2.6 使用与编辑数据表（讲义）-《Access入门教程》同步教学（清华大学出版）

2.6 使用与编辑数据表（讲义） 教学目标：◆ 理解和把握 数据库的设计概念与创建数据库的基本知识 教学重点和难点：◆ 培养学生独立完成更改数据表的显示方式的操作。 ◆ 学会熟练操作修改数据表中的数据。 1. 更改数据表的显示方式 ⑴ 改变字体 用户可根据需要来选择不同的字体。选择【格式】|【字体】命令，将单出【字体】对话框。 ⑵ 设置单元格效果 用户可以对数据表的单元格效果进行设置。其操作方法为选择【格式】|【数据表】命令，弹出【设置数据表格式】对话框。 2. 修改数据表中的数据 ⑴ 插入新数据 当向一个空表或者向已有数据的表增加新的数据时，都要使用插入新记录的功能。 ⑵ 修改数据 在数据表视图中，用户可以方便地修改已有的数据记录。注意保存。 ⑶ 替换数据 如果想把数据表中的某个数据替换为另一个数据，可以进行如下操作： 在数据表视图中选中要替换的字段内容，然后选择【编辑】|【替换】命令，弹出【查找和替换】对话框。 ⑷ 复制、移动数据 利用剪贴板功能可以很方便地进行复制、移动数据操作功能。 ⑸ 删除记录 可以利用【编辑】|【删除】进行删除操作，也可有快捷键方式完成该操作。 3. 排列数据 Access 2003 根据主键值自动排序记录。在数据检索和显示期间，用户可以按不同的顺序来排序记录。在数据表视图中，可以对一个或多个字段进行排序。升序的规则是按字母顺序排列文本，从最早到最晚排列日期/时间值，从最低到最高排列数字与货币值。 亦可对子表进行如上操作。 对于多个字段的排序，Access 2003 使用从左到右的优先排序权。 排序后可存放，而产生物理排序后的文件。 4. 查找数据 用户可以在数据表视图中查找指定的数据，其操作是通过【编辑】|【查找】命令来完成的。 5. 筛选数据 筛选数据是只将符合筛选条件的数据记录显示出来，以便用户查看。筛选方法有5种，分别按窗体筛选、按选定内容筛选、输入筛选、高级筛选/排序、内容排除筛选。 ⑴ 按窗体筛选 在数据表视图下，工具栏上有两个按钮： 【按窗体筛选】按钮、 【应用筛选】按钮。 ⑵ 按选定内容筛选 按选定内容筛选是指先选定数据表中的值，然后在数据表中找出包含此值的记录。 先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】命令，单击工具栏上的【按选定内容筛选】按钮。 ⑶ 内容排除筛选 用户有时不需要查看某些记录，或已经查看过记录而不想再将其显示出来，这时就要用排除筛选。方法是： 先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】命令。右击需要的值并从快捷菜单中选择【内容排除筛选】命令。 ⑷ 输入筛选 输入筛选根据指定的值或表达式，查找与筛选条件相符合的记录。其操作过程如下： 在数据表视图中单击要筛选的列的某一单元格，然后右击，弹出快捷菜单。在筛选目标中输入筛选内容。 6. 高级筛选与排序 高级筛选与排序可以应用于一个或多个字段的排序或筛选。高级筛选/排序窗口分为上下两部分，上面是含有表的字段列表，下面是设计网格。 ⑴ 创建筛选 要创建一个高级筛选，首先要把字段添加到用于排序和规定筛选准则的设计网格中。 ⑵ 设置筛选条件 在【条件】行中，可添加要显示记录的条件，它的设置方法与按窗体筛选的设置方法一样。 ⑶ 筛选的使用 用户如果保存了筛选，则该筛选与表一起保存，而不作为独立的对象保存。当用户再次打开该表时，筛选不再起作用。如果用户想在一个表中使用多个筛选或永久保存一个筛选，必须将其作为一个查询保存起来。 ⑷ 筛选的取消和删除 用户还可以取消和删除筛选。单击工具栏上的【取消筛选/排序】按钮。 若要完全删除一个筛选，就要通过【清除网格】、【应用筛选】、【关闭】、【高级筛选/排序】等操作来完成。 学科网（北京）股份有限公司 $$