第7章 Access 2010的使用（课件）-《计算机应用基础》同步教学（电子工业出版社）

本章主要内容  数据库基础。 Access 2010数据库的创建与备份。 Access 2010数据库的打开与关闭。 Access 2010数据表的创建和字段设计。 Access 2010主键的创建与删除。 Access 2010表关系的创建。 Access 2010查询的创建。 Access 2010窗体的创建。 Access 2010报表的创建。 第7章 Access 2010的使用 7.1.1 数据库简介 1．数据库概述 数据库实际上就是一个用于专门存储数据的“仓库”。对数据库进行管理的软件称之为“数据库管理系统”。 数据库技术的主要目的就是有效地存取和管理大量的数据。把大量的数据按照一定的结构存储起来，在数据库管理系统的管理下，实现数据的查询与维护。 数据处理就是对信息进行收集、整理、存储、加工等一系列活动的总和。数据的组织、存储、检查和维护等工作是数据处理的基本环节，这些工作一般称为数据管理。 7.1 数据库基础 2．数据库技术的发展 随着计算机软、硬件技术的发展，数据管理技术也经历了由低级到高级发展的3个阶段，即人工管理阶段、文件管理阶段和数据库管理阶段。 （1）人工管理阶段 (20世纪50年代中期以前) （2）文件管理阶段 (20世纪50年代后期至20世纪60年代中期)（3）数据库管理阶段 (20世纪60年代后期以来) 数据库实质是一个所有存储在计算机内的相关数据所构成的集合，其主要目标是要对所有的数据实行统一、集中、独立的管理。 7.1 数据库基础 3．常见的数据库简介 目前有许多数据库产品，如IBM公司的DB2、甲骨文公司的Oracle、微软公司的SQL Server和Access数据库等。 （1）Oracle Oracle是美国Oracle公司（甲骨文公司）开发的一种关系型数据库管理系统。Oracle作为一个通用的数据库管理系统，不仅具有完整的数据管理功能，还是分布式数据库系统，支持各种分布式功能。 （2）Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server是一种典型的关系型数据库管理系统，可以在许多操作系统上运行，它使用Transact—SQL语言完成数据操作。 7.1 数据库基础 （3）Microsoft Access 作为Microsoft Office组件之一的Microsoft Access，是在Windows操作系统中非常流行的桌面型数据库管理系统。与其他数据库管理系统相比，更加简单易学。 使用Microsoft Access无须编写任何代码，只需通过直观的可视化操作就可以完成大部分数据管理任务。它具有界面友好、易学易用、开发简单等特点。 Access功能比较强大，足以应付一般的数据管理要求，适用于中小企业的数据管理需要。 7.1 数据库基础 7.1.2 数据库系统 数据库系统（DataBase System）由数据库及其管理软件组成，它是由硬件、数据库、数据库管理系统和用户4部分组成的一个整体。 1．数据库 数据库（DataBase，简称DB）是保存在计算机存储设备中相互有联系的数据集合，是数据库系统的核心和管理对象。 2．硬件 运行数据库系统的计算机硬件系统。 7.1 数据库基础 3．数据库管理系统 数据库管理系统（DataBase Management System，简称DBMS）是管理数据库的软件，是数据库系统的核心。数据库管理包括数据的收集、整理、组织、存储、查询、维护及传输等。 4．用户 数据库系统中存在的各种用户，包括管理数据库人员（称为数据库管理员（DBA））、开发应用程序来访问数据库的人员以及使用数据库的人员（终端用户）。 7.1 数据库基础 7.1.3 关系数据库的基本概念 关系型数据库是20世纪70年代提出的一种典型的数据库模型，关系模型容易掌握，使用广泛。 我们目前采用的数据库设计模型主要是关系模型，关系模型也称表格模型，是目前最重要的数据模型，也是目前最流行的数据模型。