第2章 Excel在会计凭证中的应用（课件）《Excel在财会管理中的应用（第二版）》（水利电力出版社）

第2章 Excel在会计凭证中的应用 本章学习目标 本章主要讲解会计凭证的相关知识以及如何利用Excel填制会计凭证。通过本章的学习，应掌握以下内容： 会计凭证的概念、意义、种类和格式 记账凭证模板的设计和修改方法 记账凭证的填制方法 2.1 会计凭证概述 2.1.1 会计凭证的意义 2.1.2 会计凭证的种类 2.1.1 会计凭证的意义 （1）填制会计凭证，可以及时、正确地反映各项经济业务的完成情况。 （2）审核会计凭证，可以发挥会计的监督作用。 （3）通过会计凭证的填制和审核，可以分清经济责任，强化经济责任制。 此外，会计凭证记录的内容还是一种反映经济情况的可靠的档案资料，通过填制和审核会计凭证就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记录经济活动情况的档案资料，以供日后的查阅、分析和利用。 2.1.2 会计凭证的种类 （1）原始凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时，由经办人员取得或填制的，用以记录、证明经济业务的发生或完成情况的会计凭证，是具有法律效力的原始书面证据，是编制记账凭证的依据，是会计核算的原始资料。对于那些不能用来证明经济业务事项已经实际发生或完成的文件和单据，不能作为原始凭证，如对账单、请购单、合同等。 原始凭证按其取得的来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。 2.1.2 会计凭证的种类 （2）记账凭证。记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账凭证的基本内容一般包括以下几个方面： ① 记账凭证名称及填制记账凭证单位名称；② 凭证的填制日期和编号；③ 经济业务的摘要；④ 会计分录；⑤ 记账标记；⑥ 附件张数；⑦ 有关人员签章。 2.2 记账凭证的填制 2.2.1 记账凭证的填制程序 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 2.2.3 记账凭证的填制 2.2.1 记账凭证的填制程序 首先审核原始凭证的真实性、合法性、正确性和完整性；其次，根据原始凭证或原始凭证汇总表中所记录的经济业务内容，按照会计制度的规定，运用复式记账原理，确定应借、应贷的会计科目和金额；再次，按照记账凭证的内容、格式及填制方法，填制记账凭证；最后，将填制好的记账凭证交由审核人员进行审核，审核通过后作为登记账簿的依据。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （1）启动Excel 2010，打开一个新工作簿，分别将Sheet1、Sheet2工作表命名为“填制记账凭证”、“输出记账凭证”。在“填制记账凭证”中设置记账凭证的格式，在“输出记账凭证”按照记账凭证日常输出的要求，设置记账凭证的格式。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （2）对“填制记账凭证”工作表的操作 ①工作表中公式与平衡检验设置 借方金额合计数可以自动生成。方法是选中该单元格，单击“公式”选项卡中的“自动求和”按钮，再拖动鼠标选择相应单元格按Enter键即可。贷方金额合计数也可以自动生成。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （2）对“填制记账凭证”工作表的操作 记账凭证中的数据是登记账簿的直接依据，如果发生错误，会造成会计账簿数据、会计报表数据的错误，进而可能会给会计信息使用者带来决策的失误。为了避免业务数据在记账凭证录入阶段出现错误，按照会计制度和会计基础工作规范的要求，往往要采取一些控制措施，如记账凭证的同一行不能同时有数、借方金额合计必须等于贷方金额合计等。为此，可以利用Excel提供的函数来进行校验。方法是，先设置一个提示错误的区域，然后在该区域中输入用于校验的函数。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （2）对“填制记账凭证”工作表的操作 ②凭证日期的设置 TODAY()：返回当前日期的序列号。序列号是Excel日期和时间计算使用的日期-时间代码。 YEAR()：返回某日期对应的年份。返回值为1900到9999之间的整数。其语法为：YEAR(serial_number)。serial_number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。 MONTH()：返回以序列号表示的日期中的月份。月份是介于1（一月）到12（十二月）之间的整数。其语法为：MONTH(serial_number)。serial_number指要查找的那一月的日期。 DAY()：返回以序列号表示的某日期的天数，用整数1到31表示。其语法格式为：DAY(serial_number)。serial_number指要查找的那一天的日期。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （2）对“填制记账凭证”工作表的操作 ③凭证类型的设置 本例中使用的是通用型记账凭证，凭证类型设置很简单，即“记字”。 ④常用摘要的设置 常用摘要的设置主要是为用户节省摘要文字的录入时间，提高工作效率，因为在日常工作中，可能每月都会发生一些相同的业务，这时可使用Excel的“自动更正”功能简化方案录入工作，具体操作方法参见第1章有关数据输入的内容。 2.2.2.1 记账凭证模板的设计 （2）对“填制记账凭证”工作表的操作 ⑤会计科目的设置 将SHEET3工作表命名为“会计科目表”，按新会计准则要求将会计科目输入到工作表的相应位置。在“填制会计凭证”工作表中，设置数据有效性，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，选择“允许”中的“序列”，在“来源”中输入中“=会计科目表!$B$2:$B$159”，单击“确定”。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联 ①“填制会计凭证”与“输出会计凭证”基本数据的关联 ②“填制会计凭证”与“输出会计凭证”借、贷方金额的关联 REPT函数：按照给定的次数重复显示文本。可以通过函数REPT来不断地重复显示某一文本字符串，对单元格进行填充。语法为REPT(text,number_times)。Text为需要重复显示的文本。number_times为用于指定文本重复次数的正数。 LEN函数：返回文本字符串中的字符数。其语法LEN(text)，text为要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联 MID函数：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户自己指定。其语法为：MID(text,start_num,num_chars)，text指包含要提取字符的文本字符串。start_num指文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num为1，依此类推。num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。如果start_num大于文本长度，则MID返回空文本(“”)。如果start_num小于文本长度，但start_num加上num_chars超过了文本的长度，则MID只返回至多直到文本末尾的字符。如果start_num小于1，则MID返回错误值#VALUE!。如果num_chars是负数，则MID返回错误值#VALUE!。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联 FIXED函数：将数字按指定的小数位数进行取整，利用句号和逗号以十进制格式对该数进行格式设置，并以文本形式返回结果。其语法为：FIXED(number,[decimals],[no_commas])，number指要进行舍入并转换为文本的数字。Decimals为可选项，指小数点右边的位数。no_commas为可选项。它是一个逻辑值，如果为TRUE，则会禁止FIXED在返回的文本中包含逗号。注意：在Excel中，Numbers的最大有效位数不能超过15位，但decimals可达到127。如果decimals为负数，则number在小数点左侧进行舍入。如果省略decimals，则假设其值为2。如果no_commas为FALSE或被省略，则返回的文本会像通常一样包含逗号。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联 COLUMN函数：返回指定单元格引用的列号。其语法为：COLUMN([reference])，reference为可选项，指要返回其列号的单元格或单元格区域，如果省略该参数并且COLUMN函数是以水平数组公式的形式输入的，则COLUMN函数将以水平数组的形式返回参数reference的列号。如果其为一个单元格区域，并且COLUMN函数不是以水平数组公式的形式输入的，则COLUMN函数将返回最左侧列的列号。如果省略参数reference，则假定该参数为对COLUMN函数所在单元格的引用。注意：参数reference不能引用多个区域。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写 FIND函数：用于在第二个文本串中定位第一个文本串，并返回第一个文本串的起始位置的值，该值从第二个文本串的第一个字符算起。无论默认语言设置如何，FIND始终将每个字符（不管是单字节还是双字节）按1计数。其语法为： FIND(find_text,within_text,[start_num])，find_text是要查找的文本。within_text指包含要查找文本的文本。start_num为可选项。指定要从其开始搜索的字符。within_text中的首字符是编号为1的字符。如果省略start_num，则假设其值为1。如果find_text为空文本("")，则FIND会匹配搜索字符串中的首字符（即编号为start_num或1的字符）。Find_text不能包含任何通配符。如果within_text中没有find_text，则FIND返回错误值#VALUE!。如果start_num不大于0，则FIND返回错误值#VALUE!。如果start_num大于within_text的长度，则FIND返回错误值#VALUE!。