，拖曳到目标单元格即可，如图5-1-19。 活动实施 图5-1-18 图5-1-19 18 3.数据的修改和删除 数据的修改有两种方法：⑴单击需要修改数据的单元格，在编辑栏中修改；⑵双击单元格，直接在单元格中修改，如图5-1-20所示。 活动2 制作员工信息表 数据的删除可以单击鼠标右键快捷菜单“删除”命令，或“清除内容”命令，还可以在选中单元格后直接使用Delete键，如图5-1-21所示。 （b）在单元格中修改 活动实施 （a）在编辑栏中修改 图5-1-21 图5-1-20 19 4.数据有效性 （1）在“珠江国旅旅行社员工信息表”中选择C3：C12单元格区域，在“数据/数据工具”组中单击“数据有效性”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉菜单中选择“数据有效性”命令，如图5-1-22所示。 活动2 制作员工信息表 （2）在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项。在“来源”文本框中输入序列值，单击“确定”按钮返回工作表，如图5-1-23所示。 活动实施 图5-1-22 图5-1-23 20 （3）单击“输入信息”选项卡，在“输入信息”列表框中输入文本“请输入性别女、男”，如图5-1-24所示。 活动2 制作员工信息表 （4）单击“出错警告”选项卡，在“错误信息”列表框中输入文本“您输入的内容不正确，请重新输入”，单击确定按钮，如图5-1-25所示。 活动实施 图5-1-24 图5-1-25 21 （5）返回工作表中，选择“C3：C12”单元格区域的任意一个单元格，其右侧将出现一个提示框，提示“请输入性别女、男”。点击右侧的按钮在下拉列表中可选择相应的序列值选项，如图5-1-26所示。 活动2 制作员工信息表 活动实施 图5-1-26 22 （6）选择C4单元格，若输入数据“张”，后按Enter键，则弹出“出错警告”对话框，如图5-1-27所示。 活动2 制作员工信息表 活动实施 图5-1-27 23 1.数字格式 使用“开始”功能区的“格式”工具栏的“数字格式”按钮可以设置数字的格式，“数字格式”按钮使用说明见表5-1-1。 知识准备 活动3 美化员工信息表 24 2.设置边框和底纹 在默认情况下，Excel表格的边框不会被打印出来，为使表格轮廓更加清晰，更有层次感，需对单元格的边框进行设置，并添加底纹颜色。 3.条件格式 为表格设置条件格式，可在查看表格内容时快速显示出满足条件的单元格数据。在“条件格式”菜单中列出了多种条件格式命令，可根据需要选择适合的条件格式进行设置。 4.表格自动套用格式 Excel2010 提供了浅色、中等浅色和深色3大类表格格式，可直接使用快速地为表格设置格式，套用格式后也可撤销套用的表格格式。 知识准备 活动3 美化员工信息表 25 1．设置单元格格式 （1）字符格式化。使用“开始”功能区的“字体”、“对齐方式”组将工作表标题文字设置为黑体、14号、加粗、合并居中，如图5-1-28所示。 也可以单击对话框驱动器按钮 ，使用“设置单元格格式”对话框进行设置，如图5-1-29所示。 活动实施 图5-1-28 图5-1-29 活动3 美化员工信息表 26 2．美化工作表 （1）调整行高和列宽。在编辑工作表的过程中，有时会出现行高或列宽不合适，而无法显示单元格的数据，这时，需要调整行高或列宽。 ①鼠标拖曳的方法。将光标移到两行（列）之间，变成十字箭头时，拖曳光标改变行高（列宽），如图5-1-31所示。 活动实施 图5-1-31 活动3 美化员工信息表 （a）调整行高 （b）调整列宽 27 ②使用“行高”、“列宽”命令，如图5-1-32所示。 活动实施 图5-1-32 活动3 美化员工信息表 （2）设置边框和底纹。为工作表添加所有框线，如图5-1-33所示。 图5-1-33 28 （3）使用条件格式。 ①选择A2：E12单元格区域，在“开始”功能区的“样式”组中单击条件格式按钮，在打开的下拉菜单中选择“突出显示单元格规则/文本包含”命令,如图5-1-35所示。 活动实施 图5-1-35 活动3 美化员工信息表 29 ②在打开的“文本包含”对话框左侧的文本框中输入文本“女”，右侧的下拉列表框中保持默认选择即可，如图5-1-36所示。 活动实施 图5-1-37 活动3 美化员工信息表 ③返回工作表，可看到工作表中含有“女”文本的单元格以“浅红填充色深红色文本”显示，如图5-1-37所示。 图5-1-36 30 （4）表格自动套用格式。 ①选择A2：E12单元格区域，将填充颜色设置为“无填充颜色”，然后单击“开始”功能区的“样式”组中的“套用表格格式”按钮，如图5-1-38（a）所示。 ②在弹出的下拉列表中选择“表样式浅色 9”选项，在打开的“套用表格式”对话框中单击“确定”按钮，即可应用该表格样式,如图5-1-38（b）所示。 。 活动实施 图5-1-38 活动3 美化员工信息表 （a）选择套用的格式 （b）设置套用范围 31 ③套用表格格式后，表头将自动显示筛选状态，此时可单击“数据”功能区中“排序和筛选”组的“筛选”按钮，取消其显示筛选状态，如图5-1-39（a）所示。或者单击“设计”功能区中“工具”组中的 按钮，在弹出的“是否将表转换为普通区域”对话框中选“是”，如图5-1-39（b）所示。 活动实施 图5-1-39 活动3 美化员工信息表 （a）取消筛选状态 （b）将表格格式转换为区域 32 ④返回工作表即可看到被清除格式后的单元格区域的效果,如图5-1-40所示。 活动实施 图5-1-40 活动3 美化员工信息表 33 $$