6.1.2 Access的基本操作（课件）-《新编计算机基础教程》同步教学（清华大学出版）

《新编计算机基础教程》 （清华大学出版） 第2页 第6章 数据库管理软件Access 本章概述 本章的学习目标 主要内容 第3页 本章概述 本章主要介绍了数据库的基本知识与概念，Access 2016的各种新功能，在介绍基本概念的基础上结合实例讲解了数据库的创建与使用，表的创建与使用，表中记录的增删改查等操作，查询的种类及其创建方法等内容。 3 第4页 本章的学习目标 了解数据库的基本知识 熟悉Access 2016的主要特点和功能 掌握创建数据库的方法 掌握Access中数据表的创建和维护等基本操作 学会建立表之间的联系和查询 了解其他数据库对象的基本操作 学会进行各种数据的分析与管理 第5页 主要内容 6.1 Access 2016的基本操作 6.2 综合应用 6.3 本章小结 第6页 6.1.2 Access的基本操作 Access 2016是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统，它是Microsoft Office的组成部分之一，具有与Word、Excel和PowerPoint等相似的操作界面。它提供了一套完整的工具和向导，用户可通过可视化操作来完成绝大部分的数据库管理和开发工作，还可通过VBA（Visual Basic for Application）开发高质量的数据库应用软件。 第7页 1. 数据库的基本操作 选择“开始”→“Access 2016”，即可启动Access 2016。 （1）新建数据库 方法一：启动Access 2016后，单击【文件】菜单→【新建】→【空白数据库】，此时将弹出对话框要求输入新数据库的名称和文件存放路径，最后单击【创建】按钮，即创建了一个扩展名为.accdb的空数据库文件。 方法二：启动Access 2016后系统默认选择【空白数据库】选项。 第8页 （2）打开数据库 与其他Office组件一样，除了在Access窗口的【文件】菜单单击【打开】以外，一般在【文件资源管理器】或【这台电脑】找到数据库文件后直接双击即可打开。 第9页 （3）关闭和保存数据库 Access数据库文件的保存有其特殊性，它会随着数据的增加及时保存，因此在关闭数据库文件的同时，Access将自动保存对数据所做的更改。 第10页 2. 表的基本操作 （1）表的视图 Access 2016数据库文件为表提供了两种视图，包括数据表视图和设计视图。同一个表的不同视图适用于不同的操作情形，通常情况下，数据表视图主要用于编辑和显示当前数据库中的数据，大多表记录的相关操作是在数据表视图中进行的。设计视图用于表结构的修改操作。新建数据库文件或刚打开的数据库文件中的表默认打开数据表视图。 第11页 切换表视图方法 在打开的数据表【开始】选项卡的【视图】分组中单击【视图】按钮，则实现“数据表视图”和“设计视图”的快速切换，如图6-5所示。 图6-5 切换表的视图方法 第12页 （2）设计视图中的相关操作 ① 创建表 在【创建】选项卡的【表格】分组中单击【表设计】，如图6-6所示。 图6-6 使用设计视图创建表 第13页 ② 选中和移动字段 在表设计视图左侧行首的“行选择器”方块中单击选中字段，桔色框线处为当前选中字段。在选中字段的“行选择器”方块处，等鼠标指针变为 时拖动即可将字段移动到指定位置，如图6-7所示。 图6-7 选中和移动字段 第14页 ③ 增加字段 如果增加的新字段在末尾时，直接输入即可，在其他位置时，要在【设计】选项卡的【工具】分组中单击【插入行】按钮，即在当前字段之前插入一个新字段，新插入的字段需要设置其字段名称和数据类型等选项。 第15页 ④ 删除字段 先选中字段，然后在【设计】选项卡的【工具】分组中单击【删除行】按钮。 第16页 ⑤ 设置或修改字段的数据类型 单击“数据类型”右侧的下拉箭头展开下拉列表，选择数据类型，如图6-8所示。 图6-8 修改字段 第17页 数据类型 Access 2016提供了13种数据类型，具体说明见下表。 