4.2制作员工基本信息表（课件）-《计算机应用基础》同步教学（人民邮电版）

第4章 电子表格处理软件Excel 2016 Excel 2016 是 Office 2016 套装软件中的电子表格处理软件。它的核心功能是表格处理，除了可以实现保存信息、数据计算处理、图表处理等基本功能外，它还可以为用户提供强大的数据分析和统计、预测以及 Web 和病毒检查功能等。Excel 由于具有十分友好的人机交互界面和强大的计算功能，因此深受广大办公、财务和统计人员的青睐。其默认的文件类型（扩展名）为“xlsx”。 Guidance to Chapter Five 本章导学 Learning Objectives 学习目标 掌握工作簿、工作表的基本操作。 掌握 Excel 工作表的格式化设置方法。 掌握单元格中公式与函数的应用。 掌握 Excel 表格中数据的管理方法。 掌握图表和数据透视表（图）的创建方法。 学习目标 Mind Map in This Chapter 思维导图 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 在 Excel 的单元格中可以输入文本、数字、日期和时间等常量数据，输入数据前必须先确定数据输入的单元格。启动 Excel 2016 之后，用鼠标和快捷键都能激活需输入数据的单元格。Excel 中常用的快捷键及功能如表 所示。 快 捷 键 移动方向 Home 移到当前行的A列 Ctrl+Home 移到A1单元格 PgDn 工作表向下移一屏 PgUp 工作表向上移一屏 Alt+PgDn 工作表右移一屏 Alt+PgUp 工作表左移一屏 Ctrl+→ 当前数据区的右边缘 Ctrl+← 当前数据区的左边缘 Ctrl+↑ 当前数据区的顶部 Ctrl+↓ 当前数据区的底部 Ctrl+PgDn 下一工作表 Ctrl+PgUp 上一工作表 Ctrl+Tab或Ctrl+F6 下一工作簿或窗口 Ctrl+Shift+Tab或Ctrl+Shift+F6 上一工作簿或窗口 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 （1）文本型数据的输入 ①文本型数据。它是指由字母、汉字或其他符号组成的字符串。其字符个数≤255，在单元格中默认为左对齐。即使输入的字符数超出了单元格宽度，仍可继续输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，实际上仍属于本单元格中的内容，不会丢失。 ②数字型文本。有时需把一些数字串当作文本型数据，如电话号码、邮政编码等。为避免直接输入这些纯数字串之后，Excel 2016 把它当作数值型数据，可以在输入项前面添加单引号，输入一经确认，输入项前添加的单引号会自动消失。 文本型数据默认为左对齐显示。文本型数据参与公式与函数运算时，必须用英文的双引号引起来，如=“外语”&“外贸”。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 （2）数字的输入 数字类型有很多表现形式，如常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数等，如图 所示。用户可以根据具体要求选择具体的表现形式。 在单元格中输入数字的方法和字符的输入方法是一样的，只不过所有数字在单元格中均为右对齐。在 Excel 2016 中，数字只可以为 0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，+，-，()，/，$，%，.，E，e 等字符。 ①“常规”数字格式。如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel 2016 会将数字显示为整数或小数（如 789、7.89），或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法（7.89E+08）来表示。采用“常规”格式的数字长度为 11 位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。由于计算机的存储限制，一个单元格最多只能存储 15 位有效数据，当超过15 位数据时，后面的数据用“0”表示。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 ②输入分数。为避免系统将输入的分数视作日期，请在分数前输入“0”及一个空格，如 1/2 的输入方式为“01/2”。 ③输入正负数。输入正数时 Excel 2016 将忽略数字前面的正号（+），输入负数时请在负数前输入减号（-），或将其置于括号“()”中。 ④ 输入货币数值。在数的前面可以加$或￥符号，使其具有货币含义，符号在计算时不受影响。选择“开始”选项卡，单击“单元格”选项组中的“格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”选项，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“货币”选项，最后从“货币符号”列表框中选择所需的货币符号类型。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 ⑤预置小数位数。如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都是有相同尾数 0 的整数，则可以单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具”按钮，从弹出的下拉列表中选择“其他命令”选项，弹出“Excel 选项”对话框。