《会计信息化》（三）系统管理与基础档案设置（2）（讲义） 河北省财经类专业 考点讲练测

编写说明：河北省《财经类专业考点讲练测》专辑，是依据《河北省普通高等学校对口招生——财经类专业考试大纲》的考试范围与要求编写的。紧密围绕财经类专业考纲所涉及的三门课程，精心编撰了60套讲练测。每套讲练测的内容均涵盖考点解读、思维导图、知识梳理、师生互动、概念强化题、高考模拟题、课堂练习、课堂小结以及课后自测九个环节。 本讲属于河北省《财经类专业考点讲练测》的第28套，包含讲义、课件以及课后自测这三个教学文件，且与之配套使用的还有河北省《财经类专业考纲百套卷》。欢迎各位老师下载使用，并敬请给予宝贵建议。 河北省《财经类专业考点讲练测》 《会计信息化》（三）系统管理与基础档案设置（2） 讲义 [考纲要求] 1．掌握设置操作员、建立账套和设置操作员权限的方法。 2．掌握系统管理员和账套主管权限的差异。 3．掌握账套的备份与恢复。 4．熟悉年度账管理。 5．熟悉账套参数的含义和设置方法。 6．掌握系统启用的方法。 7．熟悉基础档案包括的内容。 8．掌握会计科目的设置。 9．掌握凭证类别的设置。 10．熟悉会计科目的编码原则。 11．掌握结算方式设置。 12．掌握外币设置。 13．掌握项目目录设置。 14．熟悉系统管理与基础档案其他内容的设置。 [思维导图] [知识梳理] 二、基础档案设置 基础设置的功能是为软件系统的日常运行做好基础工作，主要包括机构设置、往来单位设置、财务设置、收付结算设置等内容的设置。 （一）机构设置 1.部门档案 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属部门。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“机构设置”|“部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。 （2）单击“增加”按钮，输入部门资料。 （3）单击“保存”按钮保存数据。 （4）全部输入完毕后，单击“退出”按钮返回。 2.职员档案 职员档案主要用于设置要进行个人往来核算的个人名称，以及其他模块所涉及的职员名称，用于记录本单位的职员档案信息，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“机构设置”|“职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。 （2）输入职员资料，输入完毕后回车进入下一行，上一行自动保存。 （3）全部输入完毕后，单击“退出”按钮返回。 （二）往来单位 1.供应商分类 用于设置供应商的分类体系。企业可以根据自身管理的需要对供应商进行分类管理，建立供应商分类体系。可将供应商按行业、地区等进行划分，设置供应商分类后，根据不同的分类建立供应商档案。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“往来单位”|“供应商分类”命令，进入“供应商分类”窗口。 （2）单击“增加”按钮，设置供应商分类。 （3）单击“保存”按钮。 （4）全部输入完毕后，单击“退出”按钮返回。 2.供应商档案 用于设置往来供应商的档案信息，以便对供应商资料管理和业务数据的录入、统计、分析。如果用户在建立账套时选择了供应商分类，则必须在设置完成供应商分类档案的情况下才能编辑供应商档案。 供应商档案的设置和客户档案设置相似，内容包括“基本”“联系”“信用”“其他”四个选项卡。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“往来单位”|“供应商档案”命令，进入“供应商档案”设置窗口。 （2）选中左侧分类中的相应类别，单击“增加”按钮，打开“供应商档案卡片”。 （3）输入供应商档案后，单击“保存”按钮。 （4）全部输入完毕后，单击“退出”按钮返回。 3.客户分类 用于设置客户的分类体系，企业可以根据自身管理的需要对客户进行分类管理，建立客户分类体系。可将客户按行业、地区等进行划分，设置客户分类后，根据不同的分类建立客户档案。 客户分类的操作与供应商分类的操作类似，不再赘述。 4.客户档案 用于设置往来客户的档案信息，以便于对客户资料管理和业务数据的录入、统计、分析。客户档案信息包括“基本”“联系”“信用”“其他”四个选项卡。 （1）“基本”选项卡。主要记录客户的基本信息，包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类、税号、开户银行、银行账号等内容。 （2）“联系”选项卡。主要记录客户的各种联系方式，包括地址、邮政编码、联系人、电话、发货方式、发货仓库等。 （3）“信用”选项卡。