第七章 中文版 Excel 2003的使用 中职《计算机应用基础》（北京理工大学出版社）同步教学课件

第七章 中文版 Excel 2003的使用 7.1 Excel 2003 基础知识 7.2 工作簿的操作 7.3 工作表的基本操作 7.4 工作表中单元格的操作 7.5 工作表的格式化操作 7.6 公式与函数的使用 7.7 Excel 2003 图表的使用 7.8 数据的排序和筛选 7.9 打印工作表 7.10 上机操作指导 7.1 Excel 2003 基础知识 学习任何一种软件.开始都需要先掌握它的基础知识.例如.工作簿、工作表和单元格的基本概念.中文版Excel 2003的安装、启动、退出及窗口的组成等。 7.1.1 Exce12003的新增功能 Excel 2003与以前的版本相比，智能性更强，操作也更加方便.随处可见的帮助信息更有利于用户的操作.其新增功能主要有以下几个方面。 1.导入数据 可以更加方便地将Web页中可刷新的数据导入到Excel中进行查看和分析.可以通过在“选择数据源”对话框中的选择选项并查找数据源.也可以随时随地获取数据。 2.公式和函数 下一页 返回 7.1 Excel 2003 基础知识 在Excel 2003中的单元格内输入函数后，将显示一条屏幕提示.用于显示该函数的所有参数.以及指向该函数的“帮助”主题的链接“自动求和”的实用功能已被扩充为包含了大部分常用函数的下拉列表。 通过使用“公式审核”工具栏上一个简单的对话框.可以查看按照该公式的计算顺序求值嵌套公式的各个组成部分。 3.设置工作簿和工作表的格式 自动出现在工作表上的按钮可以实现自动更正选项、粘贴选项、自动填充选项、插入选项以及公式错误检查等任务设置工作表时无须再去寻找如何取消合并单元格.只需在“格式”工具栏中进行操作即可。 对于需要特定列宽的工作表.通过单击“粘贴选项”按钮.再选中“保留源列宽”单选按钮.就可以从其他工作表中粘贴信息而不丢失该格式利用新的边框绘制工具.可以轻松地分级显示复杂的边框。 上一页 下一页 返回 7.1 Excel 2003 基础知识 4.常规任务 Excel中的查找和替换功能包含了大量新增选项.来匹配格式和搜索整个工作簿或工作表。利用“编辑链接”对话框的更改.可以检查工作表的链接状态并对其进行更改改进了有超链接的单元格的选取方法.发送报告和摘要也更加简单能使计算机在完成了某个单元格或多个单元格输入之后朗读数据另外·还有联机分析处理(OLAP)，并附加了Web的发布功能。 5.与语言相关的功能 在Excel中.可以用多种语言编辑电子表格.包括用阿拉伯语和希伯来语从右到左进行语言编辑Excel能自动链接字体.因此无须指定特定字体的语言如果安装了“输入法编辑器(IME)"·就可以在任何语言版本的Excel中编辑亚洲语言的电子表格.可以在任何语言版本的Excel中设置特定区域的数字格式。 上一页 下一页 返回 7.1 Excel 2003 基础知识 7.1.2 Exce12003的工作窗口 和以前的版本相比.中文版Excel 2003的工作界面颜色更加柔和.更贴近于Windows XP操作系统中文版Excel 2003的工作界面主要由菜单栏、工具栏、公式编辑栏、工作区、滚动条、状态栏和任务窗格等元素组成.如图7-1所示。 7. 1. 3工作薄的概念 在Excel 2003中.用于保存数据信息的文件称为工作簿.用户的所有工作都是在工作簿中完成的在一个工作簿中.可以有多个不同类型的工作表.默认情况下包含3个工作表.最多可达到255个工作表工作簿文件以“.xls”为默认扩展名 7.1.4工作表的概念 工作表位于工作簿窗口的中央区域.由行号、列标和网格线构成工作表也称为电子表格.它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档.分别以系统默认的Sheet1, Sheet2 , Sheet3命名(可以对工作表改名)在Excel的操作过程中.用户面对的是工作簿中的一个或多个工作表 上一页 下一页 返回 7.1 Excel 2003 基础知识 工作表是由行和列组成的二维表格工作表最多可以有256列.从左至右采用字母编号.标号为A,B,C,...,AA,BA,...,IV行号从上到下排列.标号为1-65536。 7. 1. 5单元格的概念 在工作表中.每一个行、列坐标所对应的位置称为一个单元格每个单元格以它们的列头字母和行首数字组成地址名，列标在前，行号在后。例如,C5表示C列第5行的单元格.每一个工作表都由65536×256个单元格构成，用户输入的任何数据都将保存在这些单元格中这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式或者一个图形、一段声音等。 上一页 返回 7.2 工作簿的操作 当启动Excel 2003时.就启动了工作簿.所以.工作簿的操作是最基本的操作 7. 2. 1创建工作薄 在Excel 2003中新建空白工作簿有以下几种方法。 ①单击“文件”一“新建”命令.这时会打开“新建工作簿”任务窗格.单击“新建”选项区的“空白工作簿”超链接。 ②单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 ③按【Ctrl十N】决捷键 7. 2. 2 打开工作薄 如果不是第一次使用Excel 2003.在进入Excel 2003后.可单击“文件”一“打开”命令.在“打开”对话框中的“查找范围”下拉列表框中选择文件保存路径.文件找到后单击文件名.然后单击“打开”按钮即可。 下一页 返回 7.2 工作簿的操作 7.2.3 保存和关闭工作簿 任何文档进行编辑后都需要保存.Excel也不例外 如果是第一次保存工作簿.当用户执行“保存”操作时.将首先弹出“另存为”对话框.这与Word是一样的具体操作步骤如下 ①单击“常用”工具栏上的“保存”按钮;或者单击“文件”一“保存”命令;或者按快捷键【Ctrl十s】。 ②此时会打开“另存为”对话框.在“文件名”下拉列表框中输入文件名.如图7-2所示。 ③在“保存类型”下拉列表框中选择保存的文件类型。 ④按回车键或者单击对话框中的“保存”按钮即可。 在文件保存以后.可以执行以下操作来退出中文版Excel 2003: ※单击窗口右上角的“关闭”按钮 ※单击“文件”一“关闭”命令 ※在Excel 2003标题菜单栏上单击右键，在弹出的菜单中选择“关闭”选项。 上一页 返回 7.3 工作表的基本操作 工作簿文件是由多个工作表组成的.Excel 2003的缺省设置是每个工作簿包含3个工作表。用户随时可以在工作簿中添加、删除或复制工作表，也可以移动工作表的相对位置，对工作表重命名等 7. 3. 1输入工作表的数据 打开工作表后,指定相应的单元格,便可输入数值、日期、时间、货币、百分比以及文本等类型的数据. 1.输入数字 在Excel 2003中·输入数字相对于输入文本要复杂些·输入时要考虑数字的合法性、小数点的位数和数值的表示法等 建立新的工作表时.所有单元格都采用系统默认的数字格式系统默认格式一般采用整数、小数格式.当数字的长度超过单元格的宽度时.Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字。数字可以是包括数字字符(0一9)和下面特殊字符中的任意字符:十、一、()、，、/、$ ,% ,. ,E,e 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 单元格中的数字格式将决定Excel工作表中数字的显示方式如果在包括常规格式的单元格中输入数字,Excel将根据具体情况套用不同的数字格式例如，当输入一个数字.而该数字前有货币符号或其后有百分号时，Excel会自动改变单元格格式，从通用格式分别改变为货币格式或百分比格式输入时，单元格中的数字靠右对齐 2.输入时间或日期 输入日期时应使用/(反斜杠)”或一(连字符)”.如2007/6/30或2007-6-30. Excel在缺省情况下按24小时格式显示时间.用户若要以12小时格式显示时间.应在时间后空一格再加上A(AM)或P(PM)按【Ctrl十;】组合键可输入当天日期.