4.1创建学生基本信息表（课件）-《信息技术》同步教学（大连理工大学出版社）

项目4 Excel2019电子表格应用 1 目录 创建学生基本信息表 任务1 制作学生社团成员统计表 任务2 制作学生成绩表 任务3 统计分析结果展示 任务4 2 任务1 创建学生基本信息表 3 任务目标 4 ●掌握Excel2019工作表的基本操作。 ●掌握电子表格中数据的输入方法。 ●熟练掌握单元格的基本操作及格式的设置方法。 ●熟练掌握单元格样式和套用表格样式的方法。 ●掌握条件格式的用法。 4 任务描述 5 入学以后，为了使班级学生的管理工作更加方便，辅导员老师要求每个班级建立自己的学生基本信息表，并给出了所需要的格式要求，这个任务就交给了初学Excel的你请你根据要求完成班级数据的录入并进行简单的排版。 5 知识要点 6 1．熟悉Excel2019的工作界面。Excel2007版本开始取消了旧版本的菜单操作方式，并以功能区取而代之，Excel2019版使这种功能区的设计更加完善，用户操作起来所见即所得，更加方便。 2．熟悉单元格、活动单元格、行、列、工作表、工作簿等概念。 3．数据的录入与编辑。选定单元格的方法，单元格中的数据类型，在单元格中填充、移动、复制、修改、删除数据。 4．添加（删除）单元格、行或列。在Excel中添加（删除）单元格、行或列，会造成单元格、行或列的位置发生变化。 5．单元格格式。在Excel中对于相同数据类型的数据，在不同的应用场合，会有不同的表现形式，如数字“0.5”也可表现为分数的“1/2”。 6．单元格对齐方式。单元格的对齐方式是指单元格中的文本和数据的内容相对单元格上、下、左、右的位置。在Excel中不同的数据类型拥有不同的默认对齐方式，也可以根据需要调整单元格的对齐方式。 7．单元格字体格式。为了使工作表美观、鲜明、重点突出，需要对不同的单元格设置不同的字体。字体设置主要包括字体选用、字号大小、颜色、加粗、斜体、特殊效果等。 8．单元格边框和底纹。单元格或者单元格区域的背景和边框的设置。 9．单元格样式。单元格的样式就是事先设计好并命名保存的一组设置，包括单元格字体、对齐方式及边框底纹等方面。Excel2019将样式直接提供给用户进行套用，方便表格的排版美化。单元格样式也可以进行自定义调整。 10．套用表格格式。Excel2019中提供了60种表格样式给用户的工作表套用选择，节约整张工作表排版时间。用户在套用过程中可以根据需要进行局部调整。 11．设置条件格式。条件格式功能是为了根据用户所提供的特殊条件来快速改变工作表中符合条件的单元格数据的格式以突出显示这部分数据。 6 任务实施 7 步骤一：初识Excel2019 步骤二：认识工作簿、工作表、单元格 步骤三：创建工作表文档 步骤四：在工作表中输入数据 步骤五：编辑单元格 步骤六：格式化表格 7 步骤一：初识Excel2019 8 Excel2019与Word2019同是Office2019的组件，因此二者在许多方面都是相似的，比如软件的启动与退出，软件工作窗口的组成等。有鉴于此，下面将重点对Excel的功能、用途和工作窗口中的特殊组成部分，以及Excel特有的基本概念进行介绍。 1．Excel的功能 2．Excel的用途 3．Excel2019的工作窗口 利用“开始”菜单启动Excel2019后，便可打开其工作窗口，如图4-1所示。与Word2019的工作窗口相比，该窗口同样包括快速访问工具栏、标题栏和“文件”选项卡、功能区、状态栏、文档视图工具栏和显示比例控制栏等，这里重点介绍Excel2019特有的编辑栏和编辑区。 8 步骤一：初识Excel2019 9 （1）编辑栏 编辑栏由名称栏、“取消”按钮、“输入”按钮、“插入函数”按钮 和数据编辑区组成，如图4-2所示，主要用于显示和编辑当前活动单元格中的数据或公式。 9 步骤一：初识Excel2019 10 （2）编辑区 编辑区是Excel最重要的区域之一。构成整个编辑区的主要元素包括：工作表列标（以下简称列标）、工作表行号（以下简称行号）、“全选”按钮、单元格、水平滚动条、垂直滚动条、工作表标签按钮。 