主要记录客户的信用信息。 （4）“其他”选项卡。主要记录该客户的分管部门、专营业务员、发展日期、停用日期、使用频度等信息。 客户档案的设置与供应商档案的操作类似，不再赘述。 注意：①如果该客户为一般纳税人，则必须输入税号，否则只能为其开具普通发票，不能开具增值税专用发票。②客户、供应商档案必须建立在最末级客户、供应商分类之下。 5.地区分类 如果需要对客户或供应商按地区进行统计管理，则应建立地区分类体系。 三、财务设置 （一）会计科目设置 1.设置会计科目的原则 会计软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定；而明细科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求及报表数据来源的基础上自行设定。具体设置原则如下： （1）全面、系统地反映会计对象内容。 （2）适应性与稳定性相结合。 （3）统一性与灵活性相结合。 2.增加会计科目 此功能用来增加各级会计科目。建立会计科目时，先建立一级科目，再建立下级科目，如果建立账套时已经预置了会计科目，则一级科目会出现在该账套里，只需要按要求调整一级科目和建立明细科目即可。建立会计科目时，输入的基本内容如下： （1）科目编码。科目编码就是按照编码方案对每一会计科目进行编码定义。会计科目编码是软件系统识别不同会计科目的唯一依据，科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立，先建立上级科目，再建立下级科目；科目编码要按照编码方案中设置的编码级次和级长进行设置。 （2）科目名称。科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，两者不能同时为空。科目名称是凭证、账簿、报表显示和打印的标志，必须意义明确、用语规范，尽量避免重名。 （3）科目类型。按照会计制度的规定，科目类型分为六大类，即资产、负债、共同、所有者权益、成本、损益。一级科目编码的首位数字与科目类型有对应关系：“1”对应资产类，“2”对应负债类，“3”对应共同类，“4”对应所有者权益类，“5”对应成本类，“6”对应损益类。建立会计科目时要按照对应关系选择科目类型。 （4）账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。 （5）外币核算。如果该科目需要核算外币，需要先设置外币种类，然后再选择外币种类。一个科目只能核算一种外币。 （6）数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如千克、件、吨等。 （7）汇总打印。在同一张凭证中，当某科目或有同一上级科目的末级科目有多笔相同方向的分录时，如果希望将这些多笔分录按科目汇总成一笔打印，则需要将该科目设置为“汇总打印”，汇总到的科目设置成该科目的本身或上级科目。 （8）封存。被封存的科目在制单时不可以使用。此项只能在科目修改时进行设置。 注意：①只有会计科目修改状态才能设置汇总打印和封存。②只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目本身或其上级科目。当将该科目设成汇总打印时，系统登记明细账仍按明细登记，而不是按汇总数登记，此设置仅供凭证打印输出。 （9）科目性质。即余额方向。系统按科目类型自动预设了余额方向，用户可以根据实际情况选择余额方向。只能在设置一级会计科目时设置余额方向，下级科目的余额方向与上级科目余额方向相同。已有数据的会计科目不能改变余额方向。 （10）辅助核算。辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其他核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种专项核算功能：日记账、银行账、部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。 ①日记账。手工核算下，只对库存现金和银行存款登记日记账，软件环境下，企业可以根据管理需要设置对任意科目登记日记账。只要将该科目设置为“日记账”，就可以按日记账的格式登记账簿。 ②银行账。银行科目要设置银行账，否则不能对该科目进行银行对账。 一般情况下，收入、费用类科目可设为部门辅助核算；与客户往来的科目如预收账款、应收账款、应收票据可设为客户往来核算；与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设为供应商往来核算；与个人往来的科目如其他应收款可设为个人往来核算；在建工程及收入、成本类科目可设为项目核算等。 注意： 第一，一个科目可同时设置两种辅助核算，例如，管理费用可以同时设置部门核算和项目核算。 