该模型使用二维表来表示数据之间的关系，数据库中数据被组织成一个二维表的结构，称为关系表。表中的行称为记录，列称为字段，每列的名称称为字段名。 7.1 数据库基础 下面是关系数据库的基本概念和特点。 1．关系的基本概念 关系：一个关系就是一个二维表，其中记录了关系的各种属性，每个关系（表）都有一个名称。 关系模型：在一个二维表中有多个记录，这些记录和记录之间的联系可以看成是一个关系模型。 元组：元组也称为记录。在一个表中，每一行称为一个元组。 属性：在Access数据库中，属性也称为字段，也就是表中每一列的列名. 域：表示每个属性的值的取值范围。 7.1 数据库基础 主关键字：也称为主键，由一个或多个属性组成，用于唯一标志一条记录。 2．关系的特点 关系是一个二维表，通过它可以直接了解数据的构成和数据间的关系。关系具有如下特点。 原子性：一个二维表的属性不可再分。 唯一性：二维表中，属性和元组具有唯一性，就是说一个二维表中不能有两个相同的属性，也不能有两个完全一样的元组。 次序无关性：二维表中的属性和元组与它们所在的位置无关，可以交换位置。 7.1 数据库基础 7.1.4 数据库的设计 对一个数据库来说，合理的设计能保证利用数据库有效、正确、及时地完成各种任务。 数据库设计包括以下步骤。 （1）确定设计数据库的目的。 （2）确定数据库的功能模块。 （3）确定数据库中所含的表. （4）确定各表中包含的字段及字段类型。 （5）确定表与表之间的关系。 （6）测试数据库，以保证数据和功能都能正常使用。 7.1 数据库基础 Access 2010是一种关系型桌面数据库管理系统，作为Office组件之一，具有与Word、Excel等组件风格统一的操作界面，用户很容易掌握其使用方法。 7.2.1 启动数据库 启动Access 2010主要有以下3种方法。 （1）对于Windows XP和Windows 7操作系统，可以选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft office”→Microsoft Office Access 2010菜单命令即可成功启动Access 2010。对于Windows 8操作系统，则可在开始屏幕界面中找到Microsoft Office Access 2010应用程序图标后单击启动。 7.2 Access 2010的基本操作 （2）如果已经在桌面上创建了Access 2010的快捷方式图标，直接双击图标即可成功启动。 （3）双击资源管理器中已存在的Access 2010数据库文件（后缀为.accdb）。 7.2 Access 2010的基本操作 7.2.2 创建数据库 启动Access 2010后，在打开的界面中可以进行数据库的创建操作，步骤如下。 （1）选择数据库模版。 在“文件”选项卡中选择“新建”菜单后，在窗口中间区域显示“可用模版”和“Office.com模版”两类模版供选择（Office.com模版需要下载）。由于在实际应用中，已有的数据库模版常常无法满足用户的实际需求，因此一般情况下选择“可用模版”中的“空数据库”模板选项，然后根据实际需要对数据库进行设计。选择空数据库模块后右侧显示“空数据库”提示。 7.2 Access 2010的基本操作 （2）修改数据库名称和保存位置。 如图所示，文件名文本框中显示新建的数据库的名称（默认为Database[n].accdb，n取值从1开始递增），可以根据实际情况进行修改，此处将数据库名修改为“学生信息数据库”（注意：在修改数据库文件名时，不能修改文件的后缀“.accdb”）。 7.2 Access 2010的基本操作 若要改变数据库的保存位置，可以单击“文件名”文本框右边的图标，在弹出的对话框中重新选择数据库的保存路径，此处选择的路径为 “D:\DB\”。最后单击“创建”按钮，即可在选择的路径下创建一个新的空数据库并打开它。空数据库创建成功后进入Access 2010的工作界面。 