项目四商务谈判前的准备(课件）-《商务沟通与谈判》同步教学（人民邮电版）

商务谈判 前的准备 项目四 商务谈判的前期准备工作非常重要，谈判人员只有做好充分的准备，才能在谈判过程中充满自信，从容应对突发事件和矛盾冲突，从而取得事半功倍的谈判结果。谈判人员要从自身出发，针对谈判对手的情况，具体问题具体分析，制订合理的商务谈判计划，以保证谈判进程符合自身的预期，使谈判顺利地进行。 1 目录 CONTENTS 01 准备商务谈判信息 02 组建商务谈判团队 03 制订商务谈判计划 2 任务一 准备商务谈判信息 商务谈判信息是指反映与商务谈判相关的各种情况及其特征的信息。在准备商务谈判信息时，谈判人员应确保准备的信息资料真实可靠，适合商务谈判工作的实际需要，能反映双方企业的最新动态。 具体来说，准备商务谈判信息主要包括了解商务谈判环境、摸清谈判对手的底细、认清自身的谈判筹码，以及提前准备交易条件资料。 3 情景剧场 陈飞作为谈判代表，前往北京与某食品加工厂就进货问题展开谈判。文道商贸公司计划订购5万箱零食糕点，但双方在价格问题上陷入僵局。 陈飞认为，自己的公司实力雄厚，对方成交的意愿比较强，因此对方会做出妥协、下调价格。结果，对方谈判代表有理有据地摆出了各种事实，证明了要价的合情合理。 随着时间的推移，对方坚持自己的报价，陈飞心里越发紧张。因为就在前几天，他与几家经销商签订了供货合同，而且经销商要货很急。 文道商贸公司陷入了被动的境地。最后，陈飞和领导商量后只得同意以对方提出的价格订购产品。 陈飞铩羽而归，而对方谈判代表正在为谈判成功举办庆祝会。陈飞不知道的是，其实在谈判之前对方谈判代表就掌握了文道商贸公司的近况，这才稳操胜券，得以以静制动。 想一想：陈飞谈判失败的原因是什么？ 4 1．了解商务谈判环境 政治环境 政治环境包括商务谈判涉及的国家或地区的政治背景、政治体制、国家对企业的管理制度、经济运行体制、外交关系及国际政治局势等。 经济环境 ① 商务谈判涉及的国家或地区的经济水平、发展速度、财政政策、供求关系、股市行情、外贸政策等。 ② 商务谈判涉及的国家或地区的财税金融政策。 市场环境 ① 国内外市场行情 ② 市场需求 ③ 市场销售 ④ 市场供给 ⑤ 市场竞争 5 1．了解商务谈判环境 社会文化环境 社会文化环境是指商务谈判涉及的国家或地区的社会习俗、人口状况、生活方式等。 法律环境 法律环境是指国内外与商务谈判活动相关的法律法规。 商业习俗 商业习俗是指在社会长期的商业活动中逐渐形成的习俗。 科技信息 科技信息是指相关的科学技术的发展趋势。 气候环境 气候环境是指商务谈判涉及的国家或地区的气候情况。 6 2．摸清谈判对手的底细 谈判对手的企业信息 谈判对手的目标和需求 案例在线 假象 案例在线 占据先机 在情景剧场中，食品加工厂的谈判代表在谈判之前收集了大量真实的资料，把文道商贸公司的市场合作情况了解得清清楚楚，掌握了关键信息，所以在谈判遇到分歧时才沉稳自信，让实力雄厚的文道商贸公司不得不做出让步。陈飞如果也在谈判之前全面了解对方工厂的情况，掌握对方工厂的信息，也不至于陷入被动的境地。 高手指津 7 2．摸清谈判对手的底细 谈判对手的企业信息 谈判对手的目标和需求 谈判对手的人员组成情况 对方谈判人员的权限 对方谈判的最后期限 在网上搜集某些企业的信息，从中选出两个作为同学演练谈判的谈判对象，分析其可能的谈判目标和需求，设计某个谈判场景，针对对方的谈判目标和需求，考虑己方在谈判中应如何灵活应对。 请同学们两人一组，进行演练，演练完成后分析讨论。 