列标和行号：确定当前单元格的位置，如A1单元格即表示该单元格位于第A列第1行，B3单元格则表示该单元格位于第B列第3行。 “全选”按钮：单击该按钮可选择当前工作表中的所有单元格。 单元格：组成工作表的最小单位，外观显示为小方格，可储存各种数据和公式。 水平/垂直滚动条：查看工作区中未显示的内容。 工作表标签：显示和管理工作表的对象，单击可切换到对应的工作表。 标签按钮：切换工作表。工作表太多时使用，可以换到目标工作表。 10 步骤二：认识工作簿、工作表、单元格 11 工作簿、工作表和单元格是Excel特有的概念，更深入地理解它们，有利于更好地使用Excel制作电子表格。 工作簿：即Excel文件（扩展名为.xlsx），类似于Word文档的概念，其中可以包含多张工作表。启动Excel2019时会自动新建一个名为“工作簿1”的工作簿，其中默认有1张工作表Sheet1，总体来说，工作薄就是存储所有表格数据的文件载体，但是最多只能放255张工作表。 工作表：由若干单元格组成，每个工作表对应一个标签，可在工作簿中实现对工作表的切换。工作表名称可以修改，工作表也可以添加、删除、移动和复制等。工作表是数据存储的主要场所，一个工作表可以由1048576行（220行）和16384列（214列）构成。当需要进行工作表切换的时候，只需要用鼠标单击相应的工作表标签名称即可。 单元格：保存数据的基本单位，每个单元格都有一个地址，由行号和列标组成，列标在前，行号在后，前面已有介绍。因此可以说，多个单元格组成一张工作表，多张工作表（也可以是一张工作表）存储在工作簿中，三者是包含与被包含的关系。 11 步骤三：创建工作表文档 12 1．打开工作簿 要查看或编辑保存在计算机中的工作簿，首先要打开该工作簿，其具体操作如下。 （1）启动Excel2019程序，选择【文件】/【打开】命令，或按【Ctrl+O】组合键，打开“打开”窗口，其中显示了最近编辑过的工作簿和打开过的文件夹。若是打开最近使用过的工作簿，只需选择“最近”列表框中的相应文件即可；若是想打开计算机中保存的工作簿，则需选择“浏览”选项。 （2）这里选择“浏览”选项，在打开的“打开”对话框中选择“.xlsx”工作簿，单击按钮即可打开选择的工作簿，如图4-3所示。 12 步骤三：创建工作表文档 13 2．插入与删除工作表 在Excel中当工作表的数量不够使用时，可通过插入工作表来增加工作表的数量，若插入了多余的工作表，则可将其删除，以节省系统资源。 （1）插入工作表 在默认情况下，Excel2019工作簿提供了1张工作表，用户可以根据需要插入多张工作表。下面介绍如何在工作簿中通过“插入”对话框插入空白工作表。 （2）删除工作表 当工作簿中存在多余的工作表或不需要的工作表时，可以将其删除。下面将删除“产品价格表.xlsx”工作簿中的“Sheet2”“Sheet3”和“Sheet4”工作表。 13 步骤三：创建工作表文档 14 3．移动与复制工作表 在Excel中工作表的位置并不是固定不变的，为了避免重复制作相同的工作表，用户可根据需要移动或复制工作表，即在原表格的基础上改变表格位置或快速添加多个相同的表格。下面将在工作簿中移动并复制工作表。 4．重命名工作表 工作表的名称被默认为“Sheet1”“Sheet2”为了便于查询，可重命名工作表。下面介绍在“产品价格表.xlsx”工作簿中重命名工作表的方法。 14 步骤三：创建工作表文档 15 创建“学生基本信息表”工作簿 ★打开Excel2019，按Ctrl+N组合键新建一个空白工作簿。 ★保存该工作簿到“excel\任务一”中并命名为“学生基本信息表.xlsx”。 ★修改工作表名称。双击“Sheet1”，待出现选中状态录入工作表新名称为“19艺术”。 ★修改工作表标签颜色。选中工作表标签“19艺术”，右击鼠标，选择“工作表标签颜色”命令，在弹出的“主题颜色”列表中选择“深红”。 ★移动复制工作表。