第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在末级科目上，但为了出账方便，可在末级和上级科目同时设置。第三，如果会计科目已有数据，对该科目的辅助核算进行修改，则很可能会造成总账与辅助账对账不平。 操作步骤如下： 首先，执行“基础设置”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口。 其次，单击“增加”按钮，打开“增加会计科目”对话框。 再次，根据业务要求，输入会计科目相关资料，单击“确定”按钮保存。 最后，全部输入完毕后，单击“退出”按钮返回。 3.成批复制会计科目 在增加会计科目过程中可能会遇到增加会计科目的下级科目与一个已设置好的科目的下级明细科目类似，在这种情况下，利用系统提供的成批复制下级明细科目功能，将本账套或其他账套中的相似的下级科目复制给某一科目，减少重复设置的工作量，并提高正确率和一致性。 成批复制会计科目时，源科目和目标科目的级次必须相同，源科目的级次必须是非末级，目标科目的级次必须为末级。如果需要将源科目的核算形式一起复制过去，应选中相应的核算形式，否则不能复制核算形式。 注意：①增加会计科目时要遵循先建上级再建下级的原则。②已经使用的科目既可增加同级科目，也可增加下级科目，增加下级科目时系统自动将上级科目的数据结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账平衡。新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。③以下情况有一种成立，该科目即为已使用科目：已制单、记账或录入待核银行账期初；已录入科目期初余额；已录入辅助账期初余额；已在凭证类别设置中使用；已在转账凭证定义中使用；已在多栏定义中使用；已在常用摘要定义中使用；已在支票登记簿中使用。 4.修改会计科目 如果需要对已经建立的某些会计科目内容进行修改，可以通过“修改”功能实现。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口。 （2）查找并单击需要修改的会计科目，单击“修改”按钮，打开“修改会计科目”对话框。 （3）单击“修改”按钮进行修改，修改完毕后单击“确定”按钮保存。 5.删除会计科目 对系统中一些不需要的会计科目，可以通过“删除”功能删除会计科目。操作步骤如下： （1）执行“基础设置”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口。 （2）查找并单击需要删除的会计科目，单击“删除”按钮，打开“删除科目”对话框。 （3）单击“确定”按钮即可将该科目删除。 注意：①科目一经使用，其科目代码及科目性质不能修改。②科目一经使用，不能直接删除。③删除会计科目时，必须从末级科目开始删除，不能直接删除上级科目。 6.指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。一般指定现金总账科目和银行总账科目。在指定“现金总账科目”和“银行总账科目”之前，应在建立“库存现金”和“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框，以便使软件按“日记账”的方式登记账簿。 （1）操作步骤如下： ①执行“基础设置”|“财务”|“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口。 ②执行“编辑”|“指定科目”命令，打开“指定科目”对话框。 ③单击“现金总账科目”单选按钮，双击待选科目框中的“1001库存现金”科目，将其添加到已选科目框中；单击“银行总账科目”单选按钮，双击待选科目框中的“1002银行存款”科目，将其添加到已选科目框中。 （2）注意事项： ①只有科目性质（余额方向）为借方的科目，才能被指定为“现金总账科目”和“银行总账科目”。 ②指定科目后，才能进行出纳签字，才能查看现金日记账和银行存款日记账及资金日报。 [师生互动] 1. 简述基础档案包括的主要内容。 【答案】基础档案通常包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、存货档案、会计科目、凭证类别、外币设置等。这些档案为企业的财务和业务处理提供了基本的信息框架和规范。 2. 阐述会计科目设置的重要性。 【答案】会计科目设置是会计核算的基础，它决定了企业经济业务的分类和记录方式。合理的会计科目设置能够准确反映企业的财务状况和经营成果，便于进行财务分析和决策；有助于提高会计信息的质量和可比性，满足内部管理和外部报告的需求；能够保证会计核算的规范化和标准化，提高工作效率。 3. 