实战练兵 8 3．认清自身的谈判筹码 己方企业情况 己方谈判目标与策略 己方谈判人员情况 己方满足对方需要的能力 9 4．提前准备交易条件资料 交易条件资料 交易条件资料 具体说明 商品名称 了解商品在国际上的通称和在各地的别称；了解商品在运费、关税及进出口限制等方面的有关规定；了解世界各地消费者对商品名称的喜好与忌讳 商品品质 了解商品在品质表示方法上的通用做法和特殊做法；了解世界各地对商品品质标准的最新规定 商品数量 了解世界各地同一计量单位所表示的数量差异与习惯做法；了解世界各地在计量概念上的不同解释 商品包装 了解国际市场上同类商品在包装的种类、性质、材料、规格、费用及运输标志等方面的规定和通用做法；了解商品包装在所用材料、装潢设计上出现的新趋势；了解世界各地对商品包装的喜好与忌讳，以及各个国家和地区的消费者对包装在式样、构图、文字、数字、线条、符号、色彩的设计上的不同心理联想与要求 10 4．提前准备交易条件资料 交易条件资料 交易条件资料 具体说明 装运 了解世界各主要运输线路的营运情况和有关规定；了解世界各种运输方式的最新运费率、附加费用及运输支付方式；了解世界各地关于商品装运时间和交货时间的规定及有关因素 保险 了解国际上同类商品在保险的险别、投保方式、投保金额等方面的通用做法；了解世界各地对商品在保险方面的特殊规定及世界各主要保险公司的有关规定；了解世界各地对保险业务用语在叫法上的差异和不同的解释 检验 了解世界各国主要检验机构的权限、信誉、检验设施等情况；了解同类商品在检验内容、检验标准、检验方法、检验时间和地点等方面的做法和规定 价格和支付 了解世界各主要市场中同类商品的成交价和影响因素及价格变动情况；了解国际上对价格术语相关问题的规定和不同解释；了解世界各地企业在报价、还价上的习惯和技巧；了解商品交易的主要方式和信用等情况 11 4．提前准备交易条件资料 谈判人员在收集商务谈判信息时，可以采用以下方法。 （1）文献收集法 （2）访谈法 （3）问卷法 （4）会议收集法 技能拓展 如何收集商务谈判信息？ 12 任务二 组建商务谈判团队 谈判团队是指由参加一场商务谈判的全体人员所组成的群体，组建一支优秀的谈判团队是谈判成功的根本保证。 13 情景剧场 文道商贸公司为扩大商业影响力，收购了一家生产企业。林岳带领销售部门的商务谈判团队和该生产企业先后进行了4轮谈判，时间长达半年，最终取得了谈判成功。 林岳在组建商务谈判团队时，林岳选了一位助理，名叫张明，此人性格大大咧咧，不太注意细节，他有时还称呼林岳为“老林”。 后来，有人问林岳当时为什么选张明做自己的助理。林岳说出了自己的理由：“有的助理勤恳谨慎、做事稳重，而我却喜欢我的助理不拘小节、有话直说。谈判时由于压力大，我在谈判中总是不能很好地控制情绪，有时会比较激动。每次谈判结束后，其他人都不愿来我房间，唯有张明每次都能开门见山地跟我说，‘老林，你有一句话讲得不太对，咱们应该从另一个角度来谈……’。他还经常提出一些令人难以理解的观点，和我进行激烈地争论。但也正是因为这样，我才能听到不同的声音，所以他对我来说很重要。” 林岳心里明白：虽然当时和张明争论，但不得不承认张明的一些观点时常能在某些方面提醒自己，拓宽自己的思维，让自己在谈判方面不断积累经验，提高谈判能力。 想一想：林岳把张明选为谈判助理的原因是什么？ 14 1．确定谈判团队的规模 工作效率 团队分工和协作是团队有效活动的基本保证，谈判团队负责人要把谈判人员的意见集合起来，形成高度统一的谈判策略，对在谈判中遇到的问题做出灵活的反应。