打开“excel\任务一”中的“实例数据.xlsx”，执行“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”命令列表中的“移动或复制工作表”命令，打开对话框“移动或复制工作表”，在“将选定工作表移至工作簿”列表中选择工作簿“学生基本信息表.xlsx”，并勾选“建立副本”复选框。 ★删除工作表。在“实例数据.xlsx”工作簿中，右击工作表标签“Sheet2”，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。 ★保存并关闭“实例数据.xlsx”。 ★插入新工作表。在“学生基本信息表.xlsx”中，出现新工作表“Sheet1”，将该工作表名称修改为你自己的班级。 ★按Ctrl+S组合键，保存“学生基本信息表.xlsx”工作簿。 15 步骤三：创建工作表文档 16 5．拆分工作表 在Excel2019中，用户可以使用拆分工作表的方法将工作表拆分为多个窗格，在每个窗格中都可进行单独的操作，这样有利于在数据量比较大的工作表中查看数据的前后对照关系。要拆分工作表，首先应选中作为拆分中心的单元格，然后执行拆分命令即可。下面介绍在工作簿的“BS系列”工作表中以C4单元格为中心拆分工作表。 16 步骤三：创建工作表文档 17 6．冻结窗格 在数据量比较大的工作表中，为了方便查看表头与数据的对应关系，用户可通过冻结工作表窗格随意查看工作表的其他部分内容而不移动表头所在的行或列。下面介绍如何在工作簿的“M系列”工作表中以B3单元格为冻结中心冻结窗格。 17 步骤三：创建工作表文档 18 7．设置工作表标签颜色 在默认状态下，工作表标签的颜色呈灰底黑字或白底绿字显示，为了让工作表标签更美观醒目，用户可设置工作表标签的颜色。下面在工作簿中分别设置工作表标签颜色。 18 步骤三：创建工作表文档 19 8．保护表格数据 在Excel表格中，用户可能会存放一些重要的数据，因此，利用Excel提供的保护单元格、保护工作表和保护工作簿等功能对表格数据进行保护，能够有效避免他人查看或恶意更改表格数据。 （1）保护单元格 19 步骤三：创建工作表文档 20 （2）保护工作表 设置保护工作表功能后，其他用户只能查看该表格的表格数据，不能修改工作表中的数据，这样可避免他人恶意更改表格数据。下面介绍如何在工作簿中设置工作表的保护功能。 20 步骤三：创建工作表文档 21 （3）保护工作簿 若不希望工作簿中的重要数据被他人查看或使用，可使用工作簿的保护功能保证工作簿的结构和窗口不被他人修改。下面介绍如何在“产品价格表xlsx”工作簿中设置工作簿的保护功能。 21 步骤三：创建工作表文档 22 9．隐藏和恢复工作表 当工作簿中的工作表数量较多时，有些工作表暂时不用，为了避免对重要的数据和机密数据的误操作，可以将这些工作表隐藏起来，这样不但可以减少屏幕上显示的工作表，还便于对其他工作表的操作，如果想对隐藏的工作表进行编辑，还可以恢复显示隐藏的工作表。 22 步骤三：创建工作表文档 23 工作表的拆分冻结和保护 ★在工作簿“学生基本信息表.xlsx”中选择工作表“19艺术1”。 ★拆分工作表。如图4-5所示，选定D2单元格，单击“视图”选项卡下“窗口”组中的“拆分”命令，将拆分条固定在标题行下方姓名列右方。 ★冻结工作表。执行“视图”选项卡“窗口”组“冻结窗格”命令列表中的“冻结拆分窗格”命令，将工作表冻结。 ★保护工作表。如图4-10所示，单击“审阅”选项卡的“更改”组中的“保护工作表”命令，为工作表设置密码，使无密码者无权修改该工作表。 23 步骤四：在工作表中输入数据 24 在Excel中输入和编辑数据非常简单且灵活，有多种方法可供使用。下面详细介绍数据的输入、填充、编辑、移动、复制和删除等操作。 1．输入数据 输入数据时，只需选择单元格或双击单元格，然后输入需要的数据，按【Enter】键确认即可。也可在选择单元格后，单击编辑框定位插入光标，然后输入数据并按【Enter】键。 24 步骤四：在工作表中输入数据 25 2．填充数据 如果输入的数据具有变换规律时，可利用Excel提供的快速填充数据功能快速输人多个数据，从而提高工作效率。填充数据的方法也有多种，包括拖曳填充柄填充、利用对话框填充、自定义填充等。 