按【Ctrl十Shift十;】组合键可以输入当前时间时间与日期也可以像数值一样进行加减运算。 3.输入文本 在Excel中的文本通常是指字符.或者任何数字和字符的组合输入到单元格内的任何字符集.只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值.则Excel一律将其视为文本在Excel中输入文本时.系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 在一个单元格内最多可以输入32 000个字符对于全部由数字组成的字符串.如邮政编码和电话号码等.为了避免被系统认为输入的是数字型数据.Excel提供了在这些输入项前面添加“”，的方法来区分是“数字字符串”而不是“数字型”数据 4.填充式输入 如果相邻单元格中输入的是相同或者按某种规律变化的数据.使用Excel的自动填充功能就能够实现快速输入 如果要复制相同的数据到相邻的单元格中.首先选定已有数据的单元格和须输入相同数据的单元格.然后单击“编辑”一“填充”一“向下填充”命令.就可以在选中单元格中填入与第一个单元格相同的数据。 当某一行或某一列的数据为有规律的数据时.例如1.2.3.…或1.3.5.7.…或1.3.9.81.… .可以使用自动填充功能选定要填充区域的第一个单元格并输入数据序列中的初始值.然后选定要填充的单元格区域.单击“编辑”一“填充”一“序列”命令.打开“序列”对话框.在“序列产生在”栏中选择序列的类型.在“类型”栏中选择相应的类型.最后单击【确定】按钮即可。 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 若要输入相同的文本内容，先在单元格内输入一组文本，然后将鼠标移到该单元格的右下角.当出现实心的“十”号时.按住鼠标左键往下或往右拖动.这样相同的内容就填充好了 7. 3. 2工作表间的切换 要在工作表中进行工作.必须打开相应的工作簿及工作表通过“窗口”菜单可以在同时打开的多个工作簿间进行切换:通过单击相应的工作表标签.可以在工作表之间切换此外.通过键盘也可以实现工作表间的切换 1.利用键盘在工作表间切换 按下【Ctrl十PageUp】组合键.打开前一个工作表:按下【Ctrl十PageDown】组合键.打开后一个工作表 2.利用“定位”命令实现在工作表间的切换 使用“定位”命令在工作表间进行切换的具体操作步骤如下. 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 ①单击“编辑”一定位”命令.弹出“定位”对话框 ②在“引用位置”文本框内输入工作簿、工作表和单元格名称 ③单击“确定”按钮 7. 3. 3插入与则除工作表 当用户觉得工作簿中的工作表不够用或不需要时，可以执行插入、删除工作表的操作 1.插入工作表 在工作簿中插入工作表的具体操作步骤如下 ①选择要插入新工作表的位置，新的工作表将会插入到当前活动工作表的前面，例如选定Sheet3工作表· ②单击“插入” →“工作表”命令，此时一个名为Sheet 4的新工作表被插入到Sheet3之前，同时，该工作表成为当前活动工作表。 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 2.删除工作表 如果不再需要某个工作表.可以将其删除.具体操作步骤如下。 ①单击要删除的工作表的标签，将其设置为当前活动工作表。 ②单击“编辑”一“删除工作表”命令或在该工作表标签上单击右键.选择弹出式菜单上的..删除”选项即可。 7. 3. 4移动与复制工作表 在Excel中.可以把一个工作表复制到另一个工作簿中.或者改变工作表的顺序 1.在工作簿内移动或复制工作表 在同一个工作簿内移动工作表的方法很简单，只需单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键并拖动拖动时.会出现一个图标和一个三角箭头来指示该工作表将要移到的位置.如图7-3所示· 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 如果要在同一个工作簿内复制工作表，则按住【Ctrl】键的同时将选定的工作表拖到目标位置后.先释放鼠标左键.再松开【Ctrl】键.即可在该位置出现一个完全相同的工作表.只是在复制的工作表名称后会附上一个带括号的编号例如.Sheet3的复制工作表名称为Sheet3(2) 2.在工作簿间移动或复制工作表 要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中.可以按照下列步骤进行操作 ①打开要接收工作表的工作簿 ②打开包含要移动或复制工作表的工作簿，并将其选中 ③单击“编辑”一“移动或复制工作表”命令.打开如图7-4所示的“移动或复制工作表”对话框. ④在“工作簿”下拉列表框中选择用于接收工作表的工作簿名称 ⑤在“下列选定工作表之前”列表框中选择复制后的工作表将要出现的位置 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 ⑥如果要复制工作表.则选中“建立副本”复选框.否则只是移动工作表 ⑦设置完成后.单击“确定”按钮即可。 7. 3. 5重命名工作表 在Excel 2003中.默认的工作表是以Sheet1 , Sheet2 , Sheet3 ,…方式命名.在完成对工作表的编辑之后，如果继续沿用默认的名称，则不能直观地表示每个工作表中所包含的内容，也不利于用户对工作表进行查找、分类等工作因此.用户有必要重命名工作表.使每个工作表的名称都能形象地表达其中内容的含义。 重命名工作表的方法有两种:直接重命名和使用快捷菜单重命名。 1.直接重命名 直接重命名工作表的具体操作步骤如下 ①双击需要重命名的工作表标签 ②输入新的工作表名称.按【Enter】键确认即可 上一页 下一页 返回 7.3 工作表的基本操作 2.使用快捷菜单重命名 使用快捷菜单重命名工作表的具体操作步骤如下 ①用鼠标在工作表标签上单击右键.在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项 ②输入新的工作表名称.按【Enter】键确认即可 7. 3. 6选定工作薄中的工作表 用户如果要在一个工作簿中选定多个工作表.可以利用下列方法之一来选定多个工作表。 ①选定一组相邻的工作表单击第一个工作表标签.再按住【Shift】键.然后单击要选定的最后一个工作表标签。 ②选定不相邻的工作表单击第一个工作表标签.再按住【Ctr1】键分别单击要选定的工作表标签。 ③选定工作簿中的所有工作表用鼠标右键单击工作表标签.从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”选项。 ④如果要取消对工作表的选定.只需再单击其中任意一个工作表标签即可。 上一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 工作表中保存数据的基本单元是单元格在Excel中输入数据是把数据输入到工作表的单元格中进行存储.并对已有数据进行各种运算后所产生的新数据进行存储.因此.要熟练运用Excel来进行数据处理.就得掌握单元格的基本操作 7. 4. 1选定单元格 如果要将数据输入到某个单元格中.首先应该使该单元格成为活动单元格如果要对某个单元格区域进行操作.首先应该选定该单元格区域。 使用鼠标选定单元格时.只需将鼠标指针移到要选定的单元格上单击即可如果在屏幕上没有看到要选定的单元格.则通过拖动滚动条使其显示在窗口中.再单击该单元格即可。 使用键盘选定一个单元格可以用如表7-1所示的按键。 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 7. 4. 2编辑、修改单元格数据 如果发现工作表中的数据输入错误，可以用下面的方法修改. 1.重新输入 重新输入数据的具体操作步骤如下 ①把鼠标指针移到要修改的单元格上.单击鼠标左键.