7.2.3 备份数据库 由于数据库中保存的数据都很重要，为了避免出现计算机软硬件故障和错误操作导致数据丢失的情况，需要定时对数据库进行备份操作。备份方法如下。 在“文件”选项卡界面选择“数据库另存为”菜单，在弹出的“另存为”对话框中，选择数据库备份的位置并按需要修改文件名后，单击“保存”按钮即可。 7.2 Access 2010的基本操作 7.2.4 打开与关闭数据库 若要查看或编辑已有的Access数据库，需要先打开数据库。使用完数据库后，也需要关闭数据库。 打开已有的数据库可以采用以下方法。 （1）通过“文件”选项卡界面中的“打开”按钮打开数据库。单击“文件”选项卡界面中的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中查找数据库文件，然后单击“打开”按钮。 注意：在Access 2010中，一次只能打开一个数据库，即打开一个数据库后，将关闭以前打开的数据库。 7.2 Access 2010的基本操作 （2）通过快速访问工具栏中的的“打开”按钮打开数据库。单击快速访问工具栏中的的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中查找数据库文件，然后单击“打开”按钮。 （3）直接打开数据库。直接双击资源管理器中的Access数据库文件（.accdb）的图标。 使用完Access 2010数据库后，需要将其关闭。关闭Access 2010的方法主要有以下几种。 （1）选择“文件”选项卡，在打开的菜单中单击“退出”按钮即可关闭 Access 2010。 （2）单击右上角的“关闭”按钮。 （3）使用快捷键ALT+F4。 7.2 Access 2010的基本操作 Access 2010操作简单，主要是因为它提供了一个功能强大的，且易于开发的数据库工作环境。它将数据库中不同功能的组件提取出来，形成了5大对象。用户只要利用这5大对象，就能实现数据库的建立，数据的录入、查询、界面设计等。5大对象分别是：表格、查询、窗体、报表、宏与代码。 创建新数据库就是在计算机上创建一个新文件，作为容纳数据库中所有对象的容器。其中，表是数据库中存储数据的基本对象，同时也为其他对象提供数据的来源，是数据库的核心，因此建立数据库后的首要任务就是建立表并对表中的字段进行设计。对表的操作是本节的重点。 7.3　数据表的基本操作 7.3.1 数据表的视图 在Access 2010中，有时需要利用不同的视图方式查看数据库中的表，Access 2010提供了4种视图模式：数据表视图、数据透视表视图、数据透视图视图和设计视图。 在本节主要介绍常用的数据表视图和设计视图。 1．数据表视图 数据表视图是Access 2010中默认的显示视图。在该视图模式下可以添加、编辑、删除或查看表中的数据，也可以对数据进行排序和筛选，还可以通过添加或删除列来更改表的结构。 7.3　数据表的基本操作 2．设计视图 表的设计视图如图所示。这里主要用于表字段的设计与修改，包括修改字段名称、修改数据类型、设置字段大小与格式等。 在Access 2010可以在各种视图之间进行切换。切换视图模式前需要先打开一个数据表才能进行，具体方法如下。 打开数据库中的一张表，单击“开始”选项卡，单击“视图”按钮，会弹出一个下拉列表，在弹出的下拉列表中选择需要的视图模式，并单击该视图模式即可。 7.3　数据表的基本操作 7.3.2 数据表的创建 一个数据库可以包含一个表，也可以包含多个表。 创建新表的步骤如下： （1）新建一个数据库或打开一个已创建的数据库。此处打开在上一节创建的“学生信息管理”数据库。 （2）在“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表”按钮。 这时，一个新表将被插入该数据库中，并以数据表视图方式打开。该表的第一个字段是ID字段，这是Access 2010为每个新表默认添加的字段，其默认数据类型为“自动编号”数据类型，该字段是不需要输入数据，系统会自动为其填充相应的编号值。 