25 步骤四：在工作表中输入数据 26 3．检查数据验证 设置数据验证可以控制数据的输入内容，如指定某个单元格中只能输入小于10的整数等，这样可以有效防止手动输入时产生的错误。 26 步骤四：在工作表中输入数据 27 在工作表中录入数据 ★在工作簿 “学生基本信息表.xlsx”中选择新建的自己班级命名的工作表。 ★在第1行仿照工作表“19艺术1”的结构输入标题行。 ★插入列。右键单击A列，选择“插入”命令，在学号列前面插入新列。并输入新列的标题“班级”。 ★按照班级人数进行“班级”列的填充。比如“19旅游”班有30人，则选中“A2：A31”区域，输入“19旅游”，按Ctrl+Enter组合键完成填充。 ★进行“学号”列的填充。在B2列中输入“Z1917101”，选中该单元格，鼠标停留在其右下角，待鼠标变成“黑色十字”形状时向下拖拽至B31单元格。完成学号的生成。 ★根据实际情况完成其他信息的录入。 ★设置数据验证。选中“联系电话”这一列的长度等于11位。 ★按Ctrl+S组合键保存“学生基本信息表.xlsx”工作簿。 27 步骤五：编辑单元格 28 1．选择单元格 在执行Excel命令之前，要先选定对其操作的单元格（区域）。被选定的单元格（区域）称为活动单元格（区域）或当前单元格（区域），其四周用黑色粗边框进行标明。各对象选定方法如下表4-1所示： 选定区域 操作方法 一个单元格 单击某个单元格 整行（列） 单击工作表相应的行号（列标） 整张工作表 单击全选按钮 （工作表左上角行列交叉处按钮） 相邻行（列） 鼠标拖过相邻的行号（列标） 不相邻行（列） 选定第一行（列）后，按住Ctrl键，再选择其他行（列） 相邻单元格区域 单击区域左上角单元格，拖至右下角（或按住Shift键后单击右下角单元格） 不相邻单元格区域 选定一个区域后，按住Ctrl键，再选择其他区域 28 步骤五：编辑单元格 29 2．单元格数据的移动与复制 （1）使用鼠标拖动进行单元格数据的移动与复制。 （2）使用菜单或组合键方式进行单元格数据的移动与复制。 3．选择性粘贴的使用 一个单元格含有多种特性，如内容、格式、公式等，有时只需复制单元格的部分特性，这时就可通过选择性粘贴来实现。 4．插入和删除单元格 在处理工作表时，在已存在工作表的中间位置常常需要插入单元格或删除已经不需要的单元格。 （1）插入单元格 （2）删除单元格 （3）插入、删除行或列 29 步骤五：编辑单元格 30 5．合并与取消合并单元格 在表格制作过程中，有时候为了表格整体布局的考虑，需要将多个单元格合并为一个单元格或者需要把一个合并后的单元格取消合并。 30 步骤五：编辑单元格 31 6．调整单元格的行高和列宽 在实际应用中，有时用户输入的数据内容超出单元格的显示范围，这时用户需要调整单元格的行高或者列宽以容纳其内容。 （1）使用鼠标调整行高和列宽。 （2）自动调整行高和列宽。 （3）使用对话框精确设置行高或列宽。 31 步骤五：编辑单元格 32 单元格编辑 ★在工作簿“学生基本信息表.xlsx”中选择工作表“19艺术1”。 ★取消保护工作表。在“审阅”选项卡单击“撤销保护工作表”命令，在弹出的对话框中输入原来设置的撤销密码。 ★插入标题行。单击第一行内任意单元格，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择级“插入”命令，在弹出的对话框中选择“整行”。 ★合并单元格。选择“A1:J1”区域，单击“开始”选项卡上“对齐方式”组中的“合并后居中”命令。 ★输入标题。在已经合并的区域输入“19艺术1班学生自然信息表”。 ★调整行高。将第一行选中，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”命令列表中的“行高”命令，将“行高”设置为“50”。用同样的方法将第二行行高设置为“25”，将其它行行高设置为“20”。 ★调整列宽。