此单元格成为“当前活动单元格” ②输入新的数据。 ③单击“输入”按钮后.这个单元格的数据就会被新输入的数据替换.从而完成修改数据的操作。 2.在公式编辑栏中修改数据 如果数据比较复杂.重新输入则比较麻烦.此时可以在“公式编辑栏”中修改具体操作步骤如下。 ①把鼠标指针移到要修改的单元格上.单击鼠标左键.此单元格成为“当前活动单元格”.这时“公式编辑栏”中显示出此单元格的内容 上一页 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 ②在“公式编辑栏”中修改数据.单击“输入”按钮.确认输入.就可以完成修改操作 7. 4. 3清除单元格数据 清除单元格数据是指把一个单元格、一行、一列或一个单元格区域的内容从工作表中移去单元格本身还留在工作表上.清除单元格数据有两种方法。 1.快速清除 快速清除是指选中一个单元格、一行、一列或一个单元格区域之后.再按【Delete】键.这样可以快速清除单元格区域中的内容 2.利用“编辑”菜单清除单元格中的内容 利用“编辑”菜单清除单元格内容的具体操作步骤如下 ①选定要清除的单元格 ②单击“编辑” →“清除” →“内容”命令.清除单元格内容 上一页 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 7. 4. 4移动和复制单元格数据 把数据从源工作表移动或复制到目标工作表.在性质上属于数据交换在Excel中.这类操作都可以借助Windows的剪贴板来完成.即先把要移动或复制的内容从源工作表复制到剪贴板中.再把剪贴板中的内容粘贴到目标工作表中 1.移动单元格数据 ①选中工作表中要移动数据的单元格。 ②单击“编辑”一“剪切”命令.或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮.将数据移动到剪贴板中。 ③选中目标单元格.单击“编辑”一“粘贴”命令.或者单击“粘贴”按钮.即可把数据移动到需要的位置。 另外.可以直接用鼠标拖动单元格数据到需要的位置选择要移动数据的单元格.移动鼠标指针到单元格边框上.当鼠标指针变成“十”形状时.按住鼠标左键.拖动该单元格到目标单元格后释放鼠标左键即可。 上一页 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 2.复制单元格数据 复制单元格数据的操作步骤同移动单元格数据的操作步骤大致相同。唯一不同的是.在复制时应单击“编辑”菜单中的“复制”命令.而不是“剪切”命令 通过鼠标复制时只需在拖动鼠标的同时按住【Ctrl】键 3.有选择地复制单元格数据 在Excel中除了能够复制选定的单元格数据外.还能够有选择地复制单元格数据例如.只对单元格中的公式或格式进行复制.还能够将一行数据复制到一列中等可通过单击“编辑”一“选择性粘贴”命令.打开“选择性粘贴”对话框.如图7-5所示.在“粘贴”选项区中选择粘贴方式即可.但“选择性粘贴”命令只对使用“复制”命令定义的数据、格式、公式等有作用.而对使用“剪切”命令定义的选定区域不起作用。 7. 4. 5插入行、列或单元格 在工作表中可以插入行、列或单元格.下面分别介绍具体的方法 1.插入行或列 上一页 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 插入行或列的具体操作步骤如下。 ①用鼠标左键选定要插入行或列的任一单元格 ②单击“插入”一“行”命令.会在此行下插入一空行.原来的行以及下边的内容会按顺序下移一行或单击“插入”一“列”命令.会在右边列插入一空列.原来的列以及右边的内容会按顺序右移一列。 ③在单元格的右下角会出现一个智能标记.单击该标记即出现一个选项菜单.可从中选择一个合适的选项。 2.插入单元格 插入单元格的具体操作步骤如下。 ①选择要插入单元格的位置。 ②单击“插入”一“单元格”命令.弹出如图7-6所示的“插入”对话框 ③从中选择相应的单选按钮。 ④设置完成后.单击“确定”按钮. 上一页 下一页 返回 7.4 工作表中单元格的操作 7. 4. 6刚除单元格、整行或整列 若删除行、列或单元格后.被删除的行、列或单元格将从工作表中消失.而其他的单元格则移到删除后留下的位置 如果要删除一行.首先单击该行的行号以将其选定.然后单击“编辑”一“删除”命令此时.所删除行下面的行将自动向上移动来填补该空间 如果要删除一列.首先单击该列的列标以将其选定.然后单击“编辑”一“删除”命令此时.所删除列右边的列将自动向左移动来填补该空间 如果要删除单元格.可以按照如下步骤进行操作 ①选定要删除的单元格区域 ②单击“编辑”一“删除”命令.打开如图7一7所示的“删除”对话框 ③在“删除”对话框中选择一种删除方式 ④单击“确定”按钮。 上一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 建立了工作表并不等于完成了所有的工作.还必须对工作表中的数据进行格式化.以突出表格中重要的数据内容.制作出美观的表格。 表格的格式化操作包括调整表格的行高与列宽、合并单元格及对齐数据项、设置边框和底纹图案与颜色、格式化表格中的字体等。 7. 5. 1调整行高与列宽 在默认状态下.Excel 2003工作表的每一个单元格都具有相同的行高和列宽·但是·输入到单元格中的数据却是多种多样的因此.用户可以设置单元格的行高和列宽.以便更好地显示单元格中的数据。 1.设置行高 设置行高的方法有两种:使用鼠标和使用“行高”命令使用鼠标只能粗略地设置行高.而使用“行高”命令则可以进行精确地设置.这里仅介绍后一种方法。 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 使用“行高”命令设置行高的具体操作步骤如下 ①在要设置行高的行中单击任意单元格 ②单击“格式” →“行” →“行高”命令.打开“行高”对话框.如图7-8所示 ③在“行高”文本框中输入所需的行高值 ④单击“确定”按钮 2.设置列宽 设置列宽的方法也有两种:使用鼠标和使用“列宽”命令和设置行高一样.使用鼠标也只能粗略地设置列宽.而使用“列宽”命令则可以进行精确的设置.这里也只是介绍后一种方法 使用“列宽”命令设置列宽的具体操作步骤如下 ①在要设置列宽的列中单击任意单元格 ②单击“格式”一“列”一“列宽”命令.打开“列宽”对话框·如图7-9所示 ③在“列宽”文本框中输入合适的列宽值 ④单击“确定”按钮。 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 7. 5. 2设置数字与字符格式 1.设置数字格式 Excel还提供了多种数字显示格式.如数值、货币、会计专用、日期格式和自定义等在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡即可看到这些数字格式其中对话框左侧列出了数字格式的种类.右侧则列出了左侧指定的某种类型的具体数字格式选项 下面以在工作表中输入货币格式数字为例.介绍设置数字格式的操作具体操作步骤如下 ①选定需要设置货币格式的单元格或单元格区域.如图7-10工作表中的E3:K10. ②单击“格式” →“单元格”命令.打开“单元格格式”对话框.单击标签打开“数字”选项卡。 ③在“分类”列表框中选择“货币”选项.然后在对话框右侧的“小数位数”微调框中输入“2”,接着打开“货币符号”下拉列表·在下拉列表中选择￥.如图7-11所示。 ④单击“确定”按钮.即可得到如图7-12所示的货币格式效果。 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 2.设置字符格式 为了使工作表中的某些数据醒目和突出.也为了使整个版面更加丰富.通常需要对不同的单元格设置不同的字体。 简单的设置工作可以通过“格式”工具栏上的用于字体设置的工具按钮来完成当需要设置单元格字体时.只要选定要设置的单元格或单元格区域后.直接单击“格式”工具栏上相应的按钮即可。 如果对字体格式设置有更高的要求·可以使用“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡来完成。