数据类型 可存储的数据 大小 短文本 文本或文本与数字的组合 0～255个字符 长文本 长文本或文本与数字的组合 0～65536个字符 数字 用来进行数值计算的数字数据 1、2、4或8个字节 大型页码 用来存储非货币值大数值 8个字节 日期/时间 日期或时间值 8个字节 货币 货币值 8个字节 自动编号 自动数字增加（每次递增1） 4个字节 是/否 逻辑值：是/否，真/假 1位 OLE对象 在其他程序中使用OLE创建的对象（例如word文档、Excel电子表格、图像、声音或视频等） 最大可为1GB(受磁盘空间限制） 超链接 存储超级链接的字段 0～64000个字符 附件 附加到数据库中记录的图像、电子表格文件、文档、图表以及受支持的其他类型文件，类似于将文件附加到电子邮件 取决于附件大小 计算 存储计算结果。计算必须引用相同表格中的其他字段 取决于计算公式结果的数据类型 查阅向导 创建字段，该字段使用组合框选择来自其他表或来自列表中的值。在数据类型列表中选择此项，将打开向导进行定义 与主关键字字段的长度相同，且该字段也是查阅字段，通常为4个字节 第18页 ⑥ 设置主键 主关键字简称主键，用于唯一地标识表中各个记录，由表中的一个或多个字段组成。选中需要设置主键的字段，在【设计】选项卡的【工具】分组中单击【主键】，字段前面出现一个 标记，如图6-9所示。 图6-9 设置主键 第19页 注意： 主键字段值不能有重复值，也不能为空值,主键对表并非必需，利用主键还可以对记录进行快速的查找和排序。通常主键是单个字段，但也可以设置两个或多个字段作为主键(复合主键)。 第20页 （3）数据表视图中的相关操作 ① 选中和移动字段 将鼠标移动到字段名处,等鼠标指针变为 时单击，桔色框线处为当前选中字段。在选定字段名处，等鼠标指针变为 时拖动即可将字段移动到指定位置，如图6-10所示。 图6-10 选中和移动字段 第21页 ② 增加字段 右击字段名，在出现的快捷菜单中选择【插入字段】，可以在该字段左边插入一列新字段；再双击插入新字段的默认名（字段1、字段2……）更改字段名称；最后在【字段】选项卡中【格式】分组的【数据类型】处设置常见的数据类型，少用的数据类型设置可在【字段】选项卡中【添加和删除】分组的【其他字段】下拉列表中选择，如图6-11所示。此外，可以选中新插入字段，在鼠标出现 状态时拖动鼠标到指定位置。 第22页 图6-11 插入字段 第23页 ③ 删除字段 右击要删除的字段名，在出现的快捷菜单中选择【删除字段】，在弹出的确认对话框中单击【是】，即可删除该字段及其所有数据，如图6-12所示。 图6-12 删除字段 第24页 ④ 选中记录行 将鼠标移动到行首“记录选定器”方块处，等出现 时，单击选中该记录。 第25页 ⑤ 增加表记录 数据表视图是表记录操作的主要界面，在表中增加记录时只能在表的末尾“追加”新记录，而不能在某条记录前面“插入”新记录。 第26页 ⑥ 删除表记录 在选中一个或多个记录后可以有3种方法删除表记录，其一是右击鼠标选择快捷菜单中的【删除记录】；其二是单击【开始】选项卡中【记录】分组的【删除】；其三是直接按Delete键。 注意：在弹出的确认对话框中单击【是】，可以删除选中记录，删除的记录将无法恢复，如图6-13所示。 图6-13 删除记录 第27页 ⑦ 修改表记录 直接修改，及时保存。 第28页 ⑧ 美化数据表 在Access的【开始】选项卡的【文本格式】分组中设置数据表的字体、字号、颜色等。与Excel工作表的操作相同，可以通过拖动行列分隔处来调整行高和列宽。 第29页 （4）表的基本操作 ① 表的备份 为了便于表的管理和数据恢复，通常需要对表进行备份。一般有3种方法，其一是在Access窗口左侧的“导航窗格”中右击表名称，在出现的快捷菜单中选择【复制】，再右击选择快捷菜单中的【粘贴】，在弹出的“粘贴表方式”对话框中做进一步选择；其二是在按住Ctrl键的同时拖动表名图标，直接生成表的副本；其三是单击【文件】菜单→【另存为】→【对象另存为】→【将对象另存为】→【另存为】。 第30页 ② 删除表对象 直接右击表名，在出现的快捷菜单中选择【删除】即可。 第31页 ③ 表的重命名 直接右击表名，在出现的快捷菜单中选择【重命名】即可。 注意：必须在表关闭的状态下，才能删除表对象和重命名表名称。 第32页 （5）数据的排序、筛选 ① 数据排序 当打开一个表时，Access 2016默认以主关键字排序来显示记录，如表中未定义主键，则按照记录在表中输入的实际顺序来显示。如需要改变记录显示的顺序，就需要对表中记录进行重新排序，以便查阅。 第33页 a. 单个字段排序 方法一：定位在该字段任一区域或选中该字段列，然后单击【开始】选项卡中【排序和筛选】分组的【升序】或【降序】。选择【取消排序】即取消了排序。 方法二：右击该字段名或该字段任一区域，在弹出的快捷菜单中选择【升序】或【降序】选项。 