基于此，商务谈判团队的规模不宜太大。 管理幅度 1名领导的有效管理幅度大概是4名员工。 专业知识 ① 一个大型的交易项目谈判会涉及很多专业知识，有时还需要分组谈判，这就需要增加具备相关专业知识的谈判人员，此时商务谈判团队的规模可以扩大至6～8人。 ② 如果是大型国际商务谈判，其涉及的内容更广、更复杂，需要配置更多方面的专业人员，商务谈判团队的规模可以达到10人。 15 2．确定谈判成员的构成 商务谈判团队成员构成的原则 ① 知识互补 ② 性格互补 ③ 分工明确 ④ 年龄适合 在情景剧场中，林岳在选择助理时就遵循了谈判成员要性格互补这一原则。不拘小节、有话直说的助理使林岳的谈判压力得以很好的释放，这有利于林岳快速调整自己的情绪，更好地投入谈判。另外，张明可以给林岳提供更多创新的思路，这有助于林岳做出正确的决策。 高手指津 案例在线 重要的谈判代理人 16 2．确定谈判成员的构成 商务谈判团队成员构成的原则 ① 知识互补 ② 性格互补 ③ 分工明确 ④ 年龄适合 谈判成员的构成 ① 首席代表 ② 专业人员 ③ 商务人员 ④ 法律人员 ⑤ 翻译人员 ⑥ 记录人员 17 3．确定谈判协作的方式 主要发言人与次要发言人的分工合作 主要发言人与次要发言人的分工 分工标准 具体分工 说明 技术 技术人员担任主要发言人，商务人员和法律人员担任次要发言人 技术人员重点关注技术相关问题的协商、沟通与签约，要有全局观，从全局角度考虑技术问题；商务人员和法律人员从商务和法律角度为技术人员提供意见和建议，回答对方提出的与商务或法律相关的问题 商务 商务人员担任主要发言人，技术人员、法律人员担任次要发言人 在洽谈商务方面的内容时，技术人员应密切配合商务人员，从技术的角度为商务人员提供意见和建议，向谈判对手展示技术实力，使己方的报价更有说服力 法律 法律人员担任主要发言人，技术人员、商务人员担任次要发言人 法律人员要对合同条款的合法性、完整性和严谨性负责。由于商务谈判合同中的每一个条款都具有一定的法律意义，所以法律人员要全程参与谈判，为谈判团队提供专业的法律意见，保证谈判过程、谈判合同条款的合法性 18 3．确定谈判协作的方式 主要发言人与次要发言人的分工合作 台前与幕后的分工合作 如果你所在的公司要和外商针对高端机器设备的进口事宜展开谈判，为了谈判顺利，谈判团队应当有哪些成员？学生可以根据需要的谈判成员角色分组演练谈判情景，让每一个谈判成员角色都在谈判进程中发挥应有的作用。 实战练兵 19 任务三 制订商务谈判计划 商务谈判的准备工作少不了商务谈判计划的制订。谈判团队要综合考虑，确定谈判的目标、时间和地点，协商谈判的议程，以保证谈判进程符合自身的预期，使谈判顺利进行。 20 情景剧场 赵学乐是文道商贸公司的采购部经理，近期公司急需购买一批玩具，并已选定一家外资企业。 赵学乐在与外资企业商谈采购细节时，对方谈判人员处于谈判主导地位，态度坚决，在产品价格上一分钱都不肯降低。于是，赵学乐问道：“你们在价格方面坚决不让步，那你们能保证正常的交货期限吗？” 对方谈判人员自信地表示，他们一定能按期交货，因为他们企业已经投入300万元，做好了一切准备工作，订单一签马上就可以生产。 掌握这一信息后，赵学乐立刻说：“对不起，如果按照你们提出的价格，我们公司不打算成交。我相信你们的产品质量很好，但我谈的是价格。如果你们的产品价格在我们能接受的范围之内，我们当然会与你们合作；但如果超出了我们的预算，我们也有其他的选择。” 