2.6数据管理（课件）-《信息技术》同步教学（大连理工大学出版社）

项目2 WPS Office 2019表格处理 工作情境 电子表格处理是信息化办公的重要组成部分，在数据分析和处理中发挥着重要的作用，广泛应用于财务、管理、统计、金融等领域。WPS Office 2019 表格是一款优秀的电子表格制作软件，不仅能满足日常办公的需要，还可以通过函数实现专业的数据处理。它支持超过900多个函数计算，具有条件表达式、排序、自动填充、多条件筛选、统计图表等丰富的功能。WPS表格的Docer（稻壳儿）表格模板提供了大量常用的工作表模板，可以帮助用户快速地创建各类工作表格，高效地实现多种数据计算功能。WPS表格能够输出PDF格式文档，或另存为其他格式文档，并兼容Microsoft Office Excel文件格式，方便文件的交流和共享。 项目2工作任务 数据的输入、工作表和工作簿的基本操作 公式和函数的使用 数据统计和管理 图表的创建和应用 数据透视表和数据透视图 页面设置与打印输出 4 5 6 1 3 2 项目2知识目标 理解WPS表格的数据、单元格、工作表和工作簿的概念和格式 理解WPS表格的单元格引用、公式和函数 理解图表 理解数据透视表和数据透视图 4 5 6 1 3 2 项目2技能目标 了解电子表格的应用场景 熟练掌握WPS表格的数据输入、工作表和工作簿的基本操作 熟练掌握单元格格式编辑，数据排序、筛选及分类汇总等操作 熟练掌握公式和常用函数的使用 了解常见的图表类型，掌握图表的建立与编辑 掌握数据透视表的创建与更新操作，能利用数据透视表创建数据透视图 掌握WPS表格的页面设置、打印及PDF输出 4 5 6 1 3 2 项目2重点和难点 重点 难点 不同类型数据的输入方法 单元格的引用、公式和函数的应用 数据的统计和分析 图表的应用 数据透视表和透视图的应用 项目2任务安排 任务2 掌握工作簿的基本操作 任务1 认识WPS Office 2019表格 任务3 掌握单元格的基本操作 任务4 管理工作表 任务5 使用公式和函数 任务7 制作图表 任务8 制作数据透视表和数据透视图 任务9 页面布局和打印输出 任务6 数据管理 任务2-6 数据管理 数据准备： WPS表格中，数据管理主要包括以下排序、筛选、分类汇总、数据合并等操作。这些操作都基于一个或多个标准的二维工作表，它具有数据库中表的特征： （1）第一行是字段名，其余行是表中的数据，除第一行外，每行表示一条记录。 （2）每一列是一个字段，第一行的各列标题就是字段名，每列除第一行标题外的数据都具有相同的性质。 （3）在标准表中，不存在全空行或全空列，不存在有跨行或跨列的合并。 任务2-6 数据管理 数据排序 子任务2-6-1 任务2-6 数据管理 子任务2-6-1 数据排序 排序是根据数据清单中的一列或多列数据的大小重新排列记录的顺序。这里的一列或多列称为排序的关键字段。排序分为升序（递增）和降序（递减）。 1．一般排序规则 （1）数值：数值的升序排列是按其值从小到大排序。 （2）文本：一般字符的升序排列是按照数字、空格、标点符号、字母的顺序排序。汉字可以按照其拼音的字母顺序排列，也可以按照笔画多少排列，可以在排序时指定。 （3）逻辑值：逻辑值升序排列时，假（FALSE）排在前，真（TRUE）排在后。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-1 数据排序 2．排序的方法 （1）简单排序 如果只将表中的一列作为排序关键字段进行排序，可以使用系统提供的“升序”/“降序”命令进行快速排序。 ① 选定工作表中作为排序依据的列（此列即为关键字段）中任意一个单元格。例如，在表中选择C1单元格，即按照“名称”排列。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-1 数据排序 2．排序的方法 ② 单击“开始”选项卡功能区中“排序”命令的下三角箭头，从展开的菜单中选择“升序”或“降序”选项，即完成以“名称”为关键字的“升序”或“降序”排列。排序的调整是以行为单位的，也就是说重新排列次序时是整行移动的。在此例中按“名称”升序排序的结果如右图所示。 操作演示 任务2-6 数据管理 子任务2-6-1 数据排序 2．