7.3　数据表的基本操作 （3）在“开始”选项卡的“视图”组中单击“视图”按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“设计视图”。 （4）如果表没有被保存，这时会单出一个“另存为”对话框，在该对话框的“表名称”文本框中输入“学生信息”。 （5）设计字段：在该表的设计视图的“字段名称”列中输入“学生ID”，在“数据类型”下拉列表中选择“自动编号”选项。接下来，以同样的方法为该表添加其他字段和字段的数据类。 注意：对于需要删除的字段，可将光标移动要删除的字段的左边，单击鼠标右键，在弹出的菜单中，选择“删除行”即可。 7.3　数据表的基本操作 （6）保存：通过单击快速访问工具栏中的“保存”按钮来保存新创建的表，也可以通过快捷键Ctrl+S对表进行保存。 （7）在“设计”选项卡的“视图”组中单击“视图”按钮的下拉按钮，切换到“数据表视图”，为表添加相应的数据。 7.3　数据表的基本操作 7.3.3 Access 2010中的数据类型 设计表时需要为表中的每个字段定义其数据类型，数据类型是表中字段的属性，数据类型对字段的描述起关键作用，字段的属性也因数据类型的不同而不同。 Access 2010的表中共提供了以下12种数据类型。 文本：用来存放文本与字符等内容，如表中的姓名、地址等字段可以采用这种类型。 备注：用于在数据表中存放说明性的文本。 数字：用于存放数值数据，如年龄和数量等。 日期/时间：主要用于存放日期和时间数据。 货币：主要用于存放与货币有关的数据，如商品单价等。 7.3　数据表的基本操作 自动统号：在表中如果设置了自动编号类型的字段，添加一个记录后，系统将自动为其设置一个编号，使这个记录具有唯一性。 是/否：又称“布尔”型数据，主要用于在表中存放逻辑值。  OLE对象：主要用于存放Word或Excel文档、图片等数据。 超链接：用于存储通过链接的方式链接的Windows对象。通过超链接可以跳转到Word、Excel或PPT对象，也可以链接到Internet中的网页文档。 附件：任意类型的二进制文件的首选数据类型。 计算：用于编辑一个表达式保存计算的结果。 查阅向导：用于启动查阅向导，使用户可以创建一个使用组合框在其他表、查询或值列表中查阅值的字段。 7.3　数据表的基本操作 7.3.4 数据表主键 主键是表中的一个字段或字段集合，用来唯一地标识表中的每条记录。被设置为主键的字段不允许输入空值，而且任意两条不同记录在主键上的值不能够相同。利用主键可以高效地对记录进行排序和查找。 一个表中的主键可以由单个字段组成，称为“单主键”，也可以由多个字段组成，称为“复合主键”。 1．创建主键 主键的创建方法为：打开需要创建主键的表，切换到设计视图，选择需要创建为主键的字段，在“设计”选项卡的“工具”组中单击“主键”按钮即可。 7.3　数据表的基本操作 如果需要为表创建复合主键，进入设计视图后，按住Ctrl键的同时选择需要设置为主键的字段，如图所示，选择了“学生ID”和“课程ID”两个字段，再单击“主键”按钮即可。 2．删除主键 某个字段被设置成主键后，有时可能需要取消该字段的主键，删除某个字段的主键方法如下。 打开表的设计视图，选中需要删除的主键字段，在“工具”组中再次单击“主键”按钮。对于复合主健，选择其中任意一个主健字段，单击“主键”按钮即可。 7.3　数据表的基本操作 7.3.5 定义数据表的关系 1．表关系概述 同一个数据库中的不同的数据表彼此之间存在着各种各样的联系，我们将其称为关系。 在数据库中，单一表的功能非常有限，如果将这种单一的表利用关系网关联起来，那么这些关联起来的表将组成一个功能强大的关系表。 在关系数据库中，通过关系可以防止出现重复数据。 大多数情况下，关系将一个表中的主键与另一个表中的外键（指向另一个表的主键的列）匹配。 7.3　数据表的基本操作 两个表的关系就建立在“主键”和“外键”的基础上，“主键”所在的表称为主表，“外键”所在的表称为从表。表之间的关系主要有一对一、一对多、多对多的关系。 （1）一对一的关系 在一对一的关系中，“主表”中的一条记录只能与“从表”中唯一的一条记录关联。 （2）一对多的关系 一对多指“主表”中的一条记录与“从表”中多条记录关联。 （3）多对多的关系 多对多的关系可以看作是两个表相互的一对多的关系。 7.3　数据表的基本操作 上面介绍了表与表之间可以创建关系，下来介绍如何建立表的关系。要建立表的关系，数据库中至少要有两张表。 我们通过以下实验来说明如何创建表的关系。 （1）打开之前创建的“学生信息管理”数据库，为该数据库再创建一个新表“成绩表”，存储学生的成绩。 （2）进入数据表视图，为其添加相应的数据。 （3）单击“数据库工具”选项卡“关系”组中的“关系”按钮。 （4）这时，会弹出“显示表”对话框，在打开的“显示表”对话框的“表”选项卡中选择所有的表，然后单击“添加”，将两张表添加进来。然后单击“关闭”按钮关闭对话。 7.3　数据表的基本操作 （5）这时会返回到Access界面，在“设计”选项卡的“工具”组中单击“编辑关系”按钮，为表编辑关系。这时会弹出“编辑关系”对话框。 （6）在打开的“编辑关系”对话框中单击“新建”按钮，弹出“新建”对话框。 （7）在“新建”对话框的“左表名称”下拉列表框中选择“学生信息”，在“右表名称”下拉列表框中选择“成绩表”，在“左列名称”和“右列名称”下拉列表框中分别选择“学生ID”，单击“确定”按钮，返回“编辑关系”对话框，在列表框中显示了创建关系的两张表和字段。 7.3　数据表的基本操作 （8）单击“确定”按钮后，会返回到Access的关系界面，出现两张表，并显示出它们的关系。 （9）在创建关系后的主表的相关记录最前面将出现“＋”标记，单击该标记可以将其展开，即可在主表中查到链接的从表中对应记录的信息。 7.3　数据表的基本操作 Access 2010为用户提供了强大的查询功能。用户可以在大量的数据中快速找到所需的信息，并对相关信息进行处理。 查询可以根据用户的需要，将一个表或多张表中的一个或多个字段的记录经查询后，把查询结果存储起来。 在Access 2010中创建查询，主要有两种方法：使用向导创建查询和使用查询设计器创建查询。 7.4.1 查询的创建 使用“简单查询向导”创建查询是创建查询最常用，也是最简单的方式，主要用于创建基于一个或多个表的简单查询。 我们这里创建一个查询，用于查询学生简单信息。 7.4 查询 （1）打开在7.3节中创建的“学生信息管理”数据库，单击“创建”选项卡，在“查询”组中单击“查询向导”按钮，这时会弹出“新建查询”对话框，如图所示。 （2）在打开的“新建查询”对话框的列表框中选择查询类型，这里选择“简单查询向导”，单击“确定”按钮。这时会弹出“简单查询向导”对话框，如图所示。 （3）在“表/查询”下拉列表框中选择“表：学生信息”选项，在“可用字段”列表框中选择要添加的字段，单击按钮将其添加到“选定字段”中。这时把学生信息表中需要显示的字段添加到“选定字段”，然后单击“下一步”按钮。 （4）在打开的对话框中单击“下一步”按钮，会弹出一个对话框，用于设置该查询名称，修改查询名称后，单击“完成”按钮。 7.4 查询 （5）创建的查询如图所示。 7.4.2 交叉表查询 使用“交叉表查询向导”可以将创建查询的字段分为两组：一组以列标题的形式显示在表的顶端，一组以行标题的形式显示在表的左侧。用户可以在行列交叉的位置对数据进行汇总、求平均值或其他统计运算，并将结果显示在行列的交叉位置。 为说明创建方法，这里重新创建一个数据库，里面有一张表“进货表”，用来存储一个小型超市的进货情况。下面将创建一个查询，按类别显示该超市从不同的供货商处进货的金额。 （1）首先创建数据库，然后在数据库中创建一个新表“进货表”，表的设计和数据分别如图所示。 7.4 查询 （2）单击“创建”选项卡，在“其他”组中单击“查询向导”按钮。 （3）在打开的“新建查询”对话框的列表框中选择查询类型，这时选择“交叉表查询向导”，单击“确定”按钮。 （4）在打开的“交叉表查询向导”对话框中选择“表：进货表”选项，如图所示，单击“下一步”按钮。 （5）在打开的“交叉表查询向导”对话框的“可用字段：”一栏中选择“类别”字段作为行标题，单击按钮将其添加到“选定字段”中，如图所示，然后单击“下一步”按钮。 （6）在打开的“交叉表查询向导”对话框中选择“姓名”作为列标题，如图所示，单击“下一步”按钮。 7.4 查询 （7）在打开的“交叉表查询向导”对话框中，在“字段：”一栏选择“金额”，在“函数：”一栏中选择“Sum”，用于计算每种类别不同供货商供应的总数量，如图所示，单击“下一步”按钮。 （8）这时需要为该查询设置名称，如图7-36所示，设置好相应名称后，单击“完成”按钮。 （9）可看到创建的查询如图所示，按类别显示出该超市从不同的供货商处进货的金额及金额总计。 7.4 查询 7.4.3 查找重复项的查询 在Access 2010中，可以使用查找重复项查询向导，查询出一个或多个字段中值相同的记录。 在这里通过“查找重复项查询向导”，查找一个部门中奖金相同的员工名单。 （1）在数据库中创建一个新表“员工工资表”，具体如图所示。 （2）单击“创建”选项卡，在“其他”组中单击“查询向导”按钮。 （3）在打开的“新建查询”对话框的列表框中选择查询类型，这时选择“查找重复项查询向导”，如图所示，然后单击“确定”按钮。 7.4 查询 （4）在打开的“查找重复项查询向导”对话框中选择“表：员工工资表”选项，如图所示，单击“下一步”按钮。 （5）接着需要确定可能包含重复信息的字段，然后单击按钮将其添加到“重复值字段：”中，如图所示，单击“下一步”按钮。 （6）在下一个窗口中，需要确定查询结果是否显示除带有重复值字段之外的其他字段，然后单击按钮将其添加到“另外的查询字段”列表框中，这里将“员工姓名”字段添加进去，如图所示，单击“下一步”按钮。 （7）设置查询名称，如图所示，单击“完成”按钮。 （8）创建的查询如图所示。 7.4 查询 7.4.4 查找不匹配项的查询 有时需要对两个表进行比较，以识别一个表在另一个表中没有对应记录的记录。识别这些记录的最简便的方式是使用“查找不匹配项查询向导”。但它一般使用不多，方法也和上述查询方法类似，在此就不再举例。 7.4.5 查询设计器 前面介绍了使用向导创建查询，本节将介绍使用查询分析器创建查询，具体操作步骤如下。 （1）打开7.3节创建的数据库“学生信息管理数据库”，再打开“学生信息”表。 （2）单击“创建”功能区“查询”命令选项卡中的“查询设计” 7.4 查询 按钮，这时将打开查询设计窗口和“显示表”对话框。 （3）在“显示表”对话框中，按住Ctrl键，选择“成绩表”和“学生信息”表，如图所示，单击“添加”按钮。 （4）关闭“显示表”对话框，此时两张表已添加进查询设计器窗口，如图所示。 （5）然后，选择需要在查询结果中显示的字段，方法如下： 在“学生信息”表中拖动“学生ID”字段到下方的“字段”文本框中，添加查询字段。 在“学生信息”表中双击“姓名”字段，将其添加到“字段”文本框中。 在下方的“字段”的下拉列表框中，选择“学生信息　性别”选项，将其添加到字段文本框中。 7.4 查询 （6）再把“成绩表”中的“高等数学”和“英语”两个选项，分别添加到“字段”栏中。 在查询设计器的下方可以设置相应的显示条件。 在“字段”一行中依次选择查询中需要用到的字段。 在要求排序的字段下面的“排序”一行中选择“不排序”、“降序”或“升序”。 在“显示”复选框中指定相应字段是否在查询结果中显示。 在“准则”文本框中输入查询条件。 （7）在“快速访问工具栏”上单击“保存”按钮保存。如果查询没有命名，在弹出的“另存为”对话框中的“查询名称”文本框中输入名称，如图所示，然后单击“确定”按钮。 7.4 查询 （8）选择“设计”选项卡，单击“结果”选项组的“运行”按钮，如左图所示，即可看到查询结果，如右图所示，显示了女生的成绩信息。 （9）如果需要对查询进行修改，可以在“设计视图”中修改。单击图中的“视图”按钮，在其下拉菜单中选择“设计视图”菜单即可对其进行修改。 