操作方法是: 在工作表中选定要设置字体的单元格或单元格区域.单击“格式”一“单元格”.打开如图7-13所示的“字体”选项卡.在该选项卡中按照需要进行字体、字形、字号等的设置 7.5.3合并及居中单元格 在制作表格时.有时会希望将标题名称放在整个数据表格的中间.最为简单的方法就是使用“合并及居中”按钮 .具体操作步骤如下 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 ①首先选择要合并的多个单元格.然后单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。 ②这时.即可把选定的单元格以及单元格中的内容合并并居中排列。 7. 5. 4使用样式 样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合.并将这一组合作为集合加以命名和存储应用样式时.将同时应用该样式中相应的格式设置。 样式包括内置样式和自定义样式.内置样式是Excel内部预定义的样式.用户可以直接调用内置样式包括常规、货币、百分数和千位分隔数字等自定义样式是用户根据自己的需要创建的格式组合。 1.使用内置样式 如果要使用Excel的内置样式.可以先选中需要设置样式的单元格或单元格区域.然后再对其应用内置样式。 对单元格应用内置样式的具体操作步骤如下。 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 ①选择要设置样式的单元格区域。 ②单击“格式”一“样式”命令.打开“样式”对话框.如图7-14所示. ③在“样式名”下拉列表框中选择所需的样式.有“百分比”“常规”“货币”“千位分隔”等选项可以选择。 ④在“样式包括”选项区中.可以选择相应的复选框设置要应用的格式 ⑤最后单击“确定”按钮此时.选中的单元格或单元格区域将设置为该样式所指定的格式 2.自定义样式 用户可以创建自定义样式.以使其应用到指定的单元格或单元格区域中通常.创建自定义样式有两种方法:一种是使用包含有格式的单元格创建;另一种是直接指定新样式的格式下面分别对这两种方法进行介绍 (1)使用包含格式的单元格创建样式 使用包含格式的单元格创建样式.首先需要选择一个设置了格式的单元格.然后将其中已设置好的格式.如边框、字体等.自定义为新的样式 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 例如.根据已有格式的单元格创建一个名为“我的样式”的新样式.操作方法如下 ①选中一个单元格或单元格区域.其中应包含有新样式中要包含的格式组合 ②单击“格式”一“样式”命令.打开“样式”对话框.在“样式名”下拉列表框中输入样式的名称“我的样式”.如图7-15所示 ③如果需要.还可以对“包括样式”选项区中的选项进行重新设置。 ④单击“添加”按钮.将其添加在“样式名”下拉列表框中.再单击“关闭”按钮 (2)指定新样式的格式 要指定新样式的格式.可选择“格式” →“样式”命令.打开“样式”对话框.在“样式名”下拉列表框中输入新建样式的名称.然后单击“修改”按钮. 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 打开“单元格格式”对话框单击不同的标签.打开不同的选项卡对新样式的格式进行设置.接着单击“确定”按钮返回到“样式”对话框中单击“添加”按钮.将其添加为“自定义”的样式以备将来使用.最后单击“确定”按钮。 3.删除样式 如果想要删除某个不再需要的样式.可以单击“格式”一“样式”命令打开“样式”对话框.在“样式名”下拉列表框中选择要删除的样式.然后单击“删除”按钮即可 7.5.5设置对齐格式 默认情况下.输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐的方式来进行的。通过有效地设置对齐方式.可以使版面更加美观。 单击“格式”一“单元格”命令.打开“单元格格式”对话框.在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡·如图7-16所示文本或数字的对齐格式包括对齐方式、文本方向、文本控制和文字方向等格式。 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 文本对齐方式可以设置文本的水平和垂直对齐方式，用户可以从“水平对齐”下拉列表框中选择“靠左”“居中”“靠右”和“两端对齐”等对齐方式.从“垂直对齐”下拉列表框中选择“靠上”“居中”“靠下”和“两端对齐”等方式 在该选项卡右侧的“方向”选项区中.用户可以通过输入角度值(-900～900).或者直接在文本方向预览栏内拖动鼠标.改变文本显示的方向 此外.用户可以在“文本控制”选项区中设置特殊格式默认情况下.不论单元格中有多少文字.都将在一行中显示若选中“自动换行”复选框.则文本超过列宽时将自动换行若选中“缩小字体填充”复选框.则文本超过列宽时将不换行而是用缩小字体来满足列宽若选中“合并单元格”复选框.则可将几个相邻的单元格合并为一个单元格。 7. 5. 6创建有定义页渭和页脚 在Excel中.还可以创建自定义的页眉和页脚.但是每张工作表只能创建一种自定义页眉和页脚如果创建了新的自定义页眉和页脚.它将替换工作表上的其他自定义页眉和页脚 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 首先单击“视图”一“页眉和页脚”命令.在打开的“页面设置”对话框中选择“页眉一页脚”选项卡.单击“自定义页眉”按钮.打开如图7-17所示的“页眉”对话框分别在“左”“中”或“右”文本框中，单击相应的按钮在所需的位置插入相应的页眉内容如果要在页眉或页脚中添加其他文本.可以在“左”“中”或“右”文本框中输入相应的文本.要在某一位置另起一行.可以按下【Enter】键.最后单击“确定”按钮即可。 7.5.7设置条件格式 条件格式是指当指定条件为真时.Excel自动应用单元格的格式例如.用户可以设置当某个单元格的值大于80时.用蓝色的粗体字显示;当某个单元格的值小于70时.用红色的斜体字显示;如果单元格中的值发生更改而不再满足设置的条件·则使用普通的显示格式 如果要设置单元格的条件格式.可以按照下述步骤进行操作 上一页 下一页 返回 7.5 工作表的格式化操作 ①选定要设置条件格式的单元格 ②单击“格式”一“条件格式”命令.打开如图7-18所示的“条件格式”对话框 ③如果要把选定单元格的数值作为格式的条件.则在“条件1”下拉列表框中选择“单元格数值”选项.接着在第二个下拉列表框中选定比较词组.并在后面的两个文本框中输入数值 ④单击“格式”按钮.打开“单元格格式”对话框.选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或者图案设置完毕后.单击“确定”按钮返回到“条件格式”对话框中 ⑤若要加入另一个条件.则单击“添加”按钮.这时又会增加一行条件栏.然后重复步骤③～④的操作.最多可设置三个条件。 ⑥单击“确定”按钮.在工作表的任意位置单击鼠标左键即可取消选定区域。 上一页 返回 7.6 公式与函数的使用 中文版Excel 2003是一款功能强大的电子表格软件.除了可以制作普通的表格之外.最主要的还是它的数据计算功能用户可以在单元格中输入公式或者使用Excel提供的函数来完成对工作表数据的计算与分析。 7.6.1 Exce12003 公式中的运算符 运算符用于对公式中的元素进行特定的运算中文版Excel 2003包含四类运算符:算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符下面一一对它们进行介绍。 1.算术运算符 算术运算符可以完成基本的数学运算.如加、减、乘、除.还可以连接数字并产生数字结果.如表7-2所示。 2.文本运算符 在中文版Excel 2003中.利用文本运算符(&)可以将文本连接起来.如表7-3所示。 