排序的方法 （2）自定义排序 简单排序只能以一个关键字进行排序，有时不能满足数据处理要求。例如：在上例中，表已按“名称”升序排列，但如果再要求“名称”相同的按“总价”降序排列，就需要用到自定义排序了。自定义排序可以指定一个或多个排序关键字，每个排序关键字都可以设定升序或降序，因此自定义排序非常灵活，可以满足复杂的排序需求。 自定义排序的操作步骤是： ① 在“排序”命令列表中选择“自定义排序”选项，弹出如图所示的“排序”对话框。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-1 数据排序 2．排序的方法 （2）自定义排序 ② 对话框中默认已有“主要关键字”，如果有多个排序关键字，则单击“添加条件”按钮，添加“次要关键字”，在“列”关键字下拉列表框中选定排序的列名，在“排序依据”下拉列表中选定排序的对象，在“次序”下拉列表中选定“升序”或“降序”。如果表中包含列标题，则须选中“数据包含标题”复选按钮。例如：在本例中，设定“主要关键字”为“名称”，作“升序”排列，设定“次要关键字”为“总价”，作“降序”排列。 ③ 设置完成后，单击“确定”按钮。 排序效果如图所示。 操作演示 任务2-6 数据管理 数据筛选 子任务2-6-2 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 筛选是查看指定数据的快捷方法，与排序不同的是，筛选不重排数据。它是按照用户的查看要求，将不用查看的行暂时隐藏起来，只显示满足条件的行的内容。WPS表格提供了“筛选”和“高级筛选”的功能。 1.筛选 由用户针对一列或多列的值给出显示条件，系统会根据条件从表中筛选出符合要求的行显示出来，其他记录被暂时隐藏起来。 本例中，要筛选出所有的“笔芯”和“铅笔”，操作如下： ① 单击工作表中的任意一个单元格。 ② 单击“开始”选项卡功能区中的“筛选”命令下方的三角箭头，显示下拉列表，选择“筛选”选项。这时工作表的标题行每个列标题的右侧会出现下拉按钮“ ”。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 ③ 单击“名称”列右侧的下拉按钮，弹出下拉列表对话框如图所示。从中选择需要显示的名称为“笔芯”和“铅笔”。这里可以根据需要选择一个或多个查看对象。 ④ 单击“确定”按钮，筛选结果如下图所示。经筛选的列标题右侧的下拉按钮变为“ ”，还可以在其他列上添加筛选条件进行多条件筛选。 要取消或添加筛选项，可以再次打开筛选对话框，进行调整；如果要取消整个工作表的筛选，可以在列表中再次单击“筛选”项即可。 操作演示 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 2. 自定义筛选 在“筛选”对话框中，根据列数据格式的不同，这个对话框也有些不同，列为文本数据类型的在对话框中会有“文本筛选”；列为日期类型的在对话框中会有“日期筛选”；列为数值、货币等类型的会出现“数字筛选”。单击这些筛选命令都会弹出下拉列表，下拉列表的最下面都有一个“自定义筛选”。 操作演示 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 2. 自定义筛选 本例中，我们要从表中筛选出购置“总价”在100元以上的办公用品清单，主要操作步骤如下： ① 工作表进入筛选状态。 ② 单击“总价”右侧的下拉按钮，在弹出的对话框中单击“数字筛选”命令，在下拉列表里选择“自定义筛选”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框。 ③ 在对话框中“总价”栏设置“大于”“100”，单击“确定”按钮。使用对话框中的“与”“或”可以设置更为复杂的条件，“与”表示上下两个条件必须同时满足才能显示，“或”表示上下两个条件只需满足之一就能显示。 操作演示 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 3. 高级筛选 筛选和自定义筛选可以解决一般的筛选需要，但对于更为复杂的筛选问题，就难以解决。WPS表格提供的“高级筛选”功能可以读取事先录入的筛选条件，依据筛选条件对指定工作表执行筛选操作，筛选的结果不仅可以在原表中显示，还可以把符合条件的数据输出到其他指定位置。 