选择“Excel 选项”对话框左侧的“高级”选项，如图 所示。 勾选“自动插入小数点”复选框，在“小位数”文本框中，输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为 0 的个数。例如在“小位数”文本框中输入正数“3”，单击“确定”按钮，则在单元格中输入“12345”后按“Enter”键，将自动变为 12.345。如果在“小位数”文本框中输入“-3”并单击“确定”按钮，再在单元格中输入“12345”后按“Enter”键，将自动变为 12345000。如果用户在输入的过程中需要暂时取消该设置，可以在输入完数据后再输入小数点。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 ⑥复杂序号的输入。有时候用户需要输入一些比较长的数据，如学生学号 908020101、908020102、908020103、908020104…它们前面的数字都是一样的，只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号也可以进行快速输入，选中要输入这些复杂序号的单元格，然后选择“开始”选项卡，单击“单元格”选项组中的“格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”选项，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，然后在“分类”列表框中选择“自定义”选项，输入“"9080201"00”后单击“确定”按钮，如图 所示。以后只要在选中的单元格中输入序号 1、2、3…，其就会自动变成已设置的复杂学号。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 ⑦日期与时间的输入。日期与时间在本质上是数值，所以默认状态下，日期和时间数据在单元格中右对齐。 输入日期的格式为“年/月/日”或“月/日”，如 2016/3/31。 若按“Ctrl+；”组合键，则输入当前系统日期。日期的格式可以进行设置，选择“开始”选项卡，单击“单元格”选项组中的“格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”选项，弹出图 4-16 所示的对话框，进行设置即可。 输入时间的格式为“时:分”，如 7:50。时间属于一个纯小数数据，将时间除以 24，就是该时间所对应的纯小数。如中午 12:00，对应的数值是 0.5，18:00 对应的数值是 0.75。如果要表示 15 分钟，可以用“00:15”表示，也可以用 1/24/4 表示。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 若按“Ctrl+Shift+；”组合键，则输入当前系统时间。时间的格式同样也可以进行设置，选择“开始”选项卡，单击“单元格”选项组中的“格式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“设置单元格格式”选项，弹出图所示的“设置单元格格式”对话框，进行设置即可。 如果要在同一单元格中同时输入日期和时间，应用空格分隔，如“2012/11/2220:00”或“20:002012/11/22”。 （3）逻辑值的输入 逻辑值有两种，即 True（真）和 False（假）。一般当两个单元格中的数据进行比较运算后，Excel 2016 会进行判断，自动将产生的结果直接显示，并在单元格中居中对齐。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 （4）数据输入的技巧 前面已经介绍了各种类型数据的输入方法。除此以外，Excel 2016 还提供了以下 8 种快速输入数据的方法。 ① 连续区域内的输入技巧 如果用户习惯使用按键控制单元格位置，首先选中要输入数据的区域，按“Tab”键会使当前单元格沿行水平右移 1 列，按“Shift+Tab”组合键沿行水平左移 1 列，按“Enter”键会使当前单元格沿列下移 1 行，按“Shift+Enter”组合键则沿列上移 1 行。 ②相同数据一次性输入技巧 选择所要输入的相同内容的单元格（选定的单元格可以是连续的区域，也可以是不连续的区域）。在当前活动单元格中输入数据，再按“Ctrl+Enter”组合键，则刚才所选的单元格内都将被填充同样的数据；如果选定的单元格中已经有数据，则已有数据将被覆盖。 ③手动换行的技巧 有时单元格内输入的信息量较大，会占用较大的列宽。如果表格中规定了列的宽度，为了显示完输入的信息，只能按“Alt+Enter”组合键手动换行，将一行文本变成两行、三行甚至多行显示。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 ④在同一数据列中快速选择输入 如果在同一列中输入的信息相同，可以使用“复制”命令，也可以按“Alt+↓”组合键进行快速输入。 ⑤使用填充柄填写数据 在已选定的单元格的右下角会出现一个小黑方块，称为“填充柄”。当鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针的形状会变为十字形，此时拖动“填充柄”即可实现快速填写数据。 ⑥输入相同的数据 选定某一单元格，将鼠标指针移到该单元格右下角的填充柄上，向下拖动填充柄，则可以将该单元格中的数据复制到下面的单元格中。 ⑦ 输入等差或等比数列。 操作步骤如下。 在上下相邻的两个单元格中输入数列的第一、二项数据值。 