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 若要在公式中直接添加文本.只需用引号将文本括起来.这样就能够在公式中加上必要的空格或标点符号。 3.比较运算符 比较运算符可以通过比较两个数值产生逻辑值True(真)或False(假).如表7-4所示. 例如.在单元格A1中输入数字10.在单元格B1中输入=B1<5.结果为False。由于单元格A1中的数值为10且10 > 5，因此为假，在单元格B1中显示False。如果将单元格A1的值改为1.则将显示True。 4.引用运算符 引用运算符可以将单元格区域合并计算.如表7- 5所示。 7. 6. 2输入公式 输入公式的操作类似于输入文字型数据不同的是在输入一个公式时总是以一个等号“一”作为开头·然后才是公式的表达式·Excel 2003的每一个单元格都可以作为计算器使用·如图7-19所示在一个公式中可以包含各种算术运算符、常量、变量、函数、单元格地址等 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 下面是几个输入公式的实例: =100 *22常量运算 =A3 *1 200-B4使用单元格地址(变量) = SQRT(A5十C7)使用函数 选择要输入公式的单元格.在“公式编辑栏”中输入一个等号“=”.然后输入一个数值、单元格地址、函数或者名称.输入完毕后.按【Enter]键或者单击编辑栏中的“输入”按钮即可。 在输入公式的过程中一般都使用运算符来分割公式中的项目.在公式中不能包含有空格如果要取消输入的公式.可单击编辑栏中的“取消”按钮.使输入的公式作废如果在输入公式时需要插入函数.则单击编辑栏中的“插入函数”按钮.将弹出“插入函数”对话框.可以在该对话框中进行设置运算。 7. 6. 3编辑公式 当用户发现某个公式有错误的时候.可以使用以下的方法进行编辑修改。 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 ①单击包含要修改公式的单元格 ②在“公式编辑栏”中对公式进行修改时.被公式引用的所有单元格都以彩色显示.如图7-20所示·使用户可以很容易地发现哪个单元格引用错了如果需要修改公式中的函数·可更改函数名称或者修改函数中的参数。 ③编辑完毕.按回车键确认操作 7. 6. 4复制公式 在图17-21中.如果需要计算“王晶”同学的总分时.在K3单元格中输入公式"= E3十F3十G3十H3十I3十J3.要计算“王利”同学的总分时.在K4单元格中输入公式"= E4+F4+G4+H4+I4+J4l”.假如一个班有几十位同学.那么就要输入几十次·从而显得非常麻烦其实像这样的公式.完全可以采用复制的方法进行输入.其中单元格引用的变化Excel会自动去推算 复制公式的方法与复制单元格的方法类似: ①单击选择含有复制公式的单元格这里.选择K3单元格 ②单击“编辑”一复制”命令.快捷键【Ctrl十C】 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 ③拖动选择需要复制公式的单元格或单元格区域这里选择K2:K12单元格区域 ④单击“编辑”一“粘贴”命令.快捷键【Ctrl十v】.则K2: K12区域内每一个单元格就会得到相应的公式如图7-21所示。 7. 6. 5单元格区域引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据位置通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数据.还可以引用相同工作簿不同工作表的单元格数据 在默认情况下.Excel使用A1引用类型.即用字母表示列.用数字表示行例如“.D4”表示引用了D列与第4行交叉处的单元格如果要引用单元格区域，可输入该区域左上角的单元格引用.然后是冒号(:)和区域右下角的单元格引用.如““D4: H6”表示引用从单元格D4与H6之间所围的区域 1.相对引用、绝对引用和混合引用 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 在Excel 2003中有三种引用的方式:相对引用、绝对引用和混合引用 (1)相对引用 相对引用是指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格当该公式被复制到别处时，Excel能够根据移动的位置调节引用单元格 在上面计算总分的例子中.Excel并非简单地把单元格K3中的公式原样照搬.而是根据公式原来位置和复制的目标位置推算出公式中单元格引用的变化例如，单元格K3的公式为 “= E3十F3十G3十H3十I3十J3".复制到单元格K4后.目标位置的列号不变.而行号要加1，因此K4单元格的公式为“= E4十F4十G4十H4十I4十J4”如图7-22所示. (2)绝对引用 绝对引用是指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关如果在复制公式时不希望Excel调整引用.则应使用绝对引用。 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 在单元格的列号和行号前各加上一个“$”符号(如$A$1).则代表绝对引用单元格例如.将上例中单元格K4中的公式改为“$E$4+$F$4+$G$4+$H$4+$I$4+$J$4”.再将其复制到单元格K5中.就会发现公式仍为“$E$4+$F$4+$G$4+$H$4+$I$4+$J$4”。如图7-23所示。 (3)相对引用与绝对引用之间的切换 如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用(反之亦然).则应先选定包含该公式的单元格然后在编辑栏中选择要更改的引用并按【F4】键每次按【F4】键时.Excel会在以下组合间切换:绝对列与绝对行(例如.$C$1);相对列与绝对行(C$1);绝对列与相对行($C1)以及相对列与相对行(C1)例如.在公式中选择地址$A$1按【F4】键.引用将变为A$1再一次按【F4】键.引用将变为$A1.以此类推. (4)混合引用 混合引用指的是既包含相对引用又包含绝对引用例如$八1若“$”在字母前·那么列位置是绝对的.行是相对的反之.若“$”在数字前.那么行位置是绝对的.列是相对的 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 2.引用其他工作表中的单元格 用户可以在工作簿中引用其他工作表的单元格.例如要引用工作表Sheet3的单元格D4.可在公式中输入“Sheet3 ! D4".即用感叹号“!”将工作表引用和单元格引用分开如果工作表已经命名.只需使用工作表名字再加上单元格引用即可。 7. 6. 6 自动求和按扭的使用 求和计算是一种最常用的公式计算.因此.Excel提供了快捷的自动求和方法自动求和以当前选定的单元格为基础.猜测要求和的单元格.如果自动求和选择了错误的单元格区域.用户可以重新选择。 使用自动求和按钮.还可以一次输入多个求和公式例如.要一次性求出图7-24中全班同学的总分.首先选定要求和的单元格区域D4:19(包括一组空白单元格以存放求和的结果).然后单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮.结果如图7-25所示. 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 7.6.7 快速计算 在分析工作表的过程中.有时需要得到一些临时计算结果而无须保存至工作表.为此.Excel提供了一种快速得到当前所选单元格区域数据的平均值、个数、最大值、最小值、求和结果的方法。 操作方法如下:在工作表中选定需要计算的单元格区域.用鼠标右键单击状态栏中的“快速计算”区域.出现一个快捷菜单.从快捷菜单中选择一种计算方法.计算结果就会出现在状态栏中.如图7-26所示。 7. 6. 8 函数的使用 在Excel 2003中使用系统内置的函数.