说明会计科目编码的作用。 【答案】会计科目编码的作用包括：提高会计数据处理的效率和准确性，便于计算机识别和处理；保证会计科目的唯一性和规范性，避免科目混淆；有利于会计科目体系的分类和汇总，便于进行财务报表的编制和分析；便于实现会计电算化系统的自动化处理和数据管理。 4. 解释会计科目编码的原则。 【答案】会计科目编码的原则主要有：唯一性，每个会计科目对应唯一的编码；系统性，编码要按照一定的逻辑和层次结构进行排列，反映会计科目的分类和关系；稳定性，编码一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变更；简洁性，编码要尽量简单明了，易于理解和记忆。 [概念强化题] 1. 基础档案包括__________、职员档案等。 【答案】部门档案 2. 会计科目设置应遵循__________、相关性和实用性原则。 【答案】合法性 3. 会计科目编码的首位数字表示__________。 【答案】会计科目大类 4. 基础档案中的客户档案用于记录__________。 【答案】客户信息 5. 会计科目编码的长度由__________决定。 【答案】科目级数 6. 会计科目按其__________不同，可分为资产类、负债类、所有者权益类等。 【答案】反映的经济内容 [高考模拟题] 1. (单项选择题)基础档案中的存货档案用于记录（ ）。 A.存货的名称和规格 B.存货的收发情况 C.存货的成本 D.存货的盘点结果 【答案】A 2. (单项选择题)如若某企业账套编码方案中部门编码级次为2-2-2,则下列部门编码中正确的是（ ）。 A.办公室101 B.办公室01001 C.办公室0101 D.办公室0100101 【答案】C 3. (单项选择题)会计科目按（ ）不同，可以分为总分类科目和明细分类科目。 A.提供信息的详细程度 B.核算的经济内容 C.所属的会计要素 D.用途 【答案】A 4. (单项选择题)下列各项中，不属于会计科目设置内容的是（ ）。 A.科目余额 B.是否设置外币核算 C.是否设置辅助核算 D.余额方向 【答案】C 5. (多项选择题)以下关于会计科目的说法，正确的有（ ）。 A.会计科目是对会计要素的进一步分类 B.会计科目是设置账户的依据 C.会计科目具有一定的格式和结构 D.会计科目是编制会计报表的基础 【答案】ABD 6. (多项选择题)设置供应商档案时，（ ）不能为空。 A.供应商编码 B.供应商简称 C.所属行业 D.开户银行 【答案】AB 7. (多项选择题)以下（ ）情况视为该会计科目为已使用科目。 A.已录入辅助账期初余额 B.已在凭证类别设置中使用 C.已在转账定义中使用 D.已在支票登记簿中使用 【答案】ACD 8. (多项选择题)在用友T3软件中，设置会计科目的操作包括（ ）。 A.增加会计科目 B.修改会计科目 C.删除会计科目 D.指定会计科目 【答案】BC 9. (判断题)会计科目设置应符合企业自身特点和需求。（ ） 【答案】√ 10. (判断题)会计科目编码的长度是固定的。（ ） 【答案】× 11. (判断题)会计科目编码首位数字表示科目所属的大类。（ ） 【答案】√ 12. (判断题)会计科目编码的稳定性意味着编码不能更改。（ ） 【答案】× [课堂练习] 一、单项选择题 1. 以下关于会计科目编码的说法，错误的是（ ）。 A.编码长度固定 B.可以随意修改 C.具有唯一性 D.反映科目间的逻辑关系 【答案】B 2. 下列会计科目编码要求，说法错误的是（ ）。 A.可以任意设置 B.一级科目编码应按财政部统一规定 C.必须按财政部统一规定 D.各级科目编码长度要相同 【答案】ACD 3. 在会计科目的辅助核算中，客户往来与（ ）有互斥关系。 A.个人往来 B.供应商往来 C.项目核算 D.部门核算 【答案】C 二、多项选择题 4. 基础档案中的职员档案包含（ ）。 A.职员姓名 B.所属部门 C.联系方式 D.工资级别 【答案】ABC 5. 部门档案包含（ ）等信息。 A.部门编码 B.部门名称 C.部门属性 D.部门负责人 【答案】ABCD 6. 删除会计科目应该受到控制，例如（ ）不能删除。 A.年内有发生额的科目 B.总账科目 C.非末级科目 D.资产类的科目 【答案】AB 三、判断题 7. 会计科目编码可以不唯一。（ ） 【答案】× 8. 会计科目的名称可以随意更改。（ ） 【答案】× 9. 会计科目设置越详细越好。（ ） 【答案】× [课堂小结] 基础设置的功能是为软件系统的日常运行做好基础工作，主要包括机构设置、往来单位设置、财务设置、收付结算设置等内容的设置。 会计软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定 学科网（北京）股份有限公司 学科网（北京）股份有限公司 $$