2.3 创建简单表（讲义）-《Access入门教程》同步教学（清华大学出版）

2.3 创建简单表（讲义） 教学目标：◆ 理解和把握 数据库的设计概念与创建数据库的基本知识，学会表的创建。 教学重点和难点：◆ 了解表的创建及表与表之间的关系 ◆ 熟练运用表设计器等功能。 建立了空的数据库之后，即可向数据库中添加对象，其中最基本的是表。简单表的创建有多种方法，使用向导、设计器、通过输入数据都可以建立表。最简单的方法是使用表向导，它提供了一些模板。 1. 使用向导创建表 表向导提供两类表：商务表和个人表。商务表包括客户、雇员和产品等常见表模板；个人表包括家庭物品清单、食谱、植物和运动日志等表模板。 下面假设建立一个客户表： 如果选中的是第一项，则可修改表的结构： 2. 表设计器 虽然向导提供了一种简单快捷的方法来建立表，但如果向导不能提供用户所需要的字段，则用户还得重新创建。这时，绝大多数用户都是在表设计器中来设计表的。 工具栏上包括如下工具对象： 视图、保存、搜索、主键、索引、插入行、删除行、属性、生成器、数据库窗口、新对象 3. 字段、数据类型、字段属性 ⑴ 字段 字段是通过在表设计器的字段输入区输入字段名和字段数据类型而建立的。表中的记录包含许多字段，分别存储着关于每个记录的不同类型的信息（属性）。 在设计字段名称时，某些字符不允许出现在字段名称中： 句点 . 惊叹号 ! 方括号 [] 左单引号 ‘ 字段名中可以使用大写或小写，或大小写混合的字母。字段名可以修改，但一个表的字段在其它对象中使用了，修改字段将带来一致性的问题。 字段名最长可达64个字符，但是用户应该尽量避免使用过长的字段名。 ⑵ 数据类型 Access 2003 为字段提供了十种数据类型： 数据类型 用途 字符长度 文本 字母和数字 0 ～ 255 个字符 备注 字母和数字 0 ～ 64000个字符 数字 数值 1、2、4或8字节 日期/时间 日期/时间 8字节 货币 数值 8字节 自动编号 自动数字 4字节 是/否 是/否、真/假 1位 OLE对象 链接或嵌入对象 可达1G 超链接 Web地址、邮件地址 可达64000字节 查阅向导 来自其他表或列表的值 通常为4字节 对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，例如电话号码可以使用数字型，也可使用文本型，但只有一种是最合适的。 主要考虑的几个方面如下： ◆ 字段中可以使用什么类型的值。 ◆ 需要用多少存储空间来保存字段的值。 ◆ 是否需要对数据进行计算（主要区分是否用数字，还是文本、备注等）。 ◆ 是否需要建立排序或索引（备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）。 ◆ 是否需要进行排序（数字和文本的排序有区别）。 ◆ 是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）。 ⑶ 字段属性 字段有一些基本属性（如字段名、字段类型、字段宽度及小数点位数），另外对于不同的字段，还会有一些不同的其它属性。 ◆ 字段大小。文本型默认值为50字节，不超过255字节。不同种类存储类型的数字型，大小范围不一样。 ◆ 格式。利用格式属性可在不改变数据存储情况的条件下，改变数据显示与打印的格式。文本和备注型数据的格式最多可由三个区段组成，每个区段包含字段内不同的数据格式之规格。 第一区段描述文本字段的格式。 第二区段描述零长度字符串的格。 第三区段描述Null值字段的格式。 可以用4种格式符号来控制输入数据的格式： @ 输入字符为文本或空格。 & 不需要使用文本字符。 < 输入的所有字母全部小写（放在格式开始）。 > 输入的所有字母全部大写（放在格式开始）。 ◆ 小数位数。小数位数只有数字和货币型数据可以使用。小数位数为0 ～ 15位，视数字或货币型数据的字段大小而定。 ◆ 标题。标题用来在报表和窗体中替代字段名称。要求简短、明确，以便于管理和使用。 ◆ 默认值。默认值是新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可在输入时改变，其作用是为了减少输入时的重复操作。 ◆ 有效性规则。数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制。有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的。 例如： <100 Between#1/1/1970#and#12/31/2003# ◆ 有效性文本。有效性文本用于在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在【有效性文本】框内输入，或光标位于该文本框时按Shift+F2，打开显示比例窗口。 ◆ 掩码。输入掩码为数据的输入提供了一个模板，可确保数据输入表中时具有正确的格式。比如：在密码框中输入的密码不能显示出来，只能以“*”形式显示，那么只需要在【输入掩码】文本框内设置为“*”即可。 输入掩码可以打开一个向导，根据提示输入正确的掩码。 4. 使用设计器创建表的一般步骤 对表设计器、字段、字段属性、字段数据类型有所了解之后，现在再来看用表设计器创建表的一般步骤。 ⑴ 打开空表设计器。 ⑵ 输入【客户编号】字段名，设置为主关键字段（主键）。 ⑶ 设定数据类型为“数字”。 ⑷ 用同样的方法建立【客户名】、【联系人】、【联系电话】等字段并设置字段的属性。 ⑸ 输入说明文字。保存表结构的设计，用另存为，给出表名。 ⑹ 查看表视图，可输入记录数据。 5. 通过输入数据建立表 Access 2003 还提供了一种通过输入数据建立表的方法。如果没有确定表的结构，但是手中有表所要存储的数据，可直接采用此方法建立表。在新建表时，选取【数据表视图】即可进入此方法。默认情况下，该表有10个字段，可增删，可重命名。 学科网（北京）股份有限公司 $$