可以很方便地进行各种数据处理.例如可以用财务函数处理一些存放财务信息的工作表等.可以直接在单元格中插入函数.也可以在输入公式的过程中调用函数.这大大丰富了处理数据的方法。 上一页 下一页 返回 7.6 公式与函数的使用 下面以SUM函数的使用为例.具体讲解使用函数的操作步骤 SUM函数用来计算多个参数的总和.语法格式为SUM ( numbed , number2 , … ).其中的number1 , number2 .…为1-30个需要求和的参数使用SUM函数的具体操作步骤如下 ①打开要求和的工作表.单击要插入函数的单元格 ②单击“插入”一“函数”命令.打开“插入函数”对话框.如图7-27所示 ③在“选择函数”列表框中双击SUM选项.打开“函数参数”对话框.如图7-28所示. ④单击Number1文本框右侧的带红箭头的“压缩”按钮.弹出“压缩对话框”.然后在工作表中选择要进行求和的区域单击“恢复”按钮.返回“函数参数”对话框.即可看到该行的求和结果.单击“确定”按钮. 上一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 在实际工作中.仅有数据清单形式的数据是不够的.有时需要将数据清单中的数据形象化地表示出来这时.就可以使用Excel提供的图表功能图表具有很好的视觉效果.可方便用户查看图案和数据的差异预测趋势等。 7. 7. 1创建图表 绘制图表必须先有数据源.即数据清单数据要求以列或行的方式存放在工作表的一个区域中.若以列的方式排列.要求区域的第一列数据作为x轴的数据;若以行的方式排列.则要求区域的第一行数据作为x轴的数据具体操作方法如下 ①首先打开要创建图表的工作表.选择绘图区域 ②单击“插入”一“图表”命令.打开“图表类型”对话框.如图7-29所示从“图表类型”列表框中选择一种图表类型.然后从右侧的“子图表类型”列表中选择一种具体的图表类型 下一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 ③单击“下一步”按钮.打开“图表向导一生步骤之2一图表源数据”对话框.如图7-30所示·从中选择要列入图表的数据源。 ④单击“下一步”按钮.打开“图表向导一生步骤之3一图表选项”对话框.如图7-31所示,在“标题”选项卡中添加各项标题.继续单击其他选项卡.根据需要更改其他选项 ⑤单击“下一步”按钮.打开“图表向导一生步骤之生一图表位置”对话框.如图7-32所示.在此对话框中进行相应的设置。 ⑥单击“完成”按钮.结束图表设置.这时将在工作表中插入该图表 7. 7. 2在图表中增加或刚除数据 对于已经创建好的图表.可以向其中加入新的数据.也可以删除其中的数据对于不必要的图表数据.可以从图表中将其删除 上一页 下一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 向图表中添加数据的具体操作步骤如下。 ①在工作表中输入要添加的数据行。 ②单击选中要添加数据的图表 ③单击“图表”一“添加数据”命令.打开“添加数据”对话框.如图7-33所示 ④在工作表中选取要添加的数据所在的单元格.这时包围选中单元格区域的是动态的虚线。如果对引用单元格地址比较熟悉.也可以直接在“选定区域”文本框中输入要添加数据所在的单元格区域地址。 ⑤单击“确定”按钮.数据即被添加到图表中也可以将选定的数据区域直接拖动到图表中.完成添加数据的操作删除数据的方法十分简单.直接删除源数据表格中的数据即可删除数据之后.图表也会根据现有数据进行自动更新。 上一页 下一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 7. 7. 3编辑图表 1.设置坐标轴刻度 坐标轴包括分类轴和数值轴·是图表中非常重要的对象可以在Excel 2003中设置坐标轴的图案属性、坐标轴标题的字体、坐标轴的数字格式等下面介绍如何设置坐标轴的属性.具体操作步骤如下 ①双击图表中的数值轴.打开“坐标轴格式”对话框 ②对话框中有“图案”“刻度”“字体”“数字”和“对齐”五个选项卡.可以分别设置坐标轴的线条样式、刻度、坐标轴标题的字体、坐标轴的数字格式、对齐方式等单击“刻度”选项卡.设置坐标轴的刻度·如图7-34所示 上一页 下一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 ③坐标轴刻度包括指定数值轴的数值范围、刻度单位和显示单位等在对话框中选中相应的复选框.在文本框中输入数值即可对这些属性进行设置 ④设置完毕后单击“确定”按钮即可。 2.添加数据标签 数据标签是在图表中显示数据系列数值、数据系列名称等信息的标签添加数据标签后.可以更清楚地在图表中显示数据信息添加数据标签的具体操作步骤如下 ①选择要添加数据标签的图表。 ②单击“图表”一“图表选项”命令.打开图表选项对话框.单击“数据标志”选项卡.如图7-35所示。 ③在“数据标签包括”选项区中选择需要的数据标签类型例如.选中“值”复选框.为数据标志标上数值 ④单击“完成”按钮.即可在图表上添加数据标签。 上一页 下一页 返回 7.7 Excel 2003 图表的使用 7. 7. 4 为数据添加趋势线 趋势线是一种描绘数据的趋向或走势的线条.通常其数据点的确定是由分析相关资料得来的。为数据添加趋势线的具体操作步骤如下 ①选择要添加趋势线的数据系列。 ②单击“图表”一“添加趋势线”命令.打开“添加趋势线”对话框 ③在对话框中选择需要的趋势线的类型及数据系列 ④单击“确定”按钮.完成添加趋势线的操作。 上一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 数据清单是包含相关数据的工作表.它的第一行具有列标志.Excel提供了一系列管理和分析数据清单的功能.可以将数据按照需要排序以便于用户查找和使用.筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法筛选清单仅显示满足条件的行.该条件由用户针对某列指定。 1.排序工作表数据 对数据清单中的数据按照某一字段的值进行排序的具体操作步骤如下。 ①在需要排序的数据列中选中任意一个单元格.然后单击“数据”一“排序”命令.打开“排序”对话框.在该对话框的“主要关键字”下拉列表框中选择要排序的字段.然后选择按“升序”或者“降序”排列数据;如果用户需要使用次要关键字.可在“次要关键字”下拉列表框中选择需要排序的字段.并设置排列顺序.如图7-36所示的设置。 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ②单击“选项”按钮.打开“排序选项”对话框.用户可以在该对话框中设置“自定义排序次序”选项.例如“低”“中”“高”或者“正月”“二月”“三月”等用户还可以指定排序的“区分大小写”和排序的“方向”“方法”.如图7-37所示的设置。 ③设置完毕后.单击“确定”按钮.系统即按设置进行排序 2.自动筛选 与排序不同.筛选并不重排清单筛选只是暂时隐藏不必显示的行.而且一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令自动筛选的具体操作步骤如 ①在需要筛选的数据中选中任意一个单元格.然后单击“数据”一“筛选”一“自动筛选”命令 ②这时B2 : K2的各个单元格里出现了下拉列表框·如图7-38所示为“数学”下拉列表框·从下拉列表框中选择82 ③此时将可以看到所有数学为“82”的都显示了出来.如图7-39所示用户也可以选择“全部”来显示所有数据.或者选择“前10个”来显示前10个数据 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ④如果选择“自定义”.将打开“自定义自动筛选方式”对话框。Excel提供了至多两个条件的筛选在第一个条件里选择“等于”·数值为82;第二个条件里选择“等于”·数值为86;两个条件的关系为“或”.如图7-40所示. ⑤单击“确定”按钮.Excel就显示出了“数学”中等于82和等于86的数据项.如图7-41所示。 3.