在这样的情况下，对方考虑到已经投入的300万元成本，只好按照赵学乐的报价成交。事实上，如果对方不降低价格，赵学乐也一样会和他们成交，因为公司近期急需这种产品。 想一想：为何赵学乐敢于与对方博弈？这与其谈判目标有何关联？ 21 1．确定谈判的目标 确定谈判目标的原则 ① 合理 ② 有层次性 ③ 具体 谈判目标的层次 ① 期望目标 ② 可接受目标 ③ 最低目标 案例在线 步步为营 谈判目标的阶段类型 ① 探测性目标 ② 创造性目标 ③ 论证性目标 ④ 处理纷争性目标 ⑤ 达成协议性目标 在情景剧场中，赵学乐之所以敢于与对方博弈，关键在于其谈判目标具有很大的弹性，他给自己留了余地，期望对方能够降价，即使不降价，也会考虑签订合同，所以努力探寻更好的报价也是一种尝试。让对方降价作为一个期望目标，不可实现时便不强求。幸运的是，赵学乐的博弈起到了效果，对方由于巨大的沉没成本不得不用降价的方式来寻求合作。 高手指津 22 2．确定谈判的时间和地点 确定谈判时间 确定谈判时间时需要考虑的因素 因素 具体说明 准备情况 如果谈判人员已经准备妥当，越早开始谈判越好，即使持续较长的时间也没关系；如果谈判人员没有做好准备，就不适合开始谈判 市场形势 如果谈判项目受到市场形势的影响较大，市场形势的变化又不允许谈判拖延或持续较长的时间，谈判就要尽早开始，尽快结束 谈判人员的 身体状况和情绪 如果谈判人员的身体状况和情绪无法支撑长时间的谈判，谈判团队可以考虑把一场持续时间较长的谈判分成几场持续时间较短的谈判 谈判议题 如果谈判议题较多且复杂，谈判时间就会相对长一些；如果谈判议题较少且比较简单，谈判双方可在较短的时间内达成一致意见 23 2．确定谈判的时间和地点 确定谈判时间 确定谈判地点 常见的谈判场所 谈判场所 说明 布置方式 主谈判室 供谈判双方进行谈判的房间 宽大舒适、光线充足、色调柔和、空气流通、温度适宜，保证双方能够心情愉快、精神饱满地参加谈判。谈判桌位于房间的中间位置 密谈室 供谈判人员内部协调机密问题而单独使用的房间 靠近主谈判室，应有较好的隔音性能，室内配备黑板、桌子、笔记本电脑等物品，窗户上有窗帘，光线不能太亮 休息室 供谈判双方在谈判间隙休息的房间 布置得轻松、舒适，以利于双方放松紧张的神经。最好布置一些鲜花，播放一些轻柔的音乐，准备一些茶点 24 3．协商谈判的议程 谈判议程的类型 类型 说明 包括的内容 通则议程 谈判双方共同使用、遵守的谈判程序安排，一般需要由谈判双方共同协商并同意 谈判时间、时长，以及各阶段的时间安排；谈判讨论的各种问题、核心问题，以及问题的顺序；谈判中各种人员的安排；谈判地区的选择、谈判场所的布置等 细则议程 对己方谈判事项的具体安排，具有保密性，只能由己方人员使用 谈判中的口径统一问题，例如己方发言的观点、对文件资料的解释或说明等；谈判提问与回答的策略安排，例如什么时候提问、由谁来提问、向何人提问、提问什么、谁来做补充提问、由谁来回答对方的提问、由谁来反驳对方的提问、在什么情况下要求暂时停止谈判等；谈判人员安排，例如在什么情况下更换谈判人员等 25 3．协商谈判的议程 确定谈判议题 确定谈判的原则框架 确定议题的先后顺序 确定议题的时间安排 某公司打算租赁某酒店的会议室作为培训室，租期为15天。公司派销售主管前往酒店谈判，商讨租赁会议室的相关事宜。 同学们4人一组，分别扮演公司谈判人员和酒店谈判人员，每方为两人，分别制订各自的谈判计划。 实战练兵 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