本例中，要筛选出“总价>50”的“中性笔”以及所有的“铅笔”，其操作步骤如下： ① 在当前工作表中，找个位置录入筛选条件。如图所示，它表示从“名称”列筛选出“中性笔”和“铅笔”两种物品，其中“中性笔”只显示“总价>50”的记录。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-2 数据筛选 3. 高级筛选 ② 单击“开始”选项卡功能区中的“筛选”命令下方的三角箭头，选择“高级筛选”选项，弹出“高级筛选”对话框。如右图所示。 ③ 在“列表区域”文本框中输入工作表区域地址“$A$1:$G$20”；在“条件区域”文本框中输入条件区域地址“$I$1:$J$3”；选择“将筛选结果复制到其它位置”，在“复制到”文本框中输入准备显示筛选结果的区域左上角单元格地址“$L$1”，单击“确定”按钮。这里的地址可以手工输入，也可以单击各文本框右侧的“ ”按钮从表中选取地址。 操作演示 任务2-6 数据管理 数据合并 子任务2-6-3 任务2-6 数据管理 子任务2-6-3 数据合并 在工作中，经常有统一下发表格模板，让员工填写个人相关信息后回收统计的情况。如果要对这些回收上来的大量表格进行逐一汇总，显然工作量巨大。 针对这些模板统一的表格进行汇总，WPS表格提供一个“数据合并”的功能，能够快速对多个数据区域中的数据进行合并计算、统计等工作。这里说的多个数据区域包括同一工作表中、同一工作簿中的不同工作表中或不同工作簿的数据区域。 数据合并是通过建立合并表格的方式进行的，合并后的表格可以放在数据区域所在的工作表中，也可以放在其他工作表中。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-3 数据合并 例如，下图分别是两位教师填报的考核表，它们的结构是相同的，现在需要对这两张表进行汇总统计，形成考核汇总表。操作如下： ① 在本工作簿中建立“教师工作量考核汇总表”，结构与教师工作量考核表相同。也可以直接复制教师表，删除里面的数据后改名即可。选定C2:D4区域。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-3 数据合并 ② 单击“数据”选项卡功能区的“合并计算”按钮，弹出“合并计算”对话框。 ③ 单击“引用位置”框右侧的“ ”按钮，选择“教师工作量考核（李亮亮）”工作表中的C2:D4区域，单击“ ”按钮后再单击“添加”按钮，该“引用位置”的内容会添加到下面的“所有引用位置”区域中；重复以上操作步骤，将“教师工作量考核（张审）”工作表中的C2:D4区域，也添加进来。 ④ 单击“确定”按钮，合并计算结果如右图所示。 操作演示 任务2-6 数据管理 分类汇总 子任务2-6-4 任务2-6 数据管理 子任务2-6-4 分类汇总 在实际工作中，有时需要对工作表中的记录（行）按某个字段（列）进行分类，然后对每一类别进行数据汇总，这种操作可以利用WPS表格的“分类汇总”功能快速完成。 例如，在办公用品采购表中，如果需要按物品名称进行分类，然后统计每个物品的采购数量和总价，就可以用到分类汇总的功能。具体操作如下： ① 将需要进行分类汇总的工作表按分类字段进行排序。如在办公用品采购表中，先将“名称”作为主要关键字进行排序。 ② 单击“数据”选项卡功能区中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。 任务2-6 数据管理 子任务2-6-4 分类汇总 ③ 在上一页图中，选择分类字段为“名称”，汇总方式是“求和”，选定汇总项为“数量”和“总价”，单击“确定”按钮。结果如右图所示。 在结果中，出现“ ”分级按钮组，分别显示3个级别的汇总结果。单击“1”按钮，只显示全部数据的汇总结果（即总计结果）；单击“2”按钮，只显示每组数据的汇总结果，即小计结果；单击“3”按钮，显示全部数据。 单击左侧组合树中的“－”号隐藏该分类的数据，只显示该分类的汇总信息，单击“＋”号表示将隐藏的数据显示出来。 操作演示 要删除分类汇总，打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可。 $$