高级筛选 如果所设的筛选条件比较多.使用前面的方法来筛选数据就显得有些费事了.这时.就需要用到Excel 2003的高级筛选功能使用高级筛选.可以在工作表中只显示那些符合搜索条件的数据高级筛选的具体操作步骤如下 ①在使用高级筛选之前.必须先建立一个条件区域在成绩数据清单上方插入三行空行.然后将数据清单中含有待筛选的数据列的列标志复制粘贴到条件区域的空行中.再在条件标志下面的一行中输入所匹配的条件.如“总分>300"`“平均分>=78”.如图7-42所示. 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ②单击数据区域内任一单元格.然后单击“数据”一“筛选”一“高级筛选”命令.打开“高级筛选”对话框.如图7-43所示。 ③选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮.将筛选结果复制到其他位置显示如果想在原有区域显示筛选结果.可选中“在原有区域显示筛选结果”单选按钮.此时在“列表区域”选择框中显示选择区域为“$A$5:$H$17”的数据区域如果用户要重新选择数据区域.可单击“列表区域”选择框右侧的“折叠对话框”按钮来重新选取筛选数据区域 ④单击“条件区域”选择框右侧的“折叠对话框”按钮.弹出“高级筛选一条件区域:”对话框后.在工作表中选择$K$2:$L$3的数据区域.单击“高级筛选一条件区域:”对话框右侧的“伸展对话框”按钮.如图7-44所示。 ⑤在“高级筛选”对话框中.单击“复制到”选择框右侧的“折叠对话框”按钮.弹出“高级筛选一复制到”对话框.单击工作表右侧的垂直滚动条.向下滚动.选择要粘贴筛选结果的数据区域.如图7-45所示.然后单击“复制到”选择框右侧的“伸展对话框”按钮。 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ⑥此时在“高级筛选”对话框的“复制到”选择框中.将显示要粘贴筛选结果的数据区域$B$16：$L$21单击“确定”按钮.Excel 2003将筛选符合条件(即“总分>300"`“平均分>=78")的所有记录.并把符合条件的记录复制到指定的工作表区域中.如图7-46所示. 4.分类汇总 分类汇总是数据处理中最常用的一种计算小计总计的方法.可对工作表中的数据进行求和、求平均值等运算在进行分类汇总之前.首先应对工作表数据按分类进行排序.否则将得不到正确的汇总结果 例如.图7-47是某公司三月份的业务员销售情况表.现在要统计每位业务员在该月的销售额.这时就可使用分类汇总的方法操作步骤如下 ①对需要分类汇总的字段进行排序本例中应对“业务员”进行排序选定“业务员”列中的任意一个单元格.单击“常用”一“升序”按钮.排序结果如图7-48所示。 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ②选定数据清单中任意一个单元格.单击“数据”一“分类汇总”命令.打开如图7-49所示的“分类汇总”对话框在“分类字段”列表框中.选择按什么列进行汇总.选择的列应与步骤1进行排序的列相同.这里选择“业务员”列 ③在“汇总方式”列表框中·选择要进行分类汇总的函数(这里选择“求和”)，在“选定汇总项”列表框中·指定要分类汇总的列(这里选择“销售额”) ④设置完毕后.单击【确定】按钮.汇总结果如图7-50所示. “分类汇总”之后.当不需要分类汇总时.可以选择“编辑”菜单中的“撤销分类汇总”命令如果用户已经进行了其他的操作.可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令.在出现的“分类汇总”对话框中(如图7-49所示)单击【全部删除】按钮 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 从图7-50中可以看到.在列数据清单进行分类汇总之后.在行标题的左侧出现了分级显示符号·可用于显示或隐藏某些明细数据如果只显示“总和”和列标题(如图7-51所示).可单击行级符号“1";如果要显示分类汇总与总和(如图7-52所示).可单击行级符号“2";单击行级符号“3”时.将显示所有明细数据(如图7-50所示). 5.使用数据透视表 数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格用户可以旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总结果.还可以通过显示不同的页来筛选数据 下面以图7-53所示的“某食品公司五六月份销售统计表”为例·介绍数据透视表的创建和使用方法。 创建数据透视表具体操作步骤如下 ①在创建数据透视表的数据清单中选定任意一个单元格 ②单击“数据”一“数据透视表和数据透视图”命令.打开如图7-54所示的“步骤1”对话框. 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 ③在此对话框中选择数据来源及报表类型然后单击【下一步】按钮.打开如图7-55所示的“步骤2”对话框。 ④在此对话框的“选定区域”文本框中输入包含数据的单元格区域在当前活动单元格位于某个数据清单的范围中时.Excel会自动选定该范围单击【下一步】按钮.打开如图7-56所示的“步骤3”对话框。 ⑤在此对话框中选择数据透视表的显示位置:新建工作表或现有工作表选择“新建工作表”选项.单击【完成】按钮.即可进入一个包含了“数据透视表”工具栏的新工作表.如图7-57所示。 ⑥从“数据透视表”工具栏中拖动“销售入员”字段至“请将数据项拖至此处”区域中.将“产品”字段拖至“请将数据项段拖至此处”区域中.将“月份”字段拖至“请将数据项拖至此处”区域中创建得到的“数据透视表”如图7-58所示. 6.重新组织数据透视表 上一页 下一页 返回 7.8 数据的排序和筛选 为了使数据透视表能够非常方便地分析数据.就需要在行、列和页的位置合理安排字段.以创建一个结构清晰的数据透视表通过“数据透视表和数据透视图一版式”对话框可以很方便地组织数据透视表。具体操作步骤如下。 ①单击数据透视表中的任意一个单元格 ②单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表向导”按钮.打开如图7-56所示“步骤3”对话框。 ③单击【布局】按钮.打开如图7-59所示的“布局”对话框 ④在此“布局”对话框中.可直接将右侧的字段拖至相应的位置区域.对于已添加至透视表中的字段.将其向外拖动即可从透视表中删除该字段 ⑤如果要修改默认的汇总方式.双击数据区域汇总字段.打开如图7-60所示的“数据透视表字段”对话框.在“汇总方式”列表框中.选择汇总使用的函数即可。 ⑥设置完成后.单击【确定】按钮返回到“步骤3”对话框后.再单击【确定】按钮即可。 上一页 返回 7.9 打印工作表 在将排版好的表格打印出来之前.还需要进行页面设置.例如.选择纸张大小、页边距、页面方向的设置等另外.用户既可以打印整个工作簿或一个工作表.也可以打印工作表的一部分 7. 9. 1页面设置 页面设置是最能体现各种不同的打印效果的通过对页面进行设置，可以使工作表具有一个合乎规范的整体外观设置页面的具体操作步骤如下 ①在打开工作表的情况下.单击“文件” →“页面设置”命令.打开“页面设置”对话框系统默认的是“页面”选项卡.如图7-61所示。 ②在“方向”选项区中选择纸张放置的方向.如选择纵向或横向 ③调整“缩放比例”微调框中的数值.以设置打印尺寸 下一页 返回 7.9 打印工作表 ④在“纸张大小”下拉列表框中选择纸张类型 ⑤单击“确定”按钮.页面设置完毕 7. 9. 2打印预览 为了在打印之前能预览到打印效果.可以使用Excel提供的“打印预览”功能.以便及时进行调整.既省时又节约纸张 要预览一个工作表的打印效果.可以单击“文件”一“打印预览”命令.或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮立.打开如图7-62所示的打印预览窗口在该预览窗口中可查看工作表的设置效果是否满意.