选定上步中的两个单元格，将鼠标指针移到第二个单元格右下角出现的填充柄上，右击，在弹出的快捷菜单中选择“等差序列”或“等比序列”命令，向下拖动填充柄即可出现相应的数列数值。 ⑧输入序列数据 用户在输入数据制作表格时，经常会遇到输入有规律的数据的情况。例如星期一、星期二、星期三等。Excel 2016 中自带了一些序列数据，用户也可以添加序列数据。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 步骤 1 创建工作簿、重命名工作表。 （1）启动 Excel 2016，以“员工基本信息表”为名将新建的工作簿保存。 （2）双击 Sheet1 工作表标签，标签将反白显示，输入“员工基本信息表”，重命名工作表。 步骤 2 数据的输入。 （1）输入表格标题字段。在 A1:H1 单元格区域中分别输入表格各字段的标题内容，并修改标题内容格式为“12 磅、楷体、加粗”。 （2）输入工号。工号由 9 位数字组成，并存在一定的规律，此处可以使用填充的方式来完成。 ①在 A2 单元格中输入工号“200901001”。 ②将鼠标指针移至该单元格右下角，鼠标指针变成黑十字的填充柄。 ③按住键盘的“Ctrl”键，鼠标指针变成一个黑十字形状，按住鼠标左键不放向下拖动即可。 （3）输入姓名、籍贯。 2.操作步骤 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 （4）输入部门号。部门号是以 0 开头的数字，需要将这里的数字转换成字符型数据。 方法一：输入英文状态下的单引号，再输入部门号。 方法二：选中要输入部门号的 D2:D10 单元格区域，右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的对话框中选择“文本”类型，再输入部门号。 （5）输入身份证号。身份证号码由 18 位数字组成，根据“常规”数字格式可知，直接输入身份证号码会显示成科学记数法格式，需要将数字转换成字符型数据，方法同部门号的输入。 （6）输入出生年月。出生年月为日期型格式数据，为了输入的简便，可以先将单元格数字类型设置为“日期”，然后在单元格中直接输入数字，并用“/”或“-”隔开，如“87/10/8”或“87-10-8”。 （7）货币符号的输入。选择 H2:H10 单元格区域。选择“开始”→“单元格”→“格式”命令，在“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，将数据类型设置为“货币”，将“小数位数”设置为“0”，再选择货币符号为人民币符号“￥”。单击“确定”按钮后输入工资。 （8）设置除标题字段外的内容格式为“仿宋、12 磅、橙色”。 2.操作步骤 任务二 制作员工基本信息表 一、单元格中数据的输入及技巧 步骤 3 行高和列宽的设置。 （1）选择第 1 行，右击，从弹出的快捷菜单中选择“行高”命令。在弹出的对话框中输入参数“30”，单击“确定”按钮。 （2）选择第 2 至 10 行，设置行高为“25”。 （3）选择 A 至 H 列，选择“开始”→“单元格”→“格式”→“自动调整列宽”命令，调整列宽。 2.操作步骤 任务二 制作员工基本信息表 二、 数据验证 Excel 2016 提供了数据验证功能来保证输入数据的正确性。如果用户输入的数据出现了错误，Excel 2016 将会自动判断检验，并及时地显示告警信息以提示用户更正数据。 对输入内容的单元格进行数据验证，输入“姓名”单元格的有效性条件为“文本长度”介于 2～4 位，输入“性别”单元格的有效性条件为“男”或“女”。具体操作步骤如下。 （1）选定需进行数据验证的单元格区域。 （2）选择“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中的“数据验证”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“数据验证”选项，弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中进行相关设置。设置“姓名”单元格、设置“允许”为“文本长度”，“数据”为“介于”，“最小值”为“2”，“最大值”为“4”。设置“性别”单元格、设置“允许”为“序列”，“来源”为“男,女”。注意序列“男,女”之间应用英文的逗号。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 二、 数据验证 （3）选择“输入信息”选项卡，进行相关设置，如图1所示。勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在设置了数据有效性检验的单元格中输入数据时，系统会显示输入信息，提醒用户输入数据的范围。 （4）选择“出错警告”选项卡，相关设置如图2所示。如果输入出现错误，系统会显示相关的信息。在“样式”下拉列表中有停止 、警告 、信息 3 个选项。 （5）选择“输入法模式”选项卡，相关设置如图3所示，对所选单元格区域进行输入法的控制。控制模式有 3 种，分别为“随意”“打开”“关闭（英文模式）”，任选一种即可。 （6）单击“确定”按钮。 1.基础知识 任务二 制作员工基本信息表 二、 数据验证 2．操作步骤 “性别”列的数据验证，“性别”列中的内容只能为“男”或者“女”。 （1）选择 C2:C10 单元格区域。 （2）选择“数据”→“数据工具”→“数据验证”命令，设置单元格“允许”为“序列”，“来源”为“男,女”。注意序列“男,女”之间应用英文的逗号。单击“确定”按钮。 （3）选择对应的内容。 1.基础知识 $$