第34页 b. 多个字段排序 按住Shift键选定多个要排序字段后，其排序的操作方法与单个字段排序相同。当按多个字段排序时，首先根据第一个字段按照指定的顺序进行排序，当第一个字段具有相同的值时，再按照第二个字段进行排序，依次类推，直到按全部指定字段排序。 用右击鼠标方法排序时，需在字段名处右击才能实现对多个字段的排序选择。 注意：多个字段排序时，这些字段必须相邻，并且每个字段都要按照同样的方式（升序或降序）进行排序。如果两个字段不相邻，需要调整字段位置，而且把第一个排序字段置于最左侧。 第35页 ② 数据筛选 数据筛选是在众多记录中找出那些满足指定条件的数据记录而把其他记录隐藏起来(并不是删除记录)的操作。筛选时必须设置好筛选条件，Access将筛选并显示符合条件的数据。因此，从这个意义上讲，筛选也就是查询。利用筛选功能可按用户需要查找表中的相关数据，但筛选结果无法保存。在数据表、查询、窗体中都可以创建筛选。筛选主要有3种方式。 第36页 a. 按选定内容筛选或内容排除筛选 这类筛选需提前选定内容或定位到相应字段值，有3种方法实现相应操作： 方法一：右击鼠标→在快捷菜单中选择【文本筛选器】。 右击筛选字段区域任意位置，在弹出的快捷菜单中选择【清除筛选器】即取消了筛选。 方法二：单击【开始】选项卡中【排序和筛选】分组的【筛选器】，可实现按选定内容筛选。 方法三：单击【开始】选项卡中【排序和筛选】分组的【选择】按钮右侧的下拉箭头，展开下拉列表，可实现按选定内容筛选。 第37页 b. 按窗体筛选 按窗体筛选是一种快速的筛选方法，使用它不需要浏览整个数据表的记录，可以加入复杂的选择条件来满足用户的具体要求。 方法：单击【开始】选项卡→【排序和筛选】→【高级】→【按窗体筛选】。 单击【按窗体筛选】命令时，数据表将转变为单一记录的形式，并且每个字段都变为一个下拉列表框，可以从每个列表中选取一个值作为筛选的内容。 单击【开始】选项卡→【排序和筛选】→【高级】→【应用筛选/排序】,可以查看筛选结果。单击【开始】选项卡→【排序和筛选】→【切换筛选】，可以在“已筛选”和“未筛选”之间进行切换。 单击【开始】选项卡→【排序和筛选】→【高级】→【清除所有筛选器】，可以把所设置的筛选全部清除掉，恢复筛选前的状态。 第38页 c. 高级筛选/排序 当筛选条件比较复杂时，可以使用Access提供的高级筛选功能，高级筛选/排序可以加入更为复杂的条件来满足用户更具体的要求，并能同时实现对字段的排序。 方法：单击【开始】选项卡→【排序和筛选】→【高级】→【高级筛选/排序】。 第39页 3. 创建简单查询 筛选只能从单个表中查询数据，不能从多个表中进行数据查询。要实现此功能，需用到Access提供的查询对象。查询对象既能从单个表中查询数据，也可以从多个表中联合查询数据。查询是数据库中的重要操作，查询可以查找数据库中满足特定条件的数据，并能将查询结果保存起来，以供查看、统计分析与决策使用，且其中数据和源表数据保持同步更新。查询对象所基于的数据表，称为查询对象的数据源，查询的结果也可以作为数据库中其他对象的数据源。查询有很多种类，按功能划分为5种，包括选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询。其中选择查询是最常用的，也是最基本的查询。它根据指定的查询条件，从一个或多个表中获取数据并显示结果。本章只介绍查询中的一种简单查询。 第40页 （1）“查询”对象的选择和视图的切换 ①“查询”对象的选择 “表”对象是数据库窗口默认进入的对象子窗格，单击子窗格右侧的 按钮在“对象菜单”中选择【查询】，即可进入“查询”对象子窗格，如图6-14所示。 图6-14 创建查询 第41页 ②“查询”对象的视图切换 同“表”对象的视图切换相同，主要采用单击【开始】选项卡中【视图】分组的【视图】按钮，可以直接在“数据表视图”和“设计视图”中反复切换。 第42页 （2）创建简单查询 简单查询就是选择查询，这是Access 2016中最常用、使用规则最简单的查询方法。 ① 利用“查询向导”创建简单查询 是根据系统提示的步骤选择设置的过程，它的特点是方便简单，但缺乏一定的自主灵活性。方法是单击【创建】选项卡中【查询】分组的【查询向导】。 ② 利用“查询设计”创建简单查询 是自主选择数据源设置的查询，它的特点是灵活多变，但有一定的复杂度。方法是单击【创建】选项卡中【查询】分组的【查询设计】，打开“查询设计”视图。 谢谢观看 $$