以便及时更改 7. 9. 3打印工作表 当设置好工作表的打印格式后.就可以打印工作表了用户可以单击“文件”一“打印”命令.打开“打印内容”对话框.如图7-63所示在“打印机”选项区的“名称”下拉列表框中设置打印机的类型: 上一页 下一页 返回 7.9 打印工作表 在“打印范围”选项区中设置要打印的范围:在“打印份数”微调框中设置打印的文档份数;在“打印内容”选项区中设置打印的内容.最后单击“确定”按钮即可。 设置打印区域的技巧如下 ※在用鼠标选择打印区域时按住【Ctrl】键.可以选择多个区域.但每个区域是单独打印的。 ※在“打印区域”文本框中输入单元格区域的引用位置时·用逗号将每个单元格区域引用分隔开·就可设置多个打印区域。 ※将几个打印区域打印在同一张纸上的最好方法是.先将这几个区域复制在同一张工作表中.然后再打印该工作表. 上一页 返回 7.10 上机操作指导 7. 10. 1创建简单的成绩表 下面以实例的形式.创建一个如图7-64所示的简单的成绩表. 具体操作步骤如下 ①单击A1单元格.在“名称框”中就会显示该单元格的名称.然后输入标题““2009学年度期末成绩表”然后选中A1 :J1.单击“常用”工具箱中的“合并及居中”按钮.将A1 :J1单元格合并 ②在A2 :J2单元格区域中分别输入编号、姓名、语文、数学、英语、Photoshop. Flash、体育、总分和平均分.如图7-65所示. 下一页 返回 7.10 上机操作指导 ③单击A3单元格.输入第1个同学的编号为“1" ④为了加快输入.可以用序列方式填充数据的方法.选中A3单元格.将鼠标指针移到该单元格右下角的填充控制点上.鼠标指针变成十字形状时.按住鼠标左键往下拖动.拖动到要结束这列相同数据时停止(即A12单元格).就可得到递增的一列序号数据.如图7-66所示 ⑤再按照图7-65示例中的数据输入其他字段的数据即可 ⑥输入完成后.单击“文件”一“保存”命令.从打开的“另存为”对话框中输入一个文件名.再单击“保存”按钮即可 7. 10. 2 使用“自动求和”按钮进行简单的计算 下面以前面已创建好的成绩表为例.练习求和与求平均值的操作.具体操作步骤如下 上一页 下一页 返回 7.10 上机操作指导 ①首先求编号为1的总分.选择C3 :H3的单元格区域.然后单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮右侧的下拉按钮.从打开的下拉菜单中选择“求和”命令.如图7-67所示. ②此时.在J3单元格中将会显示编号为1的总分结果 ③如果要求其他同学的总分结果.可以单击第一位同学的总分结果.然后将鼠标移到该单元格的右下角·当出现“十”状时按住左键往下拖·拖到最后一位同学为止.如图7-68所示 ④当求编号为1的平均分时.首先选择C3:H3的单元格区域.再单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮右侧的下拉按钮.从打开的下拉菜单中选择“平均值”命令.则求出的平均分结果将会显示在I3单元格中如图7-69所示 ⑤如果要求其他同学的平均分.就可以用相对引用的方法.单击第一位同学的平均分单元格.然后将鼠标移动到该单元格的右下角.当出现“十”状时按住左键往下拖.拖到最后一位同学为止结果如图7-70所示 上一页 下一页 返回 7.10 上机操作指导 ⑥如果要求每科成绩的总分和平均分.如求语文的平均分和总分.方法和求每位同学的总分和平均分是一样的 ⑦最终的结果如图7-71所示。 ⑧单击“文件”一“保存”命令.将结果保存下来 7. 10. 3 为工作表添加背景 有时为了美化工作表.需要设置整张工作表的背景图案.具体操作步骤如下。 ①首先选中需要添加背景图案的工作表.然后单击“格式”一“工作表”一“背景”命令.打开“工作表背景”对话框.如图7-72所示。 ②在指定的文件列表中选择一个背景文件.单击“插入”按钮即可.插入背景的效果如图7-73所示。 上一页 下一页 返回 7.10 上机操作指导 7. 10. 4使用条件格式 使用条件格式功能可以使图7-73中大于80的数据突出显示.具体操作步骤如下 ①在工作表中选定要设置条件格式的单元格区域.如图7-74所示. ②单击“格式”一“条件格式”命令.打开“条件格式”对话框.在对话框中对条件进行设置.然后单击“格式”按钮.在弹出的对话框中进行格式设置.并单击“确定”按钮.返回到“条件格式”对话框.设置后的“条件格式”对话框如图7-75所示. ③单击“确定”按钮·符合条件的单元格将突出显示.如图7-76所示。 上一页 返回 图7-1 Excel 2003 的工作窗口 返回 图7-2 “另存为”对话框 返回 图7-3 在工作簿内移动工作表 返回 图7-4 “移动或复制工作表”对话框 返回 图7-5 “选择性粘贴”对话框 返回 图7-6 “插入”对话框 返回 图7-7 “删除”对话框 返回 图7-8 “行高”对话框 返回 图7-9 “列宽”对话框 返回 图7-10 货币格式效果 返回 图7-11 “数字”选项卡 返回 图7-12 货币格式效果 返回 图7-13 “字体”选项卡 返回 图7-14 “样式”对话框 返回 图7-15 根据已有格式的单元格创建新样式 返回 图7-16 “对齐”选项卡 返回 图7-17 “页眉”对话框 返回 图7-18 “条件格式”对话框 返回 图7-19 公式运算 返回 图7-20 编辑公式 返回 图7-21 复制公式 返回 图7-22 相对引用 返回 图7-23 绝对引用 返回 图7-24 选定要自动求和的单元格区域 返回 图7-25 自动求和的结果 返回 图7-26 快速计算 返回 图7-27 “插入函数”对话框 返回 图7-28 “函数参数”对话框 返回 图7-29 图表向导的“图表类型”对话框 返回 图7-30 图表向导的 “图表源数据”对话框 返回 图7-31 图表向导的”图表选项“对话框 返回 图7-32 图表向导的“图表位置”对话框图 返回 图7-33 “添加数据”对话框 返回 图7-34 “刻度”选项卡 返回 图7-35 “数据标志”选项卡 返回 图7-36 “排序”对话框 返回 图7-37 “排序选项”对话框 返回 图7-38 选择筛选的数据 返回 图7-39 筛选结果 返回 图7-40 “自定义自动筛选方式”对话框 返回 图7-41 自定义筛选结果 返回 图7-42 建立一个条件区域 返回 图7-43 “高级筛选”对话框 返回 图7-44 “高级筛选-条件区域”对话框 返回 图7-45 “高级筛选-复制到：”对话框 返回 图7-46 高级筛选结果 返回 图7-47 某公司业务员三月份销售情况表 返回 图7-48 按“业务员”排序结果 返回 图7-49 “分类汇总”对话框 返回 图7-50 分类汇总结果 返回 图7-51 只显示总和 返回 图7-52 显示“总和”和列标题 返回 图7-53 某食品公司五六月份销售统计表 返回 图7-54 “步骤1”对话框 返回 图7-55 “步骤2”对话框 返回 图7-56 “步骤3”对话框 返回 图7-56 “步骤3”对话框 返回 图7-57 数据透视表结构和“数据透视表”工具栏 返回 图7-58 创建得到的“数据透视表” 返回 图7-59 “布局”对话框 返回 图7-60 “数据透视表字段”对话框 返回 图7-61 “页面设置”对话框 返回 图7-62 打印预览窗口 返回 图7-63 “打印内容”对话框 返回 图7-64 简单的成绩表示例 返回 图7-65 输入数据 返回 图7-66 以序列方式填充数据 返回 图7-67 求第一个同学的总分 返回 图7-68 求其他同学的总分结果 返回 图7-69 求第一位同学的平均分 返回 图7-70 求多位同学的平均分 返回 图7-71 最后结果 返回 图7-72 “工作表背景”对话框 返回 图7-73 插入的背景效果 返回 图7-74 选定单元格区域 返回 图7-75 进行条件格式设置 返回 图7-76 突出显示符合条件的单元格 返回 表7-1 使用按键移动单元格 返回 表7-2 算术运算符 返回 表7-3 文本运算符 返回 表7-4 比较运算符 返回 表7-5 引用运算符 返回 $$