在列标上拖拽选中所有列，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”命令列表中的“列宽”命令，统一将列宽设置为“10”，个别调整“家庭住址”和“联系电话”列，在列标“F”和“G”右边框线上，鼠标变成左右箭头的时候双击，可得到自适应的列宽。 ★按Ctrl+S组合键保存“学生基本信息表.xlsx”工作簿。 32 步骤六：格式化表格 33 1．设置单元格格式 单元格及其中的数据都可以进行格式设置，如设置字体格式、对齐方式、数据格式、单元格边框和填充颜色等。 （1）设置字体格式 选择需设置字体格式的单元格或单元格区域，在【开始】/【字体】组中进行设置即可，如图4-18所示。各参数的作用分别如下。 33 步骤六：格式化表格 34 （2）设置对齐方式 选择需设置对齐方式的单元格或单元格区域，在【开始】/【对齐方式】组中进行设置即可，如图4-19所示。各参数的作用分别如下。 34 步骤六：格式化表格 35 （3）设置数据格式 数据格式是指数据类型，如货币型、日期型和会计专用型等，在Excel中设置数据格式的方法：选择需设置数据格式的单元格或单元格区域，在【开始】/【数字】组中进行设置即可，如图4-20所示。各参数的作用分别如下。 35 步骤六：格式化表格 36 （4）设置边框 单击【开始】/【字体】组的“下框线”按钮，在弹出的下拉列表中可为选择的单元格或单元格区域添加简单边框。但如果想更为自主地设置单元格边框，可单击“字体”组右下角的“展开”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，在其中设置边框样式、颜色、位置后，单击“确定”按钮，如图4-21所示。各参数的作用分别如下。 36 步骤六：格式化表格 37 （5）设置填充颜色 设置单元格填充颜色的方法：在“设置单元格格式”对话框中单击“填充”选项卡，选择颜色后单击“确定”按钮即可。也可直接在“字体”组中单击“填充颜色”按钮，在弹出的下拉列表中选择颜色选项，如图4-22所示。 37 步骤六：格式化表格 38 2．设置条件格式 使用条件格式可以把指定的公式或数值作为条件，并将此格式应用到工作表选定范围中符合条件的单元格，在“开始”选项卡下“样式”组中，单击“条件格式”，在弹出的菜单中进行相应的选择和设置即可完成条件格式的设置。 38 步骤六：格式化表格 39 3．设置套用表格格式 在Excel2019中，可以通过添加边框和底纹的方式美化工作表，但如果套用表格样式就没必要每次都做这么繁琐的工作了。Excel提供了自动格式化功能，用户可以根据预设的格式将制作的单元格格式化。 首先选中要进行格式套用的工作表区域，在“开始”选项卡“样式”组中单击“套用表格格式”按钮，展开表格样式列表，在列表中选择一种表格格式，在弹出的“套用表格格式”对话框中勾选“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮完成格式套用。 39 步骤六：格式化表格 40 格式化学生基本信息表 ★在工作簿“学生基本信息表.xlsx”中选择工作表“19艺术1”。 ★字体字号调整。选中要设置的单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中设置第一行标题设置为“宋体，22号”，第二行标题设置为“黑体，14号”，其余行设置为“宋体，12号”。 ★调整列宽。设置H列“入学成绩”列宽为“6”。 ★加边框。选中区域“A2:J26”，在“开始”选项卡的“字体”组“边框列表”中选中“所有框线”命令，为表格添加边框。 ★套用表格格式。选中区域“A2:J26”，在“开始”选项卡的“样式”组中选择“表样式中等深浅2”。 ★设置条件格式。突出显示入学成绩高于“530”分的学生。单击“H列”，选择“入学成绩”所在列，执行“开始”选项卡的“样式”组中“条件格式”命令，在弹出的命令列表中选择“突出显示单元格规则”下的“大于”，弹出“大于”对话框。在该对话框中“为大于以下值的单元格设置格式”处输入“530”，单击“确定”按钮。 ★按Ctrl+S组合键保存“学生基本信息表.xlsx”工作簿。 40 $$