7.4 查询 窗体对象主要提供人机交互的界面，它将数据库里的数据以界面形式显示，用户可以根据窗口中的提示对数据进行查看和编辑，有助于避免输入错误的数据。 可以使用自动窗体、窗体向导或窗体设计来快速创建一个窗体。 7.5.1 自动创建窗体 “自动创建窗体”可以创建一个显示表或查询表中所有字段和记录的窗体，只需单击一次鼠标便可以创建窗体，然后可以按自己的喜好在“设计”视图中对窗体进行自定义修改。 在Access 2010中打开“学生信息管理”数据库后，首先在导航窗格中选中希望在窗体上显示的数据表或查询，如图所示，这里选择“学生信息”表。 7.5 窗体的创建 打开“创建”选项卡，如左图所示，在其中的“窗体”组中单击“窗体”按钮即可自动生成窗体，如右图所示，这里自动生成了一个窗体，显示“学生信息”表中的所有字段。 7.5.2 保存窗体设计 完成窗体设计后就可以保存窗体，方法如下。 （1）在“快速访问工具栏”上单击“保存”，或按 Ctrl+S，弹出“另存为”对话框。 （2）如果窗体没有命名，请在弹出的“另存为”对话框的“窗体名称”文本框中输入名称，然后单击“确定”按钮。 （3）如果想用新名称保存窗体设计，可以在“文件”选项卡中选择“对象另存为”。 7.5 窗体的创建 7.5.3 窗体视图 在Access 2010中，窗体视图主要有3种，分别为“窗体视图”、“布局视图”和“设计视图”。 更换窗体的视图的方法主要有3种。 方法一：打开窗体后，直接单击窗体窗口右下方的图标，选择相应的窗体视图即可。 方法二：打开窗体后，在窗口的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择需要的窗体视图即可。 方法三：打开窗体后，单击“开始”选项卡，在“视图”选项区单击“视图”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的窗体视图即可。 7.5 窗体的创建 报表可以用来向用户展示数据，通常会对数据进行相应的处理，如排序或统计等，然后方便用户进行打印输出。 目前比较常用的报表有四种，分别是纵栏式报表、表格式报表、图表报表以及标签报表。 创建报表有四种方式，分别是自动创建报表、使用报表设计创建报表、创建空报表和使用报表向导创建报表。以下将对自动创建报表和报表向导创建报表两种方式进行介绍。 7.6.1 自动创建报表 自动创建报表是最简单的报表创建方式，以“学生信息”数据库中的学生信息表为例，自动创建报表的具体操作步骤如下。 （1）首先选中“学生信息”表，然后单击“创建”选项卡，在“ 7.6 报表的创建 报表”组中单击“报表”按钮，这时会自动创建学生信息的报表，如图所示。 （2）点击右键，选择“打印预览”，可以显示打印预览界面。 （3）通过单击快速访问工具栏中的“保存”按钮来保存新创建的报表，也可以通过快捷键Ctrl+S对报表进行保存。 7.6.2 报表向导创建报表 使用报表向导能够以更加灵活的方式创建报表，如创建一个按性别统计平均年龄的学生信息报表，具体操作步骤如下。 （1）单击“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表向导”按钮，这时会弹出报表向导窗体，在该窗体中选择“学生信息”表，并选择相应的字段，如图所示。 7.6 报表的创建 （2）单击“下一步”，在弹出窗口的左侧字段列表中双击“性别”字段，将性别字段添加为分组级别。 （3）单击“下一步”，在弹出窗口的排序选项中选择“年龄”字段，则报表中的数据会对按性别分组后的年龄进行升序排列。 （4）单击“汇总选项”，勾选年龄字段的“平均”选项后点击“确定”，则报表中的数据会对按性别分组后的年龄求平均值。 （5）单击“下一步”，输入报表的标题后进行保存。 （6）单击“完成”，显示报表的预览界面，如图所示。 至此就创建了一个按照性别进行分组和汇总，并且能够对分组后的学生年龄进行排序、求平均值的学生信息报表，下一步就能够对报表进行预览和打印输出。 7.6 报表的创建 $$