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写 VALUE函数：将代表数字的文本字符串转换成数字。其语法为：VALUE(text)，text为带引号的文本，或对包含要转换文本的单元格的引用。text可以是Excel中可识别的任意常数、日期或时间格式。如果text不为这些格式，则函数VALUE返回错误值#VALUE!。NUMBERSTRING函数：将数字转换为中文大写格式，其语法为NUMBERSTRING（要转换为中文大写的数字，参数）。在该函数中，参数可有三种选择，分别为1，2，3，对应着三种不同的中文大写格式。例如：在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING("1234",1)”确认后，单元格的计算结果为“一千二百三十四”。在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING("1234",2)”确认后，单元格的计算结果为“壹仟贰佰叁拾肆”。在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING("1234",3)”确认后，单元格的计算结果为“一二三四”。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写 INT函数：将数字向下舍入到最接近的整数。其语法为：INT(number)，number为需要进行向下舍入取整的实数。RIGHT函数：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。无论默认语言设置如何，RIGHT始终将每个字符（不管是单字节还是双字节）按1计数。其语法为：RIGHT(text,[num_chars])。text包含要提取字符的文本字符串。Num_chars为可选项。指定要由RIGHT提取的字符的数量。Num_chars必须大于或等于零。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。如果省略num_chars，则假设其值为1。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写 AND函数：所有参数的计算结果为TRUE时，返回TRUE；只要有一个参数的计算结果为FALSE，即返回FALSE。AND函数的一种常见用途就是扩大用于执行逻辑检验的其他函数的效用。例如，IF函数用于执行逻辑检验，它在检验的计算结果为TRUE时返回一个值，在检验的计算结果为FALSE时返回另一个值。通过将AND函数用作IF函数的logical_test参数，可以检验多个不同的条件，而不仅仅是一个条件。其语法为：AND(logical1,[logical2],...)，logical1指要检验的第一个条件，其计算结果可以为TRUE或FALSE。logical2,...为可选项。要检验的其他条件，其计算结果可以为TRUE或FALSE，最多可包含255个条件。参数的计算结果必须是逻辑值（如TRUE或FALSE），或者参数必须是包含逻辑值的或引用。如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。如果指定的单元格区域未包含逻辑值，则AND函数将返回错误值#VALUE!。 2.2.2 设计“记账凭证” 模板 （5）设置好相应的公式后，将“填制会计凭证”工作表的凭证编号、摘要、金额、附单据数以及相关人员的签章等内容清除掉，以便将来编制新凭证时使用。在“文件”选项卡中选择“另存为”命令，弹出 “另存为”对话框。在该对话框中的“文件名”处输入“记账凭证模板”，单击“保存类型”框右边的下拉箭头，从弹出的下拉列表中选择“Excel模板”类型，此时“保存位置”框自动切换到“Templates”文件夹。 单击“保存”按钮，这样所设置的记账凭证模板就被保存在默认的C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹中。 2.2.2 记账凭证模板的保护 （1）在保存被修改的模板之前，先选定不需要保护的单元区域（不相邻的单元区域使用Ctrl键选择），然后右击该区域，弹出一个快捷菜单，在菜单中选择“设置单元格格式”命令。 （2）在打开的“设置单元格格式”对话框中，单击该对话框中的“保护”选项卡。 （3）单击“锁定”前的复选框，撤消其选定，并单击“确定”按钮。 （4）单击“审阅”选项卡中的“保护工作表”按钮，弹出“保护工作表”对话框。 （5）输入保护密码，在“允许此工作表的所有用户进行”的列表框中设置需保护的内容（清除相应选项前的复选标记）。单击“确定”按钮，这样就设定了相关的单元格内容的保护。 （6）单击“保存”按钮，保护模板就完成了。 2.2.3 记账凭证的填制 由于事先设置好了记账凭证的模板，当要填制记账凭证时，单击“文件”选项卡中的“新建”命令，打开新建工件的操作界面。从中选取“我的模板”，打开“新建”对话框。单击“记账凭证模板”按钮后，即可产生基于模板文件的“记账凭证模板1” 。 注意：直接单击工具栏上的“新建”按钮不能产生基于模板的文件，只能产生普通的工作表。 基于凭证模板产生的文件被赋予一个临时名称，由原来的模板名加上一个数字组成，即“记账凭证模板1”。 $$